Praca zdalna za granicą w JDG a podatki

Praca zdalna za granicą w polskiej działalności – najpierw ustal fakty

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wykonywanej zdalnie za granicą nie wystarczy odpowiedzieć jednym zdaniem, że „kontrahent jest z Polski, więc podatki są tylko w Polsce”. Dla podatków znaczenie ma nie tylko to, komu wystawiana jest faktura, ale także gdzie podatnik ma rezydencję podatkową, czy za granicą powstaje stała placówka działalności, ile dni trwa pobyt oraz czy przedsiębiorca faktycznie przeniósł centrum swoich spraw życiowych lub gospodarczych.

Jeżeli wyjazd do Hiszpanii ma charakter czasowy, działalność jest nadal zarejestrowana w Polsce, usługi są świadczone zdalnie na rzecz polskiego kontrahenta, a podatnik zachowuje w Polsce mieszkanie, rodzinę, majątek, rachunki, stałe relacje gospodarcze i zamiar powrotu, to zwykle podstawowym punktem odniesienia pozostają polskie przepisy. Nie oznacza to jednak, że można pominąć hiszpańskie regulacje. Przy pobycie trwającym około pół roku granica 183 dni jest praktycznie istotna i trzeba ją liczyć dokładnie, najlepiej na podstawie kalendarza pobytu, biletów, rezerwacji oraz innych dowodów.

W praktyce warto rozdzielić trzy sprawy: aktualizację danych w CEIDG, rezydencję podatkową oraz możliwość powstania zagranicznego zakładu. Każda z nich działa według innych zasad i żadna nie powinna być oceniana automatycznie wyłącznie na podstawie tego, że praca odbywa się przez internet.

Aktualizacja wpisu w CEIDG przy czasowym pobycie za granicą

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG powinien dbać o to, aby dane ujawnione w ewidencji odpowiadały rzeczywistości. Dotyczy to między innymi adresu do doręczeń, adresu zamieszkania, stałego miejsca wykonywania działalności, dodatkowych miejsc wykonywania działalności, rachunku bankowego, danych kontaktowych czy kodów PKD. Zgłoszenie zmiany danych w CEIDG jest co do zasady bezpłatne, a zmiany dokonuje się przez wniosek o zmianę wpisu.

Nie każdy zagraniczny pobyt z laptopem oznacza jednak, że trzeba zmieniać główne miejsce prowadzenia działalności na Hiszpanię. Jeżeli przedsiębiorca nadal ma stałe zaplecze w Polsce, adres do doręczeń pozostaje aktualny, a pobyt w Hiszpanii ma charakter czasowy, można bronić stanowiska, że nie doszło do trwałej zmiany stałego miejsca wykonywania działalności. Inaczej będzie, gdy przedsiębiorca faktycznie przenosi działalność do konkretnego lokalu za granicą, stale korzysta z biura lub coworkingu, przyjmuje tam klientów, zawiera umowy albo organizuje tam centrum operacyjne firmy.

Jeżeli nie ma jednego stałego miejsca wykonywania działalności, w CEIDG można posługiwać się odpowiednim oznaczeniem braku stałego miejsca. Jeżeli natomiast pojawia się realne dodatkowe miejsce wykonywania działalności za granicą, należy rozważyć jego ujawnienie. Przy szerszym modelu świadczenia usług poza Polską warto porównać tę sytuację z zagadnieniem JDG i usługi za granicą, bo podobne problemy występują przy pracy w innych państwach UE.

Sama aktualizacja CEIDG nie rozstrzyga jeszcze o rezydencji podatkowej. Może jednak mieć znaczenie dowodowe, ponieważ pokazuje, gdzie przedsiębiorca deklaruje adresy i miejsca wykonywania działalności. Dlatego wpis powinien być spójny ze stanem faktycznym oraz z dokumentami używanymi w rozliczeniach podatkowych i ubezpieczeniowych.

Rezydencja podatkowa – kiedy nadal rozliczasz całość dochodów w Polsce?

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania na terytorium Polski podlegają w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Jest to tzw. nieograniczony obowiązek podatkowy.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski uważa się osobę, która posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych, czyli ośrodek interesów życiowych, albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Wystarczy spełnienie jednego z tych warunków. Oznacza to, że nawet pobyt poza Polską przez kilka miesięcy nie musi zmienić rezydencji podatkowej, jeżeli centrum interesów życiowych nadal pozostaje w Polsce.

Centrum interesów osobistych to przede wszystkim rodzina, dom, stałe miejsce życia, aktywność społeczna, plany życiowe i zamiar powrotu. Centrum interesów gospodarczych obejmuje między innymi główne źródła przychodów, klientów, majątek, rachunki, inwestycje, miejsce zarządzania działalnością i stałe zaplecze biznesowe. Przy ocenie rezydencji podatkowej liczy się całokształt okoliczności, a nie pojedynczy element.

W sprawie podobnej do opisanej ważne jest więc, czy wyjazd do Hiszpanii jest jedynie czasową zmianą miejsca wykonywania pracy, czy faktycznym przeniesieniem życia i działalności do innego państwa. Dla osób, które zmieniają kraj pobytu albo wracają do Polski, przydatne może być także omówienie tematu praca zdalna a rezydencja.

Hiszpania, limit 183 dni i umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania

Przy wyjeździe do Hiszpanii trzeba pamiętać, że polskie przepisy nie są jedynym punktem odniesienia. Hiszpania również stosuje własne reguły rezydencji podatkowej, w tym kryterium pobytu ponad 183 dni w roku kalendarzowym oraz kryterium ośrodka interesów gospodarczych. Jeżeli pobyt ma trwać około pół roku, należy bardzo dokładnie policzyć dni obecności, ponieważ „pół roku” w praktyce może oznaczać zarówno mniej, jak i więcej niż 183 dni.

Jeżeli Polska i Hiszpania uznałyby tę samą osobę za swojego rezydenta podatkowego, zastosowanie ma umowa między Polską a Hiszpanią o unikaniu podwójnego opodatkowania, obecnie stosowana z uwzględnieniem Konwencji MLI. Umowa przewiduje reguły kolizyjne, które pozwalają ustalić jedno państwo rezydencji dla celów umowy. W uproszczeniu bada się kolejno stałe miejsce zamieszkania, ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze, zwykłe przebywanie, obywatelstwo, a w razie potrzeby porozumienie właściwych organów.

W praktyce przy czasowym wyjeździe do Hiszpanii bez przeniesienia rodziny, majątku i centrum działalności można zwykle argumentować za utrzymaniem polskiej rezydencji podatkowej. Jeżeli jednak przedsiębiorca spędza w Hiszpanii większość roku, wynajmuje tam mieszkanie na stałe, przenosi tam rodzinę, zdobywa lokalnych klientów albo zarządza stamtąd całym biznesem, ryzyko hiszpańskiej rezydencji podatkowej wyraźnie rośnie.

Czy praca zdalna z Hiszpanii tworzy zagraniczny zakład?

Drugim istotnym zagadnieniem jest tzw. zagraniczny zakład. W ustawie o PIT pojęcie zagranicznego zakładu obejmuje między innymi stałą placówkę, przez którą podatnik mający miejsce zamieszkania w jednym państwie wykonuje całkowicie lub częściowo działalność w innym państwie, chyba że umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania stanowi inaczej.

W umowie polsko-hiszpańskiej zakład oznacza zasadniczo stałą placówkę, przez którą całkowicie albo częściowo prowadzona jest działalność przedsiębiorstwa. Nie chodzi więc o każde miejsce, w którym przedsiębiorca otworzy laptop. Ryzyko zakładu rośnie, gdy podatnik ma za granicą miejsce pozostające do jego dyspozycji, korzysta z niego w sposób stały, wykonuje tam główne czynności firmy, posiada lokalne zaplecze lub osoby działające w jego imieniu.

Przy usłudze IT wykonywanej zdalnie na rzecz jednego polskiego kontrahenta, bez hiszpańskiego biura, bez lokalnych klientów, bez pracowników i bez stałej placówki dostępnej dla działalności, ryzyko powstania zakładu w Hiszpanii jest zwykle mniejsze. Nie można jednak sprowadzić oceny wyłącznie do tego, że faktura trafia do polskiego kontrahenta. Miejsce faktycznego wykonywania kluczowych czynności oraz charakter zaplecza za granicą mogą mieć znaczenie.

PIT i właściwy urząd skarbowy

Jeżeli podatnik pozostaje polskim rezydentem podatkowym i nie powstaje zagraniczny zakład, dochody z polskiej jednoosobowej działalności gospodarczej co do zasady nadal rozlicza się w Polsce według wybranej formy opodatkowania: skali podatkowej, podatku liniowego albo ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Nadal składa się polskie deklaracje i opłaca zaliczki albo ryczałt zgodnie z polskimi terminami.

Właściwość urzędu skarbowego zależy przede wszystkim od danych identyfikacyjnych i miejsca zamieszkania podatnika według polskich zasad. Jeżeli rzeczywiście zmienia się adres zamieszkania lub adres do doręczeń, trzeba zadbać o aktualizację danych we właściwym trybie. Jeżeli jednak wyjazd jest czasowy, adres do doręczeń pozostaje prawidłowy, a rezydencja podatkowa nadal jest polska, zwykle nie dochodzi do automatycznej zmiany urzędu wyłącznie dlatego, że przez kilka miesięcy pracuje się z Hiszpanii.

Wątpliwości warto rozstrzygać przed złożeniem zeznania rocznego. Szczególnie ostrożnie należy podejść do sytuacji, gdy część roku podatnik spędza w Polsce, część w Hiszpanii, a część w innych państwach, albo gdy w tym samym roku zmieniają się kontrahenci, miejsce zamieszkania i faktyczne miejsce zarządzania działalnością.

VAT przy usługach zdalnych dla polskiego kontrahenta

W VAT kluczowe jest ustalenie miejsca świadczenia usług. Przy usługach wykonywanych na rzecz podatnika, czyli w relacji B2B, podstawową zasadą jest opodatkowanie w państwie, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem wyjątków. Jeżeli więc polski przedsiębiorca świadczy typowe usługi IT na rzecz polskiego kontrahenta będącego podatnikiem VAT, samo fizyczne przebywanie wykonawcy w Hiszpanii nie musi zmieniać zasad fakturowania.

Nie oznacza to jednak, że VAT można zawsze ocenić wyłącznie „po polsku”. Jeżeli przedsiębiorca zacznie świadczyć usługi dla kontrahentów z innych państw, korzystać z lokalnego zaplecza w Hiszpanii, zarejestruje tam działalność lub powstanie stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT, konieczna będzie odrębna analiza. Inne reguły mogą też dotyczyć usług na rzecz konsumentów, sprzedaży towarów, usług związanych z nieruchomościami albo usług elektronicznych w szczególnych modelach.

Koszty działalności poniesione w Hiszpanii

Kosztem uzyskania przychodu w polskiej działalności może być wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, o ile nie jest wyłączony z kosztów przez przepisy i został prawidłowo udokumentowany. Dotyczy to również wydatków ponoszonych za granicą, ale nie każdy zagraniczny rachunek będzie kosztem firmowym.

Do kosztów mogą należeć na przykład wydatki na narzędzia pracy, oprogramowanie, usługi telekomunikacyjne, coworking, służbowe przejazdy, księgowość, sprzęt komputerowy albo inne świadczenia potrzebne do wykonania usługi. Trzeba jednak wykazać ich związek z działalnością oraz posiadać dokumenty pozwalające ująć wydatek w księgach.

Najwięcej wątpliwości budzą koszty mieszkania, najmu apartamentu, wyżywienia i codziennego pobytu za granicą. Jeżeli wyjazd ma charakter prywatny, a podatnik po prostu wykonuje pracę z dowolnego miejsca, koszty życia w Hiszpanii mogą zostać uznane za osobiste. Inaczej można oceniać wydatki, które są obiektywnie konieczne do wykonania konkretnego zlecenia, mają charakter służbowy i są odpowiednio opisane. W przypadku kosztów mieszanych potrzebne jest rozdzielenie części prywatnej i firmowej.

Wydatki w walucie obcej należy przeliczać na złote według zasad przewidzianych w ustawie o PIT. W praktyce trzeba też pamiętać, że zagraniczny VAT z faktury nie zawsze jest polskim podatkiem naliczonym do odliczenia. Czasem jest elementem kosztu, a czasem można rozważyć procedurę zwrotu VAT z innego państwa UE, jeżeli spełnione są warunki tej procedury.

ZUS, A1 i lokalne obowiązki w państwie pobytu

Choć pytanie dotyczy głównie podatków, przy czasowym wykonywaniu działalności w innym państwie UE nie można pominąć ubezpieczeń społecznych. Osoba prowadząca działalność na własny rachunek w Polsce, która czasowo przenosi podobną działalność do innego państwa członkowskiego, może w określonych przypadkach nadal podlegać polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych. Potwierdzeniem jest zaświadczenie A1.

Zaświadczenie A1 nie zastępuje analizy podatkowej, ale jest ważnym dokumentem przy pracy transgranicznej. Potwierdza, któremu państwu podlega przedsiębiorca w zakresie ubezpieczeń społecznych. Przy wyjeździe do Hiszpanii warto więc sprawdzić, czy należy wystąpić do ZUS o A1 oraz czy charakter wyjazdu spełnia warunki unijnej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Osobno należy sprawdzić lokalne wymogi hiszpańskie, w szczególności dotyczące pobytu, rejestracji, ewentualnych obowiązków administracyjnych i podatkowych. Polska interpretacja podatkowa nie rozstrzyga hiszpańskiego prawa, dlatego przy dłuższym pobycie dobrze jest uzyskać również lokalną informację podatkową albo konsultację doradcy działającego w Hiszpanii.

Interpretacja indywidualna – kiedy warto ją uzyskać?

Jeżeli stan faktyczny jest nietypowy albo kwoty są istotne, warto rozważyć wniosek o interpretację indywidualną do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Podstawą jest art. 14b Ordynacji podatkowej. Interpretacja chroni w granicach przedstawionego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego i tylko w zakresie polskiego prawa podatkowego.

Wniosek powinien dokładnie opisywać planowany wyjazd: daty pobytu, państwo, miejsce pracy, kontrahentów, sposób wykonywania usług, adresy w CEIDG, miejsce zamieszkania, powiązania osobiste i gospodarcze, rodzaj kosztów oraz sposób dokumentowania wydatków. Opłata wynosi 40 zł od każdego odrębnego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, a organ ma zasadniczo do 3 miesięcy na wydanie interpretacji.

Interpretacja nie przesądzi jednak, czy Hiszpania uzna podatnika za rezydenta według swoich przepisów, czy powstanie obowiązek rejestracji w Hiszpanii ani czy ZUS wyda zaświadczenie A1. Te kwestie wymagają odrębnej analizy.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 3, art. 5a pkt 22, art. 11a oraz art. 22 ust. 1.
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, w szczególności przepisy dotyczące danych wpisu i zmiany wpisu w CEIDG.
• Kodeks cywilny, w szczególności art. 25 dotyczący miejsca zamieszkania osoby fizycznej.
• Umowa między Polską a Hiszpanią o unikaniu podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, z uwzględnieniem Konwencji MLI.
• Ordynacja podatkowa, w szczególności art. 14b i art. 14f dotyczące interpretacji indywidualnych.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w szczególności zasady dotyczące czasowego wykonywania pracy lub działalności w innym państwie UE.