Likwidacja firmy i najem lokalu – co z VAT?

Czy po likwidacji firmy można nadal być podatnikiem VAT?

Tak. W podatku VAT formalne zamknięcie działalności w CEIDG nie zawsze oznacza zakończenie statusu podatnika VAT. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnikami są m.in. osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat tej działalności.

Kluczowe znaczenie ma art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten stanowi, że działalność gospodarcza obejmuje także czynności polegające na wykorzystywaniu towarów w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Lokal usługowy jest towarem w rozumieniu art. 2 pkt 6 ustawy o VAT, a jego odpłatne i ciągłe wynajmowanie jest wykorzystywaniem majątku dla celów zarobkowych.

Odpłatny najem lokalu użytkowego jest usługą w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług i podlega VAT na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. Nie ma więc decydującego znaczenia, że wynajmujący nie prowadzi już zarejestrowanej działalności gospodarczej w CEIDG. Ważne jest to, czy nadal wykonuje czynność opodatkowaną VAT.

Najem lokalu użytkowego a stawka VAT

Najem lokalu użytkowego na potrzeby działalności gospodarczej najemcy co do zasady nie korzysta ze zwolnienia przewidzianego dla najmu mieszkaniowego. Zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku od towarów i usług dotyczy usług w zakresie wynajmowania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe. Lokal usługowy wynajęty przedsiębiorcy na cele biurowe, handlowe, gabinetowe lub magazynowe nie spełnia tego warunku.

W konsekwencji czynsz za najem lokalu użytkowego jest zazwyczaj opodatkowany stawką podstawową 23%. Stawka ta wynika z art. 41 ust. 1 w związku z art. 146ef ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Jeżeli konkretna umowa dotyczy lokalu mieszkaniowego, najmu krótkoterminowego, zakwaterowania albo innego szczególnego modelu korzystania z nieruchomości, ocenę VAT trzeba przeprowadzić odrębnie.

VAT-Z po zamknięciu działalności w CEIDG

Art. 96 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług nakłada obowiązek zgłoszenia zaprzestania działalności naczelnikowi urzędu skarbowego, jeżeli podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT zaprzestał wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu VAT-Z.

Jeżeli jednak po zamknięciu firmy w CEIDG nadal wynajmuje Pani lokal użytkowy za wynagrodzeniem, nie dochodzi do zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych VAT. W takiej sytuacji samo wykreślenie działalności z CEIDG nie powinno automatycznie powodować złożenia VAT-Z. Podatnik nadal może pozostawać czynnym podatnikiem VAT w związku z najmem.

Jeżeli VAT-Z został już złożony, a najem trwa dalej i ma być opodatkowany VAT, trzeba przeanalizować ponowną rejestrację do VAT. Zgodnie z art. 96 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podmioty wykonujące czynności opodatkowane składają zgłoszenie rejestracyjne przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej, a naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika na podstawie art. 96 ust. 4 tej ustawy. W praktyce służy do tego formularz VAT-R.

Czy osoba fizyczna bez firmy może wystawić fakturę VAT?

Tak, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT. Przepisy o fakturach nie uzależniają prawa wystawiania faktur wyłącznie od wpisu w CEIDG. Jeżeli osoba fizyczna pozostaje podatnikiem VAT z tytułu najmu, może dokumentować czynsz fakturą VAT.

Obowiązek wystawienia faktury na rzecz innego podatnika VAT wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Elementy faktury określa art. 106e ust. 1 tej ustawy. Na fakturze powinny znaleźć się m.in. data wystawienia, numer, dane stron, NIP, nazwa usługi, kwota netto, stawka VAT, kwota VAT i kwota brutto.

W przypadku usług najmu obowiązek podatkowy powstaje na szczególnych zasadach. Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy dla usług najmu powstaje z chwilą wystawienia faktury. Jeżeli faktura nie zostanie wystawiona albo zostanie wystawiona po terminie, art. 19a ust. 7 ustawy o VAT wiąże powstanie obowiązku podatkowego z upływem terminu wystawienia faktury. Z kolei art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT przewiduje, że fakturę za najem wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności.

Jak zapisać VAT w umowie najmu?

Jeżeli wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT, w umowie można zapisać czynsz jako kwotę netto powiększaną o VAT według właściwej stawki. Przykładowy zapis: Czynsz najmu wynosi 5000 zł netto miesięcznie i zostanie powiększony o podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu powstania obowiązku podatkowego. Wynajmujący wystawi fakturę VAT zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług.

Jeżeli wynajmujący korzysta ze zwolnienia z VAT, bezpieczniejszy jest zapis wskazujący kwotę bez doliczania VAT, np.: Czynsz najmu wynosi 5000 zł miesięcznie. Wynajmujący korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. W takim wariancie najemca nie otrzyma faktury z wykazanym VAT i nie odliczy podatku naliczonego.

Nie należy wpisywać do umowy mechanizmu netto plus VAT, jeżeli wynajmujący nie jest czynnym podatnikiem VAT i nie zamierza rozliczać podatku. Wystawienie faktury z wykazaną kwotą VAT może powodować obowiązek zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, nawet jeżeli rozliczenie było nieprawidłowe.

Kiedy najemca może odliczyć VAT z czynszu?

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Najemca może odliczyć VAT z faktury za czynsz, jeżeli jest podatnikiem VAT i lokal służy mu do wykonywania czynności opodatkowanych. Sama umowa najmu z zapisem netto plus VAT nie wystarcza do odliczenia podatku.

Art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług wyłącza prawo do odliczenia, jeżeli transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku. Dlatego jeżeli wynajmujący wybierze zwolnienie z VAT, najemca nie odliczy podatku, bo podatek nie zostanie prawidłowo wykazany.

Jeżeli zależy Pani na tym, aby najemca mógł odliczać VAT, najbezpieczniejsze jest pozostanie czynnym podatnikiem VAT i wystawianie faktur VAT za czynsz. W takim przypadku najemca rozlicza VAT na zasadach ogólnych, o ile lokal wykorzystuje do działalności opodatkowanej. Więcej o skutkach podatkowych przy nabyciu lokalu opisuje artykuł: VAT przy zakupie lokalu.

Zwolnienie z VAT do 200 000 zł a najem lokalu

Art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług przewiduje zwolnienie od VAT dla podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 200 000 zł. Jeżeli podatnik rozpoczyna wykonywanie czynności w trakcie roku, limit ustala się proporcjonalnie na podstawie art. 113 ust. 9 tej ustawy.

Wynajem lokalu użytkowego nie jest sam w sobie wyłączony ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, ale trzeba sprawdzić wszystkie czynności wykonywane przez podatnika. Jeżeli wynajmujący wykonuje także czynności wymienione w art. 113 ust. 13, zwolnienie może nie przysługiwać.

Trzeba też pamiętać o art. 113 ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług. Podatnik, który utracił prawo do zwolnienia albo z niego zrezygnował, może ponownie skorzystać ze zwolnienia nie wcześniej niż po upływie roku, licząc od końca roku, w którym utracił prawo do zwolnienia albo z niego zrezygnował. Ta zasada ma znaczenie, gdy wcześniej była Pani czynnym podatnikiem VAT.

Zwolnienie może być korzystne dla wynajmującego, bo ogranicza obowiązki ewidencyjne i eliminuje konieczność odprowadzania VAT od czynszu. Nie jest jednak korzystne dla najemcy, który chce odliczać VAT. Wybór zależy więc od relacji biznesowej i tego, czy strony negocjują czynsz netto, brutto, czy całkowity koszt najmu.

Obowiązki czynnego podatnika VAT przy najmie

Jeżeli wynajmujący pozostaje czynnym podatnikiem VAT, powinien prowadzić ewidencję VAT zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług oraz przesyłać JPK_V7M albo JPK_V7K zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 99 ust. 11c tej ustawy. Termin rozliczenia podatku za okres miesięczny wynika z art. 99 ust. 1 ustawy o VAT, a obowiązek zapłaty podatku w tym samym terminie wynika z art. 103 ust. 1 ustawy o VAT. Co do zasady jest to 25. dzień miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.

Jeżeli podatnik rozlicza VAT kwartalnie, terminy i warunki trzeba ocenić według art. 99 ust. 2 i następnych ustawy o podatku od towarów i usług. Kwartalne rozliczenie nie zawsze jest dostępne, np. dla niektórych nowych podatników lub podatników wykonujących określone czynności.

Czy zamknięcie firmy powoduje VAT od lokalu?

Samo wykreślenie działalności z CEIDG nie musi powodować opodatkowania lokalu, jeżeli lokal nadal służy czynnościom opodatkowanym, czyli najem trwa i jest rozliczany z VAT. Problem może pojawić się dopiero wtedy, gdy podatnik rzeczywiście zaprzestaje wykonywania czynności opodatkowanych.

Art. 14 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług przewiduje opodatkowanie towarów własnej produkcji oraz towarów, które po nabyciu nie były przedmiotem dostawy, w przypadku zaprzestania przez osobę fizyczną wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Art. 14 ust. 5 tej ustawy nakłada wtedy obowiązek sporządzenia spisu z natury. Jeżeli przy zakupie, budowie albo ulepszeniu lokalu odliczono VAT, trzeba dodatkowo zweryfikować zasady korekty podatku naliczonego z art. 91 ustawy o VAT.

W praktyce przed złożeniem VAT-Z warto ustalić, czy rzeczywiście zakończyły się wszystkie czynności opodatkowane. Jeśli lokal ma być dalej wynajmowany komercyjnie, złożenie VAT-Z może być błędem i utrudnić prawidłowe fakturowanie najemcy.

FAQ

Podsumowanie

Najkorzystniejsze rozwiązanie zależy od tego, co jest ważniejsze dla stron: prostsze rozliczenia wynajmującego czy możliwość odliczenia VAT przez najemcę. Jeżeli najemca chce odliczać VAT, wynajmujący powinien zasadniczo pozostać czynnym podatnikiem VAT, nie składać VAT-Z przy trwającym najmie i wystawiać prawidłowe faktury VAT. Jeżeli wynajmujący wybierze zwolnienie z VAT, najemca nie odliczy podatku, ale czynsz może zostać ustalony jako kwota bez VAT.

Przed podpisaniem albo zmianą umowy warto sprawdzić status VAT, wcześniejsze odliczenia przy zakupie lub ulepszeniu lokalu, prawo do zwolnienia z art. 113 ustawy o VAT oraz sposób ustalenia czynszu netto lub brutto.

Źródła

• Art. 2 pkt 6, art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 1, art. 15 ust. 1 i 2, art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b, art. 19a ust. 7, art. 41 ust. 1, art. 43 ust. 1 pkt 36, art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 3a pkt 2, art. 91, art. 96 ust. 1, 4 i 6, art. 99 ust. 1, 2 i 11c, art. 103 ust. 1, art. 106b ust. 1 pkt 1, art. 106e ust. 1, art. 106i ust. 3 pkt 4, art. 108 ust. 1, art. 109 ust. 3, art. 113 ust. 1, 9, 11 i 13, art. 146ef ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Stan prawny uwzględniony na dzień 16 lipca 2026 r.