Faktura dla firmy z USA a VAT i odwrotne obciążenie

Kiedy usługa dla firmy z USA nie podlega VAT w Polsce?

Podstawową zasadę dla usług świadczonych między podatnikami zawiera art. 28b ustawy o VAT. Zgodnie z nim miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest co do zasady miejsce, w którym usługobiorca ma siedzibę działalności gospodarczej. Jeżeli więc polski przedsiębiorca świadczy usługę informatyczną, doradczą, marketingową, graficzną albo podobną usługę niematerialną na rzecz spółki z USA, miejscem opodatkowania będzie zwykle USA, a nie Polska.

Nie oznacza to zastosowania stawki VAT 0%. Taka usługa nie jest opodatkowana polskim VAT, ponieważ znajduje się poza zakresem opodatkowania w Polsce. W praktyce na fakturze wpisuje się oznaczenie „NP”, „nie podlega opodatkowaniu w Polsce” albo podobny neutralny opis, a równocześnie zamieszcza wymaganą adnotację „odwrotne obciążenie”.

Przed wystawieniem faktury trzeba jednak upewnić się, że kontrahent rzeczywiście działa jako podatnik, czyli prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu art. 28a ustawy o VAT. W relacjach z firmą z USA pomocne mogą być: umowa, dane rejestrowe spółki, numer EIN, dokument W-8BEN-E, zamówienie firmowe, firmowa domena e-mail, strona internetowa lub inne dowody potwierdzające, że nabywca nie jest konsumentem.

Trzeba również sprawdzić, czy dana usługa nie podlega szczególnym zasadom ustalania miejsca świadczenia. Inaczej mogą być rozliczane m.in. usługi związane z nieruchomościami, usługi wstępu na wydarzenia, niektóre usługi transportowe, restauracyjne, turystyczne albo krótkoterminowy najem środków transportu. W takich sprawach decydują szczegóły umowy i faktyczny charakter świadczenia.

Faktura dla podatnika z USA – jakie dane wpisać?

Skoro polski przedsiębiorca ma siedzibę w Polsce, a miejscem świadczenia usługi jest państwo trzecie, zastosowanie mają przepisy o fakturowaniu z polskiej ustawy o VAT. Wynika to z art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT, który obejmuje m.in. świadczenie usług przez polskiego podatnika, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.

Faktura powinna zawierać typowe dane identyfikujące sprzedawcę i nabywcę, numer faktury, datę wystawienia, datę wykonania usługi, nazwę usługi, wartość wynagrodzenia i walutę. Przy fakturach dla kontrahentów z USA często wystawia się dokument w dolarach amerykańskich. Jeżeli na fakturze nie ma polskiego VAT, nie wykazuje się kwoty VAT do przeliczenia na złote, ale dla celów podatku dochodowego i księgowych trzeba prawidłowo przeliczyć przychód według właściwych zasad.

W art. 106e ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT wskazano, że w przypadku faktury dokumentującej czynność, o której mowa w art. 106a pkt 2 lit. b, faktura może nie zawierać m.in. numeru, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, stawki podatku, sumy sprzedaży netto z podziałem na stawki oraz kwoty podatku. Oznacza to, że brak polskiego NIP, numeru VAT UE albo amerykańskiego numeru odpowiadającego europejskiemu VAT nie blokuje wystawienia faktury.

Jeżeli amerykańska firma poda numer EIN lub inny numer rejestrowy, można go zamieścić na fakturze jako dodatkową informację identyfikacyjną. Nie należy jednak sztucznie tworzyć numeru VAT ani wpisywać polskiego NIP, którego kontrahent nie posiada. W przypadku usług B2B w UE praktyka dokumentowania może być podobna, ale dodatkowo dochodzą kwestie numeru VAT UE i informacji podsumowującej; szerzej omawiamy to w artykule o usługach B2B w UE.

Czy na fakturze trzeba wpisać „odwrotne obciążenie”?

Tak, jeżeli faktura dokumentuje usługę, dla której obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej albo podatku o podobnym charakterze jest nabywca, faktura powinna zawierać wyrazy „odwrotne obciążenie”. Wynika to z art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT.

W relacji z kontrahentem z USA może pojawić się wątpliwość, bo w Stanach Zjednoczonych nie funkcjonuje VAT w europejskim znaczeniu. To jednak nie oznacza, że polski VAT automatycznie wraca do polskiego usługodawcy. Jeżeli miejscem świadczenia jest USA, usługa nie podlega opodatkowaniu w Polsce. Polski przedsiębiorca nie bada, czy w danym stanie USA istnieje lokalny podatek sprzedażowy, który odpowiada VAT jeden do jednego. Rozliczenie po stronie nabywcy zależy od prawa właściwego dla jego jurysdykcji.

Organy podatkowe w interpretacjach dotyczących usług dla kontrahentów z USA przyjmowały, że faktura powinna zawierać adnotację „odwrotne obciążenie”, a brak stawki i kwoty polskiego VAT jest prawidłowy. Dla czytelności w obrocie międzynarodowym można dopisać angielskie „reverse charge”, ale polskie określenie „odwrotne obciążenie” powinno pozostać na fakturze.

Faktura dla firmy z USA a KSeF w 2026 r.

Od 2026 r. fakturowanie trzeba analizować także przez pryzmat Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Do 31 grudnia 2026 r. istnieje ułatwienie dla podatników, którzy w danym miesiącu wystawiają faktury objęte obowiązkiem KSeF o łącznej wartości sprzedaży z VAT nieprzekraczającej 10 000 zł.

KSeF zmienia formę wystawiania faktury, ale nie zmienia zasad ustalania miejsca świadczenia usług. Jeżeli więc usługa dla kontrahenta z USA nie podlega VAT w Polsce na podstawie art. 28b ustawy o VAT, sam obowiązek korzystania z KSeF nie powoduje naliczenia polskiego VAT.

W przypadku kontrahenta zagranicznego trzeba pamiętać o praktycznym doręczeniu faktury. Jeżeli faktura jest wystawiona w KSeF, a nabywca z USA nie odbiera jej bezpośrednio w polskim systemie, należy przekazać mu fakturę w sposób uzgodniony, np. jako wizualizację PDF, zwykle z właściwym kodem QR umożliwiającym weryfikację faktury.

Jak wykazać usługę dla firmy z USA w rozliczeniach?

Sprzedaż usługi, której miejscem świadczenia jest państwo trzecie, ujmuje się w ewidencji VAT i JPK zgodnie z zasadami dotyczącymi sprzedaży poza terytorium kraju. Nie wykazuje się od niej podatku należnego w Polsce. Jednocześnie taka sprzedaż może mieć znaczenie dla prawa do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli zakupy są związane z czynnościami, które dawałyby prawo do odliczenia, gdyby były wykonywane w Polsce. Każdorazowo trzeba ocenić charakter świadczenia i sposób jego dokumentowania.

W podatku dochodowym wynagrodzenie z faktury jest przychodem z działalności gospodarczej. Jeżeli faktura jest wystawiona w USD, EUR albo innej walucie obcej, przychód przelicza się na złote według zasad właściwych dla podatku dochodowego. Artykuł dotyczy przede wszystkim VAT, dlatego w konkretnych rozliczeniach księgowych warto dodatkowo zweryfikować kurs, moment powstania przychodu i dokumenty potwierdzające wykonanie usługi.

FAQ

Czy faktura dla firmy z USA powinna zawierać polski VAT?

Co do zasady nie, jeżeli jest to usługa B2B rozliczana według art. 28b ustawy o VAT, a nabywca ma siedzibę w USA i nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, dla którego świadczona jest usługa. Taka usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.

Czy na fakturze wpisać stawkę 0%?

Nie. Stawka 0% oznacza sprzedaż opodatkowaną VAT według szczególnej stawki. Przy usługach niepodlegających opodatkowaniu w Polsce właściwsze jest oznaczenie „NP”, „nie podlega opodatkowaniu w Polsce” oraz adnotacja „odwrotne obciążenie”.

Czy firma z USA musi mieć NIP albo numer VAT?

Nie. Amerykański kontrahent zwykle nie ma polskiego NIP ani numeru VAT UE. Faktura dla podatnika z państwa trzeciego może nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej nabywcy. Jeżeli kontrahent poda EIN lub inny numer rejestrowy, można go wpisać pomocniczo.

Czy wystarczy napisać „reverse charge”?

Nie powinno się zastępować polskiej adnotacji samym angielskim określeniem. Na fakturze warto wpisać „odwrotne obciążenie”. Dodatkowy opis „reverse charge” może się pojawić, szczególnie gdy ułatwia zrozumienie faktury zagranicznemu nabywcy.

Czy fakturę dla firmy z USA trzeba wystawić w KSeF?

Jeżeli podatnik jest już objęty obowiązkiem KSeF, faktura wystawiana zgodnie z polskimi przepisami może wymagać wystawienia w KSeF także wtedy, gdy nabywcą jest podmiot zagraniczny. Kontrahentowi z USA przekazuje się ją w uzgodnionej formie, np. jako PDF lub wydruk z kodem QR.

Czy zasada jest taka sama przy sprzedaży dla osoby prywatnej z USA?

Nie zawsze. Artykuł dotyczy usług dla podatnika, czyli modelu B2B. Przy usługach dla konsumentów stosuje się inne przepisy o miejscu świadczenia, a w przypadku usług elektronicznych, cyfrowych lub podobnych mogą pojawić się dodatkowe obowiązki podatkowe za granicą.

Podsumowanie

Faktura dla firmy z USA za usługę B2B najczęściej nie zawiera polskiego VAT, ponieważ miejscem świadczenia jest państwo siedziby usługobiorcy. Polski przedsiębiorca powinien jednak prawidłowo udokumentować transakcję: ustalić status kontrahenta, sprawdzić, czy nie zachodzi wyjątek od art. 28b ustawy o VAT, wystawić fakturę z adnotacją „odwrotne obciążenie” i nie wpisywać stawki 0% zamiast oznaczenia „NP”.

W 2026 r. dodatkowym elementem jest KSeF. System ten nie zmienia zasad opodatkowania usług dla USA, ale może zmienić techniczną formę wystawienia i przekazania faktury. Dlatego przy stałej współpracy z zagranicznymi firmami warto ustalić z księgowością jednolity schemat fakturowania, opisu usługi, oznaczeń VAT i przekazywania dokumentów kontrahentowi.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 28a, art. 28b, art. 106a i art. 106e - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 ze zm.
2. Krajowy System e-Faktur, informacje Ministerstwa Finansów o etapach wdrażania KSeF - ksef.podatki.gov.pl
3. Krajowy System e-Faktur, informacje Ministerstwa Finansów o kodach QR i przekazywaniu faktur poza KSeF - ksef.podatki.gov.pl
4. Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27.06.2013 r., nr IBPP4/443-172/13/PK.
5. Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24.02.2016 r., nr ILPP4/4512-1-3/16-4/IL.
6. Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4.03.2014 r., nr IPPP3/443-1080/13-4/LK.
7. Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12.04.2017 r., nr 1061-IPTPP2.4512.32.2017.3.KW.