Wynagrodzenie członka zarządu wspólnoty mieszkaniowej a ZUS

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej i możliwość wyboru osoby spoza grona właścicieli

W opisanej sytuacji chodzi o wspólnotę mieszkaniową, a nie o spółdzielnię mieszkaniową. To rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ zasady wyboru zarządu, jego wynagrodzenia i rozliczeń wynikają przede wszystkim z ustawy o własności lokali.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali, jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego albo kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna. Przepis nie wymaga jednak, aby była to wyłącznie osoba posiadająca lokal w danej wspólnocie, dlatego w zarządzie może znaleźć się także osoba spoza grona właścicieli.

Zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w relacjach z poszczególnymi właścicielami lokali. W zarządzie wieloosobowym oświadczenia woli za wspólnotę składają co do zasady przynajmniej dwaj członkowie zarządu, chyba że w konkretnej sytuacji zastosowanie mają szczególne zasady wynikające z ustawy albo uchwały.

Jak ustalić wynagrodzenie członka zarządu wspólnoty?

Ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej zostało wprost wymienione w art. 22 ust. 3 pkt 1 ustawy o własności lokali jako czynność przekraczająca zakres zwykłego zarządu. Oznacza to, że wynagrodzenie powinno wynikać z uchwały właścicieli lokali. Uchwała powinna możliwie precyzyjnie określać, komu, od kiedy, w jakiej wysokości i za jaki zakres czynności przysługuje wynagrodzenie.

Art. 28 ustawy o własności lokali stanowi, że właściciel lokalu pełniący obowiązki członka zarządu może żądać od wspólnoty wynagrodzenia odpowiadającego uzasadnionemu nakładowi pracy. Ten przepis dotyczy właściciela lokalu. Nie oznacza jednak, że osoba spoza wspólnoty nie może otrzymać wynagrodzenia. W jej przypadku podstawą wypłaty będzie przede wszystkim uchwała właścicieli lokali o wyborze do zarządu i ustaleniu wynagrodzenia.

Wynagrodzenie może mieć postać pieniężną. U właściciela lokalu w praktyce spotyka się również inne formy rozliczenia, na przykład obniżenie albo pokrycie określonych opłat. Trzeba jednak pamiętać, że świadczenie niepieniężne również może powodować skutki podatkowe, jeżeli prowadzi do realnej korzyści majątkowej po stronie członka zarządu.

Czy od wynagrodzenia członka zarządu wspólnoty trzeba odprowadzać składki ZUS?

Jeżeli członek zarządu wspólnoty mieszkaniowej pełni funkcję wyłącznie na podstawie uchwały właścicieli i na tej podstawie otrzymuje wynagrodzenie, nie powstaje tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Nie ma więc podstaw do naliczania składek emerytalnych, rentowych, chorobowych ani wypadkowych.

Nie można różnicować sytuacji członków zarządu wyłącznie według tego, czy są właścicielami lokali. Osoba spoza wspólnoty, wybrana do zarządu uchwałą właścicieli, nie staje się z tego powodu automatycznie zleceniobiorcą ani pracownikiem wspólnoty. Sam fakt pobierania wynagrodzenia za pełnienie funkcji w zarządzie nie wystarcza do powstania obowiązku opłacania składek społecznych.

Inaczej będzie wtedy, gdy oprócz uchwały albo zamiast niej wspólnota zawrze z członkiem zarządu umowę o pracę, umowę-zlecenie, kontrakt menedżerski albo inną umowę o świadczenie usług. Wtedy trzeba ocenić obowiązki składkowe według rodzaju zawartej umowy i faktycznie wykonywanych czynności. Taka umowa może stworzyć odrębny tytuł do ubezpieczeń.

Składka zdrowotna po zmianach od 2022 r.

Od 2022 r. przepisy o ubezpieczeniu zdrowotnym przewidują obowiązek składki zdrowotnej dla osób powołanych do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania oraz prokurentów, jeżeli z tego tytułu pobierają wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu. Ten przepis wywołał w praktyce wątpliwości dotyczące wspólnot mieszkaniowych.

W odniesieniu do wspólnot mieszkaniowych istotne jest jednak oficjalne stanowisko opublikowane przez NFZ, oparte na stanowisku Ministra Zdrowia. Wynika z niego, że pojęcia aktu powołania nie należy utożsamiać z wyborem do pełnienia funkcji członka zarządu we wspólnocie mieszkaniowej. W konsekwencji osoby wybrane do zarządu wspólnoty mieszkaniowej nie posiadają z tego tylko tytułu tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego.

W praktyce oznacza to, że gdy członek zarządu wspólnoty otrzymuje wynagrodzenie wyłącznie na podstawie uchwały o wyborze i uchwały o wynagrodzeniu, wspólnota nie powinna naliczać ani składek społecznych, ani składki zdrowotnej. Trzeba jednak każdorazowo sprawdzić, czy obok funkcji w zarządzie nie istnieje dodatkowy stosunek prawny, na przykład umowa-zlecenie albo umowa o zarządzanie nieruchomością.

Jak rozliczyć wynagrodzenie członka zarządu wspólnoty w PIT?

Wynagrodzenie członka zarządu wspólnoty mieszkaniowej wypłacane na podstawie uchwały nie jest przychodem ze stosunku pracy ani przychodem z działalności wykonywanej osobiście na podstawie umowy-zlecenia. Nie jest też przychodem, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o PIT, ponieważ wspólnota mieszkaniowa nie jest osobą prawną.

Takie wynagrodzenie należy kwalifikować jako przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 i art. 20 ust. 1 ustawy o PIT. Dotyczy to zarówno członka zarządu będącego właścicielem lokalu, jak i osoby spoza wspólnoty, jeżeli podstawą wypłaty jest wyłącznie uchwała wspólnoty.

Wspólnota mieszkaniowa nie pobiera w trakcie roku zaliczek na podatek dochodowy od takiego wynagrodzenia. Ma natomiast obowiązek sporządzić informację PIT-11. Informację przekazuje się urzędowi skarbowemu do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, a podatnikowi do końca lutego. Dawniejsze wskazywanie formularza PIT-8C przy tego rodzaju wynagrodzeniu jest obecnie nieaktualne.

Członek zarządu powinien uwzględnić otrzymany przychód w rocznym zeznaniu podatkowym. Jeżeli wynagrodzenie przybiera postać świadczenia niepieniężnego, na przykład zwolnienia z części opłat, trzeba ustalić wartość tego świadczenia i ocenić, czy powinna zostać wykazana jako przychód.

Czy właściciel lokalu i osoba spoza wspólnoty są rozliczani tak samo?

W zakresie składek ZUS i podatku dochodowego kluczowa jest podstawa wypłaty, a nie sam status członka zarządu. Jeżeli wynagrodzenie wynika wyłącznie z uchwały właścicieli, zasady rozliczenia są co do zasady takie same dla właściciela lokalu i osoby spoza wspólnoty.

Różnica dotyczy przede wszystkim podstawy roszczenia o wynagrodzenie. Właściciel lokalu może powołać się bezpośrednio na art. 28 ustawy o własności lokali i żądać wynagrodzenia odpowiadającego uzasadnionemu nakładowi pracy. Osoba spoza wspólnoty powinna mieć wynagrodzenie jasno przyznane w uchwale, która określa zasady pełnienia funkcji i wypłaty świadczenia.

Kiedy wspólnota powinna zachować szczególną ostrożność?

Ostrożność jest potrzebna zwłaszcza wtedy, gdy członek zarządu poza reprezentowaniem wspólnoty wykonuje stałe czynności administracyjne, księgowe, techniczne albo windykacyjne na podstawie osobnych ustaleń. Jeżeli strony w rzeczywistości wykonują umowę o świadczenie usług, samo nazwanie wypłaty wynagrodzeniem członka zarządu może nie wystarczyć do wyłączenia obowiązków składkowych.

Wątpliwości mogą pojawić się także wtedy, gdy członek zarządu prowadzi działalność gospodarczą i wystawia wspólnocie faktury, gdy wspólnota zawiera z nim dodatkową umowę albo gdy wynagrodzenie obejmuje czynności typowe dla zawodowego zarządcy nieruchomości. W takich sytuacjach należy odrębnie przeanalizować treść uchwał, umów, zakres obowiązków oraz sposób faktycznego wykonywania zadań.

FAQ

Czy członek zarządu wspólnoty musi być właścicielem lokalu?

Nie. Ustawa o własności lokali wymaga, aby członkiem zarządu była osoba fizyczna, ale nie nakazuje, aby była ona właścicielem lokalu w danej wspólnocie. Osoba spoza wspólnoty może zostać wybrana do zarządu uchwałą właścicieli.

Czy od wynagrodzenia członka zarządu spoza wspólnoty trzeba płacić ZUS?

Nie tylko dlatego, że nie jest właścicielem lokalu. Jeżeli pełni funkcję wyłącznie na podstawie uchwały i nie zawarto z nim odrębnej umowy, samo wynagrodzenie z uchwały nie tworzy tytułu do ubezpieczeń społecznych.

Czy po 2022 r. trzeba płacić składkę zdrowotną od wynagrodzenia zarządu wspólnoty?

W przypadku osób wybranych do zarządu wspólnoty mieszkaniowej oficjalne stanowisko NFZ wskazuje, że wybór do zarządu wspólnoty nie jest aktem powołania w rozumieniu art. 66 ust. 1 pkt 35a ustawy zdrowotnej. Samo wynagrodzenie z uchwały nie powinno więc tworzyć tytułu do składki zdrowotnej.

Czy wspólnota pobiera zaliczkę na PIT?

Nie. Wynagrodzenie członka zarządu wspólnoty wypłacane na podstawie uchwały jest kwalifikowane jako przychód z innych źródeł. Wspólnota nie pobiera zaliczki na podatek, ale powinna wystawić PIT-11.

Czy nadal stosuje się PIT-8C?

Nie w typowej sytuacji opisanej w artykule. Obecnie przy przychodach z innych źródeł wypłacanych członkowi zarządu wspólnoty właściwą informacją jest PIT-11. Do urzędu skarbowego przekazuje się ją do końca stycznia, a podatnikowi do końca lutego następnego roku.

Czy trzeba podpisywać umowę z członkiem zarządu?

Nie ma takiej konieczności, jeżeli chodzi wyłącznie o pełnienie funkcji członka zarządu i wynagrodzenie przyznane uchwałą. Podpisanie dodatkowej umowy może jednak zmienić skutki podatkowe i składkowe, dlatego powinno być poprzedzone analizą.

Czy uchwałę o wynagrodzeniu można zaskarżyć?

Tak. Właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę wspólnoty do sądu, jeżeli jest niezgodna z prawem albo umową właścicieli, narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób narusza jego interesy. Termin na zaskarżenie wynosi co do zasady 6 tygodni.

Podsumowanie

Wynagrodzenie członka zarządu wspólnoty mieszkaniowej przyznane na podstawie uchwały właścicieli należy rozliczać tak samo niezależnie od tego, czy członek zarządu jest właścicielem lokalu, czy osobą spoza wspólnoty. Sam wybór do zarządu i samo wynagrodzenie z uchwały nie tworzą co do zasady obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne.

Podatkowo wynagrodzenie stanowi przychód z innych źródeł. Wspólnota nie pobiera zaliczek na PIT, ale sporządza PIT-11 i przekazuje go w ustawowych terminach. Odrębnej analizy wymaga sytuacja, w której obok uchwały istnieje umowa o pracę, zlecenie, kontrakt zarządczy albo inny stosunek prawny, ponieważ wtedy mogą powstać inne obowiązki podatkowe i składkowe.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali - Dz.U. 1994 nr 85 poz. 388
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
4. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz.U. 2004 nr 210 poz. 2135
5. Komunikat NFZ dotyczący członków zarządu wspólnot mieszkaniowych i składki zdrowotnej - NFZ
6. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 maja 2022 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4011.249.2022.2.ASK.