Prowadzenie działalności w cudzym mieszkaniu – najem lub użyczenie

Czy można prowadzić działalność gospodarczą w cudzym mieszkaniu?

Co do zasady tak. Przepisy nie wymagają, aby przedsiębiorca prowadził działalność wyłącznie we własnym lokalu. Potrzebny jest jednak skuteczny tytuł prawny do korzystania z mieszkania, np. umowa najmu albo umowa użyczenia. W praktyce dokument powinien wyraźnie przewidywać, że lokal lub jego część może być wykorzystywana do działalności gospodarczej.

Ma to znaczenie nie tylko cywilne, ale też podatkowe i organizacyjne. Adres ten może być wskazany we wpisie do CEIDG jako adres do doręczeń, główne miejsce wykonywania działalności albo dodatkowe stałe miejsce wykonywania działalności, jeżeli odpowiada to rzeczywistemu stanowi.

Jeżeli lokal znajduje się we wspólnocie lub spółdzielni, trzeba jeszcze sprawdzić, czy rodzaj działalności nie narusza sposobu korzystania z lokalu, porządku domowego albo przepisów technicznych. Inaczej należy ocenić pracę biurową przy komputerze, a inaczej działalność z ruchem klientów, magazynowaniem towaru czy świadczeniem usług uciążliwych.

Najem czy użyczenie – najważniejsze różnice

Najem jest umową odpłatną. Zgodnie z art. 659 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania, a najemca płaci umówiony czynsz. Użyczenie jest natomiast nieodpłatne. Zgodnie z art. 710 Kodeksu cywilnego użyczający zezwala biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu rzeczy.

Jeżeli rozważasz, czy lepiej zawrzeć najem czy użyczenie nieruchomości, trzeba porównać nie tylko wysokość obciążeń podatkowych, ale też bezpieczeństwo dowodowe i realny sposób korzystania z lokalu.

Koszty najmu w działalności gospodarczej

Podstawową regułę zawiera art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wskazanych w art. 23 tej ustawy.

To oznacza, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów czynsz najmu i opłaty za media, ale tylko w takim zakresie, w jakim lokal faktycznie służy działalności. Jeżeli mieszkanie jest używane jednocześnie prywatnie i firmowo, należy przyjąć racjonalny, możliwy do obrony podział, najczęściej według powierzchni wykorzystywanej na działalność albo rzeczywistego sposobu używania.

Najbezpieczniej, aby z umowy wynikało:

• że właściciel zgadza się na prowadzenie działalności w lokalu,
• jaka część lokalu jest wykorzystywana na cele firmowe, jeśli lokal ma funkcję mieszaną,
• jak rozliczane są czynsz, opłaty administracyjne i media,
• czy przedsiębiorca może oznaczyć lokal jako miejsce wykonywania działalności.

Przy lokalu mieszanym nie ma podstaw, aby automatycznie zaliczać do kosztów 100% czynszu tylko dlatego, że firma jest zarejestrowana pod tym adresem. Sam wpis do CEIDG nie przesądza jeszcze o pełnym związku wydatku z działalnością.

Najem częściowo na cele mieszkaniowe, częściowo na firmę

To rozwiązanie jest dopuszczalne i w praktyce bardzo częste. Jeśli np. jeden pokój służy wyłącznie jako biuro, a reszta lokalu ma funkcję mieszkalną, do kosztów można co do zasady zaliczać odpowiednią część czynszu i kosztów eksploatacyjnych. Trzeba jednak zachować spójność między umową, opisem lokalu, dokumentami księgowymi i rzeczywistym wykorzystaniem mieszkania.

W takim układzie:

• część „firmowa” może stanowić koszt podatkowy, jeśli spełnia warunki z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT,
• część „mieszkaniowa” co do zasady nie jest kosztem firmowym, bo ma charakter prywatny,
• media można rozliczać proporcjonalnie, o ile przedsiębiorca potrafi wykazać związek z działalnością i wysokość przypadającej części wydatku.

Nie ma ogólnego przepisu nakazującego przepisanie liczników na przedsiębiorcę. Istotniejsze jest prawidłowe udokumentowanie wydatku. W praktyce mogą to być faktury wystawione na właściciela, jeśli z umowy wynika obowiązek ich zwrotu przez najemcę, a przedsiębiorca dysponuje dowodem poniesienia wydatku i zasadą rozliczenia. Im bardziej pośredni dokument, tym większe znaczenie ma spójna dokumentacja.

Najem całego mieszkania na cele gospodarcze

Jeżeli umowa przewiduje, że lokal jest oddany wyłącznie na cele działalności gospodarczej, wtedy co do zasady całość czynszu może być związana z działalnością. Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca faktycznie także tam mieszka. W takim przypadku stan faktyczny może przeczyć treści umowy i osłabiać możliwość rozliczania pełnych kosztów.

Jeżeli lokal ma w praktyce funkcję mieszaną, bezpieczniej od razu to odzwierciedlić w umowie i w rozliczeniach. Pozwala to ograniczyć ryzyko zakwestionowania kosztów przez urząd skarbowy.

Jak rozlicza się właściciel wynajmujący mieszkanie przedsiębiorcy?

Po stronie właściciela przychód z najmu prywatnego jest obecnie co do zasady opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Wynika to z art. 2 ust. 1a oraz art. 6 ust. 1a ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Stawki ryczałtu dla najmu prywatnego określa art. 12 ust. 1 pkt 4 tej ustawy: 8,5% do kwoty 100 000 zł przychodów rocznie i 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę.

Nie ma już aktualności pogląd, że „część mieszkalna” najmu na cele mieszkaniowe właściciela jest opodatkowana stawką 0. Sam przychód z najmu prywatnego co do zasady podlega opodatkowaniu ryczałtem, niezależnie od tego, czy najemca mieszka w lokalu, prowadzi tam biuro czy łączy obie funkcje. Znaczenie ma przede wszystkim to, czy mamy do czynienia z najmem prywatnym, czy z najmem wykonywanym w ramach działalności gospodarczej właściciela.

Od strony VAT warto pamiętać, że zwolnienie dla wynajmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe wynika z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jeżeli jednak lokal lub jego część jest wynajmowana na cele działalności gospodarczej, ocena VAT może być inna i zależy od konkretnego modelu najmu.

Zobacz również:

Umowa użyczenia cudzego mieszkania a działalność

Użyczenie regulują art. 710–719 Kodeksu cywilnego. Umowa może być zawarta także dla lokalu mieszkalnego wykorzystywanego przez przedsiębiorcę. Sama cywilna skuteczność użyczenia nie oznacza jednak neutralności podatkowej po stronie korzystającego.

W działalności gospodarczej kluczowy jest art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT. Za przychód z działalności gospodarczej uważa się również wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2–2b ustawy o PIT, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1 pkt 125. W praktyce oznacza to, że nieodpłatne korzystanie z cudzego lokalu może generować przychód podatkowy po stronie przedsiębiorcy.

Wyjątek przewidziany w art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT dotyczy wartości świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu ustawy o podatku od spadków i darowizn. Jeżeli więc użyczającym jest osoba obca, zwolnienie co do zasady nie ma zastosowania.

Wartość przychodu ustala się według zasad z art. 11 ust. 2a ustawy o PIT, a więc przy świadczeniach polegających na udostępnieniu lokalu co do zasady według cen rynkowych stosowanych przy udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu, stopnia zużycia, czasu i miejsca udostępnienia.

To właśnie dlatego użyczenie od osoby niespokrewnionej bywa podatkowo mniej korzystne niż odpłatny najem. Przedsiębiorca nie płaci czynszu, ale może uzyskać przychód z nieodpłatnego świadczenia.

Czy przy użyczeniu można wydzielić część mieszkalną i część firmową?

Tak, umownie jest to możliwe. Taki podział może mieć znaczenie porządkowe i dowodowe, ale nie eliminuje automatycznie problemu przychodu z nieodpłatnego świadczenia. Jeżeli przedsiębiorca bezpłatnie korzysta z części lokalu na potrzeby firmy, to właśnie ta część może generować przychód według wartości rynkowej.

Z kolei opłacane przez przedsiębiorcę zwykłe koszty używania rzeczy, do których odwołuje się art. 713 Kodeksu cywilnego, np. media czy drobne opłaty eksploatacyjne, nie zastępują z zasady czynszu najmu. Sam fakt ponoszenia takich kosztów nie zmienia użyczenia w odpłatny najem.

Więcej o relacji między prawem do korzystania z lokalu a możliwością jego dalszego oddania innym osobom przeczytasz w materiale: użyczenie i podnajem.

Czy właściciel przy użyczeniu musi wykazywać przychód?

Co do zasady samo nieodpłatne użyczenie własnego mieszkania nie powoduje po stronie właściciela powstania przychodu w PIT. Podatkowy ciężar najczęściej pojawia się po stronie biorącego do używania, jeżeli korzysta z nieodpłatnego świadczenia i nie działa zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT.

Inaczej trzeba oceniać sytuacje, w których pod pozorem użyczenia strony w rzeczywistości dokonują odpłatnych rozliczeń albo świadczeń wzajemnych. Wtedy organ podatkowy może badać rzeczywistą treść stosunku prawnego, a nie samą nazwę umowy.

Gdy właściciel użycza mieszkanie córce, a córka zawiera umowę z przedsiębiorcą

Tutaj decydują szczegóły. Jeżeli właściciel użyczył lokal córce i zezwolił jej na dalsze oddanie lokalu innej osobie, trzeba sprawdzić, czy córka ma prawo zawrzeć najem albo dalsze użyczenie. Bez takiego uprawnienia mogłaby naruszać treść stosunku użyczenia.

Jeżeli córka zawiera z przedsiębiorcą umowę najmu we własnym imieniu i jest do tego uprawniona, to co do zasady ona uzyskuje przychód z najmu. Jeżeli natomiast zawiera z przedsiębiorcą umowę użyczenia, po jej stronie z reguły nie powstaje przychód tylko z samego użyczenia, ale po stronie przedsiębiorcy może powstać przychód z nieodpłatnego świadczenia.

W takim układzie trzeba też ocenić, czy córka działa we własnym imieniu, czy w imieniu właściciela, oraz jaki dokładnie zakres uprawnień dostała od właściciela. Bez tego nie da się bezpiecznie wskazać jednego modelu rozliczeń dla każdej sprawy.

Podatek od nieruchomości przy prowadzeniu firmy w mieszkaniu

To osobny temat od PIT. Podatek od nieruchomości reguluje ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych. Zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 3 tej ustawy za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uważa się co do zasady te będące w posiadaniu przedsiębiorcy, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie. Jednocześnie przy lokalach mieszkalnych znaczenie ma to, czy część lokalu jest faktycznie zajęta na prowadzenie działalności gospodarczej.

W praktyce samo wpisanie adresu mieszkania do CEIDG nie zawsze powoduje automatycznie zastosowanie wyższej stawki podatku od nieruchomości. Duże znaczenie ma faktyczny sposób wykorzystania lokalu. Inaczej może być ocenione okazjonalne wykonywanie pracy biurowej w mieszkaniu, a inaczej wyodrębnienie części lokalu na gabinet, punkt usługowy czy miejsce przyjmowania klientów.

Jeżeli lokal lub jego część jest faktycznie zajęta na działalność, właściciel może mieć obowiązek złożenia informacji lub deklaracji na podatek od nieruchomości według zasad obowiązujących w danej gminie. Stawki ustala rada gminy w granicach limitów ustawowych.

Jak przygotować umowę, żeby ograniczyć ryzyko?

Niezależnie od tego, czy wybierzesz najem, czy użyczenie, w umowie warto precyzyjnie opisać:

• strony umowy i tytuł prawny oddającego lokal,
• adres lokalu i jego powierzchnię,
• czy lokal jest przeznaczony na cele mieszkalne, gospodarcze czy mieszane,
• czy przedsiębiorca ma prawo wskazać ten adres w CEIDG,
• czy może odbierać tam korespondencję i oznaczyć miejsce wykonywania działalności,
• jak rozliczane są czynsz, opłaty administracyjne, media i kaucja,
• czy dopuszczalny jest podnajem lub dalsze użyczenie,
• zasady wypowiedzenia i odpowiedzialności za szkody.

Brak takich zapisów często powoduje problemy nie tylko przy rozliczeniach podatkowych, ale też przy sporach z właścicielem, wspólnotą albo urzędem.

FAQ

Czy do rejestracji firmy w cudzym mieszkaniu potrzebna jest zgoda właściciela?

W praktyce tak, ponieważ przedsiębiorca powinien mieć tytuł prawny do korzystania z adresu i możliwość używania lokalu zgodnie z celem wpisanym do CEIDG. Najlepiej, aby zgoda wynikała wprost z umowy najmu albo użyczenia.

Czy można mieszkać w lokalu wynajętym na działalność gospodarczą?

Jeżeli umowa przewiduje wyłącznie cel gospodarczy, faktyczne zamieszkiwanie może być sprzeczne z jej treścią i komplikować rozliczenia podatkowe. Przy funkcji mieszanej bezpieczniej jest opisać to w umowie od razu.

Czy media muszą być wystawiane na firmę?

Nie zawsze. Najważniejsze jest, aby przedsiębiorca mógł wykazać, że faktycznie poniósł wydatek związany z działalnością, oraz znał zasady jego rozliczenia z właścicielem. Im lepsza dokumentacja, tym mniejsze ryzyko sporu z organem podatkowym.

Czy przy użyczeniu od obcej osoby zawsze powstaje przychód?

Co do zasady tak, jeśli przedsiębiorca nieodpłatnie korzysta z lokalu na potrzeby działalności i nie działa zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT. Wysokość przychodu zależy od rynkowej wartości takiego świadczenia.

Czy prowadzenie firmy w mieszkaniu zawsze podnosi podatek od nieruchomości?

Nie zawsze. Znaczenie ma przede wszystkim faktyczne zajęcie części lokalu na działalność, a nie sam adres wpisany do CEIDG. W sprawach granicznych warto sprawdzić praktykę gminy i stan faktyczny lokalu.

Źródła

• art. 659 § 1, art. 710–719, w tym art. 713 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 11 ust. 2–2b, art. 14 ust. 2 pkt 8, art. 21 ust. 1 pkt 125, art. 22 ust. 1, art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• art. 2 ust. 1a, art. 6 ust. 1a, art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
• art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych