Zmiana prezesa spółki z o.o. po powołaniu

Czy zmiana prezesa spółki z o.o. wymaga aktu notarialnego?

Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, czy powołanie prezesa znalazło się w samej treści umowy spółki, czy było jedynie odrębną uchwałą wspólników zamieszczoną w tym samym akcie notarialnym. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie dla formy późniejszej zmiany.

Art. 157 § 2 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych wymaga formy aktu notarialnego dla umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Z kolei art. 255 § 1 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru, a art. 255 § 3 Kodeksu spółek handlowych wymaga, aby uchwała dotycząca zmiany umowy spółki była umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.

Jeżeli więc w umowie spółki jako postanowienie umowne wpisano konkretną osobę prezesa, usunięcie tej osoby i wskazanie innej może oznaczać zmianę umowy spółki. W takim wariancie potrzebny będzie protokół notarialny uchwały zmieniającej umowę spółki, zgodnie z art. 255 § 3 Kodeksu spółek handlowych.

Inaczej jest wtedy, gdy notariusz w jednym akcie objął zarówno umowę spółki, jak i odrębne uchwały wspólników, np. uchwałę o powołaniu pierwszego zarządu. W takim przypadku sama uchwała o powołaniu prezesa nie staje się automatycznie częścią umowy spółki. Zgodnie z art. 201 § 4 Kodeksu spółek handlowych członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeżeli umowa spółki nie przewiduje szczególnej formy ani innego trybu, wystarczy uchwała wspólników.

Uchwała wspólników przed wpisem spółki do KRS

Spółka z o.o. w organizacji powstaje z chwilą zawarcia umowy spółki. Wynika to z art. 161 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Oznacza to, że jeszcze przed wpisem spółki do rejestru przedsiębiorców KRS istnieje etap organizacyjny, w którym można podejmować czynności potrzebne do rejestracji, w tym uporządkować skład zarządu.

Jeżeli wspólnicy chcą odwołać osobę powołaną wcześniej na prezesa i powołać nową osobę, powinni podjąć uchwałę o odwołaniu dotychczasowego członka zarządu oraz uchwałę o powołaniu nowego członka zarządu albo jedną uchwałę obejmującą obie decyzje. Podstawą jest art. 201 § 4 Kodeksu spółek handlowych, o ile umowa spółki nie przekazała tej kompetencji innemu organowi albo nie wprowadziła szczególnego trybu.

Uchwałę warto sporządzić na piśmie, nawet jeżeli przepisy nie wymagają dla niej aktu notarialnego. W praktyce jest to konieczne, aby przedłożyć sądowi rejestrowemu dowód ustanowienia aktualnego zarządu. Jeżeli uchwała ma zostać podjęta bez formalnego zgromadzenia wspólników, trzeba uwzględnić art. 227 § 2 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten pozwala powziąć uchwałę bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.

W spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje uprawnienia zgromadzenia wspólników na podstawie art. 156 Kodeksu spółek handlowych. Dodatkowo art. 173 § 1 Kodeksu spółek handlowych przewiduje, że jeżeli wszystkie udziały przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu wspólnikowi i spółce, oświadczenie woli tego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że ustawa stanowi inaczej.

Kiedy wystarczy zwykła forma pisemna?

Zwykła forma pisemna będzie wystarczająca, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki: powołanie prezesa nie jest elementem umowy spółki, umowa spółki nie przewiduje szczególnej formy uchwały, a przepisy Kodeksu spółek handlowych nie wymagają w danej sytuacji protokołu notarialnego.

W praktyce uchwała powinna zawierać co najmniej: datę i miejsce podjęcia, oznaczenie spółki, podstawę działania wspólników, treść decyzji o odwołaniu dotychczasowego prezesa i powołaniu nowego, datę skuteczności zmiany, wynik głosowania oraz podpisy osób uprawnionych. Jeżeli uchwała jest podejmowana poza zgromadzeniem, dokument powinien wyraźnie wykazywać spełnienie warunków z art. 227 § 2 Kodeksu spółek handlowych.

Jak zgłosić aktualny zarząd przy pierwszym wpisie do KRS?

Zgłoszenie spółki z o.o. do sądu rejestrowego podpisują wszyscy członkowie zarządu. Wynika to z art. 164 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Jeżeli przed złożeniem wniosku zmieniono prezesa, wniosek powinien podpisać aktualny zarząd, czyli osoby powołane skuteczną uchwałą wspólników.

Art. 167 § 1 Kodeksu spółek handlowych wymaga, aby do zgłoszenia spółki z o.o. do rejestru dołączyć m.in. umowę spółki, oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, oraz dowód ustanowienia członków organów spółki z wyszczególnieniem składu osobowego, jeżeli o powołaniu organów nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki. W analizowanej sytuacji takim dowodem będzie aktualna uchwała wspólników.

Jednocześnie art. 167 § 2 Kodeksu spółek handlowych wymaga złożenia podpisanej przez wszystkich członków zarządu listy wspólników z podaniem nazwiska i imienia albo firmy, liczby oraz wartości nominalnej udziałów każdego wspólnika. Obecnie nie składa się już tradycyjnych wzorów podpisów członków zarządu sporządzonych przed notariuszem albo pracownikiem sądu.

Przy wpisie osób reprezentujących podmiot należy pamiętać o art. 19a ust. 5 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Z przepisu tego wynika obowiązek dołączenia zgody osoby, której wpis dotyczy, na powołanie oraz jej adresu do doręczeń. Zgoda nie jest wymagana, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi, albo osoba ta udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku, albo jej zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego.

Wniosek o pierwszy wpis spółki z o.o. składa się obecnie elektronicznie: przez Portal Rejestrów Sądowych albo w systemie S24, jeżeli spółka została założona w tym systemie. Termin na zgłoszenie spółki do rejestru wynosi 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Jeżeli spółka nie zostanie zgłoszona w tym terminie albo postanowienie sądu odmawiające rejestracji stanie się prawomocne, umowa spółki ulega rozwiązaniu na podstawie art. 169 § 1 Kodeksu spółek handlowych.

Co zrobić, aby sąd rejestrowy nie zakwestionował zmiany?

Najbezpieczniej jest dołączyć do wniosku rejestrowego komplet dokumentów pokazujących aktualny stan na dzień składania wniosku. Jeżeli pierwszy prezes został odwołany, a w jego miejsce powołano nowego, dokumenty nie powinny pozostawiać wątpliwości, kto jest członkiem zarządu w chwili zgłoszenia.

W praktyce warto przygotować: uchwałę o odwołaniu dotychczasowego prezesa, uchwałę o powołaniu nowego prezesa albo jedną uchwałę obejmującą obie czynności, zgodę nowego prezesa na powołanie, adres do doręczeń nowego prezesa, aktualną listę wspólników oraz oświadczenie zarządu o wniesieniu wkładów. Jeżeli stary prezes nie jest już członkiem zarządu, nie powinien podpisywać wniosku rejestrowego jako członek zarządu.

Sąd rejestrowy nie powinien odmówić wpisu tylko dlatego, że uchwała o zmianie prezesa nie ma formy aktu notarialnego, jeżeli z dokumentów wynika, że nie zmieniano umowy spółki, a umowa spółki nie wymaga szczególnej formy. Podstawą takiego wniosku jest art. 201 § 4 Kodeksu spółek handlowych w zw. z art. 157 § 2 oraz art. 255 § 3 Kodeksu spółek handlowych.

Zmiana prezesa już po wpisie spółki do KRS

Jeżeli spółka została już wpisana do KRS, sama zasada powoływania i odwoływania członków zarządu pozostaje taka sama. Art. 201 § 4 Kodeksu spółek handlowych nadal wskazuje uchwałę wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Różnica polega na tym, że po rejestracji zmiana danych ujawnionych w KRS wymaga zgłoszenia jako zmiana wpisu.

Zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Do wniosku należy dołączyć dokument potwierdzający zmianę, czyli uchwałę właściwego organu, oraz dokumenty wymagane przy wpisie osoby reprezentującej, w szczególności wynikające z art. 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

FAQ

Podsumowanie

Zmiana prezesa spółki z o.o. po jego powołaniu, ale jeszcze przed wpisem spółki do KRS, najczęściej może zostać dokonana zwykłą uchwałą wspólników. Wynika to z art. 201 § 4 Kodeksu spółek handlowych, który jako zasadę wskazuje powoływanie i odwoływanie członków zarządu uchwałą wspólników. Warunkiem jest jednak to, aby powołanie prezesa nie było elementem umowy spółki oraz aby sama umowa spółki nie przewidywała surowszej formy.

Jeżeli nazwisko prezesa zostało wpisane do treści umowy spółki, zmiana może wymagać procedury zmiany umowy spółki, czyli uchwały w protokole notarialnym i wpisu do rejestru zgodnie z art. 255 § 1 i § 3 Kodeksu spółek handlowych. Przed złożeniem wniosku warto więc dokładnie sprawdzić akt notarialny i dołączyć do KRS dokumenty pokazujące aktualny skład zarządu.

Źródła

• Art. 156, art. 157 § 2, art. 161 § 1, art. 164 § 1, art. 167 § 1 i § 2, art. 169 § 1, art. 173 § 1, art. 201 § 4, art. 227 § 2 oraz art. 255 § 1 i § 3 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037.
• Art. 19a ust. 5 oraz art. 22 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769.
• Art. 73 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93.