Przedłożenie oryginału dokumentu w urzędzie skarbowym

Czy zwykła kserokopia dokumentu wystarczy w urzędzie skarbowym?

W postępowaniu podatkowym zasadą jest swobodne dopuszczanie dowodów: jako dowód można przedstawić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczne z prawem. Nie oznacza to jednak, że każda zwykła kserokopia będzie dla urzędu skarbowego wystarczająca. Organ podatkowy ocenia dowody na podstawie całego materiału sprawy, a gdy ma wątpliwości co do treści, pochodzenia lub kompletności dokumentu, może żądać dokumentu w mocniejszej formie.

Praktyczny wniosek pozostaje taki sam jak w starszym orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego: niepoświadczone urzędowo kserokopie dokumentów co do zasady nie mają takiej mocy dowodowej jak oryginał, dokument urzędowy albo odpis poświadczony za zgodność z oryginałem. Dlatego w sprawach podatkowych, szczególnie dotyczących akcyzy, rejestracji pojazdu lub dokumentów z innego urzędu, bezpieczniej jest przedstawić kopię poświadczoną, a nie samodzielnie wykonaną kserokopię.

Jeżeli urząd skarbowy wzywa do przedłożenia dokumentu, warto poprosić o doprecyzowanie, czy chodzi o oryginał do wglądu, urzędowo poświadczony odpis, poświadczoną kopię, czy też dokument poświadczony przez pełnomocnika. W praktyce różnica jest istotna, bo samo złożenie zwykłej kopii może nie usunąć braku formalnego lub nie wyjaśnić okoliczności sprawy.

Dokument znajduje się w aktach innego urzędu

Jeżeli oryginały dokumentów zostały zatrzymane w urzędzie miasta przy rejestracji pojazdu i znajdują się w aktach sprawy, nie zawsze trzeba fizycznie odzyskiwać oryginały. Aktualny art. 194a § 1 Ordynacji podatkowej przewiduje, że jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub jednostki, o których mowa w art. 194 § 1 i 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub jednostkę odpis albo wyciąg z dokumentu.

Ten sam przepis wskazuje również, że organ podatkowy zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Dopiero gdy organ podatkowy uzna, że konieczne jest przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie. W praktyce oznacza to, że w pierwszej kolejności warto wystąpić do urzędu miasta o poświadczone kopie lub odpisy dokumentów znajdujących się w aktach rejestracyjnych, a do urzędu skarbowego złożyć pismo wyjaśniające, gdzie znajdują się oryginały.

W przypadku dokumentów znajdujących się w aktach sprawy administracyjnej znaczenie ma także art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego. Strona ma prawo wglądu w akta, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, a przy wykazaniu ważnego interesu może żądać uwierzytelnienia kopii albo wydania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy.

Poświadczenie kopii za zgodność z oryginałem

Poświadczona kopia to nie to samo co zwykła kserokopia. Poświadczenie powinno wskazywać, że dana kopia jest zgodna z oryginałem znajdującym się w aktach albo okazanym osobie uprawnionej do poświadczenia. Jeżeli dokument jest w urzędzie miasta, poświadczenia powinien dokonać ten organ w zakresie dokumentów znajdujących się w jego aktach.

Przy dokumentach dotyczących akcyzy i rejestracji samochodu warto od razu ustalić, czy urząd skarbowy zaakceptuje poświadczenie kopii z urzędu miasta i jak ma wyglądać procedura w US, zwłaszcza gdy oryginały zostały już włączone do akt innego postępowania. Najlepiej zrobić to pisemnie albo przez e-Urząd Skarbowy, aby zachować dowód złożonych wyjaśnień.

Trzeba też liczyć się z opłatą skarbową za poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii przez organ administracji. Co do zasady stawka wynosi 5 zł od każdej pełnej albo zaczętej stronicy, chyba że dana czynność nie podlega opłacie skarbowej albo jest z niej zwolniona. Jeżeli urząd nalicza opłatę, warto poprosić o wskazanie podstawy i liczby stron objętych poświadczeniem.

Kiedy urząd skarbowy może żądać oryginału dokumentu?

Urząd skarbowy może żądać oryginału dokumentu, ale nie powinno to być żądanie automatyczne w każdej sprawie. Art. 194a § 4 Ordynacji podatkowej stanowi, że jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ podatkowy zażąda od strony składającej odpis dokumentu przedłożenia oryginału. Taką okolicznością może być na przykład nieczytelność kopii, wątpliwość co do autentyczności dokumentu, rozbieżności między dokumentami albo znaczenie dokumentu dla rozstrzygnięcia sprawy.

Jeżeli dokument znajduje się w aktach innego organu, urząd skarbowy może również wystąpić o jego dostarczenie albo zażądać urzędowego odpisu lub wyciągu. Dlatego w odpowiedzi na wezwanie warto wyjaśnić, że oryginały zostały zatrzymane przez urząd miasta, wskazać nazwę urzędu, datę rejestracji pojazdu, numer sprawy, jeśli jest znany, i dołączyć posiadane kserokopie oraz wniosek o przyjęcie poświadczonych kopii z akt rejestracyjnych.

Jeżeli organ podatkowy wyznacza stronie termin na przedstawienie dowodu będącego w jej posiadaniu, termin ten powinien uwzględniać charakter dowodu i stan postępowania, ale nie może być krótszy niż 3 dni. Gdy uzyskanie poświadczonej kopii z innego urzędu wymaga czasu, warto przed upływem terminu złożyć pismo z prośbą o jego przedłużenie i wskazać, jakie czynności zostały już podjęte.

Poświadczenie kopii przez pełnomocnika albo notariusza

Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym. Takie poświadczenie przez profesjonalnego pełnomocnika, działającego w konkretnej sprawie, ma charakter dokumentu urzędowego.

Nie wystarczy więc, że kopię podpisze dowolna osoba, księgowy albo pracownik biura pośrednictwa. Jeżeli poświadczenia dokonuje pełnomocnik, musi on rzeczywiście występować w danej sprawie jako pełnomocnik strony. W praktyce trzeba też pamiętać o pełnomocnictwie i ewentualnej opłacie skarbowej od jego złożenia, jeżeli nie zachodzi ustawowe zwolnienie.

Ordynacja podatkowa przewiduje także poświadczenie odpisu dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej. W takim przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. To rozwiązanie może mieć znaczenie, gdy dokumenty są składane elektronicznie.

Co zrobić praktycznie po otrzymaniu wezwania z urzędu skarbowego?

Najrozsądniej działać dwutorowo. Do urzędu miasta należy złożyć wniosek o wydanie poświadczonych kopii albo odpisów dokumentów znajdujących się w aktach rejestracyjnych pojazdu. We wniosku warto zaznaczyć, że dokumenty są potrzebne do postępowania lub czynności przed urzędem skarbowym, a oryginały zostały zatrzymane przy rejestracji pojazdu.

Do urzędu skarbowego należy natomiast złożyć odpowiedź na wezwanie. W piśmie trzeba wyjaśnić, że oryginały znajdują się w aktach urzędu miasta, dołączyć posiadane kserokopie oraz wskazać, że poświadczone kopie zostaną dostarczone po ich wydaniu przez urząd miasta. Jeżeli termin jest krótki, warto wprost poprosić o jego przedłużenie.

Gdy koszt poświadczenia wielu stron jest wysoki, można zapytać urząd skarbowy, które dokumenty są rzeczywiście niezbędne i czy wystarczy wyciąg z dokumentu zamiast pełnej kopii całego pliku. Art. 194a Ordynacji podatkowej posługuje się zarówno odpisem, jak i wyciągiem, dlatego w niektórych sprawach nie ma potrzeby poświadczania wszystkich stron dokumentacji.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, w szczególności art. 180, art. 187, art. 189, art. 194 i art. 194a.
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 73.
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej wraz z załącznikiem określającym stawki opłaty skarbowej.
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 września 1999 r., III SA 7375/98, dotyczący wartości dowodowej niepoświadczonych kserokopii.
• Stan prawny sprawdzony na 4 lipca 2026 r.