Plan urlopowy a zaległy urlop

Udzielanie urlopów zgodnie z planem urlopów

Zgodnie z art. 163 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Z tego przepisu wynika, że plan urlopów nie jest wyłącznie listą życzeń pracowników, lecz dokumentem organizującym pracę zakładu.

Art. 163 § 1 Kodeksu pracy stanowi też, że planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanej pracownikowi na podstawie art. 167² Kodeksu pracy, czyli urlopu na żądanie. Urlop na żądanie to maksymalnie 4 dni w każdym roku kalendarzowym i te dni pozostają poza planem.

Jeżeli u pracodawcy nie sporządza się planu urlopów, art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy nakazuje ustalać termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, również z uwzględnieniem wniosków pracownika i potrzeby zapewnienia normalnego toku pracy. Rezygnacja z planu urlopów jest możliwa, gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę, a jeżeli u pracodawcy nie działa taka organizacja, pracodawca sam nie ustala planu.

W praktyce w planie powinien zostać uwzględniony cały urlop wypoczynkowy, który ma być udzielony w danym roku, poza urlopem na żądanie. Obejmuje to urlop bieżący, urlop uzupełniający, jeżeli prawo do niego powstaje w danym roku, oraz urlop niewykorzystany w poprzednich latach.

Czy zaległy urlop trzeba uwzględnić w planie urlopów?

Tak. Jeżeli w chwili sporządzania planu wiadomo, że pracownik będzie miał niewykorzystany urlop z poprzedniego roku, zaległy urlop należy uwzględnić w planie urlopów. Wynika to z obowiązku udzielania urlopu w naturze oraz z art. 161 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Jeżeli urlop nie został wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, zastosowanie ma art. 168 Kodeksu pracy. Przepis ten nakazuje udzielić niewykorzystanego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Termin ten nie dotyczy urlopu na żądanie, o którym mowa w art. 167² Kodeksu pracy.

Jeżeli plan urlopów przygotowano przed końcem roku i nie wpisano w nim urlopu, który ostatecznie stał się zaległy, pracodawca powinien odpowiednio skorygować plan albo ustalić termin wykorzystania zaległości poza pierwotnym planem. Sam fakt nieuwzględnienia zaległego urlopu w planie nie zwalnia pracodawcy z obowiązku udzielenia go do 30 września.

Czy pracodawca musi udzielić zaległego urlopu tuż przed urlopem bieżącym?

Nie ma przepisu, który nakazywałby pracodawcy udzielić zaległego urlopu bezpośrednio przed zaplanowanym urlopem bieżącym. Art. 168 Kodeksu pracy wymaga, aby zaległy urlop został udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, ale nie wskazuje, że musi poprzedzać każdy późniejszy urlop bieżący.

W opisanej sytuacji pracownik rozpoczyna zaplanowany urlop 1 czerwca i ma 2 dni urlopu zaległego. Pracodawca nie musi więc automatycznie udzielać mu urlopu zaległego w dniach 30 i 31 maja. Jeżeli pracownik w tych dniach pracuje, nie można fikcyjnie uznać ich za urlop.

Pracodawca może natomiast przyjąć, że pierwsze 2 dni faktycznie udzielonego urlopu od 1 czerwca zostaną rozliczone jako urlop zaległy, a kolejne dni jako urlop bieżący. W takim wariancie pracownik nie traci dni wolnych, lecz zmienia się sposób rozliczenia puli urlopowej: znikają 2 dni zaległości, a w ewidencji pozostają 2 dni urlopu bieżącego do wykorzystania w innym terminie.

Dla bezpieczeństwa kadrowego warto odnotować w dokumentacji, że urlop udzielony w dniach 1 i 2 czerwca został zaliczony na poczet urlopu zaległego. Pracownik powinien otrzymać jasną informację, jak rozliczono jego urlop, zwłaszcza jeżeli we wniosku lub planie wskazywano jedynie urlop bieżący.

Kiedy pracodawca może jednostronnie zdecydować o terminie zaległego urlopu?

Co do zasady termin urlopu powinien wynikać z planu urlopów albo z porozumienia z pracownikiem, zgodnie z art. 163 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy. Nie oznacza to jednak, że pracownik może dowolnie blokować wykorzystanie zaległego urlopu.

Jeżeli zbliża się 30 września, a pracownik nie składa wniosku urlopowego albo odmawia wykorzystania zaległości, pracodawca powinien działać tak, aby wykonać obowiązek z art. 168 Kodeksu pracy. W wyroku z 2 września 2003 r., sygn. I PK 403/02, Sąd Najwyższy przyjął, że pracodawca może udzielić zaległego urlopu także bez zgody pracownika, gdy jest to konieczne do wykorzystania go w ustawowym terminie.

W praktyce jednostronne wyznaczenie terminu powinno być stosowane rozsądnie i dokumentowane. Pracodawca powinien poinformować pracownika o terminie urlopu w sposób przyjęty w zakładzie pracy, tak aby pracownik wiedział, kiedy ma nie świadczyć pracy.

Jeżeli problem dotyczy tego, kto ostatecznie ustala terminy urlopów, trzeba osobno ocenić, czy w zakładzie obowiązuje plan urlopów, czy urlopy ustala się indywidualnie, czy w grę wchodzi urlop zaległy, urlop na żądanie albo okres wypowiedzenia.

Czego pracodawca nie powinien robić przy zaległym urlopie?

Pracodawca nie powinien pozostawiać zaległego urlopu bez wyznaczenia realnego terminu jego wykorzystania. Art. 168 Kodeksu pracy wskazuje wyraźny termin graniczny, a art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy przewiduje odpowiedzialność wykroczeniową za nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru. Grozi za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Nie należy też wypłacać ekwiwalentu pieniężnego zamiast zaległego urlopu w trakcie trwania zatrudnienia. Art. 171 § 1 Kodeksu pracy przewiduje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop zasadniczo w razie niewykorzystania urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Trzeba również pamiętać o przedawnieniu roszczeń. Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Nie jest to jednak argument za odwlekaniem urlopu, ponieważ obowiązek udzielenia zaległego urlopu do 30 września pozostaje aktualny niezależnie od wewnętrznych trudności organizacyjnych.

Jak rozliczyć urlop w opisanej sytuacji?

Najbezpieczniejsze rozwiązanie jest następujące: skoro pracownik zaczyna urlop 1 czerwca i ma 2 dni urlopu zaległego, pracodawca może zaliczyć pierwsze 2 dni urlopu, czyli 1 i 2 czerwca, na poczet urlopu zaległego. Następne dni tej samej nieobecności rozlicza się jako urlop bieżący. Pracownikowi pozostają wtedy 2 dni urlopu bieżącego do wykorzystania później.

Pracodawca nie musi udzielać zaległego urlopu 30 i 31 maja, chyba że taki termin zostanie ustalony w planie urlopów, uzgodniony z pracownikiem albo wyznaczony przez pracodawcę w celu wykonania obowiązku z art. 168 Kodeksu pracy. Jeżeli w tych dniach pracownik wykonuje pracę, nie można ich uznać za urlop.

Podsumowując, zaległy urlop powinien zostać rozliczony w pierwszej kolejności wtedy, gdy pracownik faktycznie korzysta z urlopu wypoczynkowego, a takie rozliczenie pozwala usunąć zaległość i zachować zgodność z art. 168 Kodeksu pracy.

FAQ

Źródła

• Art. 152, art. 161, art. 163, art. 167², art. 168, art. 171, art. 282 § 1 pkt 2 oraz art. 291 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 września 2003 r., sygn. I PK 403/02.