Sprzedaż online bez kasy fiskalnej – kiedy to legalne?

Czy przy sprzedaży online można zrezygnować z kasy fiskalnej?

Tak, ale nie automatycznie tylko dlatego, że sprzedaż odbywa się przez internet. W praktyce znaczenie ma zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania przewidziane w poz. 36 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2023 r. poz. 2605).

Zwolnienie dotyczy dostawy towarów w systemie wysyłkowym, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

• sprzedawca otrzymał w całości zapłatę za pośrednictwem poczty, banku albo spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na swój rachunek,
• z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana, w tym są dostępne dane nabywcy i jego adres.

Jednocześnie sama zasada obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych wynika z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W opisanym modelu, czyli sprzedaży wyłącznie online, z płatnością elektroniczną i z systemem pozwalającym powiązać każdą wpłatę z konkretnym zamówieniem, co do zasady można korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Sam fulfillment nie wyklucza zwolnienia, jeżeli to nadal Państwo jako sprzedawca mają pełną i spójną dokumentację transakcji.

Kiedy zwolnienie z kasy nie zadziała?

Trzeba sprawdzić, czy sprzedawane towary nie należą do grup wyłączonych ze zwolnienia. Wyłączenia wynikają z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dla wielu towarów i usług zwolnień nie stosuje się w ogóle.

W branży odzieżowej zwykle nie ma ogólnego ustawowego wyłączenia analogicznego jak np. dla części towarów akcyzowych, perfum czy zapisanych nośników danych, ale zawsze trzeba porównać swój asortyment z aktualnym § 4 rozporządzenia. Jeżeli sprzedawane produkty obejmują towary wskazane w tym przepisie, kasa może być nadal obowiązkowa mimo sprzedaży wyłącznie online.

Znaczenie ma też faktyczny model płatności. Zwolnienie nie obejmie transakcji, jeżeli choć część ceny jest opłacana gotówką, przy odbiorze albo w sposób, który nie pozwala powiązać wpłaty z konkretnym zamówieniem.

Zobacz również:

zakup nieruchomości na firmę od osoby prywatnej a VAT
rolnik ryczałtowy a VAT i formalności

Czy trzeba wkładać paragon do paczki albo wysyłać go mailem?

Jeżeli korzystają Państwo ze zwolnienia z kasy fiskalnej, to nie ma obowiązku wystawiania paragonu fiskalnego dla sprzedaży objętej tym zwolnieniem. Skoro transakcja nie jest ewidencjonowana na kasie, nie powstaje paragon z kasy do dołączenia do przesyłki.

Nie wystarczy też samo „zastąpienie” papierowego paragonu wiadomością e-mail. E-paragon może być wystawiany tylko w systemie kasowym zgodnie z przepisami o kasach rejestrujących, a więc wtedy, gdy sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie. Jeżeli natomiast korzystają Państwo ze zwolnienia z kasy, zasadniczym dokumentem sprzedażowym pozostaje ewidencja sprzedaży oraz ewentualna faktura.

Obowiązek wystawiania faktur reguluje art. 106b ustawy o VAT. Na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej fakturę wystawia się obowiązkowo w przypadkach wskazanych w ustawie, w szczególności gdy nabywca zgłosi żądanie w terminie określonym w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Termin na wystawienie faktury określa art. 106i ust. 6 ustawy o VAT.

Jeżeli wystawiają Państwo faktury elektroniczne, zastosowanie mają art. 2 pkt 32, art. 106m oraz art. 106n ustawy o VAT. Faktura elektroniczna wymaga akceptacji odbiorcy, przy czym akceptacja może wynikać także z przyjętego sposobu współpracy lub regulaminu, o ile jest realna i da się ją wykazać.

Jak dokumentować sprzedaż, gdy każdy klient dostaje fakturę?

Można wystawiać fakturę do każdego zamówienia również przy sprzedaży konsumenckiej. Przepisy tego nie zakazują. Trzeba jednak pamiętać, że samo wystawianie faktur nie zastępuje warunków zwolnienia z kasy. Nadal musi być spełniony warunek pełnej zapłaty na rachunek oraz warunek jednoznacznej identyfikacji transakcji z dokumentów i ewidencji.

W praktyce bezpieczna dokumentacja powinna obejmować:

Od strony podatkowej istotne jest również przechowywanie dokumentacji. Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy mają obowiązek przechowywać ewidencje i wszystkie dokumenty związane z rozliczaniem podatku do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z kolei zasadniczy termin przedawnienia wynika z art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa i co do zasady wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jak rozliczać zwroty przy sprzedaży online bez kasy?

Przy zwrotach nie stosują już Państwo ewidencji zwrotów prowadzonej „pod kasę”, jeśli sprzedaż nie jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Nadal jednak trzeba prawidłowo udokumentować zdarzenie gospodarcze i jego wpływ na rozliczenie VAT.

Jeżeli do transakcji wystawiono fakturę, co do zasady korekta następuje przez fakturę korygującą, zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Ujęcie korekty w rozliczeniu zależy od przyczyny korekty i dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania, zgodnie z art. 29a ust. 13–15 ustawy o VAT.

Jeżeli sprzedaż nie była fakturowana, zwrot powinien wynikać z dokumentacji wewnętrznej: numeru zamówienia, oświadczenia lub zgłoszenia klienta, potwierdzenia przyjęcia zwrotu przez operatora fulfillment oraz potwierdzenia zwrotu pieniędzy. Najważniejsze jest, aby dało się spójnie wykazać:

• jakiej dostawy dotyczył zwrot,
• kiedy towar wrócił,
• czy zwrot objął całość czy część zamówienia,
• kiedy i w jakiej wysokości oddano klientowi środki.

Przy sprzedaży konsumenckiej warto też odróżnić zwrot „ustawowy” od reklamacji. Prawo konsumenta do odstąpienia od umowy zawartej na odległość wynika z art. 27 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, co do zasady w terminie 14 dni. To jednak kwestia cywilnoprawna i konsumencka, a nie sama podstawa korekty VAT. Dla podatków liczy się właściwe udokumentowanie zmiany podstawy opodatkowania.

Zobacz również:

anulowanie zamówienia przez sklep internetowy
VAT i cło przy sprzedaży towarów z magazynu zewnętrznego

Czy fulfillment zmienia obowiązki sprzedawcy?

Nie przenosi obowiązków podatkowych na operatora logistycznego. To, że zewnętrzna firma magazynuje towar, pakuje przesyłki i przyjmuje zwroty, nie oznacza, że staje się sprzedawcą wobec klienta końcowego. Jeżeli sprzedaż odbywa się w Państwa imieniu i na Państwa rachunek, to nadal Państwo odpowiadają za prawidłowe:

• udokumentowanie sprzedaży,
• prowadzenie ewidencji VAT,
• ustalenie momentu ujęcia sprzedaży i korekt,
• wykazanie spełnienia warunków zwolnienia z kasy fiskalnej.

Dlatego umowa z operatorem fulfillment powinna zapewniać dostęp do danych o wysyłkach, doręczeniach, zwrotach i stanach magazynowych w sposób pozwalający powiązać te dane z konkretnym zamówieniem i płatnością. W razie kontroli to ma znaczenie dowodowe.

Na co uważać w praktyce?

Najczęstsze ryzyka przy rezygnacji z kasy fiskalnej to:

• przyjmowanie choć części płatności poza rachunkiem bankowym,
• brak możliwości powiązania wpłaty z konkretnym klientem i zamówieniem,
• nieczytelna dokumentacja zwrotów i korekt,
• asortyment objęty wyłączeniami z § 4 rozporządzenia,
• niespójność między systemem sklepowym, operatorem płatności, fulfillmentem i ewidencją VAT.

Wątpliwości budzą czasem płatności kartowe i przez operatorów płatności. W praktyce organy podatkowe akceptują modele, w których środki trafiają ostatecznie na rachunek sprzedawcy, a dokumentacja pozwala jednoznacznie zidentyfikować transakcję. Kluczowe są jednak konkretne dane z systemu i wyciągów, a nie sama nazwa operatora. Inaczej należy ocenić sytuację, w której sprzedaż powinna być zarejestrowana na kasie, klient płaci kartą, a paragon nie zostaje wydany; taki przypadek omawia materiał o płatności kartą bez paragonu fiskalnego.

FAQ

Czy sama sprzedaż przez internet zwalnia z kasy fiskalnej?

Nie. Zwolnienie wynika nie z kanału sprzedaży, lecz z warunków wskazanych w poz. 36 załącznika do rozporządzenia z 24 listopada 2023 r., przede wszystkim z pełnej płatności na rachunek i możliwości identyfikacji transakcji.

Czy muszę wysyłać klientowi paragon e-mailem?

Nie, jeżeli korzystasz ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Wtedy nie ma obowiązku wystawiania paragonu. Ewentualnie wystawiasz fakturę, gdy wynika to z ustawy o VAT albo z Twojej praktyki sprzedażowej.

Czy mogę wystawiać fakturę do każdego zamówienia konsumenta?

Tak. Jest to dopuszczalne, ale nie zwalnia z konieczności spełnienia warunków zwolnienia z kasy fiskalnej, jeśli chcesz z niej zrezygnować.

Czy zapis w regulaminie o zgodzie na dokument elektroniczny wystarczy?

Może być pomocny, ale powinien być realnie wdrożony i spójny z praktyką sprzedaży. Przy fakturach elektronicznych znaczenie mają art. 106m i art. 106n ustawy o VAT.

Czy fulfillment może wystawiać paragony w moim imieniu?

To zależy od modelu organizacyjnego i technicznego, ale w opisanym przypadku nie jest to potrzebne, jeżeli sprzedaż spełnia warunki zwolnienia z kasy. Kluczowe jest, aby sprzedawca miał pełną dokumentację sprzedaży i zwrotów.

Źródła

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 111 ust. 1, art. 106b ust. 3, art. 106e, art. 106i ust. 6, art. 106j ust. 1, art. 106m, art. 106n, art. 112, art. 29a ust. 13–15 – ISAP

2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w szczególności § 4 oraz poz. 36 załącznika – ISAP

3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1 – ISAP

4. Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, art. 27 – ISAP