Sprzedaż spółki z o.o. a brak zmian w KRS – skutki i odpowiedzialność

W przedstawionej sytuacji trzeba rozdzielić trzy odrębne kwestie: skuteczność sprzedaży udziałów, skuteczność zmian w składzie zarządu oraz obowiązek ujawnienia tych zmian w KRS. To, że rejestr nie został zaktualizowany, nie oznacza jeszcze automatycznie nieważności wszystkich dokonanych czynności.

Czy sprzedaż spółki z o.o. była ważna mimo braku wpisu do KRS?

W praktyce przy „sprzedaży spółki z o.o.” najczęściej dochodzi nie do sprzedaży samej spółki, lecz do zbycia udziałów. Zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, zbycie udziału, jego części albo ułamkowej części udziału wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, chyba że umowa spółki przewiduje dalej idące ograniczenia.

Jeżeli więc została zawarta prawidłowa umowa zbycia udziałów i nie naruszono ograniczeń wynikających z umowy spółki, to co do zasady samo przeniesienie udziałów jest ważne. Wpis do KRS nie tworzy tu prawa, lecz jedynie ujawnia zmianę. Dodatkowo zgodnie z art. 187 § 1 Kodeksu spółek handlowych przejście udziału jest skuteczne wobec spółki od chwili, gdy spółka otrzyma od jednego z zainteresowanych zawiadomienie o tym wraz z dowodem dokonania czynności.

To oznacza, że brak wpisu nowego wspólnika do KRS nie przesądza sam przez się o nieważności sprzedaży udziałów. Trzeba jednak sprawdzić konkretny stan faktyczny, w szczególności:

• czy umowa spółki dopuszczała swobodne zbycie udziałów, czy wymagała np. zgody spółki lub wspólników,
• czy umowa sprzedaży miała prawidłową formę,
• czy spółka została skutecznie zawiadomiona o przejściu udziałów,
• czy księga udziałów została zaktualizowana.

Jeżeli potrzebujesz szerszego omówienia samej czynności zbycia udziałów, pomocny może być też materiał: zbycie udziałów w spółce z o.o. a weksel do kredytu.

Czy brak wpisu do KRS oznacza, że nadal jest Pan prezesem?

Nie zawsze. Trzeba odróżnić stan ujawniony w rejestrze od rzeczywistego stanu prawnego. Członkostwo w zarządzie ustaje na skutek odwołania, rezygnacji albo innych zdarzeń przewidzianych prawem lub umową spółki, a nie dopiero z chwilą wpisu do KRS.

Podstawą jest art. 202 § 4 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym mandat członka zarządu wygasa także wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu. Wpis zmiany do KRS ma tu co do zasady charakter deklaratoryjny. Jeżeli więc po skutecznym zbyciu udziałów doszło do ważnego odwołania Pana z funkcji członka zarządu przez uprawniony organ albo do skutecznej rezygnacji, to nie pełni Pan tej funkcji tylko dlatego, że stary wpis nadal widnieje w KRS.

Problem polega jednak na tym, że wobec osób trzecich KRS korzysta z domniemania prawdziwości. Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym domniemywa się, że dane wpisane do Rejestru są prawdziwe. Dodatkowo art. 14 ust. 1 tej ustawy stanowi, że podmiot obowiązany do złożenia wniosku o wpis do Rejestru nie może wobec osób trzecich działających w dobrej wierze powoływać się na dane, które nie zostały wpisane do Rejestru albo zostały z niego wykreślone.

W praktyce oznacza to, że brak aktualizacji KRS może powodować:

• problemy w banku, urzędach i u kontrahentów,
• ryzyko kierowania korespondencji i roszczeń do osób nadal wpisanych do rejestru,
• konieczność wykazywania dokumentami, że odwołanie albo rezygnacja nastąpiły wcześniej.

Dlaczego sąd mógł odmówić wpisu zmian?

Najczęściej przyczyną nie jest sama „sprzedaż spółki”, lecz niezgodność dokumentów i brak ciągłości zmian. Jeżeli wcześniejsze zmiany nie zostały skutecznie wpisane, sąd rejestrowy bada późniejszy wniosek na tle danych nadal ujawnionych w KRS.

Jeżeli więc w rejestrze nadal widnieli trzej wspólnicy i trzyosobowy zarząd, a nowy wniosek zakładał istnienie jednego wspólnika oraz innego składu zarządu, sąd mógł uznać, że dokumenty nie tworzą spójnego łańcucha zmian. W takiej sytuacji trzeba zwykle odtworzyć i zgłosić wszystkie nieujawnione zdarzenia we właściwej kolejności.

Obecnie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych. Zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wnioski do rejestru przedsiębiorców wnosi się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Jeżeli wniosek nie spełnia wymogów formalnych, sąd może wezwać do usunięcia braków albo zwrócić go w przypadkach przewidzianych ustawą.

Jeżeli wniosek został zwrócony, trzeba zweryfikować podstawę zwrotu. Zgodnie z art. 19 ust. 3 i 4 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym zwrócony wniosek można ponownie złożyć w terminie 7 dni od doręczenia zarządzenia o zwrocie, aby zachować skutek od pierwotnej daty wniesienia. Po upływie tego terminu trzeba złożyć nowy wniosek, a dawny nie wywołuje już tego skutku.

Jakie znaczenie ma bycie jedynym wspólnikiem?

To istotna kwestia, bo spółka jednoosobowa podlega dodatkowym wymaganiom. Zgodnie z art. 173 Kodeksu spółek handlowych oświadczenia jedynego wspólnika składane spółce wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Ponadto zgodnie z art. 210 § 2 Kodeksu spółek handlowych, jeżeli jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga aktu notarialnego.

Nie każda czynność dokonana w okresie jednoosobowości jest więc wadliwa, ale trzeba sprawdzić, czy tam, gdzie ustawa wymagała szczególnej formy, została ona zachowana. Dotyczy to zwłaszcza czynności między jedynym wspólnikiem-jedynym członkiem zarządu a spółką.

Kto odpowiada za niezgłoszenie zmian do KRS?

Obowiązek zgłaszania zmian do KRS ciąży co do zasady na zarządzie spółki. Zgodnie z art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Jeżeli zarząd nie wykona obowiązku rejestrowego, sąd rejestrowy może stosować środki przymuszające. Podstawą są art. 24 ust. 1–3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnie z którymi sąd może wezwać obowiązanych do złożenia wniosku, wyznaczyć dodatkowy termin, a następnie nakładać grzywny przewidziane w Kodeksie postępowania cywilnego.

Dodatkowo art. 18 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje odpowiedzialność odszkodowawczą podmiotu zobowiązanego do złożenia wniosku za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do Rejestru nieprawdziwych danych, niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu w ustawowym terminie albo nieprzedłożeniem dokumentów, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą podmiot nie ponosi odpowiedzialności.

W spółce z o.o. trzeba też pamiętać o obowiązku prowadzenia księgi udziałów i składania listy wspólników. Zgodnie z art. 188 § 1 Kodeksu spółek handlowych zarząd prowadzi księgę udziałów, a po każdym wpisie zmian w osobach wspólników lub przysługujących im udziałach sporządza podpisaną przez wszystkich członków zarządu nową listę wspólników, z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich. Lista ta podlega złożeniu do akt rejestrowych. Naruszenie tych obowiązków może prowadzić do sankcji z art. 594 § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu spółek handlowych.

Czy były prezes odpowiada za długi spółki po sprzedaży udziałów?

To zależy od rodzaju długu i momentu powstania odpowiedzialności. Sama sprzedaż udziałów nie usuwa automatycznie odpowiedzialności za wcześniejsze zaniedbania.

Najważniejsze jest rozróżnienie:

Zgodnie z art. 299 § 1 Kodeksu spółek handlowych, jeżeli egzekucja przeciwko spółce z o.o. okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Jednocześnie art. 299 § 2 Kodeksu spółek handlowych przewiduje możliwość uwolnienia się od tej odpowiedzialności, jeżeli członek zarządu wykaże m.in., że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości albo że niezgłoszenie nastąpiło nie z jego winy.

Samo to, że ktoś nadal figuruje w KRS, nie oznacza jeszcze automatycznego ponoszenia odpowiedzialności za wszystko, co zrobił późniejszy zarząd. Jednak przy sporze z wierzycielem trzeba będzie wykazać, kiedy rzeczywiście wygasł mandat i kto odpowiadał za sprawy spółki w danym czasie.

Jak uporządkować sytuację krok po kroku?

W takiej sprawie warto działać w uporządkowanej kolejności:

1. Uzyskać pełne akta rejestrowe spółki – w szczególności wszystkie zarządzenia o zwrocie, postanowienia o odmowie wpisu i załączniki do dawnych wniosków.
2. Zebrać kompletną dokumentację korporacyjną – umowę spółki, umowy zbycia udziałów, zawiadomienia spółki z art. 187 § 1 Kodeksu spółek handlowych, uchwały, oświadczenia o odwołaniu lub rezygnacji członków zarządu, listy wspólników, wpisy do księgi udziałów.
3. Sprawdzić zgodność dokumentów z umową spółki – zwłaszcza co do zgód na zbycie udziałów, sposobu powoływania i odwoływania zarządu oraz dopuszczalności zarządu jednoosobowego.
4. Ustalić prawidłową chronologię zmian – najpierw kto i kiedy nabył udziały, potem kto był uprawniony do podejmowania uchwał, a następnie kto i kiedy wszedł do zarządu lub z niego odszedł.
5. Złożyć prawidłowy elektroniczny wniosek do KRS – obejmujący zaległe zmiany wraz z kompletem dokumentów, a jeśli to konieczne, kilka logicznie powiązanych zgłoszeń.
6. Równolegle zabezpieczyć dowody ustania mandatu – na wypadek sporów z wierzycielami, urzędem skarbowym, ZUS lub bankiem.

Jeżeli w dokumentach występują sprzeczności, może się okazać konieczne odtworzenie niektórych uchwał albo podjęcie czynności naprawczych. To zależy od treści umowy spółki i od tego, czy pierwotne czynności były ważne.

Na co zwrócić uwagę przy przeglądzie dokumentów?

W opisanym stanie faktycznym szczególnie ważne są następujące kwestie:

• czy po nabyciu udziałów od żony i syna rzeczywiście stał się Pan jedynym wspólnikiem,
• czy umowa spółki nie uzależniała zbycia udziałów od dodatkowej zgody,
• czy nowy nabywca był wskazany spójnie we wszystkich dokumentach,
• czy odwołanie dotychczasowego zarządu nastąpiło przez podmiot faktycznie uprawniony do wykonania praw udziałowych,
• czy zaktualizowano księgę udziałów i sporządzono prawidłowe listy wspólników,
• czy zachowano szczególne wymogi dla spółki jednoosobowej.

Jeżeli na przykład w jednej części dokumentów jako nabywca występuje spółka akcyjna, a w innej osoba fizyczna, sąd rejestrowy może uznać materiał za wewnętrznie sprzeczny. Taka niespójność często tłumaczy odmowę wpisu.

Czy można „wyplątać się” z odpowiedzialności za starą spółkę?

Tak, ale nie przez samo czekanie na aktualizację rejestru. Trzeba zebrać dowody, że:

• udziały zostały skutecznie zbyte,
• spółka została zawiadomiona o zmianie wspólnika,
• mandat członka zarządu wygasł w określonym dniu,
• po tej dacie nie wykonywał Pan funkcji i nie reprezentował spółki.

W razie ewentualnych roszczeń to właśnie dokumenty będą kluczowe. Sam wydruk z KRS nie rozstrzyga wszystkiego, choć dla osób trzecich ma bardzo duże znaczenie praktyczne.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak podobne problemy są oceniane w praktyce.

FAQ

Czy sprzedaż udziałów jest nieważna, jeśli KRS nie został zmieniony?

Nie. Co do zasady o ważności decyduje prawidłowa umowa zbycia udziałów i spełnienie wymogów z art. 180 § 1 oraz art. 187 § 1 Kodeksu spółek handlowych, a nie sam wpis do KRS.

Czy osoba nadal wpisana w KRS zawsze jest członkiem zarządu?

Nie. Jeżeli doszło do skutecznego odwołania albo rezygnacji, mandat mógł wygasnąć wcześniej. Problemem pozostaje jednak wykazanie tego wobec osób trzecich.

W jakim terminie trzeba zgłosić zmiany do KRS?

Zasadniczo w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, zgodnie z art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Czy sąd może ukarać za brak zgłoszenia zmian?

Tak. Sąd rejestrowy może stosować środki przymuszające i nakładać grzywny na podstawie art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, a dodatkowo zastosowanie mogą mieć sankcje z art. 594 Kodeksu spółek handlowych.

Czy były wspólnik odpowiada za nowe długi spółki po sprzedaży udziałów?

Co do zasady nie jako wspólnik tylko dlatego, że kiedyś posiadał udziały. Trzeba jednak badać, czy nie odpowiada jako były członek zarządu za okres, w którym pełnił funkcję.

Źródła

• art. 14 ust. 1, art. 17 ust. 1, art. 18 ust. 1, art. 19 ust. 2–4, art. 22, art. 24 ust. 1–3 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym,
• art. 173, art. 180 § 1, art. 187 § 1, art. 188 § 1, art. 202 § 4, art. 210 § 2, art. 299 § 1–2, art. 594 § 1 pkt 1 i 2 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych.