Dopuszczenie do pracy bez pisemnej umowy o pracę

Dopuszczenie pracownika do pracy bez zawarcia umowy na piśmie

Podstawowa zasada wynika z art. 29 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy: umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca ma obowiązek przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Oznacza to, że pracodawca nie powinien czekać 7 dni z podpisaniem umowy ani z potwierdzeniem podstawowych warunków zatrudnienia. Przed pierwszym faktycznym wykonywaniem pracy pracownik powinien otrzymać przynajmniej pisemne potwierdzenie najważniejszych ustaleń. Dotyczy to także sytuacji, w której pracownik został dopuszczony do obowiązków przez przełożonego, wpisany do grafiku, otrzymał polecenia służbowe albo faktycznie wykonuje zadania pod kierownictwem pracodawcy.

Jeżeli chodzi o brak umowy, kluczowe jest rozróżnienie dwóch kwestii: istnienia stosunku pracy oraz naruszenia obowiązków dokumentacyjnych przez pracodawcę. Pracownik nie traci ochrony tylko dlatego, że nie dostał dokumentu do podpisu.

Czy ustna umowa o pracę jest ważna?

Brak pisemnej formy nie powoduje automatycznie nieważności zatrudnienia. Art. 29 § 2 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek pisemnego potwierdzenia warunków, ale nie przewiduje nieważności umowy ustnej. Jeżeli pracownik wykonuje pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca ma wypłacać wynagrodzenie, spełnione mogą być przesłanki stosunku pracy z art. 22 § 1 Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy zatrudnienie w warunkach właściwych dla stosunku pracy jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy. W praktyce oznacza to, że o charakterze zatrudnienia decyduje nie sama nazwa dokumentu, lecz sposób faktycznego wykonywania pracy.

Jeżeli między stronami sporne są ustalenia dotyczące stanowiska, wymiaru etatu, wynagrodzenia albo daty rozpoczęcia pracy, trzeba je wykazywać dowodami. Mogą to być w szczególności: korespondencja e-mail, wiadomości SMS, grafiki, listy obecności, polecenia służbowe, potwierdzenia wypłaty, ogłoszenia wewnętrzne, dokumenty kadrowe, wpisy w systemie pracodawcy oraz zeznania świadków. Przy niejasnych zapisach pomocne może być także porównanie z sytuacjami opisującymi błędy umowa.

Co powinno znaleźć się w umowie o pracę?

Elementy umowy o pracę określa art. 29 § 1 Kodeksu pracy. Umowa powinna określać strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a jeżeli pracodawcą jest osoba fizyczna nieposiadająca siedziby - adres jej zamieszkania, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy.

Wśród warunków pracy i płacy art. 29 § 1 Kodeksu pracy wymienia w szczególności: rodzaj pracy, miejsce lub miejsca wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy oraz dzień rozpoczęcia pracy. W przypadku umowy o pracę na okres próbny albo na czas określony mogą pojawić się dodatkowe elementy wynikające z przepisów o danym rodzaju umowy.

Termin 7 dni - czego naprawdę dotyczy?

Częstym błędem jest założenie, że pracodawca ma 7 dni na zawarcie albo potwierdzenie umowy o pracę. Tak nie jest. Termin 7 dni z art. 29 § 3 Kodeksu pracy dotyczy dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, a nie samej umowy ani pisemnego potwierdzenia jej podstawowych warunków.

Informacja z art. 29 § 3 Kodeksu pracy obejmuje m.in. normy czasu pracy, przerwy w pracy, odpoczynek dobowy i tygodniowy, zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych, wynagrodzenie, wymiar urlopu, procedurę rozwiązania stosunku pracy, prawo do szkoleń oraz układ zbiorowy pracy albo inne porozumienie zbiorowe, jeżeli pracownik jest nimi objęty. Zakres tej informacji jest obecnie szerszy niż przed zmianami wdrożonymi w 2023 r.

W praktyce dokument z art. 29 § 3 Kodeksu pracy jest uzupełnieniem umowy. Nie zastępuje on jednak samej umowy o pracę ani potwierdzenia, o którym mowa w art. 29 § 2 Kodeksu pracy.

Umowa na czas określony a dopuszczenie do pracy

Jeżeli strony ustaliły, że zatrudnienie ma być na czas określony, rodzaj umowy powinien wynikać z umowy albo z pisemnego potwierdzenia przekazanego przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Pracodawca nie powinien najpierw dopuścić pracownika do pracy, a dopiero po kilku dniach jednostronnie narzucać warunków, których strony wcześniej nie uzgodniły.

W przypadku umów na czas określony trzeba pamiętać o limitach z art. 25¹ § 1 Kodeksu pracy: okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba takich umów nie może przekraczać trzech. Zgodnie z art. 25¹ § 3 Kodeksu pracy przekroczenie tych limitów powoduje, że pracownik jest traktowany jak zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Od limitów istnieją wyjątki określone w art. 25¹ § 4 Kodeksu pracy, m.in. przy umowie na zastępstwo, pracy dorywczej lub sezonowej, pracy przez okres kadencji oraz gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie. Każdy taki wyjątek wymaga jednak oceny konkretnego stanu faktycznego.

Konsekwencje dla pracodawcy

Niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Wynika to z art. 281 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Za takie naruszenie pracodawcy albo osobie działającej w jego imieniu grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Sprawą może zająć się Państwowa Inspekcja Pracy. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy do zadań PIP należy nadzór i kontrola przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów dotyczących stosunku pracy. Inspektor pracy może kontrolować dokumentację pracowniczą i kierować środki prawne przewidziane w ustawie o PIP.

Dla pracownika samo naruszenie obowiązku pisemnego potwierdzenia umowy nie oznacza, że praca jest nielegalna z jego winy ani że nie należy mu się wynagrodzenie. Wynagrodzenie za wykonaną pracę podlega ochronie na podstawie przepisów Kodeksu pracy, w szczególności art. 80 Kodeksu pracy, zgodnie z którym wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną.

Co może zrobić pracownik?

W pierwszej kolejności warto złożyć do pracodawcy pisemne żądanie wydania umowy o pracę albo pisemnego potwierdzenia ustaleń. W piśmie należy wskazać datę rozpoczęcia pracy, stanowisko, miejsce pracy, wymiar czasu pracy, ustalone wynagrodzenie oraz osoby, które dopuściły pracownika do pracy lub wydawały mu polecenia.

Jeżeli pracodawca nadal odmawia, pracownik może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Skarga powinna zawierać opis sytuacji i dowody potwierdzające faktyczne wykonywanie pracy. W sporach o samo istnienie stosunku pracy możliwe jest także powództwo do sądu pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy na podstawie art. 189 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego w związku z art. 22 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy.

W razie zakończenia współpracy po takim nieformalnym dopuszczeniu do pracy znaczenie ma również to, czy pracownik nadal stawiał się do pracy, czy pracodawca przyjmował jego świadczenie oraz jakie były ustalenia co do dalszego zatrudnienia. Podobne problemy może wywołać praca po wygaśnięciu wcześniejszej umowy.

Szczególna sytuacja pracowników oświaty

Jeżeli sprawa dotyczy szkoły, placówki oświatowej albo stanowiska kierowniczego, trzeba dodatkowo ustalić, czy dana osoba została zatrudniona jako nauczyciel, pracownik samorządowy, pracownik administracji i obsługi, czy też jest już pracownikiem, któremu powierzono dodatkową funkcję. W stosunku do nauczycieli zastosowanie może mieć ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela, a zgodnie z art. 91c ust. 1 tej ustawy w zakresie spraw wynikających ze stosunku pracy, nieuregulowanych przepisami Karty Nauczyciela, stosuje się przepisy Kodeksu pracy.

Jeżeli osoba została jedynie powołana lub wyznaczona do pełnienia funkcji wicedyrektora, a wcześniej była już zatrudniona w tej samej placówce, problem może dotyczyć nie tyle zawarcia nowej umowy o pracę, ile zmiany zakresu obowiązków, dodatku funkcyjnego, wymiaru zadań i aktu powierzenia stanowiska. Jeżeli natomiast osoba nie była wcześniej pracownikiem placówki, dopuszczenie jej do codziennej pracy kierowniczej bez pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia należy oceniać przez pryzmat art. 29 § 2 Kodeksu pracy.

Podsumowanie

Pracodawca powinien zawrzeć umowę o pracę na piśmie, a jeżeli tego nie zrobił, musi przed dopuszczeniem pracownika do pracy pisemnie potwierdzić podstawowe ustalenia. Termin 7 dni nie usprawiedliwia braku umowy - dotyczy dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia. Dla pracownika najważniejsze jest zabezpieczenie dowodów wykonywania pracy i ustaleń z pracodawcą.

Jeżeli pracodawca nie wydał dokumentów, warto działać pisemnie: wezwać go do potwierdzenia warunków zatrudnienia, zachować dowody pracy i rozważyć skargę do PIP. W razie sporu sąd pracy może ustalić istnienie stosunku pracy, jeżeli faktyczne wykonywanie obowiązków odpowiada przesłankom z art. 22 § 1 Kodeksu pracy.

FAQ

Czy pracodawca ma 7 dni na podpisanie umowy o pracę?

Nie. Art. 29 § 2 Kodeksu pracy wymaga zawarcia umowy na piśmie, a gdy nie zachowano formy pisemnej - potwierdzenia podstawowych ustaleń przed dopuszczeniem do pracy. Termin 7 dni z art. 29 § 3 Kodeksu pracy dotyczy informacji o warunkach zatrudnienia.

Czy brak pisemnej umowy oznacza, że nie jestem pracownikiem?

Nie zawsze. Jeżeli wykonujesz pracę na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie, za wynagrodzeniem, mogą być spełnione przesłanki stosunku pracy z art. 22 § 1 Kodeksu pracy.

Jaka kara grozi pracodawcy za brak potwierdzenia umowy?

Za niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. Wynika to z art. 281 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Czy mogę żądać wynagrodzenia, jeśli nie podpisałem umowy?

Tak, jeżeli praca została faktycznie wykonana. Art. 80 Kodeksu pracy stanowi, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Brak dokumentu nie odbiera prawa do zapłaty za rzeczywiście świadczoną pracę.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia wydania umowy?

Najpierw warto wezwać pracodawcę na piśmie do wydania umowy lub potwierdzenia warunków zatrudnienia. Jeżeli to nie pomoże, można złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo wystąpić do sądu pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Źródła

• Art. 22 § 1 i § 1¹, art. 25¹, art. 29 § 1-3, art. 80, art. 94 pkt 9a i 9b, art. 281 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
• Art. 189 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego.
• Art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.
• Art. 91c ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela.