Dane osobowe pracownika a żądanie wyroku rozwodowego

Jakich danych może żądać pracodawca?

Podstawowy katalog danych wynika z art. 22¹ Kodeksu pracy. Jest on obecnie inny niż w dawnym brzmieniu przepisu. Pracodawca nie może już automatycznie żądać od kandydata imion rodziców ani adresu zamieszkania. Zakres danych zależy również od tego, czy chodzi o rekrutację, czy o osobę już zatrudnioną.

Stan cywilny pracownika oraz dane jego małżonka nie są zatem informacjami, których każdy pracodawca może żądać rutynowo. Mogą jednak okazać się potrzebne w konkretnej sprawie, na przykład przy ustalaniu sytuacji rodzinnej i materialnej na potrzeby zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zgłaszaniu członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego albo obsłudze świadczenia dostępnego także dla małżonka.

Jeżeli pracodawca chce dodatkowo pozyskać dane z dokumentu tożsamości, trzeba osobno ocenić, czy ma do tego podstawę. Zobacz także żądanie numeru dowodu osobistego od pracownika.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych

Zgodnie z art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy pracownik co do zasady przekazuje dane w formie oświadczenia. Pracodawca może zażądać ich udokumentowania tylko w zakresie niezbędnym do potwierdzenia. Oznacza to, że nie każda zmiana danych wymaga składania pełnych kopii dokumentów urzędowych.

Pracownik powinien zgłaszać zmiany tych danych, które są potrzebne do prawidłowej realizacji stosunku pracy lub określonych świadczeń. W praktyce znaczenie ma także aktualizacja danych osobowych, na przykład po zmianie nazwiska, adresu albo numeru rachunku.

Jeżeli pracodawca pyta o dane małżonka, powinien umieć wskazać:

• konkretny cel przetwarzania,
• podstawę prawną,
• zakres rzeczywiście potrzebnych informacji,
• okres ich przechowywania,
• odbiorców danych, jeżeli są przekazywane dalej.

W zakresie nieuregulowanym w Kodeksie pracy stosuje się RODO. Najważniejsze są zasady ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości oraz ograniczenia przechowywania. Pracodawca powinien więc zbierać tylko informacje adekwatne do określonego celu i usuwać je, gdy przestają być potrzebne. Więcej praktycznych zagadnień związanych z ryzykiem ujawniania informacji omawia artykuł dotyczący ochrony danych osobowych.

Dane małżonka a ZFŚS i inne świadczenia

Przy świadczeniach z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracodawca ma obowiązek uwzględniać sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Z tego powodu może przetwarzać dane małżonka oraz innych osób tworzących wspólne gospodarstwo domowe, ale tylko w zakresie potrzebnym do oceny kryterium socjalnego.

Ustawa o ZFŚS przewiduje, że dane przekazuje się w formie oświadczenia, a ich udokumentowanie może nastąpić tylko w zakresie niezbędnym do potwierdzenia. Pracodawca ma również obowiązek co najmniej raz w roku ocenić, czy dalsze przechowywanie danych jest potrzebne, i usunąć dane zbędne. Może jednak zachować informacje przez okres konieczny do rozliczenia świadczenia oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podobnie należy oceniać dane przetwarzane w związku z dodatkowym ubezpieczeniem, prywatną opieką medyczną lub innym benefitem rodzinnym. Jeżeli pracownik rezygnuje z objęcia małżonka programem, powinien zawiadomić pracodawcę lub właściwego administratora. Nie oznacza to jednak zawsze natychmiastowego usunięcia każdej historycznej informacji, ponieważ część danych może być nadal potrzebna do rozliczeń albo obsługi roszczeń.

Czy w trakcie rozwodu można żądać usunięcia danych małżonka?

Takie żądanie trzeba rozpatrywać osobno dla każdego celu. Sam fakt, że małżonkowie są w konflikcie, mieszkają osobno albo toczy się sprawa rozwodowa, nie powoduje jeszcze ustania małżeństwa. Do chwili uprawomocnienia się wyroku rozwodowego pracownik pozostaje osobą pozostającą w związku małżeńskim.

Jeżeli pracodawca prowadzi ewidencję potrzebną do aktualnego świadczenia rodzinnego, nie musi wpisywać statusu osoby rozwiedzionej przed prawomocnym zakończeniem sprawy. Nie wynika z tego jednak prawo do dalszego przechowywania wszystkich danych małżonka. Jeżeli pracownik zrezygnował ze świadczenia, małżonek nie jest już objęty ubezpieczeniem albo dane przestały być potrzebne z innego powodu, pracodawca powinien ponownie ocenić zakres i podstawę ich przetwarzania.

Wniosek warto sformułować precyzyjnie. Zamiast ogólnego żądania usunięcia wszystkich danych można wskazać, że małżonek nie ma już być zgłoszony do określonego programu, nie pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym albo dane nie są już potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane.

Czy pracodawca może żądać pełnego wyroku rozwodowego?

Nie ma ogólnej zasady nakazującej pracownikowi przekazanie pracodawcy pełnej kopii wyroku rozwodowego. Taki dokument może zawierać informacje o winie za rozkład pożycia, dzieciach, władzy rodzicielskiej, kontaktach, alimentach, sposobie korzystania z mieszkania lub innych sprawach, które nie mają żadnego związku z zatrudnieniem.

Jeżeli prawomocny rozwód ma znaczenie dla określonego uprawnienia, pracodawca może poprosić o jego udokumentowanie w niezbędnym zakresie. W zależności od sytuacji wystarczające może być:

• oświadczenie pracownika,
• okazanie dokumentu do wglądu bez pozostawiania kopii,
• przedstawienie odpisu z zasłoniętymi informacjami niezwiązanymi z celem,
• przekazanie wyłącznie informacji o dacie i prawomocności rozwiązania małżeństwa.

Przed żądaniem kopii całego wyroku pracodawca powinien wykazać, dlaczego łagodniejszy sposób potwierdzenia danych jest niewystarczający. Samo powołanie się na wewnętrzną praktykę działu kadr nie zastępuje podstawy prawnej ani testu niezbędności. Wyjątkowo szerszy fragment orzeczenia może być potrzebny, jeżeli konkretne uprawnienie zależy właśnie od rozstrzygnięcia zawartego w tym fragmencie, ale również wtedy zakres żądania musi być ograniczony do niezbędnego minimum.

Prawo do sprostowania, usunięcia i ograniczenia danych

Pracownik może na podstawie RODO żądać sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych. Może też żądać usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane, gdy cofnięto zgodę i nie ma innej podstawy przetwarzania albo gdy dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo do usunięcia danych nie ma jednak charakteru absolutnego. Pracodawca może odmówić usunięcia w zakresie, w jakim dalsze przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego, prowadzenia wymaganej dokumentacji, rozliczenia świadczenia albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Powinien wtedy wyjaśnić, jakich danych dotyczy odmowa i na jakiej podstawie.

Jeżeli pracownik kwestionuje prawidłowość danych albo legalność ich dalszego używania, może dodatkowo żądać ograniczenia przetwarzania. W praktyce oznacza to czasowe wyłączenie danych z normalnego użycia do chwili wyjaśnienia sporu, z wyjątkami przewidzianymi w RODO.

Jak napisać do pracodawcy?

Wniosek najlepiej złożyć w sposób pozwalający zachować dowód doręczenia. Można skierować go do działu kadr, administratora danych lub inspektora ochrony danych, jeżeli został wyznaczony. W piśmie warto:

1. wskazać konkretne dane małżonka, których dotyczy sprawa,
2. zapytać o cel, podstawę prawną i okres przechowywania,
3. zażądać sprostowania, usunięcia albo ograniczenia przetwarzania,
4. opisać zmianę sytuacji, na przykład rezygnację ze świadczenia lub ustanie wspólnego gospodarstwa domowego,
5. zaproponować mniej ingerujący sposób potwierdzenia rozwodu niż pełna kopia wyroku.

Administrator powinien odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące ze względu na skomplikowany charakter lub liczbę żądań, ale pracownik musi zostać poinformowany o przedłużeniu i jego przyczynach w ciągu pierwszego miesiąca.

Jeżeli pracodawca nie odpowie, odmówi bez przekonującego uzasadnienia albo nadal żąda nadmiarowych dokumentów, pracownik może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wcześniejsze wystąpienie bezpośrednio do pracodawcy jest ważne, ponieważ pokazuje, czego pracownik żądał i jak administrator zareagował.

Podsumowanie

Pracodawca może przetwarzać dane małżonka tylko w konkretnym, zgodnym z prawem celu i w zakresie niezbędnym do jego realizacji. W trakcie postępowania rozwodowego stan cywilny pracownika formalnie się nie zmienia, ale nie uzasadnia to gromadzenia wszystkich informacji o współmałżonku. Po prawomocnym rozwodzie pracodawca może oczekiwać potrzebnego potwierdzenia, lecz pełna kopia wyroku często będzie nadmiarowa. W razie sporu o dokumenty pracownicze znaczenie ma także autentyczność dokumentów oraz możliwość wykazania, jakie informacje rzeczywiście przekazano pracodawcy.

FAQ

Czy pracodawca może pytać każdego pracownika o stan cywilny?

Nie. Stan cywilny nie należy do standardowego katalogu danych wymaganych od każdego pracownika. Pytanie może być uzasadnione tylko wtedy, gdy informacja jest konieczna do realizacji konkretnego świadczenia, uprawnienia albo obowiązku wynikającego z prawa.

Czy złożenie pozwu rozwodowego wystarcza, aby pracodawca wpisał status osoby rozwiedzionej?

Nie. Małżeństwo ustaje dopiero po uprawomocnieniu się wyroku rozwodowego. Wcześniej można natomiast aktualizować inne informacje, na przykład fakt nieprowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego, jeżeli ma to znaczenie dla świadczenia socjalnego.

Czy trzeba przekazać kadrom cały wyrok rozwodowy?

Zwykle nie. Pracodawca powinien ograniczyć się do danych niezbędnych do określonego celu. Często wystarczy oświadczenie, okazanie dokumentu do wglądu albo kopia z usuniętymi informacjami o dzieciach, alimentach, winie i innych sprawach prywatnych.

Czy pracodawca może żądać numeru PESEL małżonka?

Tylko wtedy, gdy numer jest rzeczywiście wymagany do konkretnej procedury, na przykład zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia. Samo prowadzenie akt osobowych pracownika nie daje podstawy do rutynowego zbierania numeru PESEL jego małżonka.

Czy wycofanie zgody zawsze powoduje usunięcie danych?

Nie. Jeżeli zgoda była jedyną podstawą przetwarzania, jej wycofanie co do zasady kończy dalsze używanie danych. Gdy jednak pracodawca ma obowiązek ustawowy albo potrzebuje danych do obrony roszczeń, może nadal przechowywać je w niezbędnym zakresie.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia usunięcia danych?

Należy poprosić o pisemne uzasadnienie wskazujące cel, podstawę prawną i okres dalszego przetwarzania. Jeżeli odpowiedź jest niewystarczająca albo nie nadejdzie w terminie, można złożyć skargę do Prezesa UODO.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22¹–22^1b.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, w szczególności art. 5, 6, 12, 16, 17 i 18.
• Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w szczególności art. 8 ust. 1–1d.
• Kodeks rodzinny i opiekuńczy – tekst jednolity ogłoszony w 2026 r., w szczególności art. 56.
• Stanowisko UODO dotyczące danych członków rodziny pracownika korzystającego z ZFŚS.