Podpisywanie dokumentów za pracownika przez pracodawcę

Czy pracodawca może podpisać się za pracownika?

Nie. Pracodawca, przełożony, kadrowa ani inna osoba działająca w imieniu firmy nie mogą podpisać dokumentu nazwiskiem pracownika, jeżeli dokument ma wyglądać tak, jakby pochodził od pracownika. Dotyczy to w szczególności umowy o pracę, aneksu, porozumienia zmieniającego, oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem, listy obecności, karty szkolenia BHP, potwierdzenia odbioru dokumentu, wniosku urlopowego czy dokumentów rozliczeniowych.

Nie zmienia tego argument, że „tak było szybciej”, „pracownik i tak by podpisał” albo „chodziło tylko o formalność”. W prawie karnym kluczowe jest to, czy dokument został sporządzony tak, aby sprawiał wrażenie autentycznego, mimo że nie pochodzi od osoby, której podpis na nim umieszczono.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracodawca podpisuje dokument swoim imieniem i nazwiskiem jako osoba upoważniona do reprezentowania pracodawcy. Taki podpis jest dopuszczalny, o ile nie ma sugerować, że oświadczenie złożył pracownik.

Podrobienie podpisu a art. 270 Kodeksu karnego

Podstawowe znaczenie ma art. 270 § 1 Kodeksu karnego, zgodnie z którym kto, w celu użycia za autentyczny, podrabia lub przerabia dokument albo takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Ten sam przepis obejmuje nie tylko sfałszowanie całego dokumentu, lecz także podrobienie istotnego elementu dokumentu, np. podpisu. Dokumentem w rozumieniu art. 115 § 14 Kodeksu karnego jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo albo który ze względu na treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne.

Dokument pracowniczy zwykle spełnia tę definicję, ponieważ może potwierdzać warunki zatrudnienia, zakres obowiązków, czas pracy, wynagrodzenie, odpowiedzialność porządkową, odbycie szkolenia albo inne okoliczności mające znaczenie prawne.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalono, że dokument jest podrobiony wtedy, gdy nie pochodzi od osoby, w której imieniu został sporządzony. Sąd Najwyższy wskazywał również, że dla bytu przestępstwa z art. 270 § 1 Kodeksu karnego nie ma znaczenia, czy osoba, której podpis podrobiono, wiedziała o tym albo wyraziła zgodę. W praktyce oznacza to, że podpisanie się cudzym nazwiskiem na dokumencie mającym znaczenie prawne jest bardzo ryzykowne także wtedy, gdy strony prywatnie uznawały sprawę za „uzgodnioną”.

Dlaczego autentyczność dokumentów pracowniczych ma znaczenie?

Dokumentacja pracownicza służy nie tylko bieżącej organizacji pracy. Może mieć znaczenie przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia, stażu pracy, urlopu, zakresu obowiązków, odpowiedzialności materialnej, przebiegu zatrudnienia, prawa do świadczeń albo rozliczeń z ZUS. Dlatego podpis pracownika nie jest zwykłą formalnością, lecz potwierdzeniem złożenia określonego oświadczenia albo zapoznania się z określonym dokumentem.

Jeżeli w dokumentach kadrowych pojawia się nieautentyczny podpis, pracownik powinien reagować pisemnie. Warto wskazać, którego dokumentu dotyczy zastrzeżenie, kiedy pracownik dowiedział się o sprawie i dlaczego kwestionuje autentyczność podpisu. Przy okazji warto uporządkować dane kadrowe, bo podobne znaczenie praktyczne ma także aktualizacja danych w umowie o pracę po zmianie danych osobowych pracownika.

Co zrobić po odkryciu podpisu, którego nie składałeś?

Najpierw należy zabezpieczyć materiał dowodowy. W praktyce warto wykonać następujące kroki:

• złożyć do pracodawcy wniosek o wydanie kopii całości albo części dokumentacji pracowniczej, w której może znajdować się kwestionowany dokument;
• zażądać pisemnego wyjaśnienia, kto sporządził dokument, kiedy został on włączony do akt i na jakiej podstawie uznano go za podpisany przez pracownika;
• zachować kopie wiadomości e-mail, skanów, dokumentów kadrowych, list obecności, grafików, potwierdzeń odbioru oraz korespondencji z pracodawcą;
• spisać, kiedy pracownik dowiedział się o dokumencie i kto był przy tej rozmowie albo okoliczności ujawnienia;
• nie podpisywać późniejszych oświadczeń „potwierdzających” dokument, jeżeli pracownik nie zgadza się z jego treścią lub datą.

Zgodnie z art. 94¹² Kodeksu pracy pracownik lub były pracownik może wystąpić o kopię całości albo części dokumentacji pracowniczej. Wniosek można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej przewiduje, że kopia powinna zostać wydana nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jeżeli sprawa dotyczy podrobienia podpisu, można złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na Policji albo w prokuraturze. Gdy problem dotyczy także prowadzenia dokumentacji pracowniczej, warunków zatrudnienia lub naruszeń prawa pracy, zasadna może być również skarga do Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy można żądać zadośćuczynienia albo odszkodowania?

Samo stwierdzenie, że pracodawca podpisał dokument za pracownika, nie oznacza automatycznie, że sąd zasądzi zadośćuczynienie. Trzeba wykazać podstawę roszczenia i jego wysokość albo rozmiar krzywdy. W praktyce możliwe są trzy główne kierunki:

• ochrona dóbr osobistych na podstawie art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego, jeżeli działanie naruszyło np. dobre imię, wiarygodność, prywatność, autonomię decyzyjną lub poczucie bezpieczeństwa pracownika;
• zadośćuczynienie pieniężne albo zapłata odpowiedniej sumy na cel społeczny na podstawie art. 448 Kodeksu cywilnego, jeżeli naruszenie dobra osobistego było bezprawne i wywołało krzywdę;
• odszkodowanie na zasadach ogólnych, w szczególności gdy pracownik poniósł konkretną stratę majątkową, np. utracił wynagrodzenie, świadczenie, możliwość obrony przed zarzutem albo musiał ponieść koszty wyjaśnienia sprawy.

Pracownik powinien więc zebrać dowody nie tylko samego fałszywego podpisu, ale także skutków zdarzenia. Mogą to być dokumenty medyczne, korespondencja z pracodawcą, dokumentacja z kontroli, wezwania instytucji, potwierdzenia utraty świadczeń, zeznania świadków albo opinia biegłego grafologa. W szerszym kontekście roszczenia pracownika mogą dotyczyć także innych sytuacji, w których pojawiają się naruszenia obowiązków pracodawcy.

Czy pracownik ma status pokrzywdzonego w sprawie karnej?

W sprawach z art. 270 Kodeksu karnego chronionym dobrem jest wiarygodność dokumentów. Nie oznacza to jednak, że sytuacja pracownika jest obojętna. Jeżeli podrobiony podpis dotyczy dokumentu pracowniczego odnoszącego się bezpośrednio do praw lub obowiązków pracownika, organ prowadzący postępowanie powinien ocenić, czy pracownik jest osobą pokrzywdzoną w konkretnej sprawie.

Nie warto zakładać z góry, że pracownik zawsze albo nigdy będzie miał taki status. Zależy to od rodzaju dokumentu, jego treści, celu użycia i skutków dla pracownika. Inaczej wygląda sytuacja przy liście obecności bez dalszych konsekwencji, a inaczej przy aneksie zmieniającym warunki zatrudnienia, oświadczeniu o odpowiedzialności materialnej albo dokumencie użytym wobec ZUS, sądu, urzędu lub instytucji kontrolującej.

Przedawnienie i terminy praktyczne

W przypadku art. 270 § 1 Kodeksu karnego czyn jest występkiem zagrożonym karą pozbawienia wolności do 5 lat. Zgodnie z art. 101 § 1 Kodeksu karnego karalność występku zagrożonego karą pozbawienia wolności przekraczającą 3 lata ustaje co do zasady z upływem 10 lat od czasu popełnienia czynu. Jeżeli w tym okresie wszczęto postępowanie, zastosowanie może mieć art. 102 Kodeksu karnego, który przewiduje przedłużenie terminu przedawnienia.

To nie oznacza, że warto czekać. Im wcześniej pracownik zgromadzi kopie dokumentów, korespondencję i dane świadków, tym łatwiej ustalić, kto sporządził dokument i w jaki sposób został użyty. W sprawach cywilnych terminy zależą od rodzaju roszczenia, dlatego przy żądaniu zapłaty lub ochrony dóbr osobistych trzeba osobno ocenić przedawnienie konkretnego roszczenia.

FAQ

Czy podpisanie dokumentu za pracownika zawsze jest przestępstwem?

Jeżeli ktoś podpisuje dokument nazwiskiem pracownika po to, aby dokument wyglądał na autentyczny i pochodził od pracownika, może to wyczerpywać znamiona art. 270 § 1 Kodeksu karnego. Ostateczna ocena zależy od treści dokumentu, celu działania i okoliczności jego użycia.

Czy zgoda pracownika wyłącza odpowiedzialność za podrobienie podpisu?

Nie należy tak zakładać. W orzecznictwie Sądu Najwyższego wskazywano, że podpisanie innej osoby jej nazwiskiem na dokumencie mającym znaczenie prawne może stanowić przestępstwo także wtedy, gdy osoba ta wiedziała o tym albo wyraziła zgodę.

Czy mogę żądać usunięcia fałszywego dokumentu z akt osobowych?

Można żądać pisemnego wyjaśnienia sprawy, sprostowania dokumentacji lub usunięcia dokumentu, który nie powinien znajdować się w aktach. Jeżeli pracodawca odmawia, warto rozważyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzenie roszczeń przed sądem, zależnie od skutków dokumentu.

Czy za podrobiony podpis należy się zadośćuczynienie?

Nie automatycznie. Zadośćuczynienie może wchodzić w grę zwłaszcza wtedy, gdy doszło do naruszenia dóbr osobistych i pracownik potrafi wykazać krzywdę. Same emocje i poczucie niesprawiedliwości mogą nie wystarczyć bez dowodów potwierdzających skutki zdarzenia.

Czy wystarczy zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy?

Skarga do PIP może być właściwa, gdy problem dotyczy prowadzenia dokumentacji pracowniczej lub naruszenia praw pracowniczych. Jeżeli jednak chodzi o podrobienie podpisu, właściwe może być także zawiadomienie Policji lub prokuratury, ponieważ jest to kwestia odpowiedzialności karnej.

Czy mogę żądać kopii akt osobowych od byłego pracodawcy?

Tak. Art. 94¹² Kodeksu pracy dotyczy również byłego pracownika. Wniosek może obejmować całość albo konkretną część dokumentacji pracowniczej. W praktyce warto wskazać, jakich dokumentów żądasz, np. umów, aneksów, oświadczeń, list obecności lub dokumentów dotyczących odpowiedzialności materialnej.

Podsumowanie

Podpisanie dokumentu za pracownika jego nazwiskiem jest poważnym naruszeniem, które może prowadzić do odpowiedzialności karnej, pracowniczej i cywilnej. Kluczowe jest ustalenie, jaki dokument został podpisany, czy został użyty, jakie skutki wywołał i czy naruszył prawa lub dobra osobiste pracownika. W pierwszej kolejności warto zdobyć kopię dokumentacji, zabezpieczyć dowody i pisemnie zakwestionować autentyczność podpisu. W podobnych sprawach duże znaczenie mają także inne dokumenty pracownicze, które mogą wpływać na sytuację prawną pracownika.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553, w szczególności art. 115 § 14, art. 270, art. 101 i art. 102.
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, w szczególności art. 23, art. 24, art. 415 i art. 448.
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 94 i art. 94¹².
4. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. 2018 poz. 2369.
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 października 1979 r., II KR 10/79.
6. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 17 marca 2005 r., I KZP 2/05.
7. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 września 2002 r., V KKN 29/01.