Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu a zaświadczenie o dochodach

Ocena tego świadczenia zależy od celu, dla którego wystawiane jest zaświadczenie. Inaczej patrzy się na nie w prawie podatkowym, inaczej w ubezpieczeniach społecznych, a jeszcze inaczej w sprawie o alimenty.

Jeżeli zaświadczenie ma zostać przedłożone w sądzie rodzinnym, bezpieczne jest ujawnienie nie tylko wynagrodzenia zasadniczego, ale również stałych świadczeń pieniężnych wypłacanych przez pracodawcę, z krótkim wskazaniem ich charakteru. Dzięki temu sąd widzi pełny obraz sytuacji, a strona unika zarzutu zatajenia wpływów.

Czy ryczałt za używanie prywatnego auta jest przychodem pracownika?

Zasadą jest, że przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty. Wynika to z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis obejmuje bardzo szeroki katalog świadczeń, niezależnie od źródła ich finansowania.

To oznacza, że ryczałt wypłacany pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych co do zasady jest przychodem ze stosunku pracy. Dopiero w następnym kroku trzeba sprawdzić, czy korzysta on ze zwolnienia podatkowego.

Zwolnienie przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, ale tylko wtedy, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do ich zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie działa do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, przy czym przy rozliczeniu kilometrówki konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdu.

W praktyce najważniejsze jest więc to, czy dana wypłata ma wyraźną podstawę ustawową i mieści się w ustawowych limitach. Jeżeli nie, może pozostać opodatkowanym przychodem pracownika.

Czy taki ryczałt trzeba wykazać w zaświadczeniu o dochodach dla sądu?

Jeżeli sąd żąda zaświadczenia o dochodach na potrzeby ustalenia alimentów, nie chodzi wyłącznie o dochód podatkowy w ścisłym znaczeniu. W sprawach alimentacyjnych sąd ustala bowiem zarówno usprawiedliwione potrzeby uprawnionego, jak i zarobkowe oraz majątkowe możliwości zobowiązanego. Podstawą jest art. 135 § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy.

Dlatego z punktu widzenia postępowania alimentacyjnego znaczenie mają nie tylko składniki opodatkowane i oskładkowane, ale wszelkie stałe lub powtarzalne wpływy poprawiające sytuację finansową pracownika. Jeżeli pracownik regularnie otrzymuje ryczałt samochodowy, sąd może uznać, że wpływa on na faktyczny poziom jego miesięcznych środków.

W efekcie odpowiedź praktyczna brzmi: tak, warto taki ryczałt ujawnić w zaświadczeniu dla sądu albo przynajmniej opisać go jako odrębne świadczenie. Jeżeli pracodawca wystawia zaświadczenie na formularzu własnym, najlepiej rozbić wpływy na pozycje, np. wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki i ryczałt samochodowy. Jeżeli zaświadczenie ma pokazywać wyłącznie dochód opodatkowany, dobrze dołączyć osobne pismo wyjaśniające charakter świadczenia.

Sąd rodzinny ocenia całokształt sytuacji, a nie samą nazwę składnika wypłaty. Z tego powodu zatajenie regularnego ryczałtu może osłabić wiarygodność strony.

Podatek, ZUS i alimenty – to nie są te same pojęcia

Najwięcej nieporozumień bierze się stąd, że słowo „dochód” jest używane w kilku różnych znaczeniach. Poniższe zestawienie porządkuje temat.

Jeżeli chcesz lepiej przygotować dokumenty do sprawy rodzinnej, zobacz również podwyższenie alimentów a fundusz alimentacyjny.

Czy ryczałt samochodowy wchodzi do podstawy składek ZUS?

Co do zasady nie, o ile spełnione są warunki przewidziane w przepisach składkowych. Chodzi o § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Z przepisu tego wynika, że podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu.

To jednak nie oznacza automatycznie, że świadczenie jest „niewidoczne” dla sądu. Brak oskładkowania nie przesądza jeszcze o tym, że wpływ nie ma znaczenia przy ocenie sytuacji majątkowej strony.

Jakie dokumenty najlepiej złożyć do sprawy o alimenty?

W praktyce warto przedstawić więcej niż jedno zaświadczenie. Najbezpieczniejszy zestaw to:

• zaświadczenie pracodawcy o wynagrodzeniu i innych stałych świadczeniach,
• paski płacowe albo zestawienie wypłat z 6–12 miesięcy,
• PIT-11 lub roczne rozliczenie podatkowe,
• regulamin albo pismo pracodawcy wyjaśniające, z czego wynika ryczałt samochodowy,
• w razie potrzeby dokumenty pokazujące rzeczywiście ponoszone koszty eksploatacji pojazdu.

Jeżeli ryczałt w istocie tylko rekompensuje ponoszone wydatki, warto to udowodnić. Dla sądu może mieć znaczenie, czy pracownik realnie zachowuje te pieniądze, czy niemal w całości przeznacza je na paliwo, serwis, ubezpieczenie i eksploatację auta wykorzystywanego służbowo.

Zobacz również:

dyspozycyjność pracownika a telefon służbowy po godzinach
odprawa emerytalna po rencie, emeryturze i pracy na etacie

Kiedy odpowiedź może być inna?

Nie w każdej sprawie wniosek będzie identyczny. Znaczenie mają zwłaszcza następujące okoliczności:

• czy zwrot kosztów ma podstawę w ustawie, czy tylko w regulaminie pracodawcy,
• czy wypłacany jest jako ryczałt stały, czy według faktycznej kilometrówki,
• czy mieści się w ustawowych limitach,
• czy pracownik rzeczywiście używa auta prywatnego do celów służbowych,
• czy świadczenie ma charakter czysto kompensacyjny, czy w praktyce podwyższa miesięczne wolne środki pracownika.

W sprawach alimentacyjnych szczególnie istotne jest ostatnie pytanie. Nawet prawidłowo zwolniony z PIT i wyłączony z ZUS ryczałt może zostać przez sąd oceniony jako element poprawiający płynność finansową zobowiązanego, jeżeli jego rzeczywiste koszty są niższe niż otrzymywana kwota.

FAQ

Czy sąd alimentacyjny bierze pod uwagę tylko pensję netto?

Nie. Na podstawie art. 135 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego sąd ocenia zarobkowe i majątkowe możliwości strony, więc analizuje także premie, dodatki, świadczenia powtarzalne i faktyczny poziom życia.

Czy zwolnienie z PIT oznacza, że świadczenia nie trzeba ujawniać w sądzie?

Nie. Zwolnienie podatkowe z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT dotyczy podatku, a nie obowiązku rzetelnego przedstawienia swojej sytuacji finansowej w sprawie cywilnej lub rodzinnej.

Czy ryczałt samochodowy zawsze jest bez składek ZUS?

Nie zawsze. Wyłączenie z podstawy składek wynika z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego i działa tylko w granicach oraz na warunkach wskazanych w tym przepisie.

Czy pracodawca powinien wpisać ryczałt do zaświadczenia o dochodach?

Jeżeli zaświadczenie ma służyć sądowi, najpraktyczniej jest wykazać taki składnik albo dopisać go w osobnej rubryce jako świadczenie dodatkowe. Pozwala to uniknąć nieporozumień co do pełnej wysokości wpływów pracownika.

Czy znaczenie ma to, na co faktycznie wydawane są te pieniądze?

Tak. Jeżeli świadczenie rzeczywiście pokrywa koszty używania prywatnego auta dla pracodawcy, jego wpływ na realną sytuację majątkową może być mniejszy niż sama nominalna kwota.

Źródła

• art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• art. 135 § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy,
• § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.