Najważniejsze:
- Przy zwykłym najmie prywatnym nie ma odrębnego obowiązku zgłoszenia samej umowy najmu do urzędu skarbowego; obowiązkiem jest rozliczenie przychodu i zapłata podatku.
- Od 2023 r. najem prywatny jest opodatkowany wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych: 8,5% do 100 000 zł przychodu i 12,5% od nadwyżki, z limitem 200 000 zł dla małżonków rozliczających całość przychodu przez jednego z nich.
- Jeżeli przychody z najmu nie były rozliczane, najbezpieczniej ustalić zaległość, zapłacić podatek z odsetkami, złożyć brakujące zeznanie PIT-28 i rozważyć czynny żal przed działaniem urzędu.
- Odpowiedzialność karna skarbowa zależy od kwoty podatku narażonego na uszczuplenie; w 2026 r. próg wykroczenia skarbowego wynosi 24 030 zł.
- Żądanie zwrotu czynszu przez osobę, która nie była stroną umowy, trzeba oceniać według treści umowy i faktycznych rozliczeń, a nie według samej groźby zawiadomienia urzędu.
Czy trzeba zgłosić wynajem mieszkania do urzędu skarbowego?
W przypadku zwykłego najmu prywatnego mieszkania nie ma obecnie obowiązku składania do urzędu skarbowego samej umowy najmu ani osobnego zawiadomienia o rozpoczęciu najmu. Nie oznacza to jednak, że najem można pominąć w rozliczeniach podatkowych. Wynajmujący musi rozliczać otrzymany przychód i wpłacać ryczałt w ustawowych terminach.
W praktyce określenie „kara za niezgłoszenie wynajmu” bywa więc mylące. Urząd skarbowy nie karze zwykle za to, że umowa nie została złożona w urzędzie, lecz za to, że podatnik nie ujawnił przychodów, nie wpłacał należnego podatku, nie złożył PIT-28 albo zrobił to po terminie.
Wyjątek dotyczy m.in. najmu okazjonalnego lokalu. Przy tej szczególnej formie umowy właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia nie jest tym samym co zaległość podatkowa, ale może pozbawić właściciela szczególnych uprawnień związanych z najmem okazjonalnym, zwłaszcza uproszczonego dochodzenia opróżnienia lokalu.
Co jest przychodem z najmu prywatnego?
Przychodem z najmu jest zasadniczo czynsz, który najemca płaci wynajmującemu. Przychód powstaje wtedy, gdy pieniądze zostaną faktycznie otrzymane albo postawione do dyspozycji wynajmującego. Jeżeli najemca spóźnia się z zapłatą, sam zapis w umowie nie tworzy jeszcze przychodu do opodatkowania ryczałtem.
Inaczej należy traktować opłaty eksploatacyjne, media, czynsz do wspólnoty albo spółdzielni. Jeżeli z umowy wynika, że te wydatki ponosi najemca, a wynajmujący tylko je przekazuje dalej albo pobiera je w celu rozliczenia, co do zasady nie stanowią one przychodu wynajmującego. Umowa powinna jednak jasno rozdzielać czynsz należny właścicielowi od opłat ponoszonych przez najemcę.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›
Wycena zwykle w ciągu 1 godziny • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Jak obecnie rozlicza się najem prywatny?
Najważniejsza zmiana w stosunku do starszego stanu prawnego jest taka, że od 2023 r. przychody z najmu prywatnego rozlicza się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Nie można już wybrać opodatkowania dochodu według skali podatkowej dla najmu prywatnego. W konsekwencji przy najmie prywatnym nie rozlicza się kosztów uzyskania przychodu, remontów ani amortyzacji mieszkania.
Stawki ryczałtu wynoszą obecnie:
- 8,5% przychodu do kwoty 100 000 zł rocznie,
- 12,5% przychodu od nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie.
Jeżeli nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków, zasadą jest rozliczanie przychodów po połowie. Małżonkowie mogą jednak złożyć oświadczenie, że całość przychodów z najmu będzie rozliczał jeden z nich. W takim przypadku próg przejścia na stawkę 12,5% wynosi 200 000 zł przychodu.
Ryczałt wpłaca się miesięcznie do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia następnego roku. Przy spełnieniu warunków można rozliczać ryczałt kwartalnie. Zeznanie roczne PIT-28 składa się od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
Co zrobić, gdy najem nie był rozliczany?
Jeżeli wynajmujący przez kilka miesięcy albo lat nie rozliczał przychodów z najmu, powinien przede wszystkim uporządkować rozliczenia. W typowej sytuacji należy ustalić kwoty faktycznie otrzymanego czynszu, oddzielić je od opłat ponoszonych przez najemcę, obliczyć należny ryczałt, dopłacić podatek wraz z odsetkami za zwłokę i złożyć brakujące albo skorygowane zeznanie PIT-28.
Warto działać zanim urząd skarbowy rozpocznie czynności sprawdzające, kontrolę podatkową albo postępowanie w sprawie wykroczenia lub przestępstwa skarbowego. Jeżeli podatnik sam ujawni zaległość, łatwiej ograniczyć ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej.
Ważne: Przy zaległym najmie liczą się szczegóły: kwoty czynszu, terminy zapłaty, treść umowy, sposób rozliczania mediów i to, czy urząd ma już udokumentowaną informację o naruszeniu. Przed wysłaniem czynnego żalu warto sprawdzić, czy opis zdarzenia nie pogorszy sytuacji podatnika.
Czynny żal przy nieujawnionym najmie
Czynny żal to zawiadomienie organu powołanego do ścigania, że doszło do czynu zabronionego, z ujawnieniem jego istotnych okoliczności. W sprawach najmu może chodzić np. o brak wpłat ryczałtu, niezłożenie PIT-28 albo niewykazanie części przychodów.
Aby czynny żal mógł być skuteczny, trzeba co do zasady zapłacić uszczuploną należność publicznoprawną w całości, w terminie wyznaczonym przez organ. W praktyce podatnik najczęściej składa czynny żal, uzupełnia zaległe rozliczenia i wpłaca zaległy podatek z odsetkami.
Czynny żal nie zadziała, jeżeli zostanie złożony zbyt późno, np. gdy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu albo po rozpoczęciu czynności służbowej zmierzającej do ujawnienia czynu, chyba że ta czynność nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn. Zawiadomienie można złożyć na piśmie, elektronicznie albo ustnie do protokołu.
Jeżeli zaległość dotyczy wielu okresów, w czynnym żalu należy opisać sprawę konkretnie: wskazać okres najmu, źródło przychodu, przyczynę braku rozliczenia, informację o złożeniu lub korekcie PIT-28 i zapłacie podatku z odsetkami. W podobnych sprawach pomocne może być także omówienie zasad, które obejmuje najem prywatny ryczałt, zwłaszcza gdy zaległość powstała przez błędne przekonanie o wyborze formy opodatkowania.
Jaka kara grozi za nierozliczenie najmu?
Podstawą odpowiedzialności może być art. 54 Kodeksu karnego skarbowego. Przepis ten dotyczy podatnika, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania albo nie składa deklaracji, przez co naraża podatek na uszczuplenie.
W poważniejszych przypadkach czyn może być przestępstwem skarbowym zagrożonym grzywną do 720 stawek dziennych, karą pozbawienia wolności albo obiema karami łącznie. Jeżeli kwota podatku narażonego na uszczuplenie jest mniejsza i mieści się w ustawowym progu, sprawa może zostać zakwalifikowana jako wykroczenie skarbowe.
W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł, dlatego ustawowy próg wykroczenia skarbowego wynosi 24 030 zł, czyli pięciokrotność minimalnego wynagrodzenia. Przy wykroczeniu skarbowym grzywna może być wymierzona kwotowo, zasadniczo od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia, a mandat karny nie może przekroczyć pięciokrotności minimalnego wynagrodzenia.
Nie oznacza to, że w każdej sprawie urząd automatycznie wymierzy najwyższą karę. Znaczenie mają m.in. wysokość zaległości, czas trwania naruszenia, wcześniejsza karalność skarbowa, zachowanie podatnika po wykryciu błędu, dobrowolna zapłata podatku oraz skuteczność czynnego żalu.
Czy rodzice studentki mogą żądać zwrotu czynszu?
Podatkowy problem wynajmującego trzeba oddzielić od roszczeń cywilnych najemcy albo osoby trzeciej. Jeżeli umowa najmu została zawarta tylko z jedną studentką, to zasadniczo ona była stroną umowy i to z nią należy rozliczać czynsz, kaucję, okres wypowiedzenia oraz ewentualne zaległości.
Druga studentka, która nie podpisała umowy, może mieć roszczenia przede wszystkim wobec osoby, z którą uzgadniała wspólne zamieszkiwanie i podział kosztów. Inaczej mogłoby być, gdyby właściciel faktycznie zawarł z nią odrębne ustalenia, przyjmował od niej czynsz bezpośrednio albo zachowywał się tak, jakby również ona była najemcą. Wtedy trzeba zbadać korespondencję, potwierdzenia przelewów i ustne ustalenia.
Samo zawiadomienie urzędu skarbowego o nierozliczonym najmie nie powoduje automatycznie obowiązku zwrotu czynszu. Może jednak uruchomić czynności podatkowe, dlatego nie warto ignorować sprawy. Najrozsądniej równolegle uporządkować podatki i odpowiedzieć na roszczenie cywilne na podstawie umowy oraz dowodów zapłaty.
Przykłady
Poniższe przykłady pokazują, jak te same zasady mogą wyglądać w praktyce przy różnych stanach faktycznych.
PRZYKŁAD 1
Pan Marek wynajmował mieszkanie przez rok i otrzymywał 2600 zł czynszu miesięcznie. Najemca dodatkowo przelewał opłaty do wspólnoty i za media, ale umowa wyraźnie wskazywała, że są to koszty najemcy. Pan Marek powinien obliczyć ryczałt tylko od czynszu, złożyć PIT-28 za właściwy rok, zapłacić zaległy podatek z odsetkami i rozważyć czynny żal, jeżeli urząd nie rozpoczął jeszcze czynności w tej sprawie.
PRZYKŁAD 2
Pani Anna zawarła umowę z jedną studentką, a druga mieszkała z nią na podstawie ich prywatnych ustaleń. Rodzice drugiej studentki żądają zwrotu części czynszu za wakacje. Jeżeli właścicielka nie zawierała z drugą studentką umowy i nie przyjmowała od niej pieniędzy jako od najemcy, roszczenie powinno być kierowane przede wszystkim do osoby, która była stroną umowy i rozliczała się ze współlokatorką.
PRZYKŁAD 3
Pan Tomasz podpisał umowę najmu okazjonalnego, ale nie zgłosił jej do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Nadal musi rozliczyć przychód z najmu ryczałtem, natomiast brak zgłoszenia może utrudnić skorzystanie z ochrony przewidzianej dla najmu okazjonalnego. W takiej sytuacji trzeba osobno ocenić skutki podatkowe i cywilne.
FAQ
Czy za samo niezgłoszenie zwykłej umowy najmu grozi kara?
Co do zasady nie, bo zwykłej umowy najmu prywatnego nie trzeba składać do urzędu skarbowego. Kara może grozić za nierozliczenie przychodu, brak wpłaty ryczałtu, niezłożenie PIT-28 albo zatajenie podstawy opodatkowania.
Czy najem prywatny można nadal rozliczać według skali podatkowej?
Nie. Od 2023 r. najem prywatny jest opodatkowany wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Skala podatkowa może mieć znaczenie przy najmie prowadzonym w ramach działalności gospodarczej, ale wtedy ocenia się cały model prowadzenia najmu.
Czy można odliczyć remont mieszkania albo amortyzację?
Przy najmie prywatnym rozliczanym ryczałtem nie odlicza się kosztów uzyskania przychodów, w tym remontów, wyposażenia czy amortyzacji. Ryczałt płaci się od przychodu, a nie od dochodu.
Do kiedy płaci się ryczałt od najmu?
Przy rozliczeniu miesięcznym ryczałt wpłaca się do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia następnego roku. Zeznanie PIT-28 składa się od 15 lutego do 30 kwietnia następnego roku.
Czy czynny żal zawsze chroni przed karą?
Nie zawsze. Czynny żal musi być złożony zanim organ ma udokumentowaną informację o czynie albo zanim rozpoczną się czynności zmierzające do jego ujawnienia. Trzeba też zapłacić uszczuploną należność publicznoprawną w wymaganym terminie.
Czy rodzice najemcy mogą zgłosić sprawę do urzędu skarbowego?
Tak, każdy może przekazać urzędowi informację o możliwych nieprawidłowościach podatkowych. Samo zawiadomienie nie przesądza jednak o karze ani o obowiązku zwrotu czynszu. Urząd musi ustalić fakty i wysokość ewentualnej zaległości.
Czy donos do urzędu skarbowego pomaga odzyskać czynsz?
Nie bezpośrednio. Sprawa podatkowa dotyczy rozliczeń wynajmującego z fiskusem, a roszczenie o zwrot czynszu jest sprawą cywilną. O zwrocie decyduje umowa, dowody płatności i ustalenia stron.
Podsumowanie
W opisanej sytuacji kluczowe jest rozdzielenie dwóch kwestii. Po pierwsze, przy zwykłym najmie mieszkania nie trzeba składać umowy w urzędzie skarbowym, ale trzeba rozliczać przychody z najmu ryczałtem i składać PIT-28. Po drugie, żądanie zwrotu pieniędzy przez osobę, która nie była stroną umowy, nie jest automatycznie zasadne tylko dlatego, że wynajmujący ma zaległości podatkowe.
Jeżeli przychody z najmu nie były rozliczane, najlepiej szybko ustalić zaległy podatek, odsetki i możliwość złożenia skutecznego czynnego żalu. Im wcześniej podatnik sam uporządkuje sprawę, tym większa szansa na ograniczenie konsekwencji karno-skarbowych.
Źródła
Nota obciążeniowa
