Spóźniony PIT-28 i zaległy ryczałt od najmu

Jak obecnie rozlicza się najem prywatny?

Najem prywatny, czyli najem wykonywany poza działalnością gospodarczą, jest obecnie rozliczany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Oznacza to, że podatek płaci się od przychodu, a nie od dochodu. Co do zasady nie odlicza się więc kosztów remontu, wyposażenia, amortyzacji, prowizji pośrednika czy odsetek od kredytu.

Stawka ryczałtu dla przychodów z najmu prywatnego wynosi 8,5% do kwoty 100 000 zł przychodu rocznie oraz 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł. Jeżeli nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków i spełnione są warunki opodatkowania całości przychodu przez jednego z nich, limit dla stawki 8,5% może wynosić 200 000 zł. Więcej o tym, kiedy najem pozostaje poza działalnością gospodarczą i jak działa najem prywatny w ryczałcie, opisujemy w osobnym opracowaniu.

Jeżeli wynajem ma cechy działalności gospodarczej, obejmuje usługi zakwaterowania albo jest prowadzony w ramach firmy, rozliczenie może wymagać dodatkowej analizy. Wtedy znaczenie mają nie tylko przepisy o ryczałcie, ale też faktyczny sposób zorganizowania najmu, liczba lokali, zakres usług i powtarzalność działań.

Terminy wpłaty ryczałtu i złożenia PIT-28

Podatnik, który osiąga przychody z najmu prywatnego opodatkowane ryczałtem, powinien samodzielnie obliczać należny ryczałt i wpłacać go na swój mikrorachunek podatkowy. Przy rozliczeniu miesięcznym podatek za dany miesiąc wpłaca się do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia następnego roku.

W niektórych przypadkach możliwe jest rozliczanie ryczałtu kwartalnie. Wtedy płatność za kwartał następuje do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale, a za ostatni kwartał roku do 20 stycznia następnego roku. O wyborze kwartalnego rozliczenia informuje się w zeznaniu rocznym.

Zeznanie PIT-28 składa się od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Jeżeli zeznanie zostanie złożone przed 15 lutego, uważa się je za złożone 15 lutego. Sam fakt wcześniejszej wpłaty ryczałtu za grudzień nie jest błędem, o ile przelew został prawidłowo opisany i zaliczony na właściwe zobowiązanie.

Zaokrąglanie podatku i odsetek

Podstawy opodatkowania, kwoty podatków i odsetki za zwłokę zaokrągla się co do zasady do pełnych złotych. Końcówki poniżej 50 groszy pomija się, a końcówki wynoszące 50 groszy i więcej podwyższa się do pełnego złotego. Dotyczy to także ryczałtu od najmu oraz odsetek od zaległości podatkowych.

Jeżeli podatnik wpłacał kwoty z groszami, np. 156,20 zł zamiast 156 zł, zwykle nie pogarsza to jego sytuacji. Taka wpłata może oznaczać niewielką nadpłatę albo technicznie nieprawidłowe obliczenie kwoty, ale kluczowe jest to, czy zobowiązanie za dany okres zostało faktycznie pokryte. Problem powstaje przede wszystkim wtedy, gdy po prawidłowym zaokrągleniu podatek powinien być wyższy niż wpłacona kwota.

Co zrobić, gdy pominięto wpłatę ryczałtu za jeden miesiąc?

Jeżeli podatnik nie zapłacił ryczałtu za jeden miesiąc, powinien możliwie szybko wpłacić zaległy podatek wraz z należnymi odsetkami za zwłokę. Odsetki liczy się od dnia następującego po upływie terminu płatności do dnia zapłaty zaległości. Przy małych kwotach trzeba dodatkowo sprawdzić, czy odsetki są w ogóle należne według aktualnego progu nienaliczania odsetek.

W praktyce najważniejsze jest, aby nie czekać na wezwanie z urzędu. Jeżeli podatnik sam zauważy błąd, dopłaci brakujący ryczałt i uporządkuje PIT-28, ryzyko dalszych konsekwencji zwykle istotnie maleje. Podobne problemy, w tym zaległy podatek najmu, mogą jednak wymagać odrębnej oceny, zwłaszcza gdy zaległość trwała dłużej albo dotyczyła kilku lat.

Spóźniony PIT-28 i czynny żal

Złożenie PIT-28 po terminie może być kwalifikowane jako wykroczenie skarbowe, zwłaszcza gdy podatnik mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie złożył deklaracji w terminie. Jeżeli dodatkowo brak zeznania lub nierzetelne zeznanie naraziło podatek na uszczuplenie, sprawa może być oceniana surowiej.

Podatnik, który sam naprawia błąd, może złożyć czynny żal. W zawiadomieniu należy opisać, na czym polegało naruszenie, wskazać istotne okoliczności i uregulować wymagalną należność publicznoprawną. Czynny żal można złożyć pisemnie, ustnie do protokołu albo przez konto w e-Urzędzie Skarbowym, jeżeli jest kierowany do finansowego organu postępowania przygotowawczego.

Czynny żal nie zawsze będzie skuteczny. Nie chroni podatnika, jeżeli został złożony wtedy, gdy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu albo po rozpoczęciu czynności zmierzających do jego ujawnienia, takich jak kontrola lub czynności sprawdzające. Dlatego przy sytuacjach takich jak brak rozliczenia najmu i PIT-28 po terminie liczy się szybka reakcja.

Czy za jednorazowy błąd grożą konsekwencje?

Jednorazowe pominięcie wpłaty ryczałtu, szybka dobrowolna dopłata podatku i odsetek oraz złożenie zaległego PIT-28 z czynnym żalem zwykle przemawiają na korzyść podatnika. Nie można jednak zagwarantować, że urząd skarbowy całkowicie pominie sprawę, ponieważ ocena zależy od okoliczności: wysokości zaległości, czasu opóźnienia, wcześniejszych naruszeń, tego, czy organ sam wykrył błąd, oraz od prawidłowości złożonych dokumentów.

W przypadku samego opóźnienia w zapłacie podatku znaczenie może mieć również to, czy niewpłacanie podatku miało charakter uporczywy. Jednorazowa pomyłka i szybka korekta sytuacji to co innego niż regularne ignorowanie terminów płatności. Jeśli zaległość została już zapłacona, a PIT-28 złożono wraz z czynnym żalem, praktyczne ryzyko dalszych sankcji jest często ograniczone, ale nie jest zerowe.

FAQ

Czy najem prywatny można obecnie rozliczać na zasadach ogólnych?

Co do zasady nie. Od 2023 roku przychody z najmu prywatnego są opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Inaczej może wyglądać sytuacja najmu prowadzonego w ramach działalności gospodarczej lub usług zakwaterowania.

Do kiedy trzeba zapłacić ryczałt od najmu?

Przy rozliczeniu miesięcznym ryczałt wpłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy podatek. Ryczałt za grudzień płaci się do 20 stycznia następnego roku.

Do kiedy składa się PIT-28?

PIT-28 składa się od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Zeznanie złożone przed 15 lutego jest traktowane jako złożone 15 lutego.

Czy wpłata podatku z groszami jest błędem?

Podatek i odsetki zaokrągla się do pełnych złotych. Wpłata z groszami zwykle nie powoduje negatywnych skutków, jeżeli zobowiązanie zostało pokryte. Problemem może być dopiero niedopłata po prawidłowym zaokrągleniu.

Czy czynny żal zawsze chroni przed karą?

Nie. Czynny żal jest skuteczny tylko wtedy, gdy spełnia warunki z Kodeksu karnego skarbowego i został złożony zanim organ miał udokumentowaną wiadomość o naruszeniu albo rozpoczął czynności zmierzające do jego ujawnienia.

Czy po zapłacie zaległego ryczałtu urząd może jeszcze coś zrobić?

Może, ale dobrowolna zapłata zaległości, odsetek i złożenie zaległego zeznania zwykle działa na korzyść podatnika. Ocena zależy od wysokości zaległości, długości opóźnienia, wcześniejszych uchybień i tego, czy urząd sam wykrył błąd.

Czy trzeba składać korektę PIT-28, jeśli pomyłka dotyczy tylko wpłaty za miesiąc?

Nie zawsze. Jeżeli roczne zeznanie PIT-28 zawiera prawidłową kwotę przychodu i należnego ryczałtu, a problem dotyczy tylko nieterminowej wpłaty miesięcznej, często wystarczy zapłacić zaległość z odsetkami. Jeżeli jednak PIT-28 zawiera błędne dane, potrzebna może być korekta.

Podsumowanie

Przy najmie prywatnym największe znaczenie ma terminowe wpłacanie ryczałtu, prawidłowe zaokrąglenie podatku i złożenie PIT-28 w ustawowym terminie. Pojedyncza pomyłka w rozliczeniu nie musi prowadzić do poważnych konsekwencji, jeżeli podatnik sam ją wykryje i szybko naprawi. Inaczej należy oceniać sytuację, w której zaległości są wielomiesięczne, zeznanie nie zostało złożone mimo wezwań albo urząd już rozpoczął czynności sprawdzające.

Jeżeli sprawa dotyczy kilku lat, większych kwot albo wątpliwości, czy był to najem prywatny czy działalność gospodarcza, warto przeanalizować ją indywidualnie. Różnice między ryczałtem, terminami płatności, deklaracją PIT-28 i odpowiedzialnością karnoskarbową mogą przesądzić o tym, jak bezpiecznie uporządkować zaległe rozliczenia.

Źródła

• Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, Dz.U. 2025 poz. 843.
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622, w szczególności art. 63.
• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy, Dz.U. 2025 poz. 633, w szczególności art. 16, art. 54, art. 56 i art. 57.
• Informacje Ministerstwa Finansów na podatki.gov.pl dotyczące przychodów z najmu oraz PIT-28.