Dowód sprzedaży przez internet
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej reguluje ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z powyższymi regulacjami sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej co do zasady podlega obowiązkowi ewidencji na kasie fiskalnej. Jednakże, jeśli zapłata w całości następuje za pośrednictwem rachunku bankowego, karty płatniczej lub innej formy płatności elektronicznej, a sprzedawca prowadzi szczegółową ewidencję pozwalającą jednoznacznie przypisać transakcję do konkretnego klienta, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, co potwierdzają aktualne interpretacje organów skarbowych. Należy jednak zwrócić uwagę, że według stanowiska organów podatkowych płatności kartą płatniczą mogą nie być uznawane za w pełni bezgotówkowe, jeśli nie są realizowane bezpośrednio poprzez system bankowy. W przypadku systemów takich jak PayU czy PayPal, jeśli zapewniają one możliwość jednoznacznego przypisania wpłaty do transakcji, spełniony jest warunek zwolnienia z kasy fiskalnej.
Masz problem prawny? Kliknij tutaj i zapytaj prawnika ›
Rezygnacja z kasy fiskalnej
W opisanym stanie faktycznym całość sprzedaży odbywa się online, a płatności dokonywane są wyłącznie drogą elektroniczną. Co więcej, system fakturowy umożliwia przypisanie każdej transakcji do określonego klienta. Oznacza to, że spełnione są warunki zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. W konsekwencji sprzedawca może zrezygnować z kasy fiskalnej i dokumentować sprzedaż.
Skoro sprzedawca może zrezygnować z kasy fiskalnej, konieczne jest zapewnienie prawidłowego dokumentowania sprzedaży w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. W tym zakresie obowiązuje zasada, że na żądanie klienta sprzedawca musi wystawić fakturę (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). W przypadku sprzedaży online faktura może być przesyłana w formie elektronicznej, jeżeli klient wyrazi na to zgodę, np. poprzez akceptację regulaminu sklepu lub zaznaczenie odpowiedniej opcji podczas składania zamówienia.
Ponadto, zgodnie z aktualnymi interpretacjami organów skarbowych, faktura elektroniczna powinna spełniać określone wymagania, takie jak czytelność, integralność oraz autentyczność pochodzenia. Zaleca się, aby przedsiębiorca zapewnił możliwość pobrania faktury (lub eparagonu) przez klienta ze swojego konta użytkownika lub przesłał ją na wskazany adres e-mail. W sytuacji, gdy klient nie żąda faktury, transakcja powinna być ujęta w ewidencji sprzedaży.
Potrzebujesz pomocy prawnika? Kliknij tutaj i opisz swój problem ›
Prowadzenie prawidłowej ewidencji sprzedaży online
Ustawa o VAT oraz rozporządzenie MF nie nakładają obowiązku prowadzenia dodatkowej ewidencji w przypadku sprzedaży online objętej zwolnieniem z kasy fiskalnej. Jednakże, zgodnie z interpretacjami organów skarbowych, zaleca się prowadzenie szczegółowej ewidencji sprzedaży w celu zapewnienia pełnej transparentności rozliczeń podatkowych. Zalecana ewidencja powinna obejmować:
Rejestr sprzedaży, zawierający następujące informacje:
2. datę transakcji,
3. numer zamówienia,
4. dane klienta (jeśli są dostępne),
5. kwotę brutto i netto,
6. metodę płatności,
7. numer faktury (jeśli została wystawiona).
Archiwizację danych, która może być realizowana poprzez:
1. generowanie raportów sprzedaży w formie plików Excel lub PDF,
2. przechowywanie dowodów transakcji w formie elektronicznej,
3. zapis i archiwizację korespondencji z klientami potwierdzającej sprzedaż.
Ważnym aspektem ewidencji jest jej przechowywanie przez okres wymagany przepisami podatkowymi, tj. 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku.
Dodatkowo, sprzedaż powinna być ujmowana w ewidencji VAT w okresie rozliczeniowym, w którym nastąpiła dostawa towaru do klienta. W przypadku kontroli podatkowej, kompletna i rzetelnie prowadzona ewidencja może stanowić kluczowy dowód prawidłowości rozliczeń podatkowych oraz spełnienia warunków zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej.
Na podstawie przeprowadzonej analizy prawnej można stwierdzić, że sprzedawca ma możliwość rezygnacji z kasy fiskalnej, ponieważ spełnia warunki zwolnienia przewidziane w rozporządzeniu Ministra Finansów. Całość sprzedaży odbywa się online, a zapłata następuje wyłącznie w formie bezgotówkowej, co pozwala na dokumentowanie sprzedaży w sposób alternatywny. Kluczowym aspektem jest prowadzenie rzetelnej i zgodnej z przepisami ewidencji sprzedaży, która pozwoli jednoznacznie przypisać każdą transakcję do konkretnego klienta.
W związku z powyższym uznać można za zasadne są warunki zwolnienia z kasy. Warunkiem koniecznym jest jednak prowadzenie szczegółowej ewidencji transakcji, umożliwiającej ich jednoznaczną identyfikację. W przypadku żądania klienta należy wystawić fakturę i przesłać ją w formie elektronicznej. Aby uniknąć wątpliwości podatkowych, warto zadbać o zgodę klientów na taką formę dokumentowania transakcji, np. poprzez odpowiednie zapisy w regulaminie sklepu. Brak jest konieczności wystawiania paragonów oraz ich dołączania do przesyłek, ponieważ klient ma możliwość otrzymania faktury drogą elektroniczną. Należy jednak zapewnić, że ewidencja sprzedaży prowadzona w systemie fakturowym zawiera wszystkie wymagane informacje dotyczące każdej transakcji. Warunkiem koniecznym jest dokładna ewidencja sprzedaży, obejmującej m.in. datę transakcji, numer zamówienia, dane klienta (jeżeli są dostępne), kwotę brutto i netto, metodę płatności oraz numer faktury (jeśli została wystawiona). Zestawienia te powinny być archiwizowane przez wymagany okres zgodnie z przepisami podatkowymi. Rekomenduję korzystanie z systemów płatności, które spełniają warunki jednoznacznej identyfikacji płatności, takich jak PayU czy PayPal. Zwracam uwagę na systematyczną archiwizację dokumentacji, zarówno w zakresie ewidencji sprzedaży, jak i korespondencji z klientami, aby w przypadku kontroli podatkowej możliwe było wykazanie prawidłowości rozliczeń.
Podsumowując, przedstawiony model działania jest zgodny z obowiązującymi przepisami i pozwala na efektywne zarządzanie obowiązkami podatkowymi bez konieczności stosowania kasy fiskalnej, pod warunkiem rzetelnego prowadzenia dokumentacji sprzedażowej. Zastrzegam, że porady udzieliłam w oparciu o przedstawiony w pytaniu stan faktyczny, bo wglądu w dokumentację. W razie jakichkolwiek wątpliwości można ubiegać się także o interpretację indywidualną z KIS.
Kliknij tutaj i zapytaj prawnika online ›
Przykłady
Sklep z biżuterią online na Etsy lub własnej stronie
Pani Klaudia prowadzi sprzedaż ręcznie robionej biżuterii. Całość płatności odbywa się przez PayPal, a do każdego zamówienia system generuje fakturę imienną wysyłaną e-mailem. Nie korzysta z kasy fiskalnej, bo każda transakcja jest udokumentowana i przypisana do konkretnego klienta.
Sprzedaż ubrań przez Instagram i własny e-sklep
Pan Marek sprzedaje limitowane kolekcje odzieży wyłącznie online. Korzysta z operatora płatności PayU, a jego system sklepu zapisuje dane klientów i faktury. Ponieważ nie przyjmuje gotówki ani nie prowadzi punktu stacjonarnego, nie musi używać kasy fiskalnej, o ile zachowa odpowiednią ewidencję sprzedaży.
Sklep z akcesoriami dziecięcymi z fulfillmentem
Firma rodzinna państwa Nowaków przekazała magazyn i wysyłkę towarów do zewnętrznego operatora logistycznego. Płatności odbywają się wyłącznie przelewem lub kartą, a system generuje faktury wysyłane mailem. Dzięki temu, mimo braku dołączonych paragonów, mogą zrezygnować z kasy fiskalnej i legalnie prowadzić ewidencję w formie elektronicznej.
Podsumowanie
Sprzedaż internetowa opłacana bezgotówkowo może być prowadzona bez kasy fiskalnej, jeśli każdą transakcję da się jednoznacznie przypisać do klienta. Kluczowe jest rzetelne prowadzenie ewidencji oraz zapewnienie możliwości otrzymania faktury elektronicznej.
Oferta porad prawnych
Doradzamy sprzedawcom internetowym, jak legalnie zrezygnować z kasy fiskalnej i przygotować prawidłową dokumentację sprzedaży. Pomożemy także uzupełnić regulamin sklepu o wymagane zgody klientów i zabezpieczyć się na wypadek kontroli skarbowej.
.jpg)
Wynajem prywatnego mieszkania firmie
.jpg "Częściowe zniesienie współwłasności nieruchomości, czy to możliwe?")
.jpg "Gra online, zyski i podatki, jak rozliczyć współtwórców z Polski i zagranicy?")
