Wizerunek pracownika na stronie internetowej bez zgody

Wizerunek pracownika jako dobro osobiste i dana osobowa

Wizerunek człowieka podlega ochronie na dwóch płaszczyznach. Po pierwsze, jest dobrem osobistym chronionym przez art. 23 i art. 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Po drugie, zdjęcie pracownika pozwalające go zidentyfikować jest daną osobową w rozumieniu art. 4 pkt 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Jeżeli więc pracodawca umieszcza zdjęcie pracownika przy jego imieniu i nazwisku albo profilem służbowym, zwykle dochodzi zarówno do przetwarzania danych osobowych, jak i do korzystania z wizerunku. To oznacza, że trzeba ocenić jednocześnie przepisy RODO oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Osobnym problemem jest sytuacja, w której przy danych pracownika pojawia się twarz innej osoby. Taki zabieg może wprowadzać odbiorców w błąd co do tożsamości pracownika i naruszać jego dobre imię lub godność pracowniczą, a więc dobra osobiste chronione przez art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego.

Kiedy zgoda pracownika na publikację zdjęcia jest konieczna

Zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, chyba że zachodzi jeden z wyjątków z art. 81 ust. 2 tej ustawy. W realiach zatrudnienia wyjątki te najczęściej nie mają zastosowania do zdjęcia profilowego, zdjęcia na podstronie zespołu albo w wizytówce kontaktowej na stronie firmy.

Wyjątki z art. 81 ust. 2 dotyczą tylko:

• osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych lub zawodowych,
• osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz lub publiczna impreza.

Typowy pracownik prezentowany na stronie firmowej nie jest ani osobą powszechnie znaną w tym znaczeniu, ani „szczegółem całości”. Dlatego przy publicznym udostępnianiu zdjęcia zgoda jest co do zasady konieczna. Powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i możliwa do wycofania.

W praktyce warto też pamiętać, że w stosunku pracy dobrowolność zgody ocenia się szczególnie ostrożnie. Wynika to z motywu 43 RODO oraz z art. 7 RODO. Pracownik pozostaje bowiem w relacji podporządkowania wobec pracodawcy, więc zgoda nie może być wymuszana ani warunkować zatrudnienia, jeżeli nie jest obiektywnie niezbędna.

RODO a publikacja zdjęcia pracownika

Sam fakt, że pracodawca ma interes biznesowy w prezentowaniu zespołu, nie wystarcza jeszcze automatycznie do legalnej publikacji zdjęć. Każde przetwarzanie danych osobowych musi mieć podstawę z art. 6 ust. 1 RODO. W sprawach dotyczących zdjęć pracowników najczęściej wchodzą w grę:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora.

W przypadku publicznej strony internetowej bezpieczniejszą podstawą jest zazwyczaj zgoda. Powoływanie się wyłącznie na art. 6 ust. 1 lit. f RODO jest ryzykowne, ponieważ trzeba wykazać, że interes pracodawcy przeważa nad prawami i wolnościami pracownika. Przy zdjęciu publikowanym dla nieograniczonego kręgu odbiorców taki test równowagi często wypada na korzyść pracownika.

Inaczej może wyglądać sytuacja w zamkniętych systemach wewnętrznych, np. intranecie, komunikatorze służbowym lub książce adresowej dostępnej tylko dla personelu. Tam pracodawca czasem może powoływać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli zdjęcie rzeczywiście służy organizacji pracy i identyfikacji osób. Nadal jednak trzeba respektować zasady z art. 5 ust. 1 RODO, zwłaszcza minimalizację danych, adekwatność i ograniczenie celu.

Jeżeli chcesz szerzej przeanalizować, jakie dane osobowe pracownika pracodawca może wykorzystywać i aktualizować w trakcie zatrudnienia, warto porównać zasady dotyczące zdjęcia z innymi informacjami identyfikującymi pracownika.

Zdjęcie pracownika na stronie firmy a dostęp zamknięty i publiczny

Kluczowe znaczenie ma to, kto może zobaczyć zdjęcie.

Jeżeli zatem zdjęcie widzą klienci, kontrahenci albo dowolni użytkownicy internetu, mamy do czynienia z rozpowszechnianiem wizerunku w rozumieniu art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W takiej sytuacji brak zgody pracownika jest bardzo istotnym argumentem przeciwko legalności działania pracodawcy. Szczególnym przypadkiem wykorzystania wizerunku bez zgody jest posłużenie się cudzym zdjęciem na portalu randkowym.

Przypisanie pracownikowi twarzy innej osoby

W opisanej sytuacji problem jest jeszcze poważniejszy niż zwykła publikacja zdjęcia bez zgody. Jeżeli przy Pana imieniu i nazwisku umieszczono twarz obcej osoby, może to naruszać zasadę prawidłowości danych z art. 5 ust. 1 lit. d RODO, zgodnie z którą dane osobowe muszą być prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane. Administrator ma podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane nieprawidłowe zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane.

Taki stan może także godzić w dobra osobiste z art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego, bo tworzy fałszywe skojarzenie dotyczące wyglądu pracownika, może ośmieszać go wobec klientów albo współpracowników i podważać jego wiarygodność zawodową.

Jeżeli dodatkowo wyłączono możliwość samodzielnej edycji zdjęcia, pracownik powinien żądać natychmiastowego usunięcia nieprawidłowego oznaczenia. W tym fragmencie znaczenie mogą mieć również wcześniejsze zgody pracownika albo ich brak, ale tylko wtedy, gdy rzeczywiście zostały udzielone w sposób ważny i obejmowały konkretny sposób publikacji.

Jak interweniować krok po kroku

Najlepiej działać od razu i pisemnie. W praktyce proszę wykonać następujące czynności:

1. Zebrać dowody – zrobić zrzuty ekranu strony, profilu, komunikatora i daty publikacji.
2. Zgłosić sprzeciw do pracodawcy lub administratora strony – mailowo albo pismem, z żądaniem usunięcia zdjęcia i przywrócenia prawidłowych danych.
3. Powiedzieć wprost, że nie wyrażał Pan zgody na rozpowszechnianie swojego wizerunku na stronie internetowej.
4. Zażądać sprostowania albo usunięcia danych na podstawie art. 16 RODO i art. 17 ust. 1 lit. d RODO, jeżeli dane są nieprawidłowe lub przetwarzane niezgodnie z prawem.
5. Zażądać zaniechania naruszeń dóbr osobistych na podstawie art. 24 § 1 Kodeksu cywilnego.
6. Wyznaczyć krótki termin, np. 24 lub 48 godzin, jeżeli naruszenie trwa publicznie i wpływa na Pana sytuację zawodową.

W piśmie warto zażądać również informacji, na jakiej podstawie prawnej zdjęcie zostało opublikowane, kto podjął decyzję o zmianie oraz komu udostępniono dane. Takie żądanie można oprzeć na art. 15 RODO, jeżeli chce Pan uzyskać dostęp do informacji o przetwarzaniu danych osobowych.

Co można napisać do pracodawcy

Wiadomość nie musi być długa. Wystarczy, że wskaże Pan fakty i podstawy prawne. Przykładowa formuła:

Co zrobić, jeśli pracodawca nie reaguje

Jeżeli wezwanie nie przyniesie skutku, możliwe są dalsze kroki. Ich wybór zależy od skali naruszenia i skutków dla pracownika.

• Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – na podstawie art. 77 ust. 1 RODO i przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
• Pozew o ochronę dóbr osobistych – na podstawie art. 24 § 1 Kodeksu cywilnego, z żądaniem zaniechania, usunięcia skutków naruszenia, przeprosin, a w odpowiednich przypadkach także zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy na cel społeczny na podstawie art. 448 Kodeksu cywilnego.
• Roszczenie odszkodowawcze z RODO – art. 82 ust. 1 RODO przewiduje prawo do odszkodowania za szkodę majątkową lub niemajątkową spowodowaną naruszeniem rozporządzenia.

Jeżeli sprawa ma wymiar pracowniczy i wywołuje napięcia w miejscu pracy, można też skierować skargę do działu HR, inspektora ochrony danych, a w zależności od okoliczności do Państwowej Inspekcji Pracy. PIP nie rozstrzyga jednak typowych sporów o samo RODO tak jak UODO, więc jej rola zależy od tego, czy problem łączy się z naruszeniem praw pracowniczych lub praktykami pracodawcy.

Czy pracodawca może wymagać zgody jako obowiązku służbowego

Co do zasady nie. Jeżeli publikacja zdjęcia na stronie internetowej służy marketingowi, prezentacji zespołu lub budowaniu wizerunku firmy, trudno uznać ją za standardowy obowiązek pracowniczy wynikający z art. 100 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Odmowa zgody na publikację wizerunku nie powinna sama w sobie uzasadniać negatywnych konsekwencji wobec pracownika.

Inaczej można oceniać sytuacje szczególne, zależne od rodzaju pracy, np. gdy dana osoba jest zatrudniona właśnie do występowania publicznego, reprezentowania marki albo realizacji materiałów wideo. Wtedy zakres obowiązków i treść umowy mają znaczenie zasadnicze. Taka ocena zawsze zależy od konkretnego stanu faktycznego i dokumentów podpisanych przez strony.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak te same przepisy działają w różnych realnych okolicznościach.

FAQ

Czy pracodawca może umieścić moje zdjęcie na stronie firmy bez mojej zgody?

Co do zasady nie, jeśli strona jest dostępna publicznie. W takiej sytuacji zwykle potrzebna jest zgoda z art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Czy mogę wycofać zgodę na publikację wizerunku?

Tak. Zgoda w rozumieniu art. 7 ust. 3 RODO może być wycofana w każdym czasie, a wycofanie powinno być tak łatwe jak jej wyrażenie. Skutki wycofania trzeba jednak ocenić także w świetle art. 81 ustawy o prawie autorskim i konkretnych ustaleń stron.

Czy zdjęcie w intranecie to to samo co zdjęcie na stronie internetowej?

Nie zawsze. Wewnętrzny system dostępny tylko dla pracowników może być oceniany łagodniej niż publiczna strona WWW, ale pracodawca nadal musi mieć podstawę z art. 6 ust. 1 RODO i respektować prawa pracownika.

Co jeśli pracodawca przypisał mi zdjęcie innej osoby?

Może to naruszać zasadę prawidłowości danych z art. 5 ust. 1 lit. d RODO oraz dobra osobiste chronione przez art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego. Warto żądać natychmiastowego usunięcia lub sprostowania.

Gdzie złożyć skargę, jeśli firma nie usuwa zdjęcia?

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można złożyć skargę do Prezesa UODO. Równolegle można dochodzić ochrony dóbr osobistych przed sądem cywilnym.

Źródła

• art. 23, art. 24 § 1 i art. 448 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny,
• art. 100 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
• art. 81 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych,
• art. 4 pkt 1, art. 5 ust. 1 lit. d, art. 6 ust. 1 lit. a i f, art. 7, art. 15, art. 16, art. 17 ust. 1 lit. d, art. 77 ust. 1 i art. 82 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
• ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.