Brak nowej umowy o pracę mimo dalszego świadczenia pracy

Dalsza praca po zakończeniu umowy – czy stosunek pracy nadal trwa?

Jeżeli pracownikowi skończyła się umowa o pracę, a mimo to pracodawca nadal dopuszcza go do wykonywania obowiązków, przyjmuje jego pracę, ustala grafik, wydaje polecenia i wypłaca wynagrodzenie, nie można sprowadzić sprawy wyłącznie do braku dokumentu. W prawie pracy decydujące znaczenie mają rzeczywiste warunki wykonywania pracy.

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, a pracodawca zobowiązuje się zatrudniać pracownika za wynagrodzeniem. Jeżeli takie elementy występują, mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, niezależnie od tego, czy pracodawca sporządził nową umowę na piśmie.

W praktyce dalsze wykonywanie pracy po zakończeniu wcześniejszej umowy może być traktowane jako dorozumiane zawarcie kolejnej umowy o pracę. Oznacza to, że pracownik nie powinien zakładać, że skoro nie dostał nowego dokumentu, to nie ma żadnej ochrony, prawa do wynagrodzenia, urlopu, świadczeń chorobowych czy składek.

Czy brak nowej umowy zawsze oznacza umowę na czas nieokreślony?

Trzeba zachować ostrożność z twierdzeniem, że po zakończeniu poprzedniej umowy zawsze i automatycznie powstaje umowa na czas nieokreślony. Obecnie Kodeks pracy przewiduje umowy na okres próbny, na czas określony oraz na czas nieokreślony. To, jaki rodzaj umowy powstał po dopuszczeniu pracownika do dalszej pracy, zależy od okoliczności sprawy.

Jeżeli strony wyraźnie albo w sposób dorozumiany uzgodniły dalsze zatrudnienie bez wskazania końcowej daty, a pracownik stale wykonuje tę samą pracę, argument za umową na czas nieokreślony jest mocny. Jeżeli jednak z korespondencji, grafiku, ustaleń ustnych albo dokumentów wynika, że chodziło o dalszy konkretny okres, pracodawca może twierdzić, że doszło do zawarcia kolejnej umowy na czas określony.

Ważne są również limity umów terminowych. Co do zasady łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony między tymi samymi stronami nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów nie może przekraczać trzech. Przekroczenie tych limitów powoduje uznanie zatrudnienia za zawarte na czas nieokreślony, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek, np. zastępstwo pracownika, praca sezonowa, praca przez okres kadencji albo obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy.

Obowiązek pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli jednak umowa nie została zawarta w formie pisemnej, pracodawca ma obowiązek przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Brak takiego dokumentu nie powoduje sam przez się nieważności stosunku pracy, ale stanowi naruszenie obowiązków pracodawcy.

Dodatkowo pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi informacje o warunkach zatrudnienia, m.in. o normach czasu pracy, wymiarze urlopu, zasadach wypowiedzenia, składnikach wynagrodzenia, terminie wypłaty oraz stosowanych regulacjach zakładowych. Część tych informacji może być przekazana elektronicznie, jeżeli pracownik ma możliwość ich wydrukowania lub zapisania.

Pracodawca, który nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, naraża się na odpowiedzialność wykroczeniową. Kodeks pracy przewiduje za takie naruszenie grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł, a w szczególnych przypadkach dotyczących pracownika wskazanego w Krajowym Rejestrze Zadłużonych – od 1500 zł do 45 000 zł.

Co powinien zrobić pracownik, który nie dostał nowej umowy?

Najbezpieczniej zacząć od uporządkowania dowodów. Pracownik powinien zachować poprzednią umowę, paski płacowe, przelewy, korespondencję z pracodawcą, wiadomości SMS, e-maile, grafik, potwierdzenia obecności w pracy, listy zadań i dane świadków. W sporze o istnienie stosunku pracy takie materiały mogą mieć kluczowe znaczenie.

Następnie warto złożyć do pracodawcy pisemny wniosek o potwierdzenie aktualnych warunków zatrudnienia. W piśmie można wskazać, że po zakończeniu poprzedniej umowy pracownik nadal wykonuje pracę, jest dopuszczany do obowiązków i wnosi o wydanie dokumentu potwierdzającego rodzaj umowy, datę rozpoczęcia dalszego zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy oraz wynagrodzenie.

Jeżeli pracodawca odmawia, zwleka albo próbuje wykorzystać brak dokumentu przeciwko pracownikowi, można rozważyć zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy. PIP może skontrolować pracodawcę, sprawdzić dokumentację pracowniczą, wypłatę wynagrodzeń, czas pracy oraz zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń.

W razie sporu pracownik może także wystąpić do sądu pracy z żądaniem ustalenia istnienia stosunku pracy oraz dochodzić zaległego wynagrodzenia, dodatków, ekwiwalentu za urlop albo innych świadczeń. W pozwie trzeba wykazać, że praca była wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy.

Jak sprawdzić, czy pracodawca opłaca składki ZUS?

Pracownik może sprawdzić zgłoszenie do ubezpieczeń i informacje o składkach na swoim koncie w ZUS, w szczególności przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS. Można też zwrócić się do ZUS o wyjaśnienie, czy pracodawca zgłosił pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego oraz czy wykazuje za niego składki.

Brak widocznych składek nie zawsze oznacza od razu, że stosunek pracy nie istnieje. Może wynikać z opóźnienia, błędu w dokumentach rozliczeniowych albo niewykonania obowiązków przez pracodawcę. Jeżeli pracodawca nie zgłosił pracownika albo nie rozlicza składek, należy rozważyć zgłoszenie sprawy do ZUS oraz PIP.

Dla pracownika istotne jest, aby nie ograniczać się do ustnych zapewnień pracodawcy. Warto uzyskać potwierdzenie z ZUS, zachować wydruki z konta ubezpieczonego i zestawić je z przelewami wynagrodzenia oraz faktycznie wykonywaną pracą.

Niższe wynagrodzenie niż obiecane – jakie roszczenia ma pracownik?

Pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie wynikające z umowy, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego albo innych uzgodnień obowiązujących strony. Jeżeli pracownik nadal wykonuje tę samą pracę po zakończeniu poprzedniej umowy, a pracodawca wypłaca mniej niż wcześniej ustalono, trzeba ustalić, czy doszło do skutecznej zmiany warunków płacy.

Obniżenie wynagrodzenia nie powinno następować jednostronnie i dowolnie. Jeżeli pracownik nie zgodził się na nowe warunki, a pracodawca nie zastosował prawidłowej procedury, pracownik może dochodzić różnicy między wynagrodzeniem należnym a wypłaconym. Dotyczy to także bezpodstawnych potrąceń, które w prawie pracy są dopuszczalne tylko w określonych przypadkach albo za pisemną zgodą pracownika.

Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Nie warto więc odkładać sprawy na później, zwłaszcza gdy pracodawca przez kilka miesięcy wypłaca zaniżone wynagrodzenie.

Czy pracownik powinien sam odejść z pracy?

Nie zawsze. Jeżeli pracownik sam wypowie umowę albo podpisze porozumienie stron, może utrudnić sobie późniejsze dochodzenie niektórych roszczeń i wpłynąć na sytuację przy ewentualnej rejestracji w urzędzie pracy. Dlatego przed złożeniem wypowiedzenia warto ustalić, czy doszło do nawiązania kolejnej umowy, na jakich warunkach i jakie naruszenia popełnił pracodawca.

W skrajnych przypadkach, gdy pracodawca ciężko narusza podstawowe obowiązki wobec pracownika, np. uporczywie nie wypłaca wynagrodzenia, możliwe jest rozwiązanie umowy przez pracownika bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy. Takie oświadczenie powinno być złożone na piśmie i zawierać przyczynę. Nie należy jednak stosować tego trybu bez analizy dokumentów, ponieważ pracodawca może kwestionować zasadność rozwiązania umowy.

Trzeba też pamiętać o przepisach dotyczących zasiłku dla bezrobotnych. Po zmianach obowiązujących od 2025 r. prawo do zasiłku nie przysługuje osobie, która przed rejestracją w PUP rozwiązała ostatni stosunek pracy za wypowiedzeniem, chyba że zachodzą ustawowe wyjątki, np. zmiana miejsca zamieszkania albo rozwiązanie umowy w trybie art. 55 § 1 lub § 1¹ Kodeksu pracy. Przy porozumieniu stron zasiłek może przysługiwać dopiero po 90 dniach od rejestracji, chyba że porozumienie nastąpiło z przyczyn wskazanych w ustawie, m.in. z powodu upadłości, likwidacji pracodawcy, zmniejszenia zatrudnienia albo zmiany miejsca zamieszkania.

Podsumowanie

Brak nowej pisemnej umowy po zakończeniu poprzedniej umowy o pracę nie pozbawia pracownika ochrony. Jeżeli pracownik nadal wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym oraz za wynagrodzeniem, może powstać albo trwać stosunek pracy. Kluczowe jest ustalenie, jaki rodzaj umowy wynika z zachowania stron i okoliczności sprawy.

Nie należy jednak automatycznie zakładać, że każda dalsza praca oznacza umowę na czas nieokreślony. Jeżeli poprzednia umowa terminowa została faktycznie przedłużona albo strony uzgodniły kolejny oznaczony okres, znaczenie mogą mieć limity 33 miesięcy i 3 umów oraz ewentualne ustawowe wyjątki.

Pracownik powinien zabezpieczyć dowody, wystąpić do pracodawcy o pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia, sprawdzić zgłoszenie i składki w ZUS, a przy odmowie albo zaniżonym wynagrodzeniu rozważyć zawiadomienie PIP lub pozew do sądu pracy.

FAQ

Czy praca bez nowej pisemnej umowy jest nieważna?

Nie. Brak pisemnej umowy nie oznacza automatycznie nieważności zatrudnienia. Jeżeli pracownik wykonuje pracę w warunkach stosunku pracy, może dojść do zawarcia umowy w sposób dorozumiany. Naruszeniem jest natomiast brak pisemnego potwierdzenia warunków przez pracodawcę.

Czy po zakończeniu umowy terminowej zawsze powstaje umowa na czas nieokreślony?

Nie zawsze. Umowa na czas nieokreślony może wynikać z okoliczności, zwłaszcza gdy strony nie ustaliły końcowej daty dalszego zatrudnienia. Jeżeli jednak uzgodniono kolejny konkretny okres, sprawa może być oceniona inaczej. Znaczenie mają też limity umów na czas określony.

Czy pracownik może żądać wydania umowy?

Tak. Pracownik powinien wystąpić do pracodawcy o pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia. W piśmie warto wskazać datę zakończenia poprzedniej umowy, datę dalszego wykonywania pracy, stanowisko, wynagrodzenie i żądanie wydania dokumentu.

Gdzie zgłosić brak umowy o pracę?

Sprawę można zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy. Jeżeli problem dotyczy składek, warto także skontaktować się z ZUS. W razie sporu o samo istnienie stosunku pracy właściwą drogą może być pozew do sądu pracy.

Jak sprawdzić, czy pracodawca odprowadza składki?

Najprościej sprawdzić informacje na koncie ubezpieczonego w ZUS, w szczególności przez PUE ZUS. Można też zwrócić się do ZUS o wyjaśnienie, czy pracodawca zgłosił pracownika do ubezpieczeń i czy wykazuje za niego składki.

Co zrobić, jeśli pracodawca wypłaca mniej niż obiecał?

Najpierw trzeba ustalić, jakie wynagrodzenie zostało uzgodnione i czy doszło do skutecznej zmiany warunków płacy. Jeżeli obniżka była bezpodstawna, pracownik może dochodzić wyrównania wynagrodzenia, a także zgłosić sprawę do PIP.

Czy lepiej podpisać porozumienie stron, żeby zakończyć spór?

Niekoniecznie. Porozumienie stron może ograniczyć późniejsze możliwości działania i wpłynąć na zasiłek dla bezrobotnych. Przed podpisaniem dokumentu warto sprawdzić, czy nie potwierdza on niekorzystnych dla pracownika warunków albo nie zawiera zrzeczenia się roszczeń.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22, art. 25, art. 25¹, art. 29, art. 55, art. 264, art. 281, art. 282 i art. 291 – tekst jednolity w Dzienniku Ustaw.
• Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, w szczególności przepisy dotyczące prawa do zasiłku dla bezrobotnych – tekst ustawy w Dzienniku Ustaw.
• Informacje Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o sprawdzaniu zgłoszenia do ubezpieczeń i danych na koncie ubezpieczonego przez PUE ZUS – Platforma Usług Elektronicznych ZUS.