Zatrudnienie syna w spółce cywilnej a ZUS i umowa o pracę

Czy spółka cywilna może zatrudnić syna wspólników?

Tak. Spółka cywilna może zawrzeć z synem wspólników umowę o pracę, w tym także na czas nieokreślony. Podstawę daje art. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zgodnie z którym pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia pracowników.

W praktyce oznacza to, że choć spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, może występować jako pracodawca w rozumieniu prawa pracy. Taki kierunek potwierdza również orzecznictwo, w tym wyrok Sądu Najwyższego z 18 marca 2014 r., sygn. akt II UK 449/13.

Nie ma więc przeszkody, aby syn wspólników był zatrudniony na etacie, o ile umowa nie jest pozorna, a praca jest rzeczywiście wykonywana.

Pracownik czy osoba współpracująca?

Najwięcej wątpliwości budzi nie samo zawarcie umowy, lecz kwalifikacja dla ZUS. Zgodnie z art. 8 ust. 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się m.in. dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, jeżeli pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności.

W spółce cywilnej sytuacja jest jednak bardziej złożona niż przy jednoosobowej działalności. W relacji pracowniczej pracodawcą jest spółka cywilna jako jednostka organizacyjna, a nie bezpośrednio rodzic jako osoba fizyczna. Dlatego sam fakt, że zatrudniany jest syn wspólników, nie przesądza jeszcze o uznaniu go za osobę współpracującą.

W praktyce trzeba odróżnić dwie sytuacje:

Jeżeli interesuje Cię szerszy kontekst zatrudniania krewnych, zobacz także materiał o zatrudnieniu członków rodziny.

Jakie warunki musi spełniać prawdziwa umowa o pracę?

O tym, czy ktoś jest pracownikiem, nie decyduje wyłącznie nazwa umowy. Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Dlatego przy zatrudnieniu syna w spółce cywilnej powinny istnieć realne cechy stosunku pracy, w szczególności:

• ustalone stanowisko i zakres obowiązków,
• faktyczne wykonywanie pracy,
• podporządkowanie organizacyjne i służbowe,
• ewidencja czasu pracy, jeśli jest wymagana,
• wynagrodzenie wypłacane w sposób rzeczywisty,
• badania wstępne i szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy – zgodnie z art. 229 § 1 i § 4 Kodeksu pracy oraz art. 237(3) § 2 Kodeksu pracy.

Sama więź rodzinna nie wyklucza ważnej umowy o pracę. Problem pojawia się wtedy, gdy dokumenty istnieją tylko formalnie, a w rzeczywistości nie ma typowego zatrudnienia pracowniczego.

Jak zgłosić syna do ZUS?

Jeżeli umowa o pracę jest rzeczywista, syn powinien zostać zgłoszony do ubezpieczeń jako pracownik. Co do zasady płatnik składek zgłasza ubezpieczonego w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń – art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W praktyce należy zadbać o:

• pisemne potwierdzenie warunków umowy najpóźniej przed dopuszczeniem do pracy – art. 29 § 2 Kodeksu pracy,
• zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
• prowadzenie akt osobowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• skierowanie na badania wstępne i przeprowadzenie szkolenia BHP.

Jeżeli syn miałby nie być pracownikiem, lecz pomagać przy działalności jako członek rodziny, ocena zasad zgłoszenia zależy już od konkretnych okoliczności, w tym od tego, czy pozostaje ze wspólnikami we wspólnym gospodarstwie domowym i jaki jest rzeczywisty model współpracy.

W podsumowaniu warto pamiętać, że wspólnik spółki cywilnej jest nadal przedsiębiorcą jako osoba fizyczna, ale w prawie pracy sama spółka może działać jako pracodawca.

Kiedy ZUS może zakwestionować zatrudnienie?

ZUS może badać, czy umowa nie została zawarta dla pozoru w rozumieniu art. 83 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny w związku z art. 300 Kodeksu pracy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy:

• pracownik nie wykonuje faktycznie żadnych obowiązków,
• nie ma dowodów obecności i wykonywania pracy,
• wynagrodzenie jest ustalone sztucznie wysoko bez uzasadnienia gospodarczego,
• umowa została zawarta wyłącznie w celu uzyskania świadczeń z ubezpieczenia społecznego,
• organizacja pracy nie wskazuje na podporządkowanie pracownicze.

W razie kontroli znaczenie mają dokumenty i fakty: listy obecności, zakres obowiązków, korespondencja służbowa, przelewy wynagrodzenia, grafiki, potwierdzenia wykonywania zadań oraz to, czy praca była potrzebna gospodarczo.

Czy syn może być zatrudniony na czas nieokreślony?

Tak. Przepisy nie zakazują zawarcia z członkiem rodziny umowy o pracę na czas nieokreślony. Trzeba jednak pamiętać, że taka umowa musi spełniać wszystkie ogólne wymogi prawa pracy, w tym dotyczące treści umowy z art. 29 § 1 Kodeksu pracy oraz minimalnego wynagrodzenia wynikającego z ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Wynagrodzenie powinno odpowiadać rodzajowi pracy, kwalifikacjom i realiom rynkowym. Zaniżone albo rażąco zawyżone stawki mogą w praktyce prowokować dodatkowe pytania ze strony ZUS.

Na co uważać przy zatrudnieniu członka rodziny w spółce?

Najczęstsze błędy to:

• brak realnego zakresu obowiązków,
• brak dokumentów kadrowych,
• traktowanie umowy jako sposobu „technicznego” zgłoszenia do ubezpieczeń,
• mieszanie pomocy rodzinnej z etatem,
• brak rozdzielenia ról wspólników i pracownika.

Warto też pamiętać, że sama odpowiedź na pytanie o status syna może zależeć od konkretnego stanu faktycznego: czy mieszka z rodzicami, czy wcześniej pomagał bez umowy, jakie czynności ma wykonywać, kto będzie wydawał mu polecenia i czy zatrudnienie ma ekonomiczne uzasadnienie.

FAQ

Czy spółka cywilna może być pracodawcą?

Tak. Wynika to z art. 3 Kodeksu pracy, który dopuszcza, aby pracodawcą była także jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej.

Czy syn wspólników zawsze jest osobą współpracującą?

Nie. Samo pokrewieństwo nie wystarcza. Trzeba ocenić, czy rzeczywiście wykonuje pracę jako pracownik, czy raczej współpracuje przy działalności rodziców w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Czy można zawrzeć z synem umowę o pracę na czas nieokreślony?

Tak. Przepisy tego nie zakazują, o ile umowa jest rzeczywista i wykonywana zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy.

Czy wspólne zamieszkiwanie ma znaczenie?

Tak, może mieć znaczenie przy ocenie, czy mamy do czynienia z osobą współpracującą. Samo wspólne gospodarstwo domowe nie przesądza jednak jeszcze o braku stosunku pracy.

Co grozi, jeśli ZUS uzna umowę za pozorną?

ZUS może wydać decyzję o braku podlegania ubezpieczeniom jako pracownik, zażądać korekt dokumentów i rozliczeń oraz zakwestionować prawo do świadczeń.

Źródła

• art. 3, art. 22 § 1, art. 29 § 1 i § 2, art. 229 § 1 i § 4, art. 237(3) § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• art. 8 ust. 11, art. 36 ust. 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• art. 83 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny w związku z art. 300 Kodeksu pracy
• ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
• wyrok Sądu Najwyższego z 18 marca 2014 r., sygn. akt II UK 449/13