Błędy w sprawozdaniu finansowym i sprawozdaniu z działalności spółki z o.o.

Czy można poprawić sprawozdanie przed zgromadzeniem wspólników?

Tak. Jeżeli przed zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego albo sprawozdania z działalności spółki z o.o. ujawniono błąd, nieścisłość lub omyłkę, właściwym rozwiązaniem jest poprawienie dokumentu i przedstawienie do zatwierdzenia wersji prawidłowej. Dotyczy to zarówno błędów rachunkowych, jak i błędnych opisów, mylnych porównań rok do roku czy nieprawidłowych danych liczbowych.

Podstawą jest przede wszystkim art. 54 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, zgodnie z którym jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach mających istotny wpływ na to sprawozdanie, powinna odpowiednio zmienić to sprawozdanie oraz dokonać odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie dotyczy. Przepis ten odnosi się wprost do sprawozdania finansowego, ale w praktyce ta sama zasada rzetelności wymaga skorygowania także sprawozdania z działalności, jeżeli zawiera ono błędne dane.

Obowiązek rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej jednostki wynika z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z kolei sprawozdanie z działalności powinno być spójne ze sprawozdaniem finansowym i przedstawiać istotne informacje o stanie spółki zgodnie z art. 49 ust. 2 i ust. 2a ustawy o rachunkowości.

Termin sporządzenia sprawozdania i data podpisu po korekcie

Obecnie roczne sprawozdanie finansowe sporządza się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, co wynika z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dla większości spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 31 marca następnego roku.

Jeżeli pierwotna wersja została sporządzona w terminie, a następnie przed zatwierdzeniem poprawiono dokument i podpisano wersję skorygowaną z późniejszą datą, nie oznacza to automatycznie, że spółka w ogóle nie sporządziła sprawozdania w terminie. Kluczowe jest jednak, aby dało się wykazać, że pierwotne sporządzenie rzeczywiście nastąpiło w ustawowym czasie, a późniejsza wersja była korektą dokumentu przed jego zatwierdzeniem.

W praktyce warto zachować porządek dokumentacyjny: wersję pierwotną, informację o przyczynie korekty, daty podpisów i wersję ostateczną przedstawioną wspólnikom. Ma to znaczenie dowodowe, gdyby pojawiły się pytania o dochowanie terminu z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Jeżeli interesuje Cię także relacja między zatwierdzeniem dokumentów a uchwałami wspólników, zobacz również: sprawozdanie finansowe spółki.

Kto podpisuje poprawione dokumenty elektroniczne?

Roczne sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje podpisem zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości. Z kolei zasady podpisu określa art. 52 ust. 2 tej ustawy: sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki, a gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Podpis zawiera datę jego złożenia.

Jeżeli więc poprawiana jest treść rocznego sprawozdania finansowego, należy ponownie podpisać poprawioną wersję zgodnie z aktualnymi zasadami podpisu. W zależności od stanu faktycznego może to wymagać podpisu wszystkich członków zarządu albo zastosowania procedury odmowy podpisu wraz z uzasadnieniem przewidzianej w art. 52 ust. 2 zdania dalsze ustawy o rachunkowości.

Sprawozdanie z działalności również składa się elektronicznie przy zgłoszeniu dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Ponieważ jest to dokument zarządu, w praktyce powinien on zostać podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji lub osoby dokonujące zgłoszenia zgodnie z zasadami systemu teleinformatycznego. Jeżeli poprawiana jest treść sprawozdania z działalności, bezpiecznym rozwiązaniem jest podpisanie poprawionej, ostatecznej wersji przez cały zarząd.

Czy każdy błąd wymaga korekty?

W praktyce taką decyzję należy oceniać rozsądnie. Nie każdy drobny błąd techniczny będzie miał znaczenie dla obrazu sytuacji spółki, ale pozostawianie znanej omyłki w dokumencie przedstawianym wspólnikom nie jest dobrym rozwiązaniem. Jeżeli błąd powoduje niezgodność danych, mylny opis trendu, nieprawidłowe porównanie do poprzedniego roku albo może wprowadzać w błąd odbiorcę dokumentu, należy go poprawić.

Przy sprawozdaniu finansowym dodatkowo trzeba pamiętać o art. 4 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, które wymagają rzetelności i bezbłędności danych księgowych. Z kolei art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność karną za sporządzenie sprawozdania finansowego albo sprawozdania z działalności niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w nich nierzetelnych danych.

Jeżeli spółka podlega badaniu przez biegłego rewidenta, a błąd ujawniono po przekazaniu dokumentów do badania, trzeba również uwzględnić obowiązek powiadomienia biegłego rewidenta wynikający z art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Co zatwierdza zgromadzenie wspólników?

Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, zgodnie z art. 231 § 1 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych. Przedmiotem obrad powinno być m.in. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, o czym stanowi art. 231 § 2 pkt 1 Kodeksu spółek handlowych.

To oznacza, że wspólnicy powinni zatwierdzić już wersję poprawioną, a nie dokument zawierający znane błędy. Uchwały dotyczą więc dokumentów ostatecznych. Na tym samym zgromadzeniu podejmuje się zwykle uchwałę o podział zysku albo pokryciu straty na podstawie art. 231 § 2 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych.

Co złożyć do KRS po zatwierdzeniu?

Po zatwierdzeniu dokumentów kierownik jednostki składa je do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Obowiązek złożenia wynika z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Co do zasady należy to zrobić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

W przypadku spółki z o.o. do RDF składa się przede wszystkim:

Do KRS nie składa się wersji błędnej i poprawionej równolegle jako dwóch obowiązujących dokumentów rocznych. Składa się dokumenty ostateczne, które zostały zatwierdzone. Jeżeli jednak po zatwierdzeniu okaże się, że do systemu wgrano nie ten plik, problem trzeba ocenić indywidualnie pod kątem ponownego zgłoszenia albo dalszych czynności korygujących.

Zobacz również: odwołanie lub zmiana uchwały w spółce z o.o.

Sprawozdanie finansowe a sprawozdanie z działalności – ważne rozróżnienie

W praktyce często myli się te dwa dokumenty. To istotne, bo mają odrębne podstawy prawne i częściowo inne zasady sporządzania.

Jeżeli błąd występuje tylko w opisie zarządu, a nie w samym sprawozdaniu finansowym, korekta może dotyczyć tylko sprawozdania z działalności. Jeżeli jednak opis w sprawozdaniu z działalności jest niespójny z liczbami ze sprawozdania finansowego, warto sprawdzić oba dokumenty równocześnie.

Konsekwencje pozostawienia błędu bez poprawy

Najpoważniejsze ryzyko to pozostawienie w dokumentach rocznych danych nierzetelnych. Jak wskazuje art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do sporządzenia sprawozdania finansowego albo sprawozdania z działalności niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych, podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Trzeba jednak rozróżnić dwie sytuacje. Co innego nieumyślna omyłka szybko poprawiona przed zatwierdzeniem, a co innego świadome pozostawienie błędnych danych albo brak reakcji mimo ich wykrycia. Dla oceny odpowiedzialności znaczenie ma konkretny stan faktyczny, skala błędu, jego wpływ na treść dokumentów i zachowanie osób odpowiedzialnych.

FAQ

Czy poprawienie pliku po 31 marca oznacza przekroczenie terminu?

Nie zawsze. Jeżeli pierwotne roczne sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w terminie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, późniejsza korekta przed zatwierdzeniem nie musi oznaczać, że obowiązek sporządzenia nie został wykonany. Trzeba jednak zachować dowody sporządzenia pierwotnej wersji w terminie.

Czy trzeba tworzyć nowy plik i podpisać go od początku?

Tak, jeżeli zmieniana jest treść dokumentu elektronicznego, bezpieczną praktyką jest przygotowanie poprawionej wersji i złożenie podpisów pod tą właśnie wersją. Podpis dotyczy konkretnej treści dokumentu.

Czy wspólnikom można pokazać poprawioną wersję tuż przed zgromadzeniem?

Co do zasady tak, ale warto zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem organizacyjnym. Najważniejsze jest, aby zgromadzenie rozpatrywało i zatwierdzało wersję prawidłową, a nie dokument zawierający znany błąd.

Co jeśli błąd wykryto dopiero po zatwierdzeniu?

Wtedy sytuację ocenia się już na podstawie art. 54 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości. Sposób ujęcia skutków zależy od tego, czy błąd jest istotny, którego roku dotyczy i czy trzeba korygować dane porównawcze oraz dalsze dokumenty. Taki przypadek wymaga odrębnej analizy.

Czy do KRS wysyła się także wersję błędną?

Nie. Co do zasady składa się dokumenty ostateczne i zatwierdzone. Wersja błędna może pozostać jedynie w wewnętrznej dokumentacji spółki jako ślad przebiegu prac nad dokumentami.

Źródła

• art. 4 ust. 1, art. 24 ust. 2, art. 45 ust. 1f, art. 49 ust. 2 i 2a, art. 52 ust. 1 i 2, art. 54 ust. 1-3, art. 69 ust. 1, art. 77 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości
• art. 231 § 1 i § 2 pkt 1-2 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych