Zatrudnienie kobiety w ciąży – kiedy ZUS może zakwestionować umowę?

Zatrudnienie lub zmiana pracy w czasie ciąży

Sama ciąża nie stanowi przeszkody do zawarcia umowy o pracę. Pracodawca nie może odmówić zatrudnienia tylko dlatego, że kandydatka jest w ciąży, ponieważ byłoby to sprzeczne z zasadą równego traktowania w zatrudnieniu wynikającą z art. 11³ oraz art. 18^3a § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Nie istnieje też przepis, który wskazywałby, do którego miesiąca ciąży kobieta może zmienić pracę. Oznacza to, że nową umowę można zawrzeć zarówno na początku ciąży, jak i w jej późniejszym okresie. Ocenie podlega nie sam fakt ciąży, lecz to, czy zatrudnienie jest rzeczywiste.

W praktyce warto pamiętać, że po nawiązaniu stosunku pracy pracownica korzysta z ochrony przewidzianej w przepisach prawa pracy, w tym z ograniczeń dotyczących wypowiadania i rozwiązywania umowy, o których mowa w art. 177 § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli interesuje Cię także zatrudnienie w ciąży przy dwóch etatach, to jest to odrębna kwestia wymagająca analizy warunków obu stosunków pracy.

Kiedy ZUS może zakwestionować umowę o pracę?

ZUS nie może zakwestionować umowy wyłącznie dlatego, że została zawarta z kobietą w ciąży. Może natomiast badać, czy zgłoszenie do ubezpieczeń wynikało z rzeczywiście istniejącego stosunku pracy. Podstawą objęcia pracownika ubezpieczeniami społecznymi jest pozostawanie w stosunku pracy, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 11 ust. 1 oraz art. 13 pkt 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli umowa jest pozorna, ZUS może uznać, że tytuł do ubezpieczeń w ogóle nie powstał. W takich sprawach znaczenie ma także art. 83 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny w zw. z art. 300 Kodeksu pracy, dotyczący pozorności oświadczeń woli.

W praktyce ZUS sprawdza m.in.:

• czy pracownica faktycznie wykonywała pracę,
• czy pracodawca rzeczywiście potrzebował pracownika na danym stanowisku,
• czy istniało miejsce pracy, zakres obowiązków i nadzór pracodawcy,
• czy wypłacano wynagrodzenie,
• czy pracownica miała kwalifikacje adekwatne do powierzonych zadań,
• czy dokumentacja pracownicza i kadrowa jest spójna z rzeczywistym przebiegiem zatrudnienia.

Fikcyjne zatrudnienie może skutkować decyzją ZUS o niepodleganiu ubezpieczeniom, odmową prawa do świadczeń, a gdy świadczenia już wypłacono – obowiązkiem ich zwrotu jako nienależnie pobranych na podstawie art. 84 ust. 1 i ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Każda sprawa zależy jednak od konkretnych okoliczności faktycznych. Jeżeli ZUS uzna zatrudnienie za pozorne, trzeba też rozliczyć skutki poza samym prawem do świadczeń; zobacz pozorność zatrudnienia a PIT, ZUS i korekty.

Jak wykazać, że zatrudnienie było rzeczywiste?

Im później w ciąży dochodzi do zatrudnienia i im szybciej po zawarciu umowy pracownica przechodzi na zwolnienie lekarskie, tym większe jest ryzyko kontroli. Nie oznacza to jednak automatycznie, że umowa jest wadliwa. Dla bezpieczeństwa warto zadbać o dowody potwierdzające realne wykonywanie pracy, np.:

• umowę o pracę i zakres obowiązków,
• listy obecności lub ewidencję czasu pracy,
• korespondencję służbową,
• dokumenty wytworzone przez pracownicę,
• potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia,
• skierowanie na badania wstępne i dokumentację BHP, jeżeli są wymagane,
• dowody, że stanowisko było faktycznie potrzebne w firmie.

Jeżeli pojawia się wątpliwość, czy pracownica musi ujawniać ciążę przed podpisaniem umowy, to samo zatajenie ciąży nie przesądza jeszcze o wyłudzeniu świadczeń. Decydujące znaczenie ma to, czy praca była rzeczywiście wykonywana i czy umowa nie była pozorna.

Obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych

Pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania – wynika to z art. 13 pkt 1 oraz art. 11 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia do ubezpieczeń dokonuje płatnik składek, czyli pracodawca.

Zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. W praktyce oznacza to konieczność terminowego przekazania do ZUS formularza zgłoszeniowego po rozpoczęciu zatrudnienia.

Nie należy jednak traktować tego przepisu jako podstawy do „cofania” umowy wyłącznie dla celów składkowych. Data nawiązania stosunku pracy musi odpowiadać rzeczywistemu rozpoczęciu pracy i treści umowy.

Zobacz również:

Od kiedy przysługuje zasiłek chorobowy i macierzyński?

Prawo do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego pracownica nabywa co do zasady po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego – art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Do tego okresu mogą być doliczane wcześniejsze okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni albo była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym lub odbywaniem czynnej służby wojskowej – art. 4 ust. 2 tej ustawy.

Inaczej jest przy zasiłku macierzyńskim. Prawo do tego świadczenia nie jest uzależnione od 30-dniowego okresu wyczekiwania. Jeżeli w dniu porodu kobieta podlega ubezpieczeniu chorobowemu jako pracownica, co do zasady może nabyć prawo do zasiłku macierzyńskiego na podstawie art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej.

Wysokość i prawo do świadczeń zależą jednak od konkretnego stanu faktycznego, w tym od tego, czy ubezpieczenie istniało rzeczywiście i czy podstawa wymiaru nie zostanie zakwestionowana przez ZUS.

Koszty pracodawcy przy zatrudnieniu kobiety w ciąży

Co do zasady pracodawca ponosi takie same koszty jak przy zatrudnieniu każdego innego pracownika. Sama ciąża nie tworzy dodatkowej „opłaty” za zatrudnienie. Najważniejsze obciążenia to wynagrodzenie oraz składki od wynagrodzenia za okres faktycznego świadczenia pracy.

Jeżeli pracownica stanie się niezdolna do pracy z powodu choroby w czasie ciąży, pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym – art. 92 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Od 34. dnia co do zasady przysługuje zasiłek chorobowy na podstawie ustawy zasiłkowej.

W czasie ciąży zasiłek chorobowy wynosi 100% podstawy wymiaru – art. 11 ust. 1 pkt 2 ustawy zasiłkowej.

Po porodzie świadczeniem jest zasiłek macierzyński. Składki emerytalne i rentowe za osobę pobierającą zasiłek macierzyński finansuje w całości budżet państwa za pośrednictwem ZUS – art. 16 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Od zasiłku macierzyńskiego nie opłaca się składki na ubezpieczenie chorobowe.

Podsumowanie kosztów i obowiązków

O czym jeszcze trzeba pamiętać przy zatrudnieniu ciężarnej?

Po przedstawieniu zaświadczenia o ciąży pracodawca musi stosować szczególne przepisy ochronne, w tym m.in. zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej oraz zakaz delegowania poza stałe miejsce pracy bez zgody pracownicy – art. 178 § 1 Kodeksu pracy. Pracownicy w ciąży nie wolno też wykonywać prac wzbronionych kobietom w ciąży określonych w rozporządzeniu wykonawczym wydanym na podstawie art. 176 Kodeksu pracy. Praktyczne znaczenie tych ograniczeń przy długich zmianach, pracy nocnej i kontakcie z potencjalnie szkodliwymi czynnikami pokazujemy w poradzie o pracy na stacji benzynowej w ciąży.

Jeżeli umowa została zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający 1 miesiąc i miałaby się rozwiązać po upływie trzeciego miesiąca ciąży, co do zasady ulega przedłużeniu do dnia porodu – art. 177 § 3 Kodeksu pracy. Wyjątki dotyczą m.in. umowy na zastępstwo oraz sytuacji uzasadniających rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownicy, jeżeli reprezentująca ją organizacja związkowa wyrazi zgodę – art. 177 § 1 i § 3¹ Kodeksu pracy.

Przykłady

Poniżej dwa typowe scenariusze pokazujące, kiedy zatrudnienie kobiety w ciąży jest bezpieczne, a kiedy może wzbudzić zastrzeżenia ZUS.

FAQ

Czy można zatrudnić kobietę w ciąży nawet w 8. miesiącu?

Tak. Przepisy nie zakazują zatrudnienia kobiety na żadnym etapie ciąży. Kluczowe jest tylko to, aby praca była faktycznie wykonywana i by nie doszło do pozornego zatrudnienia.

Czy pracownica musi poinformować pracodawcę o ciąży przed podpisaniem umowy?

Co do zasady nie ma ogólnego obowiązku ujawniania ciąży przy zawieraniu umowy o pracę. Inaczej może być tylko wtedy, gdy rodzaj pracy jest niedopuszczalny dla kobiety w ciąży i wpływa to na możliwość wykonywania obowiązków.

Czy ZUS zawsze kontroluje takie umowy?

Nie. ZUS może przeprowadzić kontrolę, ale nie każda umowa zawarta z kobietą w ciąży jest kontrolowana. Większe ryzyko występuje wtedy, gdy zatrudnienie jest krótkie, wynagrodzenie wysokie, a zwolnienie lekarskie następuje niemal od razu.

Kto płaci za zwolnienie lekarskie pracownicy w ciąży?

Pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym. Od 34. dnia co do zasady przysługuje zasiłek chorobowy według zasad ustawy zasiłkowej.

Czy umowa na okres próbny daje ochronę w ciąży?

Tak, ale zakres ochrony zależy od rodzaju i długości umowy. Szczególne znaczenie ma to, czy umowa próbna przekracza 1 miesiąc i czy jej koniec przypada po upływie trzeciego miesiąca ciąży.

Źródła

• art. 11³, art. 18^3a § 1, art. 92 § 1 pkt 1, art. 176, art. 177 § 1, § 3 i § 3¹, art. 178 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 11 ust. 1, art. 13 pkt 1, art. 16 ust. 8, art. 36 ust. 4, art. 84 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• art. 4 ust. 1 pkt 1, ust. 2, art. 11 ust. 1 pkt 2, art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
• art. 83 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny w zw. z art. 300 Kodeksu pracy