Klient nie chce zapłacić za wykonane prace – co zrobić?

Klient kwestionuje wykonanie prac brukarskich – od czego zacząć?

W opisanej sytuacji najważniejsze jest rozdzielenie dwóch kwestii: prawa wykonawcy do wynagrodzenia oraz ewentualnych uprawnień klienta z tytułu wad wykonanych prac. Jeżeli usługa brukarska została wykonana zgodnie z umową i oddana klientowi, wykonawca może domagać się zapłaty. Samo twierdzenie klienta, że prace są wadliwe, nie przekreśla automatycznie roszczenia o wynagrodzenie.

W praktyce spór będzie dotyczył tego, czy prace rzeczywiście mają wady, czy są to wady istotne, kto za nie odpowiada i jakie roszczenia przysługują klientowi. Przy typowej usłudze polegającej na wykonaniu konkretnego rezultatu, np. ułożeniu kostki brukowej, najczęściej mówimy o umowie o dzieło w rozumieniu art. 627 Kodeksu cywilnego. Jeżeli jednak zakres prac jest szerszy i odpowiada robotom budowlanym, kwalifikacja prawna może być inna, dlatego przy większych inwestycjach warto ocenić konkretną umowę i dokumentację.

Wykonawca powinien ustalić przede wszystkim, co dokładnie zostało uzgodnione: zakres prac, wynagrodzenie, podział na etapy, standard wykonania, termin odbioru, sposób zgłaszania wad i sposób płatności. Jeżeli umowa była ustna, znaczenie będą miały wiadomości e-mail, SMS-y, kosztorys, oferta, potwierdzenia płatności, zdjęcia, zeznania świadków oraz każdy dokument pokazujący, jaki był rzeczywisty zakres zamówienia.

Podobny problem pojawia się przy remoncie mieszkania wykonanym bez pisemnej umowy, gdy klient odmawia zapłaty i powołuje się na rzekome wady prac.

Czy wystawić fakturę za drugi etap prac?

Od strony cywilnoprawnej wystawienie faktury lub rachunku jest uzasadnione, jeżeli wynagrodzenie za wykonany etap jest już wymagalne. Zgodnie z art. 642 Kodeksu cywilnego, jeżeli strony nie ustaliły inaczej, wynagrodzenie za dzieło należy się w chwili jego oddania, a gdy dzieło ma być oddawane częściami i wynagrodzenie zostało obliczone za każdą część osobno – z chwilą spełnienia każdego ze świadczeń częściowych.

Faktura sama w sobie nie przesądza jeszcze, że prace wykonano prawidłowo. Jest jednak ważnym elementem dokumentacji rozliczeniowej i może pełnić praktyczną funkcję wezwania do zapłaty, zwłaszcza gdy zawiera termin płatności. Jeżeli termin płatności nie został wcześniej ustalony, warto dodatkowo wysłać osobne wezwanie do zapłaty, w którym wykonawca wskaże podstawę żądania, kwotę, termin zapłaty i numer rachunku bankowego.

Obowiązki podatkowe, w tym moment wystawienia faktury, sposób jej wystawienia i ewentualne obowiązki związane z KSeF, zależą od statusu podatkowego stron, rodzaju usługi i aktualnych przepisów podatkowych. Ten aspekt należy oddzielić od oceny, czy klient cywilnoprawnie powinien zapłacić wynagrodzenie.

Jak odpowiedzieć klientowi, który zgłasza wady?

Najgorszym rozwiązaniem jest pozostawienie zarzutów bez odpowiedzi. Wykonawca powinien odpisać klientowi rzeczowo i pisemnie. W odpowiedzi warto wskazać, które zarzuty są uznawane, które są kwestionowane i dlaczego. Jeżeli część poprawek została wykonana dobrowolnie, należy to opisać bez przyznawania odpowiedzialności za wszystkie zarzucane wady, jeżeli wykonawca się z nimi nie zgadza.

Jeżeli klient jest konsumentem, reklamację trzeba traktować szczególnie ostrożnie. W wielu sprawach konsumenckich brak terminowej i jednoznacznej odpowiedzi może pogorszyć pozycję przedsiębiorcy. Dlatego odpowiedź powinna być konkretna, zachowana w dokumentacji i wysłana w sposób pozwalający wykazać datę jej doręczenia.

W piśmie do klienta można wskazać, że według wykonawcy prace zostały wykonane zgodnie z umową, zasadami wiedzy technicznej i sztuką brukarską, a zgłoszone cechy nie stanowią wad w rozumieniu przepisów o odpowiedzialności za wady dzieła. Jeżeli klient żąda obniżenia ceny lub odmawia zapłaty, powinien wskazać podstawę swojego stanowiska oraz zakres rzekomych wad.

Znaczenie prywatnej opinii rzeczoznawcy

Klient może zlecić prywatną opinię rzeczoznawcy. Taka opinia może być przydatna w negocjacjach i może wskazywać, jakie zarzuty klient chce podnosić, ale nie jest tym samym co opinia biegłego sądowego. W postępowaniu cywilnym prywatna ekspertyza jest zwykle traktowana jako dokument prywatny i element argumentacji strony, która ją przedłożyła.

Jeżeli rozstrzygnięcie sporu wymaga wiadomości specjalnych, np. z zakresu budownictwa, technologii układania kostki, odwodnienia, podbudowy lub norm technicznych, sąd najczęściej będzie korzystał z opinii biegłego powołanego w sprawie. Dlatego wykonawca nie powinien automatycznie uznawać prywatnej opinii klienta za rozstrzygającą, ale powinien się do niej merytorycznie odnieść.

Własna opinia specjalisty, dokumentacja zdjęciowa, pomiary i protokół z oględzin mogą wzmocnić stanowisko wykonawcy. Trzeba jednak pamiętać, że w sądzie decydujące znaczenie będzie miała całość materiału dowodowego, w tym umowa, korespondencja, przebieg wykonania prac, dokumenty odbiorowe i ewentualna opinia biegłego sądowego.

Jakie uprawnienia może mieć klient z tytułu wad dzieła?

Do odpowiedzialności za wady dzieła stosuje się odpowiednio przepisy o rękojmi przy sprzedaży, chyba że szczególne przepisy lub charakter danej umowy prowadzą do innej oceny. Podstawą jest art. 638 Kodeksu cywilnego. Odpowiedzialność wykonawcy może być wyłączona, jeżeli wada powstała z przyczyny tkwiącej w materiale dostarczonym przez zamawiającego.

Jeżeli wada rzeczywiście istnieje, klient może zasadniczo żądać doprowadzenia dzieła do stanu zgodnego z umową, a w określonych przypadkach także obniżenia wynagrodzenia albo odstąpienia od umowy. Odstąpienie od umowy co do zasady wymaga wady istotnej. Przy wadach nieistotnych typowym roszczeniem będzie usunięcie wady albo odpowiednie obniżenie wynagrodzenia, jeżeli przesłanki takiego żądania są spełnione.

Inaczej należy oceniać sytuację, w której klient wskazuje jedynie subiektywne niezadowolenie z efektu, mimo że prace odpowiadają umowie, ustaleniom stron i standardom technicznym. Wtedy wykonawca może konsekwentnie domagać się zapłaty, przedstawiając dowody prawidłowego wykonania prac.

Kto musi udowodnić wykonanie prac albo istnienie wad?

Ciężar dowodu wynika z art. 6 Kodeksu cywilnego. Wykonawca, który dochodzi zapłaty, powinien wykazać zawarcie umowy, zakres prac, wysokość wynagrodzenia, wykonanie i oddanie prac oraz wymagalność zapłaty. Klient, który odmawia zapłaty z powodu wad, powinien wykazać, że wady istnieją, że obciążają wykonawcę i że uzasadniają konkretne żądanie, np. obniżenie wynagrodzenia.

W postępowaniu cywilnym strony powinny przedstawiać dowody na poparcie swoich twierdzeń. W sprawach technicznych szczególnie ważne są zdjęcia z różnych etapów robót, korespondencja, kosztorysy, protokoły, faktury za materiały, dokumenty odbioru, notatki ze spotkań oraz dane osób, które widziały przebieg prac.

Jeżeli klient zlecił innemu wykonawcy poprawki, powinien wykazać, że poprawki były konieczne, pozostawały w normalnym związku z wadami prac pierwotnego wykonawcy i że ich koszt był uzasadniony. Samo przedstawienie faktury od innej firmy nie zawsze wystarczy do skutecznego obniżenia należnego wynagrodzenia.

Wezwanie do zapłaty – co powinno zawierać?

Przed skierowaniem sprawy do sądu warto wysłać klientowi pisemne wezwanie do zapłaty. Może być wysłane listem poleconym, e-mailem albo w inny sposób przewidziany w umowie, ale wykonawca powinien móc później wykazać, że klient je otrzymał.

Wezwanie powinno zawierać: oznaczenie stron, podstawę żądania, numer umowy lub opis zlecenia, kwotę do zapłaty, termin zapłaty, numer rachunku bankowego, informację o naliczaniu odsetek oraz zapowiedź skierowania sprawy do sądu w razie braku zapłaty. Warto też krótko odnieść się do zarzutów klienta i wskazać, dlaczego wykonawca uznaje je za bezzasadne.

Od dnia opóźnienia można żądać odsetek ustawowych za opóźnienie na podstawie art. 481 Kodeksu cywilnego. Jeżeli obie strony działały jako przedsiębiorcy i sprawa jest transakcją handlową, mogą mieć znaczenie także przepisy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Ugoda z klientem – kiedy warto ją rozważyć?

Ugoda może być rozsądnym rozwiązaniem, jeżeli spór dotyczy części wynagrodzenia, a koszty procesu i opinii biegłego mogą być wysokie. Ugoda powinna być pisemna i precyzyjna. Należy w niej wskazać, jaka kwota zostanie zapłacona, w jakim terminie, czy wykonawca wykona jeszcze jakieś poprawki oraz czy zapłata wyczerpuje wszystkie roszczenia stron związane z daną umową.

Jeżeli wykonawca zgadza się na rabat wyłącznie w celu polubownego zakończenia sporu, warto wyraźnie napisać, że ustępstwo nie oznacza uznania wad ani przyjęcia odpowiedzialności za wszystkie zarzuty klienta. Dobrą praktyką jest także zapis, że po wykonaniu ugody strony nie będą dochodzić dalszych roszczeń z tytułu wykonania tej konkretnej umowy, z wyjątkiem obowiązków wyraźnie wskazanych w ugodzie.

Pozew o zapłatę za wykonane prace

Jeżeli klient nie płaci mimo wezwania, wykonawca może rozważyć pozew o zapłatę. W pozwie należy wskazać żądaną kwotę, odsetki, podstawę roszczenia i dowody. Zgodnie z aktualnymi wymogami postępowania cywilnego pozew powinien zawierać także informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu, a jeżeli nie – wyjaśnienie przyczyn.

W prostych sprawach, w których roszczenie wynika z dokumentów i nie ma rozbudowanego sporu technicznego, możliwe może być dochodzenie zapłaty w postępowaniu upominawczym. Jeżeli jednak klient kwestionuje jakość prac i prawdopodobny jest dowód z opinii biegłego, sprawa może wymagać zwykłego procesu.

Trzeba pilnować przedawnienia. Przy typowej umowie o dzieło roszczenia wynikające z tej umowy przedawniają się z upływem 2 lat od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane. Przy innej kwalifikacji umowy, np. przy robotach budowlanych, terminy mogą wymagać osobnej oceny.

FAQ

Podsumowanie

Jeżeli wykonawca jest przekonany, że prace wykonał prawidłowo, powinien działać tak, jak przy wymagalnym roszczeniu o zapłatę: udokumentować wykonanie robót, odpowiedzieć na reklamację, wystawić właściwy dokument rozliczeniowy, wezwać klienta do zapłaty i przygotować materiał dowodowy. Jednocześnie nie należy lekceważyć zarzutów klienta, bo w sporze o jakość robót kluczowe znaczenie mają szczegóły techniczne i dokumentacja.

W razie procesu wykonawca będzie musiał wykazać umowę, zakres prac, wysokość wynagrodzenia i wykonanie świadczenia. Klient, który powołuje się na wady, powinien udowodnić ich istnienie oraz wpływ na obowiązek zapłaty. Jeżeli sprawa wymaga wiadomości specjalnych, rozstrzygające znaczenie może mieć opinia biegłego sądowego.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 6, art. 354, art. 355, art. 481, art. 627, art. 638, art. 642 i art. 646: tekst jednolity w systemie ELI.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności przepisy dotyczące twierdzeń, dowodów i wymogów pozwu: tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 468.
• Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta – w zakresie, w jakim zamawiający jest konsumentem albo zastosowanie mają szczególne przepisy konsumenckie: akt w systemie ELI.