Obowiązki pośrednika nieruchomości i odszkodowanie

Obowiązki pośrednika nieruchomości po zmianach prawa

Przepisy dotyczące pośredników w obrocie nieruchomościami istotnie zmieniły się od czasu, gdy obowiązywały państwowe licencje zawodowe i szeroka odpowiedzialność zawodowa przed organami administracji. Obecnie pośrednik w obrocie nieruchomościami to przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą z zakresu pośrednictwa w obrocie nieruchomościami.

Pośrednictwo polega na odpłatnym wykonywaniu czynności zmierzających do zawarcia przez inne osoby umów dotyczących m.in. nabycia lub zbycia praw do nieruchomości, nabycia albo zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, najmu lub dzierżawy nieruchomości albo innych umów, których przedmiotem są prawa do nieruchomości lub ich części.

Najważniejsza praktyczna zasada brzmi: zakres czynności pośrednika określa umowa pośrednictwa. To z niej powinno wynikać, czy pośrednik ma jedynie skojarzyć strony i doprowadzić do transakcji, czy także sprawdzić dokumenty, zebrać zaświadczenia, uczestniczyć w negocjacjach, koordynować przekazanie lokalu, dopilnować protokołu zdawczo-odbiorczego albo pomóc przy kompletowaniu dokumentów dla notariusza.

Nie oznacza to jednak, że pośrednik może bezkarnie przekazywać przypadkowe albo nieprawdziwe informacje. Jako profesjonalista odpowiada według podwyższonego miernika należytej staranności wynikającego z Kodeksu cywilnego. Jeżeli więc udziela klientowi konkretnych zapewnień co do stanu prawnego, kosztów utrzymania lokalu, zaległości, obciążeń lub warunków podatkowych, powinien mieć podstawy do takich twierdzeń.

Forma i treść umowy pośrednictwa

Umowa pośrednictwa w obrocie nieruchomościami wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Forma elektroniczna nie oznacza zwykłej wiadomości e-mail, lecz formę przewidzianą w Kodeksie cywilnym, zasadniczo z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce najbezpieczniejsza jest podpisana umowa papierowa albo prawidłowo podpisany dokument elektroniczny.

W umowie warto sprawdzić zwłaszcza:

• czy pośrednik działa na rzecz kupującego, sprzedającego, czy obu stron transakcji;
• jaki dokładnie jest zakres usług i czy obejmuje weryfikację dokumentów nieruchomości;
• kiedy powstaje obowiązek zapłaty prowizji;
• czy umowa jest zawarta na wyłączność;
• czy pośrednik ma obowiązek uczestniczyć w negocjacjach, czynnościach u notariusza i przekazaniu lokalu;
• czy do umowy dołączono kopię aktualnej polisy OC pośrednika.

Pośrednik ma obowiązkowe ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone w związku z pośrednictwem w obrocie nieruchomościami. Jeżeli korzysta z pomocy osób działających pod jego nadzorem, ubezpieczenie obejmuje również szkody wyrządzone przez te osoby. Kopia aktualnego dokumentu ubezpieczenia powinna stanowić załącznik do umowy pośrednictwa.

Jeżeli pośrednik nie dopełni obowiązku przekazania dokumentu OC, klient może pisemnie wezwać go do przedłożenia kopii polisy. Gdy pośrednik nie zrobi tego w terminie 7 dni od otrzymania wezwania, klient ma prawo wypowiedzieć umowę pośrednictwa ze skutkiem natychmiastowym.

Czy pośrednik musi sprawdzić stan prawny, zadłużenie i koszty mieszkania?

Pośrednik nie zastępuje notariusza, doradcy podatkowego ani prawnika, ale w typowej transakcji nieruchomościowej jego rola nie powinna ograniczać się do biernego przekazania numeru telefonu sprzedającego. Jeżeli przyjął zlecenie obsługi zakupu, powinien działać rzetelnie, przewidywać typowe ryzyka i nie przemilczać informacji, które mogą mieć znaczenie dla klienta.

W przypadku zakupu mieszkania szczególne znaczenie mają m.in. aktualny odpis księgi wieczystej, podstawa nabycia przez sprzedającego, dokumenty spółdzielni lub wspólnoty, zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami, wysokość czynszu administracyjnego, ewentualne uchwały dotyczące remontów i podwyżek, stan liczników, klucze, dostęp do piwnicy, komórki lokatorskiej lub miejsca postojowego oraz protokół zdawczo-odbiorczy.

Jeżeli pośrednik wprost zobowiązał się w umowie do ustalenia stanu prawnego i obciążeń nieruchomości, powinien podjąć realne czynności sprawdzające. Może korzystać z ustawowego prawa wglądu do określonych rejestrów i dokumentów związanych z nieruchomością, jeżeli działa w związku z zawartą umową pośrednictwa. Nie wystarczy wtedy ogólne twierdzenie, że pośrednik tylko „skojarzył strony”, jeżeli umowa albo korespondencja pokazuje szerszy zakres jego obowiązków. Praktyczne skutki niedochowania takich obowiązków szerzej pokazujemy w analizie dotyczącej odpowiedzialności agencji nieruchomości za sprawdzenie dokumentów.

Przy zadłużeniu wobec spółdzielni lub wspólnoty trzeba odróżnić dług osobisty sprzedającego od ryzyka praktycznego po stronie kupującego. Sam fakt zaległości poprzedniego właściciela nie zawsze oznacza, że kupujący automatycznie przejmuje jego zobowiązania. Może jednak prowadzić do sporów, problemów z rozliczeniami lub konieczności dochodzenia zwrotu od sprzedającego. Dlatego dokumenty dotyczące opłat powinny być sprawdzone przed podpisaniem aktu notarialnego, a rozliczenia zabezpieczone w umowie.

Błędna informacja o PCC, czynszu albo stanie lokalu

W opisanej sytuacji szczególnie istotne są zapewnienia pośrednika dotyczące podatku od czynności cywilnoprawnych, wysokości czynszu, działania paneli słonecznych, zadłużenia lokalu, protokołu liczników oraz przekazania kompletu kluczy. Każda z tych kwestii może wpływać na decyzję o zakupie albo na koszty po transakcji.

Przy zakupie mieszkania z rynku wtórnego podstawowa stawka PCC od umowy sprzedaży wynosi 2%. Od 31 sierpnia 2023 r. funkcjonuje jednak zwolnienie dla nabycia pierwszego mieszkania lub domu, jeżeli kupujący spełnia warunki z ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych. Dlatego sama informacja „transakcja będzie zwolniona z PCC” może być prawdziwa albo nieprawdziwa zależnie od konkretnej sytuacji kupującego, rodzaju prawa i historii posiadania nieruchomości.

Pośrednik nie musi być doradcą podatkowym, ale jeżeli kategorycznie zapewnia klienta o zwolnieniu z podatku, powinien zachować ostrożność i zastrzec, że ostateczną ocenę podatkową przeprowadzi notariusz lub doradca podatkowy. Jeżeli podał błędną informację bez podstaw i klient może wykazać, że przez to poniósł konkretną szkodę, kwestia ta może być elementem roszczenia odszkodowawczego.

Podobnie należy ocenić informację o czynszu. Jeżeli pośrednik przekazał wysokość czynszu na podstawie aktualnego dokumentu spółdzielni albo wspólnoty, jego odpowiedzialność może być trudniejsza do wykazania. Jeżeli jednak powołał się na nieaktualne dane, zignorował sprzeczne informacje albo zaniżył opłaty, aby uatrakcyjnić ofertę, może to świadczyć o nienależytym wykonaniu umowy.

Odpowiedzialność cywilna pośrednika nieruchomości

Roszczenie przeciwko pośrednikowi najczęściej opiera się na odpowiedzialności kontraktowej za nienależyte wykonanie umowy. Zgodnie z zasadami Kodeksu cywilnego trzeba wykazać: zawartą umowę, niewykonanie albo nienależyte wykonanie obowiązków, szkodę oraz normalny związek przyczynowy między zachowaniem pośrednika a szkodą.

Nie wystarczy samo poczucie, że usługa była słaba. Sąd albo ubezpieczyciel będzie oczekiwał konkretów: jakie obowiązki przyjął pośrednik, jakie informacje przekazał, które informacje były nieprawdziwe, jakie dokumenty pominął, ile wynosi szkoda i dlaczego nie powstałaby, gdyby pośrednik działał prawidłowo.

Za potencjalną szkodę można uznać np. koszt usunięcia skutków błędnego rozliczenia, dodatkowe wydatki wynikające z nieprzekazania kluczy, konieczność wymiany zamków, udokumentowane koszty związane z zaległościami, które powinny zostać rozliczone przy akcie, albo inne realne wydatki pozostające w związku z działaniem pośrednika. Trudniejsze są roszczenia oparte na twierdzeniu, że klient „nie kupiłby mieszkania”, gdyż wymagają silnych dowodów.

W sprawach o błędną informację podatkową trzeba zachować ostrożność. Sam obowiązek zapłaty podatku, który wynika z ustawy, nie zawsze będzie szkodą spowodowaną przez pośrednika. Szkodą mogą być natomiast dodatkowe koszty, odsetki, sankcje albo inny uszczerbek, jeżeli klient wykaże, że powstały wskutek zawinionego błędu pośrednika i że klient rozsądnie polegał na jego zapewnieniach.

Zwrot prowizji albo obniżenie wynagrodzenia pośrednika

Klienci często pytają, czy skoro pośrednik popełnił błędy, można odmówić zapłaty prowizji albo żądać jej zwrotu. Odpowiedź zależy przede wszystkim od treści umowy i od tego, czy pośrednik faktycznie doprowadził do transakcji, za którą prowizja była należna.

Jeżeli umowa przewiduje wynagrodzenie za skojarzenie stron i doprowadzenie do zawarcia umowy sprzedaży, a transakcja została zawarta z kontrahentem wskazanym przez pośrednika, całkowite pozbawienie go prowizji może być trudne. Nie wyklucza to jednak roszczenia odszkodowawczego albo żądania zwrotu części wynagrodzenia, jeżeli pośrednik wykonał usługę nienależycie i da się to udowodnić.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy umowa pośrednictwa jest nieważna z powodu niezachowania wymaganej formy albo gdy pośrednik dochodzi wynagrodzenia mimo braku podstaw określonych w umowie. Wtedy trzeba osobno zbadać, czy pośrednik może żądać zapłaty na innej podstawie, czy też klient może skutecznie bronić się przed roszczeniem.

Skarga na pośrednika nieruchomości

Dawniej w sprawach pośredników funkcjonowała odpowiedzialność zawodowa związana z licencjami i postępowaniem przed organami administracji. Obecnie klient niezadowolony z pracy pośrednika nie składa już typowej skargi do ministra w celu ukarania pośrednika tak jak przed deregulacją zawodu.

W praktyce można podjąć następujące działania:

• złożyć pisemną reklamację do pośrednika lub biura nieruchomości i zażądać stanowiska na piśmie;
• zażądać kopii dokumentu ubezpieczenia OC oraz danych ubezpieczyciela;
• zgłosić szkodę bezpośrednio do ubezpieczyciela pośrednika;
• skorzystać z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów, jeżeli klient działał jako konsument;
• sprawdzić, czy pośrednik należy do organizacji zawodowej i czy możliwa jest skarga w ramach jej wewnętrznych zasad;
• wystąpić z roszczeniem cywilnym o zapłatę, jeżeli istnieją dowody szkody i odpowiedzialności pośrednika.

UOKiK nie rozstrzyga typowych indywidualnych sporów o odszkodowanie między klientem a pośrednikiem. Może mieć znaczenie wtedy, gdy problem dotyczy niedozwolonych postanowień umownych albo praktyk naruszających zbiorowe interesy konsumentów.

Jak przygotować reklamację lub pozew przeciwko pośrednikowi?

Przed wysłaniem reklamacji warto uporządkować materiał dowodowy. Najważniejsze będą: umowa pośrednictwa, aneksy, korespondencja e-mail, SMS-y, wiadomości z komunikatorów, oferta nieruchomości, ogłoszenie, notatki ze spotkań, dokumenty od spółdzielni lub wspólnoty, akt notarialny, potwierdzenia zapłaty, protokół zdawczo-odbiorczy albo dowody jego braku oraz rachunki dokumentujące poniesione koszty.

W reklamacji należy wskazać, czego klient żąda: zapłaty określonej kwoty, zwrotu części prowizji, przekazania polisy OC, wyjaśnienia nieprawidłowości albo pisemnego stanowiska. Warto wyznaczyć rozsądny termin odpowiedzi, np. 14 dni, oraz zapowiedzieć zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela lub skierowanie sprawy na drogę sądową.

Jeżeli sprawa ma trafić do sądu, trzeba pamiętać o przedawnieniu. W wielu sprawach konsumenckich roszczenia majątkowe przedawniają się zasadniczo z upływem 6 lat, a termin kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego, ale niektóre roszczenia związane z działalnością gospodarczą albo okresowymi świadczeniami mogą przedawniać się po 3 latach. Dlatego termin należy policzyć dla konkretnego roszczenia.

FAQ

Czy pośrednik nieruchomości musi mieć licencję?

Nie. Obecnie pośrednikiem w obrocie nieruchomościami jest przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w tym zakresie. Państwowa licencja pośrednika i dawna odpowiedzialność zawodowa pośredników zostały zniesione. Pośrednik nadal musi jednak działać zgodnie z umową i ponosi odpowiedzialność cywilną za nienależyte wykonanie zobowiązania.

Czy umowa pośrednictwa może być zawarta przez e-mail?

Ustawa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Forma elektroniczna oznacza co do zasady dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykła wymiana e-maili albo skan bez właściwego podpisu może nie wystarczyć, dlatego przed sporem trzeba sprawdzić sposób zawarcia umowy.

Czy pośrednik odpowiada za błędną informację o podatku PCC?

Może odpowiadać, jeżeli udzielił konkretnej, nieprawdziwej informacji, klient na niej polegał i poniósł przez to szkodę. Trzeba jednak odróżnić błędną informację pośrednika od obowiązków notariusza i samego kupującego. Przy zakupie nieruchomości z rynku wtórnego podstawowa stawka PCC wynosi 2%, ale od 31 sierpnia 2023 r. istnieje zwolnienie dla nabycia pierwszego mieszkania lub domu, jeśli spełnione są warunki ustawowe.

Czy pośrednik musi sprawdzić zadłużenie lokalu?

Nie każda czynność sprawdzająca wynika automatycznie z ustawy, ale może wynikać z umowy pośrednictwa, z zakresu przyjętego zlecenia oraz z zawodowego charakteru działalności pośrednika. Jeżeli pośrednik zobowiązał się do weryfikacji dokumentów albo zapewniał o braku zaległości, powinien umieć wykazać, na czym oparł takie informacje.

Czy można żądać zwrotu prowizji pośrednika?

Zwrot całości lub części prowizji jest możliwy przede wszystkim wtedy, gdy wynika to z umowy, gdy umowa jest nieważna albo gdy usługa została wykonana nienależycie w stopniu uzasadniającym roszczenie o obniżenie wynagrodzenia lub odszkodowanie. Sama niechęć klienta po transakcji zwykle nie wystarczy, jeżeli pośrednik rzeczywiście doprowadził do zawarcia umowy.

Gdzie złożyć skargę na pośrednika nieruchomości?

W pierwszej kolejności warto złożyć pisemną reklamację do pośrednika albo biura nieruchomości i zażądać wskazania polisy OC. Jeżeli klient jest konsumentem, może skorzystać z pomocy miejskiego albo powiatowego rzecznika konsumentów. UOKiK co do zasady zajmuje się praktykami naruszającymi zbiorowe interesy konsumentów, a nie rozstrzyganiem indywidualnych sporów o odszkodowanie.

Czy można dochodzić roszczeń z OC pośrednika?

Tak, jeżeli szkoda została wyrządzona w związku z pośrednictwem w obrocie nieruchomościami i mieści się w zakresie ochrony ubezpieczeniowej. W praktyce trzeba ustalić numer polisy, zgłosić szkodę ubezpieczycielowi i przedstawić dokumenty potwierdzające błąd pośrednika, wysokość szkody oraz związek przyczynowy.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, tekst jednolity: Dz. U. z 2026 r. poz. 399, w szczególności art. 179a, art. 179b, art. 180, art. 181 i art. 181a: eli.gov.pl.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 1071, w szczególności art. 355, art. 361, art. 471 i art. 118: api.sejm.gov.pl.
• Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych, tekst jednolity: Dz. U. z 2026 r. poz. 191, w szczególności art. 7 i art. 9 pkt 17: eli.gov.pl.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 kwietnia 2019 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej pośrednika w obrocie nieruchomościami: isap.sejm.gov.pl.