Rezygnacja z podpisania umowy o pracę

List intencyjny czy umowa przedwstępna o pracę?

Najważniejsze jest nie to, jak nazwano dokument, lecz jaka jest jego treść. Zgodnie z art. 65 § 1 i § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny oświadczenie woli należy tłumaczyć z uwzględnieniem okoliczności, zasad współżycia społecznego i ustalonych zwyczajów, a w umowach bada się raczej zgodny zamiar stron i cel umowy niż jej dosłowne brzmienie.

Jeżeli dokument zawiera wyłącznie deklarację, że strony zamierzają w przyszłości rozmawiać o zatrudnieniu, zwykle będzie to list intencyjny. Taki dokument co do zasady nie zobowiązuje do zawarcia umowy o pracę. Potwierdza to kierunek wykładni przyjęty w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 6 października 2011 r., sygn. akt V CSK 425/10, w którym wskazano, że wspólny list intencyjny zawierający oświadczenie woli obu stron z reguły wyraża jedynie wolę zawarcia umowy po przeprowadzeniu negocjacji.

Inaczej jest wtedy, gdy dokument zawiera stanowcze zobowiązanie do zawarcia umowy o pracę w przyszłości i określa jej istotne warunki. Wówczas może zostać uznany za umowę przedwstępną w rozumieniu art. 389 § 1 Kodeksu cywilnego, stosowanego w sprawach pracowniczych odpowiednio na podstawie art. 300 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, o ile nie jest to sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Jakie warunki musi zawierać dokument, aby był umową przedwstępną?

Zgodnie z art. 389 § 1 Kodeksu cywilnego umowa przedwstępna powinna określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej. W przypadku przyszłej umowy o pracę należy odwołać się do art. 29 § 1 Kodeksu pracy, który wskazuje elementy umowy o pracę.

W praktyce istotne są zwłaszcza: strony umowy, rodzaj umowy, data zawarcia, rodzaj pracy, miejsce lub miejsca wykonywania pracy, wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy oraz dzień rozpoczęcia pracy. Jeżeli dokument zawiera te elementy i wyraźne zobowiązanie obu stron do zawarcia umowy o pracę, ryzyko uznania go za umowę przedwstępną jest większe.

Czy rezygnacja to odstąpienie, wypowiedzenie czy odmowa zawarcia umowy?

Jeżeli nie została jeszcze zawarta umowa o pracę, nie stosuje się zwykłego wypowiedzenia umowy o pracę z art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy ani okresów wypowiedzenia z Kodeksu pracy. W takiej sytuacji mówimy najczęściej o odmowie zawarcia umowy przyrzeczonej albo o rezygnacji z dalszego procesu zatrudnienia.

Odstąpienie od umowy jest możliwe tylko wtedy, gdy wynika z ustawy albo zostało zastrzeżone w umowie. W odniesieniu do umowy przedwstępnej sama chęć rezygnacji nie zawsze jest prawnym odstąpieniem. Jeżeli dokument nie przewiduje prawa odstąpienia, bezpieczniej skierować do drugiej strony pisemną informację o rezygnacji i zaproponować rozwiązanie porozumienia za zgodą obu stron.

Jeżeli natomiast strony podpisały już właściwą umowę o pracę, nawet z przyszłym dniem rozpoczęcia pracy, zastosowanie ma Kodeks pracy. Umowę można rozwiązać m.in. za porozumieniem stron na podstawie art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy albo za wypowiedzeniem na podstawie art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy w związku z art. 32 Kodeksu pracy.

Niedochowanie postanowień listu intencyjnego

Jeżeli podpisany dokument jest rzeczywiście tylko listem intencyjnym, niedochowanie jego postanowień zwykle nie daje drugiej stronie prawa do żądania zawarcia umowy o pracę ani automatycznego odszkodowania. Trzeba jednak sprawdzić, czy w dokumencie nie ma odrębnych, wiążących klauzul, np. o poufności, zakazie prowadzenia równoległych negocjacji, zwrocie kosztów rekrutacji albo obowiązku poinformowania o rezygnacji w określonym terminie.

Odpowiedzialność może wyjątkowo wynikać również z art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli jedna ze stron prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy. Wtedy druga strona może żądać naprawienia szkody, którą poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy. W praktyce wymaga to jednak wykazania konkretnych kosztów i nielojalnego zachowania drugiej strony.

Podpisanie przedwstępnej umowy o pracę a odszkodowanie za niepodjęcie pracy

Jeżeli dokument zostanie uznany za umowę przedwstępną, podstawowe znaczenie ma art. 390 § 1 Kodeksu cywilnego. Przepis ten stanowi, że jeżeli strona zobowiązana do zawarcia umowy przyrzeczonej uchyla się od jej zawarcia, druga strona może żądać naprawienia szkody, którą poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy przyrzeczonej. Strony mogą w umowie odmiennie określić zakres odszkodowania.

Odszkodowanie nie jest więc automatyczną sankcją za samą rezygnację. Niedoszły pracodawca musiałby wykazać: istnienie ważnej umowy przedwstępnej, uchylenie się przez przyszłego pracownika od zawarcia umowy, konkretną szkodę, wysokość tej szkody oraz normalny związek przyczynowy w rozumieniu art. 361 § 1 Kodeksu cywilnego.

Co do zasady odszkodowanie z art. 390 § 1 Kodeksu cywilnego obejmuje tzw. ujemny interes umowny, czyli szkodę wynikłą z tego, że druga strona liczyła na zawarcie umowy. Mogą to być np. realnie poniesione koszty badań, szkoleń, rekrutacji lub przygotowania stanowiska, jeżeli były konieczne, udokumentowane i pozostają w związku z rezygnacją. Nie oznacza to automatycznie prawa do żądania równowartości wynagrodzenia za kilka miesięcy pracy ani utraconych korzyści, chyba że umowa wyraźnie rozszerzała odpowiedzialność, a takie postanowienie jest skuteczne w danych okolicznościach.

Jeżeli w dokumencie nie zastrzeżono kary umownej, pracodawca nie może jej po prostu naliczyć. Kara umowna wymaga wyraźnego zastrzeżenia zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego. Nawet gdy kara została wpisana do dokumentu, w razie sporu można badać jej ważność, zgodność z zasadami prawa pracy na podstawie art. 300 Kodeksu pracy oraz możliwość miarkowania na podstawie art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego.

Czy pracodawca może zmusić do podpisania umowy o pracę?

W praktyce pracodawca nie może zmusić przyszłego pracownika do podjęcia pracy. Stosunek pracy opiera się na dobrowolności i zgodnych oświadczeniach woli stron, co wynika z art. 11 Kodeksu pracy. Dodatkowo art. 22 § 1 Kodeksu pracy zakłada osobiste wykonywanie pracy określonego rodzaju pod kierownictwem pracodawcy, a takiego świadczenia nie da się realnie wymusić wbrew woli pracownika.

W sporach dotyczących umowy przedwstępnej pracodawca może więc co do zasady koncentrować się na roszczeniach odszkodowawczych, a nie na przymuszeniu do pracy. Inaczej wygląda sytuacja pracownika, który liczył na zatrudnienie i poniósł szkodę przez odmowę zawarcia umowy przez pracodawcę – wtedy również trzeba badać art. 389 i art. 390 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy oraz treść konkretnego dokumentu.

Termin dochodzenia roszczeń

Roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się w szczególnym terminie. Zgodnie z art. 390 § 3 Kodeksu cywilnego roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta. Jeżeli sąd oddali żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej, termin roczny dla innych roszczeń biegnie od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne.

Termin ten ma znaczenie zarówno dla przyszłego pracownika, jak i dla przyszłego pracodawcy. Jeżeli druga strona po wielu miesiącach kieruje wezwanie do zapłaty, trzeba sprawdzić, jaka data zawarcia umowy przyrzeczonej była wpisana w dokumencie i czy roszczenie nie jest już przedawnione.

Czy można zawrzeć porozumienie z niedoszłym pracodawcą?

Tak. W większości przypadków najlepszym rozwiązaniem jest krótkie pisemne porozumienie. W odniesieniu do umowy przedwstępnej dopuszczalność takiego porozumienia wynika z zasady swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego, oczywiście w granicach ustawy, zasad współżycia społecznego i natury stosunku prawnego.

Porozumienie powinno wskazywać strony, datę podpisanego wcześniej dokumentu, zgodne oświadczenie, że strony rezygnują z zawarcia umowy o pracę, oraz postanowienie, że nie mają wobec siebie roszczeń z tego tytułu. Jeżeli pracodawca poniósł określone koszty i strony chcą je rozliczyć, warto dokładnie opisać kwotę, termin zapłaty i potwierdzić, że zapłata wyczerpuje wszystkie roszczenia.

Jak napisać rezygnację?

Pismo powinno być spokojne i rzeczowe. Nie warto przyznawać w nim, że narusza się umowę ani deklarować zapłaty odszkodowania, jeżeli nie ustalono jeszcze, czy roszczenie w ogóle istnieje. Bezpieczna formuła może brzmieć: „Informuję, że z przyczyn osobistych nie będę mogła zawrzeć umowy o pracę w planowanym terminie. Proponuję zakończenie sprawy za porozumieniem stron, bez wzajemnych roszczeń”.

Pismo najlepiej wysłać w sposób pozwalający potwierdzić doręczenie, np. e-mailem z prośbą o potwierdzenie, przez system rekrutacyjny albo listem poleconym. Jeżeli termin rozpoczęcia pracy jest bliski, warto działać niezwłocznie, ponieważ im później nastąpi informacja o rezygnacji, tym łatwiej pracodawcy twierdzić, że poniósł dodatkowe koszty organizacyjne.

FAQ

Podsumowanie

Rezygnacja z podpisania umowy o pracę nie zawsze oznacza odpowiedzialność odszkodowawczą. Jeżeli podpisano jedynie list intencyjny, najczęściej wystarczy jasna informacja o wycofaniu się z procesu zatrudnienia. Jeżeli jednak dokument zawierał istotne warunki przyszłej umowy i stanowcze zobowiązanie do jej zawarcia, może zostać potraktowany jako umowa przedwstępna, a wtedy trzeba liczyć się z art. 390 § 1 Kodeksu cywilnego.

Najrozsądniejsze działanie to szybkie pisemne poinformowanie pracodawcy, zaproponowanie porozumienia bez wzajemnych roszczeń i zachowanie kopii korespondencji. Jeżeli umowa o pracę została już podpisana, należy stosować tryby rozwiązania z art. 30 § 1 Kodeksu pracy. W podobnych sytuacjach praktyczne znaczenie ma także to, czy chodzi o wycofanie się przed startem zatrudnienia, czy już o rezygnację z pracy po jej rozpoczęciu.

Źródła

• Art. 11, art. 22 § 1, art. 29 § 1, art. 30 § 1, art. 32 oraz art. 300 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Art. 65 § 1 i § 2, art. 72 § 2, art. 353¹, art. 361 § 1, art. 389 § 1, art. 390 § 1 i § 3, art. 483 § 1 oraz art. 484 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 października 2011 r., sygn. akt V CSK 425/10.
• Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 13 maja 1977 r., sygn. akt I PZ 23/77.