Brak nowej umowy o pracę mimo dalszego świadczenia pracy

Dalsza praca po zakończeniu umowy – czy stosunek pracy nadal trwa?

Jeżeli pracownikowi skończyła się umowa o pracę, a mimo to pracodawca nadal dopuszcza go do wykonywania obowiązków, przyjmuje jego pracę, ustala grafik, wydaje polecenia i wypłaca wynagrodzenie, nie można sprowadzić sprawy wyłącznie do braku dokumentu. W prawie pracy decydujące znaczenie mają rzeczywiste warunki wykonywania pracy.

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, a pracodawca zobowiązuje się zatrudniać pracownika za wynagrodzeniem. Jeżeli takie elementy występują, brak podpisanej nowej umowy nie przesądza, że stosunek pracy nie istnieje.

Dalsze wykonywanie pracy po zakończeniu wcześniejszej umowy może zostać potraktowane jako dorozumiane zawarcie kolejnej umowy o pracę. Pracownik nie powinien więc zakładać, że praca bez podpisanej umowy oznacza brak prawa do wynagrodzenia, urlopu, świadczeń chorobowych czy ubezpieczeń. Trzeba jednak ustalić, na jaki okres i na jakich warunkach strony faktycznie kontynuowały zatrudnienie.

Czy brak nowej umowy zawsze oznacza umowę na czas nieokreślony?

Trzeba zachować ostrożność z twierdzeniem, że po zakończeniu poprzedniej umowy zawsze i automatycznie powstaje umowa na czas nieokreślony. Kodeks pracy przewiduje umowy na okres próbny, na czas określony oraz na czas nieokreślony. To, jaki rodzaj umowy powstał po dopuszczeniu pracownika do dalszej pracy, zależy od okoliczności sprawy.

Jeżeli strony wyraźnie albo w sposób dorozumiany uzgodniły dalsze zatrudnienie bez wskazania końcowej daty, a pracownik stale wykonuje tę samą pracę, może to przemawiać za umową na czas nieokreślony. Jeżeli jednak z korespondencji, grafiku, ustaleń ustnych albo innych dokumentów wynika, że chodziło o dalsze zatrudnienie przez konkretny okres, możliwa jest odmienna ocena.

Znaczenie mają również limity umów terminowych. Co do zasady łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony między tymi samymi stronami nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów nie może przekraczać trzech. Przekroczenie tych limitów prowadzi do zatrudnienia na czas nieokreślony, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek, np. zastępstwo pracownika, praca sezonowa, praca przez okres kadencji albo obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy.

Obowiązek pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli jednak umowa nie została zawarta w formie pisemnej, pracodawca ma obowiązek przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Brak takiego dokumentu nie powoduje sam przez się nieważności stosunku pracy, ale stanowi naruszenie obowiązków pracodawcy.

Dodatkowo pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi informacje o warunkach zatrudnienia, m.in. o normach czasu pracy, wymiarze urlopu, zasadach wypowiedzenia, składnikach wynagrodzenia, terminie wypłaty oraz stosowanych regulacjach zakładowych. Część tych informacji może być przekazana elektronicznie, jeżeli pracownik ma możliwość ich wydrukowania lub zapisania.

Od 8 lipca 2026 r. wzrosły sankcje przewidziane w Kodeksie pracy. Za wykroczenia objęte art. 281 § 1, w tym niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, grozi grzywna od 2000 zł do 60 000 zł. W szczególnym przypadku określonym w art. 281 § 2 Kodeksu pracy grzywna wynosi od 3000 zł do 90 000 zł.

Co może zrobić PIP od 8 lipca 2026 r.?

Reforma Państwowej Inspekcji Pracy nie zmieniła definicji stosunku pracy z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Nadal trzeba badać rzeczywisty sposób wykonywania pracy. Zmieniły się natomiast narzędzia egzekwowania tej kwalifikacji, dlatego w sprawach typu „brak umowy a dalsza praca” znaczenie interwencji PIP jest obecnie większe.

Jeżeli podczas kontroli okaże się, że osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, właściwy organ PIP może – po umożliwieniu stronom zajęcia stanowiska – wydać pisemne polecenie usunięcia naruszenia dotyczącego niezawarcia umowy o pracę. Termin wykonania polecenia jest wyznaczany tak, aby jego realizację można było ocenić jeszcze w toku kontroli.

Jeżeli takie polecenie nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy może wszcząć postępowanie i wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy. To właśnie niewykonanie wcześniejszego polecenia jest warunkiem wydania tej decyzji. Okręgowy inspektor może też zamiast decyzji wnieść do sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy.

Decyzja PIP co do zasady wywołuje skutki prawne od dnia jej wydania i nie zastępuje automatycznie sądowego ustalenia zatrudnienia za cały wcześniejszy okres. Jeżeli potrzebne jest ustalenie stosunku pracy za okres wcześniejszy niż objęty decyzją, okręgowy inspektor pracy może wnieść powództwo do sądu. Sam pracownik również zachowuje prawo do wystąpienia do sądu pracy.

Od decyzji okręgowego inspektora pracy każda ze stron może wnieść odwołanie na piśmie za pośrednictwem tego inspektora do sądu pracy w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji. To istotny termin procesowy – jego przekroczenie może prowadzić do odrzucenia odwołania, chyba że zachodzą ustawowe podstawy do przyjęcia spóźnionego środka.

Nowelizacja wprowadziła również indywidualne interpretacje Głównego Inspektora Pracy dotyczące tego, czy przedstawiony stosunek prawny jest stosunkiem pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Z wnioskiem może wystąpić podmiot podlegający kontroli PIP, a więc jest to przede wszystkim narzędzie dla pracodawców i innych kontrolowanych podmiotów, nie środek ochrony składany przez pracownika. Opłata wynosi 40 zł, a interpretacja powinna zostać wydana nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania kompletnego wniosku.

Przepisy przejściowe przewidują także ograniczoną zachętę do dobrowolnego uporządkowania wcześniejszych form zatrudnienia. Podmiot, który przed 8 lipca 2026 r. zawarł umowę cywilnoprawną albo korzystał z odpłatnej pracy mimo występowania wszystkich cech stosunku pracy, może do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie zawrzeć umowę o pracę i skorzystać z wyłączenia odpowiedzialności z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Nie jest to jednak ogólna abolicja: nie usuwa roszczeń pracownika i nie obejmuje automatycznie innych naruszeń, np. braku pisemnego potwierdzenia umowy.

Co powinien zrobić pracownik, który nie dostał nowej umowy?

Najbezpieczniej zacząć od uporządkowania dowodów. Pracownik powinien zachować poprzednią umowę, paski płacowe, przelewy, korespondencję z pracodawcą, wiadomości SMS, e-maile, grafik, potwierdzenia obecności w pracy, listy zadań i dane świadków. W sporze o istnienie stosunku pracy takie materiały mogą mieć kluczowe znaczenie.

Następnie warto złożyć do pracodawcy pisemny wniosek o potwierdzenie aktualnych warunków zatrudnienia. W piśmie można wskazać, że po zakończeniu poprzedniej umowy pracownik nadal wykonuje pracę i jest dopuszczany do obowiązków, a następnie zażądać dokumentu potwierdzającego rodzaj umowy, datę rozpoczęcia dalszego zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy oraz wynagrodzenie.

Jeżeli pracodawca odmawia albo zwleka, pracownik może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Skargę kieruje się do właściwego okręgowego inspektoratu pracy lub jego jednostki terenowej. Przy składaniu skargi elektronicznie trzeba zachować wymaganą formę podpisu; zwykły niepodpisany skan wysłany e-mailem nie daje takiej samej podstawy do rozpoznania jak prawidłowo wniesiona skarga.

Niezależnie od kontroli PIP pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem ustalenia istnienia stosunku pracy oraz dochodzić zaległego wynagrodzenia, dodatków, ekwiwalentu za urlop albo innych świadczeń. W pozwie trzeba wykazać, że praca była wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy.

Jak sprawdzić, czy pracodawca opłaca składki ZUS?

Pracownik może sprawdzić swoje zgłoszenie do ubezpieczeń w portalu eZUS. Na koncie ubezpieczonego, w zakładce „Ubezpieczenia i płatnicy”, można zweryfikować, czy płatnik składek zgłosił pracownika do ubezpieczeń. W eZUS można również utworzyć elektroniczne zaświadczenie zawierające m.in. dane o aktualnych zgłoszeniach oraz podstawie wymiaru składek.

Brak widocznego zgłoszenia albo danych o składkach nie oznacza automatycznie, że stosunek pracy nie istnieje. Może wynikać z opóźnienia, błędu w dokumentach rozliczeniowych albo niewykonania obowiązków przez pracodawcę. Jeżeli pracodawca nie zgłosił pracownika lub nie rozlicza składek, należy rozważyć kontakt z ZUS oraz zgłoszenie sprawy do PIP.

Warto uzyskać możliwie trwałe potwierdzenie danych z ZUS i zestawić je z przelewami wynagrodzenia oraz dowodami faktycznego wykonywania pracy. Sam brak prawidłowego zgłoszenia do ubezpieczeń nie przekreśla możliwości wykazania stosunku pracy.

Niższe wynagrodzenie niż obiecane – jakie roszczenia ma pracownik?

Pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie wynikające z umowy, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego albo innych uzgodnień obowiązujących strony. Jeżeli pracownik nadal wykonuje tę samą pracę po zakończeniu poprzedniej umowy, a pracodawca wypłaca mniej niż wcześniej ustalono, trzeba ustalić, czy doszło do skutecznej zmiany warunków płacy.

Obniżenie wynagrodzenia nie powinno następować jednostronnie i dowolnie. Jeżeli pracownik nie zgodził się na nowe warunki, a pracodawca nie zastosował prawidłowej procedury, pracownik może dochodzić różnicy między wynagrodzeniem należnym a wypłaconym. Dotyczy to także bezpodstawnych potrąceń, które w prawie pracy są dopuszczalne tylko w określonych przypadkach albo za pisemną zgodą pracownika.

Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Przy kolejnych zaniżonych wypłatach termin trzeba liczyć odrębnie dla poszczególnych należności, dlatego nie warto odkładać sprawy na później.

Czy pracownik powinien sam odejść z pracy?

Nie zawsze. Jeżeli pracownik sam wypowie umowę albo podpisze porozumienie stron, może wpłynąć na swoją sytuację prawną, w tym na możliwość uzyskania zasiłku dla bezrobotnych. Przed złożeniem oświadczenia warto ustalić, czy doszło do nawiązania kolejnej umowy, na jakich warunkach i jakie naruszenia popełnił pracodawca.

W skrajnych przypadkach, gdy pracodawca ciężko narusza podstawowe obowiązki wobec pracownika, np. uporczywie nie wypłaca wynagrodzenia, możliwe jest rozwiązanie umowy przez pracownika bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy. Oświadczenie powinno być złożone na piśmie i wskazywać przyczynę uzasadniającą rozwiązanie. Tego trybu nie należy stosować bez analizy dokumentów, ponieważ pracodawca może kwestionować jego zasadność.

Po zmianach obowiązujących od 2025 r. prawo do zasiłku dla bezrobotnych co do zasady nie przysługuje osobie, która przed rejestracją rozwiązała ostatni stosunek pracy za wypowiedzeniem, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek, m.in. zmiana miejsca zamieszkania albo rozwiązanie umowy w trybie art. 55 § 1 lub § 1¹ Kodeksu pracy. Jeżeli ostatni stosunek pracy rozwiązano na mocy porozumienia stron, zasiłek co do zasady przysługuje dopiero po 90 dniach od rejestracji, chyba że porozumienie nastąpiło z przyczyn wskazanych w ustawie, np. z powodu upadłości, likwidacji pracodawcy, zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy albo zmiany miejsca zamieszkania.

FAQ

Czy PIP może sam stwierdzić istnienie stosunku pracy?

Tak. Od 8 lipca 2026 r. okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy, jeżeli praca jest wykonywana w warunkach określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Warunkiem takiej decyzji jest jednak wcześniejsze niewykonanie pisemnego polecenia PIP dotyczącego usunięcia naruszenia.

Czy decyzja PIP obejmuje automatycznie cały wcześniejszy okres pracy?

Nie. Decyzja co do zasady wywołuje skutki prawne od dnia jej wydania. Jeżeli trzeba ustalić istnienie albo treść stosunku pracy za wcześniejszy okres, sprawa może wymagać postępowania przed sądem pracy; powództwo może wnieść także okręgowy inspektor pracy.

Czy pracownik może wystąpić do GIP o indywidualną interpretację?

Indywidualna interpretacja dotycząca kwalifikacji stosunku prawnego jest przewidziana dla podmiotów podlegających kontroli PIP, takich jak pracodawcy i inne wskazane w ustawie podmioty. Nie zastępuje ona skargi pracownika do PIP ani powództwa do sądu pracy.

Czy dobrowolne podpisanie umowy do 8 lipca 2027 r. usuwa wszystkie wcześniejsze naruszenia?

Nie. Przepis przejściowy wyłącza odpowiedzialność tylko w zakresie wykroczenia z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, jeżeli spełnione są jego warunki i podmiot dobrowolnie doprowadzi zatrudnienie do stanu zgodnego z prawem. Nie oznacza to wygaśnięcia roszczeń pracownika ani automatycznego usunięcia odpowiedzialności za inne naruszenia.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22, art. 25¹, art. 29, art. 55, art. 281 i art. 291 – tekst jednolity w Dzienniku Ustaw, z uwzględnieniem zmian obowiązujących od 8 lipca 2026 r.
• Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473) – tekst ustawy w Dzienniku Ustaw.
• Państwowa Inspekcja Pracy, informacje o nowych uprawnieniach PIP dotyczących kwalifikacji stosunku pracy – materiał PIP.
• Państwowa Inspekcja Pracy, zasady składania skargi dotyczącej bezprawnego stosowania cywilnoprawnej podstawy zatrudnienia – informacja o formie i miejscu złożenia skargi.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych, „Jak sprawdzić czy firma zgłosiła mnie do ubezpieczeń?” – informacja o eZUS.
• Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, w szczególności przepisy dotyczące prawa do zasiłku dla bezrobotnych – tekst ustawy w Dzienniku Ustaw.