Pracodawca wycofał się z podpisania umowy o pracę – co można zrobić?

Wycofanie się pracodawcy z obietnicy zatrudnienia jest dla kandydata szczególnie dotkliwe, gdy podjął już konkretne decyzje życiowe: wypowiedział poprzednią pracę, zrezygnował z najmu, przeprowadził się albo odrzucił inne oferty. Ocena prawna zależy jednak nie od samego poczucia niesprawiedliwości, lecz od tego, co dokładnie zostało ustalone i czy da się wykazać, że strony chciały być związane konkretną umową.

Czym jest list intencyjny?

List intencyjny to dokument albo wymiana oświadczeń, w których strony wyrażają zamiar współpracy w przyszłości. W rekrutacji może on potwierdzać, że kandydat przeszedł rozmowy, że firma widzi możliwość zatrudnienia albo że strony będą dalej uzgadniały warunki.

Co do zasady list intencyjny nie jest jeszcze umową o pracę ani umową przedwstępną. Jeżeli zawiera tylko ogólne deklaracje, np. że pracodawca jest zainteresowany zatrudnieniem kandydata, nie daje podstaw do żądania podpisania umowy ani automatycznego odszkodowania.

Decydująca jest jednak treść, a nie nazwa dokumentu. Jeżeli pismo nazwane listem intencyjnym zawiera stanowcze zobowiązanie stron do zawarcia w określonym terminie umowy o pracę oraz wszystkie istotne warunki zatrudnienia, sąd może potraktować je jak umowę przedwstępną.

Kiedy obietnica zatrudnienia jest umową przedwstępną?

Umowa przedwstępna została uregulowana w art. 389 Kodeksu cywilnego. Jest to umowa, przez którą jedna albo obie strony zobowiązują się do zawarcia w przyszłości oznaczonej umowy. W sprawach pracowniczych przepisy Kodeksu cywilnego stosuje się odpowiednio na podstawie art. 300 Kodeksu pracy, o ile nie są sprzeczne z zasadami prawa pracy.

W praktyce umowa przedwstępna o pracę może powstać nie tylko w dokumencie zatytułowanym dokładnie w ten sposób. Znaczenie może mieć również korespondencja mailowa, podpisana oferta, wiadomości z systemu rekrutacyjnego albo inny zapis ustaleń, jeżeli wynika z nich jednoznaczny zamiar zawarcia umowy o pracę na określonych warunkach.

Nie wystarczy jednak samo stwierdzenie: przyjmiemy Pana do pracy albo proszę czekać na umowę. Im bardziej konkretne są uzgodnienia, tym większa szansa na wykazanie, że doszło do zawarcia umowy przedwstępnej.

Jakie warunki zatrudnienia powinny być ustalone?

Aby mówić o silnej podstawie roszczeń, ustalenia powinny obejmować przede wszystkim elementy przyszłej umowy o pracę. Zgodnie z aktualnym art. 29 Kodeksu pracy umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy albo adres zamieszkania pracodawcy będącego osobą fizyczną, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy.

Najważniejsze praktycznie są: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy oraz dzień rozpoczęcia pracy. Dobrze, aby z ustaleń wynikało również, czy chodziło o umowę na okres próbny, czas określony czy czas nieokreślony.

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie zachowano formy pisemnej, pracodawca ma obowiązek przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy i jej warunków. Jeżeli kandydat został już dopuszczony do wykonywania pracy, sprawa może dotyczyć nie tylko umowy przedwstępnej, lecz także tego, czy nastąpiło nawiązanie stosunku pracy mimo braku podpisanego dokumentu.

Czego można żądać od pracodawcy?

Jeżeli pracodawca uchyla się od zawarcia umowy przyrzeczonej, zastosowanie może mieć art. 390 Kodeksu cywilnego. Podstawowym roszczeniem jest naprawienie szkody poniesionej przez to, że kandydat liczył na zawarcie umowy. Jest to tzw. ujemny interes umowny, czyli rekompensata za szkodę wynikłą z zaufania do ustaleń stron, a nie pełne wynagrodzenie za cały okres, przez który kandydat chciałby pracować.

Do szkody mogą należeć zwłaszcza realne, udokumentowane koszty poniesione w związku z oczekiwanym zatrudnieniem, np. koszty przeprowadzki, rozwiązania dotychczasowej umowy najmu, dojazdów, utraconego wynagrodzenia w okresie poszukiwania nowej pracy albo inne wydatki pozostające w normalnym związku przyczynowym z zachowaniem pracodawcy. Każdą pozycję trzeba jednak wykazać dokumentami i logicznie powiązać z obietnicą zatrudnienia.

Jeżeli umowa przedwstępna spełnia wymagania, od których zależy ważność umowy przyrzeczonej, można rozważyć także żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej. W sprawach pracowniczych takie roszczenie wymaga szczególnie starannej oceny, bo sąd bada, czy rzeczywiście ustalono wszystkie istotne warunki zatrudnienia oraz czy nie mamy do czynienia tylko z etapem negocjacji.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmowano dopuszczalność przedwstępnej umowy o pracę, m.in. w postanowieniu z 13 maja 1977 r., sygn. I PZ 23/77. W uchwale z 22 kwietnia 1977 r., sygn. I PZP 5/77, wskazano natomiast, że przy odmowie zawarcia przyrzeczonej umowy o pracę na czas nieokreślony odszkodowanie co do zasady nie powinno przekraczać trzymiesięcznego wynagrodzenia za pracę na stanowisku objętym umową przedwstępną. Nie oznacza to automatycznej kwoty dla każdej sprawy, ale jest ważnym punktem odniesienia.

A gdy nie było umowy przedwstępnej?

Brak umowy przedwstępnej nie zawsze zamyka temat, ale znacząco utrudnia dochodzenie roszczeń. W wyjątkowych sytuacjach można rozważać odpowiedzialność za nielojalne prowadzenie negocjacji na podstawie art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego. Chodzi o przypadki, w których jedna strona rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, zwłaszcza bez zamiaru zawarcia umowy.

Takie roszczenie również dotyczy szkody poniesionej przez zaufanie do negocjacji. Nie wystarczy wykazać, że kandydat liczył na pracę. Trzeba pokazać, że zachowanie pracodawcy było nielojalne, konkretne i spowodowało szkodę.

Jakie dowody warto zebrać?

W podobnych sprawach największe znaczenie mają dokumenty i korespondencja. Warto zabezpieczyć:

• pełną korespondencję mailową z rekruterem, działem HR i osobą decyzyjną,
• ofertę zatrudnienia, projekt umowy, wiadomości z ustaleniem stanowiska, wynagrodzenia i daty rozpoczęcia pracy,
• potwierdzenie zakończenia poprzedniego zatrudnienia albo odrzucenia innych ofert,
• wypowiedzenie umowy najmu, rachunki za przeprowadzkę, dojazdy i inne koszty,
• dane świadków rozmów lub spotkań rekrutacyjnych, jeżeli ustalenia były ustne,
• notatkę z chronologią zdarzeń: daty rozmów, obietnic, decyzji i ostatecznej odmowy.

Nie należy modyfikować korespondencji ani usuwać fragmentów rozmów. Wydruki maili są pomocne, ale dobrze zachować również ich wersję elektroniczną z nagłówkami wiadomości.

Wezwanie do pracodawcy przed pozwem

Przed skierowaniem sprawy do sądu warto wysłać do pracodawcy pisemne wezwanie. Pismo powinno być rzeczowe i opierać się na faktach. Należy wskazać, kiedy doszło do ustaleń, jakie warunki zatrudnienia zostały potwierdzone, jakie decyzje podjął kandydat w zaufaniu do tych ustaleń i jakiej kwoty żąda.

W wezwaniu można powołać art. 389 i 390 Kodeksu cywilnego, a w razie potrzeby także art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego. Jeżeli kandydat żąda zawarcia umowy, powinien wskazać, jaką dokładnie umowę pracodawca miał podpisać. Jeżeli żąda odszkodowania, warto dołączyć zestawienie szkody i kopie dokumentów potwierdzających koszty.

Pozew do sądu pracy

Jeżeli wezwanie nie przyniesie skutku, pozostaje pozew. Powództwo w sprawie z zakresu prawa pracy można co do zasady wytoczyć przed sąd ogólnie właściwy dla pozwanego albo przed sąd, w którego obszarze praca jest, była lub miała być wykonywana. W wielu sprawach będzie to sąd rejonowy, wydział pracy, choć przy niektórych roszczeniach decyduje wartość przedmiotu sporu i właściwość rzeczowa.

W pozwie należy wskazać strony, żądanie, wartość dochodzonego roszczenia, opis faktów oraz dowody. Jeżeli żądanie dotyczy odszkodowania, trzeba wyjaśnić, z czego składa się szkoda i dlaczego pozostaje w związku z wycofaniem się pracodawcy z ustaleń. Jeżeli żądanie dotyczy zawarcia umowy, trzeba precyzyjnie opisać warunki umowy przyrzeczonej.

W aktualnym stanie prawnym pracownik wnoszący pozew w sprawie z zakresu prawa pracy korzysta z preferencji w zakresie kosztów sądowych. Co do zasady nie uiszcza opłaty od pozwu, natomiast szczególne zasady dotyczą m.in. apelacji w sprawach, w których wartość przedmiotu sporu przekracza 50 000 zł. Przed wniesieniem pozwu warto sprawdzić aktualne koszty dla konkretnego pisma i rodzaju sprawy.

Termin dochodzenia roszczeń

Roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta. Jeżeli sąd oddali żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej, roczny termin biegnie od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne.

Jeżeli w umowie przedwstępnej nie wskazano terminu zawarcia umowy przyrzeczonej, strona uprawniona może wyznaczyć odpowiedni termin. Jeżeli jednak w ciągu roku od zawarcia umowy przedwstępnej nie wyznaczono terminu zawarcia umowy przyrzeczonej, nie można żądać jej zawarcia. Z tego względu nie warto zwlekać z wezwaniem pracodawcy.

FAQ

Czy ustna obietnica zatrudnienia wystarczy do odszkodowania?

Może wystarczyć tylko wtedy, gdy da się udowodnić konkretne ustalenia i zobowiązanie pracodawcy do zawarcia umowy. W praktyce sama rozmowa telefoniczna jest słabym dowodem, dlatego duże znaczenie mają maile, wiadomości, świadkowie i dokumenty potwierdzające warunki zatrudnienia.

Czy list intencyjny zawsze jest niewiążący?

Nie zawsze. Typowy list intencyjny wyraża tylko zamiar współpracy, ale dokument nazwany listem intencyjnym może zawierać wiążące zobowiązanie do podpisania umowy. Liczy się treść dokumentu, a nie jego tytuł.

Czy można zmusić pracodawcę do podpisania umowy o pracę?

W niektórych przypadkach można żądać zawarcia umowy przyrzeczonej, ale wymaga to wykazania, że została zawarta skuteczna umowa przedwstępna i że ustalono istotne warunki przyszłej umowy. Często bardziej praktycznym roszczeniem jest odszkodowanie.

Jak wysokiego odszkodowania można żądać?

Wysokość zależy od szkody i dowodów. Można żądać zwrotu strat poniesionych przez to, że kandydat liczył na zawarcie umowy. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przy odmowie zawarcia umowy na czas nieokreślony pojawia się punkt odniesienia w postaci maksymalnie trzymiesięcznego wynagrodzenia, ale każda sprawa wymaga indywidualnej oceny.

Czy mogę dochodzić kosztów przeprowadzki?

Tak, ale tylko wtedy, gdy da się wykazać, że koszty były normalnym i przewidywalnym skutkiem zaufania do ustaleń z pracodawcą. Trzeba zachować faktury, umowy, potwierdzenia przelewów i korespondencję pokazującą, że przeprowadzka była związana z obiecaną pracą.

Ile czasu jest na pozew?

Roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się zasadniczo po roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta. Nie warto czekać, bo po upływie terminu pracodawca może podnieść zarzut przedawnienia.

Czy brak podpisu pod umową przekreśla sprawę?

Nie zawsze. Podpisany dokument jest najlepszym dowodem, ale ustalenia mogą wynikać również z korespondencji mailowej lub innych wiadomości. Trzeba jednak wykazać, że strony uzgodniły konkretne warunki i że pracodawca rzeczywiście zobowiązał się do zawarcia umowy.

Podsumowanie

Jeżeli przyszły pracodawca wycofał się z podpisania umowy, najpierw trzeba oddzielić zwykłe rozmowy rekrutacyjne od wiążących ustaleń. Ogólny list intencyjny lub ustna zachęta zwykle nie wystarczą. Inaczej będzie, gdy z dokumentów wynika konkretna umowa o pracę, którą strony miały podpisać w oznaczonym terminie.

Najbezpieczniej zebrać dowody, oszacować szkodę, wysłać do pracodawcy wezwanie, a w razie odmowy rozważyć pozew do sądu pracy. W takich sprawach szczegóły mają decydujące znaczenie: treść maili, precyzja warunków, kolejność zdarzeń i dokumenty potwierdzające poniesione straty.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 29 i art. 300: tekst jednolity w systemie ELI.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 72, art. 389 i art. 390: tekst jednolity w systemie ELI.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 461: tekst jednolity w systemie ELI.
• Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, w szczególności art. 35 i art. 96: tekst jednolity w systemie ELI.
• Postanowienie Sądu Najwyższego z 13 maja 1977 r., sygn. I PZ 23/77.
• Uchwała Sądu Najwyższego z 22 kwietnia 1977 r., sygn. I PZP 5/77.