Umowa-zlecenie w sklepie – kiedy nie jest etatem?

Czy umowa-zlecenie w sklepie jest legalna?

Tak, praca w sklepie może być wykonywana na podstawie umowy-zlecenia albo umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu. Trzeba jednak pamiętać, że taka umowa nie może w praktyce zastępować umowy o pracę, jeżeli sposób wykonywania obowiązków odpowiada warunkom zatrudnienia pracowniczego.

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy. Niedopuszczalne jest również zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy właściwych dla etatu.

W praktyce oznacza to, że nie wystarczy wpisać w nagłówku dokumentu „umowa-zlecenie”. Jeżeli osoba w sklepie pracuje codziennie na zmianach wyznaczanych przez właściciela, podlega bieżącym poleceniom kierownika, podpisuje listę obecności i musi osobiście wykonywać pracę jak pracownik, ryzyko uznania takiej współpracy za stosunek pracy jest wysokie.

Czy ZUS może podważyć wybór umowy zlecenia?

ZUS nie jest związany nazwą umowy, jeżeli z okoliczności wynika, że rzeczywisty tytuł do ubezpieczeń jest inny niż wskazany przez strony. Zgodnie z art. 68 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych do zakresu działania ZUS należy między innymi stwierdzanie i ustalanie obowiązku ubezpieczeń społecznych. Natomiast art. 83 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych daje ZUS podstawę do wydawania decyzji w sprawach indywidualnych dotyczących między innymi zgłaszania do ubezpieczeń i przebiegu ubezpieczeń.

W orzecznictwie przyjmuje się, że organ rentowy może badać rzeczywistą treść tytułu podlegania ubezpieczeniom, a nie tylko formalne brzmienie umowy. Takie stanowisko wyrażono między innymi w wyroku Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z dnia 19 stycznia 2012 r., sygn. akt III AUa 1539/11.

Podobne ryzyko występuje przy różnych usługach osobistych, nie tylko w handlu. Przykładowo przy zatrudnianiu opiekunki trzeba ocenić, czy w praktyce zachodzi zlecenie a etat, a przy usługach transportowych znaczenie ma faktyczna organizacja pracy i zlecenie a etat w relacji z kierowcą.

Decydujące kryterium odróżniające umowę o pracę od innych umów

Najważniejszą cechą stosunku pracy jest podporządkowanie pracownicze. Chodzi nie tylko o ogólny nadzór nad prawidłowym wykonaniem usługi, ale o bieżące kierowanie pracą: wyznaczanie miejsca, czasu, sposobu wykonywania czynności, wydawanie poleceń służbowych, kontrolę obecności i włączenie osoby do stałej organizacji pracy sklepu.

Wykonywanie podobnych czynności może występować zarówno przy umowie o pracę, jak i przy zleceniu. Sprzedawca, osoba wykładająca towar czy osoba obsługująca klientów może działać w ramach zlecenia, jeżeli ma realną samodzielność organizacyjną. Jeżeli jednak codziennie wykonuje te same obowiązki jak pracownik, według grafiku narzuconego przez właściciela sklepu i pod stałym nadzorem przełożonego, sama nazwa umowy nie chroni przed zakwestionowaniem jej charakteru.

W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 25 listopada 2005 r., sygn. akt I UK 68/05, jako elementy świadczące o podporządkowaniu wskazywano między innymi określony czas i miejsce pracy, podpisywanie listy obecności, podporządkowanie regulaminowi pracy oraz poleceniom kierownictwa co do miejsca, czasu i sposobu wykonywania pracy, obowiązek wykonywania poleceń przełożonych, pracę zmianową i stałą dyspozycyjność.

W kontekście handlu detalicznego szczególnie ważne jest więc to, czy osoba wykonująca zlecenie w sklepie ma wpływ na organizację czynności, czy jedynie obsadza zmianę tak jak pracownik etatowy.

Jak zawrzeć umowę-zlecenie, aby nie została uznana za umowę o pracę?

Umowa powinna być skonstruowana tak, aby jej treść i późniejsze wykonywanie pokazywały rzeczywisty charakter cywilnoprawny. W sklepie jest to trudniejsze niż przy wielu innych usługach, ponieważ działalność sklepu zwykle wymaga określonych godzin otwarcia, obecności na miejscu i kontaktu z klientami. Nie oznacza to jednak automatycznie, że zlecenie jest wykluczone.

W umowie warto określić przede wszystkim zakres usług, a nie stanowisko pracy. Zamiast zapisu, że dana osoba jest „sprzedawcą zatrudnionym w sklepie”, bezpieczniej opisać konkretne czynności, np. obsługę klientów, ekspozycję towaru, przyjmowanie dostaw, dbanie o dostępność produktów, przygotowywanie akcji promocyjnych lub prowadzenie uzgodnionych działań sprzedażowych.

Jednocześnie należy unikać zapisów typowych dla stosunku pracy. W szczególności ryzykowne są postanowienia o obowiązku pracy w stałych godzinach wskazanych jednostronnie przez zleceniodawcę, obowiązku podpisywania list obecności, podporządkowaniu regulaminowi pracy, konieczności wykonywania wszystkich poleceń kierownika oraz zakazie powierzenia czynności innej osobie w każdej sytuacji.

Lepszym rozwiązaniem jest wskazanie, że zleceniobiorca samodzielnie organizuje wykonywanie usług w ramach uzgodnionych potrzeb sklepu, odpowiada za należytą staranność, może po wcześniejszym uzgodnieniu posłużyć się zastępcą, a kontrola zleceniodawcy dotyczy prawidłowego wykonania usług, a nie codziennego kierowania pracą jak wobec pracownika.

Wynagrodzenie i minimalna stawka godzinowa w 2026 roku

Przy umowie-zleceniu wynagrodzenie może być ustalone jako stawka godzinowa, ryczałt, prowizja albo połączenie tych elementów. Trzeba jednak pamiętać o przepisach o minimalnej stawce godzinowej. Od 1 stycznia 2026 r. minimalna stawka godzinowa dla umów-zleceń i umów o świadczenie usług objętych tym obowiązkiem wynosi 31,40 zł brutto za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Strony powinny także przewidzieć sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Może to być ewidencja godzin, miesięczne zestawienie, rachunek albo inna forma ustalona w umowie. Sama ewidencja godzin nie musi jeszcze oznaczać stosunku pracy, ale nie powinna przyjmować postaci klasycznej listy obecności połączonej ze sztywnym grafikiem i bieżącym nadzorem kierownika.

Nie należy wpisywać do umowy, że wynagrodzenie jest całkowicie zależne od uznania zleceniodawcy albo że zleceniobiorca może otrzymać mniej niż minimalna stawka godzinowa, jeżeli dana umowa podlega przepisom o tej stawce. Można natomiast uzależnić dodatkowe składniki wynagrodzenia od jakości, zakresu lub efektów wykonanych usług, o ile nie narusza to minimalnych gwarancji.

Jakich zapisów w umowie-zleceniu lepiej unikać?

Największe ryzyko powodują zapisy, które kopiują konstrukcję umowy o pracę. W umowie-zleceniu dla osoby pracującej w sklepie warto unikać w szczególności takich sformułowań jak: „pracownik”, „pracodawca”, „przełożony”, „stanowisko pracy”, „urlop wypoczynkowy”, „czas pracy”, „lista obecności” czy „polecenia służbowe”. Same słowa nie są decydujące, ale mogą wzmacniać argument, że strony w rzeczywistości stworzyły stosunek pracy.

Ryzykowne jest również narzucanie stałej, codziennej pracy po 8 godzin, obowiązek osobistego świadczenia usług bez wyjątków, stosowanie kar porządkowych jak wobec pracowników, jednostronne układanie grafiku bez realnego wpływu zleceniobiorcy oraz bieżące rozliczanie każdej czynności przez kierownika zmiany.

Jeżeli sklep faktycznie potrzebuje osoby, która ma stale obsadzać kasę w określonych godzinach, wykonywać polecenia przełożonych i być częścią pracowniczego grafiku, bezpieczniejszą formą jest umowa o pracę. Zlecenie powinno być stosowane tam, gdzie model współpracy daje zleceniobiorcy realną samodzielność.

Konsekwencje błędnej kwalifikacji umowy

Jeżeli umowa-zlecenie zostanie zawarta w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, pracodawca albo osoba działająca w jego imieniu naraża się na grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł. Wynika to z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Po stronie zatrudniającego mogą pojawić się także dalsze konsekwencje: roszczenie o ustalenie istnienia stosunku pracy, konieczność rozliczenia świadczeń pracowniczych, wynagrodzenia za nadgodziny, urlopu, korekta dokumentów ubezpieczeniowych i dopłata składek. W konkretnej sprawie zakres skutków zależy od tego, jak długo trwała współpraca, jakie obowiązki wykonywała dana osoba i jakie dowody potwierdzają rzeczywisty sposób pracy.

Podsumowanie

Umowa-zlecenie w sklepie może być zgodna z prawem, ale wymaga ostrożnego ukształtowania zarówno treści umowy, jak i praktyki jej wykonywania. Najważniejsze jest unikanie podporządkowania pracowniczego: jednostronnie narzucanych zmian, list obecności, codziennych poleceń przełożonego oraz pełnego włączenia zleceniobiorcy do organizacji pracy sklepu.

Jeżeli współpraca ma polegać na stałej pracy przy kasie, według grafiku i pod bieżącym nadzorem, właściwsza będzie umowa o pracę. Jeżeli natomiast osoba wykonuje uzgodnione usługi z realną samodzielnością, rozlicza czas lub zadania i nie podlega typowej kontroli pracowniczej, zlecenie może być uzasadnione. Osobno warto sprawdzić zasady dotyczące zlecenie a L4, bo choroba zleceniobiorcy nie jest rozliczana tak samo jak choroba pracownika.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
4. Informacja Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o minimalnej stawce godzinowej - gov.pl
5. Państwowa Inspekcja Pracy, materiały o różnicach między umową o pracę a umowami cywilnoprawnymi - pip.gov.pl
6. Wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z dnia 19 stycznia 2012 r., sygn. akt III AUa 1539/11
7. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 listopada 2005 r., sygn. akt I UK 68/05
8. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 września 1997 r., sygn. akt II UKN 232/97