Pełnomocnictwo do podpisania aktu darowizny nieruchomości

Czy można podpisać akt darowizny przez pełnomocnika?

Tak. Jeżeli ma Pan lub Pani otrzymać w darowiźnie nieruchomość w Polsce, a przebywa za granicą, nie trzeba co do zasady przyjeżdżać do Polski wyłącznie po to, aby podpisać akt notarialny. Obdarowany może ustanowić pełnomocnika, który złoży w jego imieniu oświadczenie o przyjęciu darowizny i podpisze akt notarialny przed polskim notariuszem.

Darowizna jest umową, a więc wymaga zgodnych oświadczeń dwóch stron: darczyńcy i obdarowanego. Zgodnie z art. 888 Kodeksu cywilnego darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia kosztem swojego majątku. W przypadku nieruchomości szczególne znaczenie mają również art. 890 K.c. oraz art. 158 K.c., ponieważ przeniesienie własności nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego.

Oświadczenia stron nie zawsze muszą być złożone jednocześnie. W praktyce darowizna nieruchomości najczęściej jest jednak sporządzana w jednym akcie notarialnym, w którym darczyńca daruje nieruchomość, a obdarowany przyjmuje darowiznę. Jeżeli obdarowany nie może być obecny, jego oświadczenie może złożyć pełnomocnik.

Jaka forma pełnomocnictwa jest potrzebna?

Zwykłe pisemne upoważnienie nie wystarczy. Zgodnie z art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest forma szczególna, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Skoro darowizna nieruchomości wymaga aktu notarialnego, pełnomocnictwo do jej przyjęcia także powinno być udzielone w formie aktu notarialnego.

Pełnomocnictwo powinno być precyzyjne. W praktyce warto, aby wskazywało co najmniej:

• dane mocodawcy, czyli osoby, która ma otrzymać darowiznę,
• dane pełnomocnika, który podpisze akt notarialny w Polsce,
• dane darczyńcy, np. ojca, matki albo innej osoby przekazującej nieruchomość,
• opis nieruchomości, w tym adres, numer księgi wieczystej i ewentualnie numer działki,
• uprawnienie do przyjęcia darowizny i podpisania aktu notarialnego,
• uprawnienie do składania wniosków wieczystoksięgowych i podpisania oświadczeń wymaganych przez notariusza,
• uprawnienie do odbioru dokumentów, wypisów aktu i korespondencji związanej z czynnością.

Jeżeli darowizna ma obejmować dodatkowe postanowienia, np. ustanowienie służebności mieszkania, polecenie, przejęcie określonych obowiązków albo złożenie dodatkowych oświadczeń podatkowych, pełnomocnictwo powinno uwzględniać także te elementy. Zbyt ogólne pełnomocnictwo może zostać zakwestionowane przez notariusza.

Pełnomocnictwo do darowizny sporządzone za granicą

Jeżeli pełnomocnictwo do darowizny nieruchomości ma zostać podpisane za granicą, kluczowe jest zachowanie formy pozwalającej użyć dokumentu przy polskim akcie notarialnym. W zależności od państwa mogą być potrzebne apostille albo legalizacja oraz tłumaczenie przysięgłe.

Najbezpieczniej przed wizytą u zagranicznego notariusza uzgodnić projekt z notariuszem w Polsce, który będzie sporządzał akt darowizny. W tym artykule istotny jest przede wszystkim zakres umocowania do darowizny; ogólne zasady pełnomocnictwa sporządzonego za granicą omawiamy szerzej w podlinkowanym wyżej materiale.

Czy pełnomocnictwo można sporządzić w polskim konsulacie?

Teoretycznie jest to możliwe, ale obecnie trzeba ująć tę możliwość ostrożniej niż w starszych poradach. Podstawą nie jest już dawna ustawa o funkcjach konsulów, lecz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. — Prawo konsularne.

Zgodnie z art. 28 Prawa konsularnego konsul może wykonywać niektóre czynności notarialne, m.in. poświadczać własnoręczność podpisu, sporządzać i poświadczać odpisy, wypisy i kopie dokumentów oraz przyjmować oświadczenia. Natomiast sporządzenie aktu notarialnego przez konsula wymaga pisemnego upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, udzielonego na wniosek ministra właściwego do spraw zagranicznych.

To oznacza, że nie każda placówka konsularna sporządzi od ręki akt notarialny obejmujący pełnomocnictwo do przyjęcia darowizny nieruchomości. Przed umówieniem wizyty należy skontaktować się z właściwym konsulatem i zapytać, czy w danej sprawie możliwe jest sporządzenie aktu notarialnego, jakie dokumenty trzeba przedstawić i jaki jest czas oczekiwania.

Samo poświadczenie podpisu przez konsula może być niewystarczające, jeżeli polski notariusz wymaga pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego. Dlatego należy odróżnić poświadczenie podpisu od sporządzenia aktu notarialnego.

Jak wygląda procedura w praktyce?

Najbezpieczniej działać w następującej kolejności. Najpierw należy wybrać notariusza w Polsce, który będzie sporządzał akt darowizny, i poprosić go o projekt albo listę wymagań dotyczących pełnomocnictwa. Następnie trzeba przygotować dokument za granicą w wymaganej formie, uzyskać apostille albo legalizację, jeżeli jest potrzebna, oraz zapewnić tłumaczenie przysięgłe.

Po przesłaniu oryginału pełnomocnictwa do Polski notariusz powinien sprawdzić dokument przed terminem aktu. Dopiero wtedy warto umawiać darczyńcę i pełnomocnika na podpisanie umowy darowizny.

Pełnomocnik powinien mieć przy sobie dokument tożsamości, oryginał pełnomocnictwa, a także inne dokumenty wskazane przez notariusza, np. odpis księgi wieczystej, dokumenty dotyczące podstawy nabycia nieruchomości przez darczyńcę, zaświadczenia podatkowe albo dokumenty geodezyjne, jeżeli są potrzebne w konkretnej sprawie.

Podatek od darowizny od rodzica

Jeżeli darczyńcą jest ojciec, matka lub inna osoba z najbliższej rodziny, należy uwzględnić również skutki podatkowe. Darowizna od rodzica na rzecz dziecka może korzystać ze zwolnienia w podatku od spadków i darowizn, ale warunki zwolnienia zależą od relacji rodzinnej i sposobu udokumentowania nabycia.

Przy darowiźnie nieruchomości sporządzanej w formie aktu notarialnego obowiązki podatkowe są zwykle obsługiwane przez notariusza. W takiej sytuacji nabycia nie zgłasza się samodzielnie na formularzu SD-Z2, ponieważ darowizna jest dokonana w akcie notarialnym. Mimo to warto przed podpisaniem aktu upewnić się u notariusza, jakie dokumenty podatkowe będą potrzebne i czy w danej sytuacji można zastosować zwolnienie.

Odwołanie albo ograniczenie pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo można odwołać, chyba że z treści pełnomocnictwa i stosunku prawnego będącego jego podstawą wynika coś innego. Odwołanie powinno być dokonane w sposób pozwalający wykazać, że pełnomocnik i osoby uczestniczące w czynności wiedziały o cofnięciu umocowania. W sprawach notarialnych warto niezwłocznie poinformować notariusza, darczyńcę i pełnomocnika.

Jeżeli dokument pełnomocnictwa zaginął albo nie ma Pan lub Pani pewności, jaki był jego zakres, trzeba działać szczególnie ostrożnie. Pomocne może być omówienie zasad postępowania w sprawie takiej jak zagubione pełnomocnictwo.

FAQ

Czy obdarowany musi być osobiście obecny przy akcie darowizny nieruchomości?

Nie. Obdarowany może działać przez pełnomocnika, o ile pełnomocnictwo ma prawidłową formę i odpowiedni zakres. Przy darowiźnie nieruchomości pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie aktu notarialnego.

Czy wystarczy zwykłe pisemne upoważnienie?

Nie. Zwykłe upoważnienie pisemne albo skan dokumentu nie wystarczy do podpisania aktu darowizny nieruchomości. Notariusz będzie wymagał oryginału pełnomocnictwa w wymaganej formie.

Czy pełnomocnictwo sporządzone za granicą zawsze wymaga apostille?

Nie zawsze. Apostille stosuje się w państwach będących stronami Konwencji haskiej. Jeżeli dokument pochodzi z państwa, które nie uczestniczy w tym systemie, konieczna może być legalizacja. Warto też sprawdzić, czy konkretna umowa międzynarodowa nie przewiduje uproszczeń.

Czy apostille załatwia wszystkie formalności?

Nie. Apostille potwierdza urzędowy charakter dokumentu, ale nie przesądza, że treść pełnomocnictwa odpowiada wymogom polskiego prawa i praktyce notarialnej. Treść dokumentu powinien wcześniej zaakceptować notariusz w Polsce.

Czy konsul może sporządzić pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego?

Może, ale tylko w warunkach określonych w Prawie konsularnym. Sporządzenie aktu notarialnego przez konsula wymaga pisemnego upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, dlatego przed wizytą trzeba potwierdzić możliwość dokonania takiej czynności w konkretnej placówce.

Czy po darowiźnie od ojca trzeba składać SD-Z2?

Przy darowiźnie nieruchomości dokonanej w formie aktu notarialnego zgłoszenie SD-Z2 co do zasady nie jest składane samodzielnie przez obdarowanego, ponieważ czynność jest objęta aktem notarialnym. Warto jednak przed podpisaniem aktu potwierdzić u notariusza warunki zwolnienia podatkowego i wymagane dokumenty.

Podsumowanie

Osoba przebywająca za granicą może przyjąć darowiznę nieruchomości w Polsce przez pełnomocnika. Kluczowe jest jednak nie samo wskazanie zaufanej osoby, lecz prawidłowe przygotowanie pełnomocnictwa. Przy darowiźnie nieruchomości powinno ono mieć formę aktu notarialnego, dokładnie określać zakres umocowania i być zaakceptowane przez polskiego notariusza przed podpisaniem umowy.

Jeżeli pełnomocnictwo powstaje za granicą, trzeba zadbać o apostille albo legalizację, tłumaczenie przysięgłe oraz zgodność treści z polskimi wymogami. Możliwość skorzystania z konsula należy każdorazowo potwierdzić, bo sporządzenie aktu notarialnego przez konsula wymaga szczególnej procedury.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny, w szczególności art. 95, art. 99, art. 158, art. 888 i art. 890 — Dz.U. 2025 poz. 1071.
2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. — Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 1138 — Dz.U. 2024 poz. 1568.
3. Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. — Prawo konsularne, w szczególności art. 28 i art. 29 — Dz.U. 2026 poz. 711.
4. Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r. — tekst konwencji HCCH.
5. Informacje Ministerstwa Spraw Zagranicznych dotyczące apostille — gov.pl.