Przedłożenie oryginału dokumentu

Poświadczenie kopii dokumentów na potrzeby konkretnego postępowania

Co do zasady, dokumentem jest tylko pismo oryginalne. Kserokopia dokumentem nie jest. Dlatego nie budzi wątpliwości przykład z orzecznictwa umieszczony w projekcie ustawy: wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 września 1999 r. (III SA 7375/98, LEX nr 40052): „Niepoświadczone urzędowo kserokopie dokumentów w zdecydowanej większości nie mogą stanowić dowodu na to, co jest w nich zapisane”.

W wielu urzędach wykształciła się bowiem powszechna praktyka poświadczania kopii dokumentów na potrzeby konkretnego postępowania. O ile przepisy szczególne nie wymagały dostarczenia dokumentu urzędowego w oryginale lub zaświadczenia, osoba zainteresowana okazywała pracownikowi organu prowadzącego postępowanie oryginał do wglądu, a pracownik ten poświadczał za zgodność kopię, która trafiała do akt postępowania. Była to sytuacja zrozumiała, ponieważ poświadczenia dokonywał pracownik organu rozstrzygającego sprawę, a strona nie była zmuszona do deponowania dokumentu na czas trwania postępowania.

Zobacz też: Kto może poświadczyć zgodność dokumentu z oryginałem?

Czy US może żądać oryginału dokumentu mimo że ten znajduje się w innym urzędzie?

Art. 194a § 1 Ordynacji podatkowej stanowi: „Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub jednostki, o których mowa w art. 194 § 1 i 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub jednostkę odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ podatkowy zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ podatkowy uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie”.

Zatem organ podatkowy ma prawo żądać od Pani przedstawienia dokumentu poświadczonego za zgodność z oryginałem. Poświadczenia tego może dokonać organ (lub jednostka), w którego aktach dokument ten się znajduje.

Kolejne paragrafy ww. art. 194a stanowią:

„§ 2. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym.

§ 3. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym ma charakter dokumentu urzędowego.

§ 4. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ podatkowy zażąda od strony, składającej odpis dokumentu, o którym mowa w § 2, przedłożenia oryginału tego dokumentu”.

Poświadczenie kopii dokumentu za zgodność z oryginałem przez radcę lub adwokata

Najlepszym rozwiązaniem byłoby zatem ustanowienie pełnomocnika w osobie adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego, który poświadczyłby kopie za zgodność z oryginałem (oczywiście najpierw musiałby udać się do urzędu i zobaczyć oryginały – ale zapewne jest to możliwe). Kwestia tylko taka, że oczywiście musi to być tańsze niż opłaty pobierane przez urząd gminy za poświadczenie kopii dokumentu.

W przypadku odpisu dokumentu poświadczonego za zgodność z oryginałem przez radcę prawnego, adwokata lub doradcę podatkowego, będącego Pani pełnomocnikiem, organ winien honorować takie poświadczenie zgodnie z art. 194a § 2 Ordynacji podatkowej.