Wykreślenie z CEIDG a faktury i VAT – co zrobić?

W opisanej sytuacji trzeba rozdzielić dwie kwestie: brak wpisu w CEIDG oraz status podatnika VAT. To nie są tożsame zdarzenia. Można bowiem mieć problem z wpisem do ewidencji przedsiębiorców, a jednocześnie nadal podlegać obowiązkom w VAT, jeżeli faktycznie wykonywano czynności opodatkowane.

Podstawą wpisu, zmiany i wykreślenia przedsiębiorcy z CEIDG jest ustawa z 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. Zgodnie z art. 8 ust. 1 tej ustawy wpisowi do CEIDG podlega przedsiębiorca będący osobą fizyczną, a zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 i 2 dane wpisane do CEIDG obejmują m.in. oznaczenie przedsiębiorcy oraz adres do doręczeń. Zmiany danych należy zgłaszać w CEIDG na zasadach określonych w tej ustawie.

Jeżeli jednak mimo wykreślenia z CEIDG przedsiębiorca faktycznie dalej wykonywał usługi lub sprzedaż, to dla celów podatkowych organy oceniają rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, a nie tylko stan ewidencyjny. Taki stan faktyczny wymaga jednak dokładnego sprawdzenia dokumentów, bo konsekwencje mogą być różne w zależności od tego, czy doszło jedynie do wykreślenia z CEIDG, czy także do utraty statusu czynnego podatnika VAT.

Wykreślenie z CEIDG a status podatnika VAT – to nie jest to samo

Podatnikiem VAT jest podmiot wykonujący samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 1 i 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Definicja działalności gospodarczej w VAT jest szersza niż samo posiadanie aktywnego wpisu w CEIDG. Obejmuje ona m.in. wszelką działalność producentów, handlowców i usługodawców, także wtedy, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania jej w sposób częstotliwy, a także wykorzystywanie towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

To oznacza, że brak aktywnego wpisu w CEIDG nie wyłącza sam przez się obowiązku rozliczenia VAT od realnie wykonanej sprzedaży. Jeżeli usługi były wykonywane, faktury odzwierciedlały rzeczywiste zdarzenia, a kontrahenci faktycznie otrzymali świadczenie, to urząd co do zasady może oczekiwać rozliczenia podatku należnego.

Kiedy urząd wykreśla podatnika z rejestru VAT?

Odrębną sprawą jest wykreślenie z rejestru VAT. Zgodnie z art. 96 ust. 9 ustawy o podatku od towarów i usług naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podatnika z rejestru jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania o tym podatnika, jeżeli:

• podatnik nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem,
• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym okażą się niezgodne z prawdą,
• podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania właściwych organów,
• posiadane informacje wskazują na udział w działaniach związanych z wyłudzeniami skarbowymi,
• wobec podatnika sąd orzekł zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Dodatkowe przesłanki wykreślenia przewiduje art. 96 ust. 9a ustawy o VAT. Chodzi m.in. o przypadki, gdy podatnik:

• zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na co najmniej 6 kolejnych miesięcy,
• nie złożył mimo obowiązku deklaracji za 3 kolejne miesiące lub za kwartał,
• przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały składał deklaracje, w których nie wykazał sprzedaży ani zakupów z kwotami podatku do odliczenia,
• wystawiał tzw. puste faktury albo brał udział w nierzetelnym rozliczaniu podatku.

W praktyce w opisanej sprawie trzeba ustalić, czy samo wykreślenie z CEIDG spowodowało również działania urzędu skarbowego w zakresie VAT. Warto sprawdzić historię statusu podatnika w urzędzie lub w aktach sprawy.

Zobacz również:

likwidacja vs zaprzestanie

Skutki dla faktur sprzedażowych

Jeżeli sprzedaż rzeczywiście miała miejsce, to sama wadliwość rejestracyjna nie powoduje automatycznie, że czynności przestają istnieć dla VAT. Podatek należny wynika z wykonania czynności opodatkowanej, a nie wyłącznie z formalnego statusu w CEIDG. Ma tu znaczenie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, który obejmuje odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, oraz art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym obowiązek podatkowy co do zasady powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

Jeżeli więc usługa została wykonana w okresie wykreślenia z CEIDG, to z perspektywy VAT zasadnicze pytanie brzmi nie „czy wolno było wystawić fakturę?”, lecz „czy czynność rzeczywiście została wykonana i czy należało od niej rozliczyć podatek?”. W większości takich przypadków odpowiedź brzmi: tak, VAT należny trzeba rozliczyć.

Nie oznacza to jednak, że sytuacja jest całkowicie bezpieczna. Organ może badać prawidłowość danych na fakturze i okoliczności prowadzenia działalności. Jeżeli jednak faktury dokumentowały rzeczywiste świadczenia, to ryzyko zwykle dotyczy bardziej strony formalnej i ewentualnych korekt danych niż samego istnienia sprzedaży.

Skutki dla VAT naliczonego z faktur zakupowych

Największy problem praktyczny dotyczy zwykle odliczenia VAT z zakupów. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Jednocześnie art. 88 ustawy o VAT przewiduje sytuacje, w których odliczenie jest wyłączone.

Szczególnie ważny jest art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7. Właśnie ten przepis najczęściej powoduje spór, gdy przedsiębiorca faktycznie działał, ale formalnie został wykreślony z rejestru VAT.

Dlatego trzeba ustalić, czy w okresie wykreślenia:

• był Pan nadal zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, mimo problemu z CEIDG,
• czy też został Pan wykreślony również z rejestru VAT,
• czy później nastąpiło przywrócenie lub ponowna rejestracja.

Jeżeli urząd uzna, że w danym czasie nie miał Pan statusu podatnika VAT czynnego, może zakwestionować odliczenie VAT z faktur zakupowych za ten okres. Nie zawsze oznacza to automatyczną przegraną podatnika, ale ryzyko jest realne i wymaga oceny konkretnych dokumentów.

Ponowna rejestracja i przywrócenie statusu VAT

Rejestracja dla potrzeb VAT następuje na formularzu VAT-R na podstawie art. 96 ust. 1 ustawy o VAT. W niektórych sytuacjach możliwe jest nie tylko nowe zgłoszenie, ale również przywrócenie zarejestrowania bez konieczności ponownej pełnej procedury, jeśli ustały przyczyny wykreślenia i podatnik wykaże, że prowadzi opodatkowaną działalność. Znaczenie mają tu zwłaszcza art. 96 ust. 9h, 9i i 9j ustawy o VAT, regulujące przywrócenie rejestracji w określonych przypadkach.

To ważne, bo w praktyce nie zawsze najlepszym rozwiązaniem jest traktowanie sprawy wyłącznie jako „nowej rejestracji”. Czasem trzeba wystąpić o wyjaśnienie historii rejestracji i ustalić, czy urząd nie powinien potraktować sprawy jako przywrócenia statusu od określonej daty. To zależy jednak od podstawy wykreślenia i dokumentów w aktach.

Jeżeli problem dotyczył także danych zgłoszeniowych, pomocna bywa analiza tego, czy potrzebna jest jedynie aktualizacja danych, czy również korekta VAT-R.

Czy trzeba korygować JPK_V7 i faktury?

Nie ma jednej odpowiedzi dobrej dla każdej sprawy. Wszystko zależy od tego, jaki był rzeczywisty status podatnika w spornym okresie i jakie dokumenty są w systemie urzędu.

Jeżeli JPK_V7 zostały już złożone i wykazano w nich sprzedaż oraz zakupy, nie należy pochopnie składać korekt „w ciemno”. Najpierw warto ustalić:

• czy urząd rzeczywiście wykreślił Pana z rejestru VAT,
• od jakiej daty i na jakiej podstawie,
• czy istnieją podstawy do przywrócenia statusu VAT,
• czy zakwestionowane może być tylko odliczenie VAT naliczonego, czy także inne elementy rozliczeń.

Co zrobić praktycznie krok po kroku?

1. Uzyskać potwierdzenie daty i podstawy wykreślenia z CEIDG.
2. Sprawdzić w urzędzie skarbowym lub w aktach, czy i od kiedy nastąpiło wykreślenie z rejestru VAT.
3. Porównać ten okres z datami wystawionych faktur sprzedażowych, zakupowych i złożonych JPK_V7.
4. Oddzielić VAT należny od VAT naliczonego – to dwa różne problemy.
5. Rozważyć złożenie wyjaśnień, VAT-R, ewentualnego wniosku o przywrócenie rejestracji albo korekt, ale dopiero po sprawdzeniu dokumentów.
6. Przygotować się na możliwość kontroli lub czynności sprawdzających na podstawie art. 272 i nast. ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

W wielu sprawach najbezpieczniejsze jest przygotowanie pełnej osi czasu: data wykreślenia z CEIDG, data faktycznie wykonywanych usług, daty faktur, daty JPK_V7, data ponownej rejestracji i ewentualne wezwania z urzędu. Dopiero na tej podstawie da się ocenić, czy korekta jest konieczna i w jakim zakresie.

Zobacz również:

faktura na inną osobę lub firmę – kiedy jest dopuszczalna?

Jak ocenić Pana sytuację?

Na podstawie opisanego stanu faktycznego można sformułować ostrożny wniosek:

• jeżeli sprzedaż była rzeczywista, to VAT należny od tych czynności co do zasady powinien być rozliczony,
• największe zagrożenie dotyczy prawa do odliczenia VAT z faktur zakupowych za okres, w którym mógł Pan nie figurować jako podatnik VAT czynny,
• nie można automatycznie przyjąć, że wszystkie faktury z tego okresu są „nieważne”,
• potrzebna jest analiza statusu VAT, a nie tylko samego wpisu w CEIDG.

Nie da się jednak uczciwie przesądzić bez dokumentów, czy w Pana sprawie konieczna jest korekta całego VAT naliczonego za pół roku. To zależy od tego, czy urząd rzeczywiście wykreślił Pana z rejestru VAT, czy następnie przywrócił status, a także jaka była formalna podstawa tych działań.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak podobne problemy mogą być oceniane w praktyce.