Apostille na pełnomocnictwie z Izraela do sprzedaży nieruchomości

Czy apostille można dodać w Polsce albo w USA?

Co do zasady nie. Apostille poświadcza autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba podpisująca dokument, oraz ewentualnie tożsamość pieczęci lub stempla na dokumencie publicznym – wynika to z art. 3 ust. 1 Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r.. Apostille wystawia właściwy organ tego państwa, z którego dokument pochodzi.

Jeżeli więc pełnomocnictwo zostało sporządzone przez notariusza w Izraelu, apostille powinien nadać właściwy organ izraelski. Polska nie nada apostille dokumentowi pochodzącemu od zagranicznego notariusza, ponieważ polskie organy nie poświadczają autentyczności podpisów i pieczęci notariuszy zagranicznych. Z tych samych powodów apostille co do zasady nie uzyska Pan również w USA, jeżeli dokument nie pochodzi z USA.

W Polsce Minister Spraw Zagranicznych wydaje apostille dla polskich dokumentów urzędowych na podstawie § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z 20 grudnia 2023 r. w sprawie opłat konsularnych w związku z czynnościami apostille oraz praktyki wynikającej z Konwencji haskiej z 1961 r. W odniesieniu do polskich aktów notarialnych uprzednio znaczenie ma również poświadczenie podpisu i pieczęci notariusza przez właściwy sąd okręgowy, ale ta ścieżka dotyczy wyłącznie dokumentów sporządzonych przez notariuszy działających w Polsce.

Czy apostille na kopii pełnomocnictwa wystarczy?

Najczęściej nie, jeżeli notariusz w Polsce wymaga apostille na oryginale pełnomocnictwa. Trzeba odróżnić dwie rzeczy:

• apostille na samym oryginalnym pełnomocnictwie sporządzonym przez zagranicznego notariusza,
• apostille na odpisie, kopii albo poświadczeniu zgodności kopii z oryginałem.

Apostille nie potwierdza treści dokumentu, lecz autentyczność formalną podpisu i pieczęci na konkretnym dokumencie publicznym. Jeżeli apostille nadano na kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, to poświadczenie dotyczy zwykle podpisu osoby uwierzytelniającej tę kopię, a niekoniecznie samego pierwotnego dokumentu notarialnego w takim zakresie, jakiego oczekuje polski notariusz przy czynności rozporządzającej nieruchomością.

Przy sprzedaży nieruchomości notariusz odpowiada za prawidłowość formy czynności i ocenę dokumentów stanowiących podstawę aktu. Zgodnie z art. 92 § 1 ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, akt notarialny powinien zawierać stwierdzenia niezbędne dla ważności czynności prawnej, a notariusz ma obowiązek czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron zgodnie z art. 80 § 2 i § 3 tej ustawy. Dlatego w praktyce notariusze często żądają apostille na oryginale zagranicznego pełnomocnictwa, a nie na jego kopii.

Dlaczego przy sprzedaży nieruchomości wymagania są surowsze?

Pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej powinno być udzielone w tej samej formie, jaka jest wymagana dla ważności tej czynności – stanowi o tym art. 99 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Z kolei umowa sprzedaży nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności na podstawie art. 158 Kodeksu cywilnego.

W praktyce oznacza to, że pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości w Polsce musi mieć formę odpowiadającą wymaganiom aktu notarialnego. Jeżeli zostało sporządzone za granicą, polski notariusz ocenia, czy dokument zagraniczny daje pewność co do osoby mocodawcy, zakresu umocowania i formy. Stąd znaczenie apostille oraz tłumaczenia przysięgłego.

Jeżeli chce Pan szerzej porównać wymogi dotyczące dokumentów do rozporządzania nieruchomością, warto zobaczyć materiał: pełnomocnictwo do przeniesienia udziału w nieruchomości.

Czy tłumaczenie przysięgłe rozwiązuje problem braku apostille?

Nie. Tłumaczenie przysięgłe jest potrzebne do posługiwania się w Polsce dokumentem sporządzonym w języku obcym, ale nie zastępuje uwierzytelnienia dokumentu zagranicznego, jeżeli jest ono wymagane. Tłumacz przysięgły potwierdza zgodność tłumaczenia z okazanym dokumentem, a nie autentyczność podpisu zagranicznego notariusza.

Podstawę wykonywania tłumaczeń poświadczonych stanowi ustawa z 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego, w szczególności art. 13 tej ustawy. Jednak nawet prawidłowe tłumaczenie nie eliminuje wymogu apostille, jeśli notariusz uznaje je za konieczne dla dokumentu źródłowego.

Czy rozporządzenie UE znosi tu wymóg apostille?

Nie w opisanej sytuacji. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z 6 lipca 2016 r. upraszcza obrót niektórymi dokumentami urzędowymi między państwami członkowskimi UE, ale nie obejmuje dokumentów pochodzących z państw trzecich, takich jak Izrael. Ponadto rozporządzenie dotyczy określonych kategorii dokumentów urzędowych, a nie wszystkich pełnomocnictw notarialnych używanych w obrocie nieruchomościami.

Dlatego w tej sprawie nie można powołać się na unijne uproszczenia w miejsce apostille.

Jakie rozwiązanie jest najbezpieczniejsze w praktyce?

W opisanym stanie faktycznym najbezpieczniejsze są zwykle dwa warianty:

1. Uzyskanie apostille na oryginale izraelskiego pełnomocnictwa – przez właściwy organ w Izraelu, a następnie posługiwanie się tym dokumentem w Polsce wraz z tłumaczeniem przysięgłym.
2. Sporządzenie nowego pełnomocnictwa – od razu w takiej formie i z takimi poświadczeniami, jakich wymaga polski notariusz prowadzący sprzedaż nieruchomości.

Drugi wariant bywa szybszy, jeżeli uzyskanie apostille na wcześniejszym dokumencie jest utrudnione albo termin transakcji jest krótki. W praktyce warto uzgodnić z konkretnym polskim notariuszem dokładną treść pełnomocnictwa, aby obejmowała wszystkie planowane czynności, np. sprzedaż, odbiór ceny, złożenie wniosków wieczystoksięgowych, wydanie nieruchomości lub reprezentację wobec banku.

Nieodwołalne pełnomocnictwo – czy ma to znaczenie?

Samo określenie pełnomocnictwa jako nieodwołalnego nie rozwiązuje problemu braku apostille ani braków formalnych. Kwestia odwołalności pełnomocnictwa wynika z art. 101 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Nawet więc jeżeli pełnomocnictwo ma charakter nieodwołalny, notariusz nadal ocenia, czy dokument jest ważny, wystarczająco uwierzytelniony i nadaje się do użycia przy sprzedaży nieruchomości.

Co zrobić krok po kroku?

Kiedy stanowisko notariusza może zależeć od szczegółów?

Dużo zależy od konkretnego stanu faktycznego: treści pełnomocnictwa, sposobu jego sporządzenia, tego, czy jest to oryginał, wypis czy notarialnie poświadczony odpis, a także od praktyki kancelarii notarialnej prowadzącej czynność. Notariusz może wymagać dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów, jeżeli ma wątpliwości co do formy albo zakresu umocowania.

Jeżeli problem dotyczy także sposobu reprezentacji przy innych czynnościach, pomocny może być materiał: jak uzyskać dostęp do konta bankowego chorego rodzica.

FAQ

Czy polski notariusz może odmówić użycia pełnomocnictwa bez apostille?

Tak, jeżeli uzna, że dokument nie daje wystarczającej pewności co do autentyczności lub formy. Wynika to z obowiązków notariusza z art. 80 § 2 i § 3 ustawy – Prawo o notariacie.

Czy apostille można uzyskać na dokument izraelski w polskim MSZ?

Nie. Apostille wydaje organ państwa pochodzenia dokumentu. Dla dokumentu notarialnego z Izraela właściwy będzie organ izraelski.

Czy apostille na kopii zawsze jest bezwartościowe?

Nie zawsze, ale przy sprzedaży nieruchomości często nie wystarcza. O tym, czy dokument zostanie zaakceptowany, decyduje charakter czynności i ocena notariusza prowadzącego akt.

Czy tłumaczenie przysięgłe zastępuje apostille?

Nie. Tłumaczenie rozwiązuje problem języka dokumentu, a apostille dotyczy uwierzytelnienia formalnego dokumentu publicznego.

Czy lepiej wystawić nowe pełnomocnictwo?

Bardzo często tak, zwłaszcza gdy termin transakcji jest krótki albo nie da się szybko uzyskać apostille na dotychczasowym oryginale.

Źródła

• Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r.
• Art. 99 § 1, art. 101 § 1, art. 158 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.
• Art. 80 § 2 i § 3 oraz art. 92 § 1 ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie.
• Art. 13 ustawy z 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z 6 lipca 2016 r. – w zakresie uproszczeń dla wybranych dokumentów urzędowych między państwami członkowskimi UE.