Faktura złożona ostatniego dnia miesiąca – od kiedy liczy się termin zapłaty?

Data złożenia faktury a początek biegu terminu zapłaty

Jeżeli w umowie zapisano, że wynagrodzenie jest płatne „w terminie 15 dni od dnia złożenia prawidłowo wystawionej faktury”, kluczowe znaczenie ma to, kiedy faktura została rzeczywiście doręczona drugiej stronie. Wynika to z art. 454 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym świadczenie powinno być spełnione w miejscu wynikającym z treści zobowiązania, a także z art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego, według którego oświadczenie woli złożone innej osobie jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Ten przepis dotyczy wprawdzie oświadczeń woli, ale w praktyce cywilnej stanowi ważny punkt odniesienia przy ocenie chwili skutecznego doręczenia dokumentu.

Jeżeli więc faktura została przekazana 31 dnia miesiąca osobiście w księgowości, sekretariacie albo innym miejscu przyjmowania dokumentów, a podmiot miał realną możliwość zapoznania się z nią, to właśnie ta data powinna być punktem wyjścia do liczenia terminu płatności. Sama wewnętrzna organizacja obiegu dokumentów nie może automatycznie pogarszać sytuacji wierzyciela.

Czy księgowość może wpisać późniejszą datę wpływu?

Co do zasady nie powinna. Jeżeli dokument został faktycznie doręczony danego dnia, późniejsze „techniczne” wpisanie daty do systemu nie zmienia chwili doręczenia. Wynika to z zasady wykonywania zobowiązań zgodnie z ich treścią, wyrażonej w art. 354 § 1 Kodeksu cywilnego, oraz z zasady swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Skoro strony ustaliły, że termin liczy się od złożenia faktury, to jedna z nich nie może samodzielnie zastąpić tego zdarzenia inną datą, np. „pierwszym dniem pracy administracji”.

Inaczej byłoby tylko wtedy, gdyby umowa wyraźnie przewidywała szczególną procedurę, np. że faktura jest uznana za złożoną dopiero po wpływie do wskazanego systemu elektronicznego, po zatwierdzeniu przez określoną komórkę organizacyjną albo wyłącznie w dniach i godzinach pracy kancelarii. To jednak musi wynikać z umowy albo zaakceptowanej procedury stanowiącej jej część. Bez takiego zastrzeżenia samo powoływanie się na praktykę księgowości jest za słabe.

Jak liczyć termin 15 dni – od dnia złożenia czy od dnia następnego?

Tu trzeba bardzo uważnie czytać treść umowy. Zgodnie z art. 111 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli termin jest oznaczony w dniach, przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się dnia, w którym nastąpiło zdarzenie będące początkiem terminu, chyba że z ustawy, orzeczenia sądu, decyzji innego organu albo czynności prawnej wynika co innego. Oznacza to, że zapis „15 dni od dnia złożenia faktury” najczęściej prowadzi w praktyce do liczenia od dnia następnego po doręczeniu.

Przykładowo: jeśli faktura została skutecznie złożona 30 kwietnia, to pierwszy dzień terminu przypada 1 maja, a piętnasty dzień terminu – 15 maja. Jeżeli jednak ostatni dzień wypadnie w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, zastosowanie ma art. 115 Kodeksu cywilnego i termin upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem ustawowo wolnym od pracy.

To ważne rozróżnienie: nie wolno sztucznie przesuwać daty złożenia faktury, ale samo liczenie terminu często zaczyna się od dnia następnego, bo tak działają reguły obliczania terminów cywilnoprawnych.

Czy chodzi o dni kalendarzowe czy robocze?

Jeżeli umowa mówi po prostu o „15 dniach”, bez dodatku „roboczych”, należy przyjąć dni kalendarzowe. Wynika to z art. 111 § 1 Kodeksu cywilnego, który odnosi się do terminów oznaczonych w dniach. Dni robocze liczy się tylko wtedy, gdy przepis albo umowa wyraźnie tak stanowi.

W opisanej sytuacji brak zapisu o dniach roboczych przemawia więc za liczeniem pełnych dni kalendarzowych. Weekend, święto albo dzień wolny w administracji nie wstrzymują biegu terminu. Znaczenie ma jedynie ewentualne przesunięcie ostatniego dnia zgodnie z art. 115 Kodeksu cywilnego.

Znaczenie umowy i praktyki stron

W umowach cywilnoprawnych podstawowe znaczenie ma treść uzgodnionego zobowiązania. Zgodnie z art. 65 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego oświadczenia woli należy tłumaczyć z uwzględnieniem okoliczności, zasad współżycia społecznego oraz ustalonych zwyczajów, a w umowach bada się raczej zgodny zamiar stron niż dosłowne brzmienie. Jeżeli przez dłuższy czas faktury były uznawane za złożone w dniu rzeczywistego dostarczenia, a dopiero później wprowadzono inną praktykę bez aneksu, może to dodatkowo przemawiać przeciwko jednostronnej zmianie sposobu rozliczeń.

Jeżeli natomiast podmiot wymaga składania faktur wyłącznie przez określony kanał, np. portal, system EDI albo wskazany adres e-mail, to trzeba ustalić, czy taki wymóg wynika z umowy, regulaminu zaakceptowanego przez obie strony albo utrwalonej praktyki kontraktowej. W sporze bardzo duże znaczenie ma więc konkretny stan faktyczny.

Czy można powołać się na ustawę o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom?

Tak, ale tylko wtedy, gdy mamy do czynienia z transakcją handlową w rozumieniu art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, czyli odpłatną dostawą towaru lub odpłatnym świadczeniem usługi, jeżeli strony zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością. W przypadku pielęgniarki prowadzącej działalność i podmiotu leczniczego często będzie to właśnie taka relacja.

Zgodnie z art. 5 tej ustawy wierzyciel i dłużnik mogą ustalić termin zapłaty w umowie, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z ustawy. Z kolei art. 7 ust. 2 i następne przewidują maksymalne terminy zapłaty w określonych relacjach oraz konsekwencje opóźnienia. Jeżeli dłużnik spóźnia się z płatnością, wierzyciel może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych na podstawie art. 7 ust. 1 albo art. 8 ust. 1 tej ustawy – zależnie od rodzaju podmiotu i okoliczności sprawy.

Dodatkowo od dnia nabycia uprawnienia do odsetek wierzyciel może żądać rekompensaty za koszty odzyskiwania należności na podstawie art. 10 ust. 1 tej ustawy. W praktyce w drobniejszych sporach najczęściej najpierw wystarcza wezwanie do zapłaty z prawidłowym wyliczeniem terminu.

Jak praktycznie wyjaśnić sprawę ze zleceniodawcą?

Najbezpieczniej zrobić to pisemnie. W piśmie warto:

• wskazać datę faktycznego doręczenia konkretnej faktury,
• powołać się na brzmienie umowy,
• przytoczyć art. 354 § 1, art. 111 § 2 i art. 115 Kodeksu cywilnego,
• zażądać liczenia terminu od rzeczywistego złożenia faktury,
• poprosić o potwierdzenie zasad przyjmowania dokumentów na przyszłość.

Jeżeli faktury są składane osobiście, warto żądać potwierdzenia wpływu na kopii. Jeżeli elektronicznie – korzystać z kanału, który daje ślad doręczenia. W razie dalszego opóźniania płatności można wystosować formalne wezwanie związane z nienależytym wykonaniem umowy i naliczyć należne odsetki, jeśli są podstawy.

Co, jeśli administracja nie pracuje w danym dniu?

To zależy od tego, czy mimo to istniała możliwość skutecznego doręczenia faktury. Jeżeli kancelaria, sekretariat lub księgowość były zamknięte i nie było żadnego uzgodnionego sposobu złożenia dokumentu, może powstać spór, czy doręczenie rzeczywiście nastąpiło. Jeżeli jednak dokument został przyjęty, pozostawiony w ustalonym miejscu, przesłany na uzgodniony adres e-mail albo złożony przez system elektroniczny, to sam brak pracy administracji następnego dnia nie uzasadnia cofania daty wpływu.

W opisanym stanie faktycznym szczególnie istotne jest to, że faktura została przyjęta, tylko później przypisano jej inną datę. To osłabia argument drugiej strony.

Tabela: jak liczyć termin w typowych sytuacjach

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak te zasady działają w praktyce i gdzie najczęściej pojawia się spór.

FAQ

Czy termin 15 dni liczy się od dnia złożenia faktury?

Najczęściej nie uwzględnia się samego dnia złożenia, tylko zaczyna liczenie od dnia następnego, zgodnie z art. 111 § 2 Kodeksu cywilnego. Natomiast sama data złożenia musi odpowiadać rzeczywistemu doręczeniu dokumentu.

Czy dni wolne przerywają bieg terminu?

Nie. Termin biegnie także przez weekendy i święta. Znaczenie ma tylko to, że jeśli ostatni dzień terminu wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa następnego dnia roboczego zgodnie z art. 115 Kodeksu cywilnego.

Czy księgowość może uznać, że faktura wpłynęła dopiero po kilku dniach?

Nie, jeżeli faktura została wcześniej skutecznie doręczona i da się to udowodnić. Wewnętrzny obieg dokumentów nie powinien zmieniać treści zobowiązania wynikającego z umowy.

Czy można żądać odsetek za opóźnienie?

Tak, jeżeli zapłata nastąpiła po terminie. W zależności od charakteru relacji podstawą mogą być przepisy Kodeksu cywilnego o odsetkach za opóźnienie albo ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Jak zabezpieczyć się na przyszłość?

Warto składać faktury w sposób dający dowód doręczenia: z pieczęcią wpływu, przez uzgodniony e-mail, ePUAP, portal kontrahenta lub listem poleconym, zależnie od zasad przyjętych w umowie.

Podsumowanie

Jeżeli faktura została rzeczywiście złożona ostatniego dnia miesiąca, zleceniodawca nie powinien dowolnie przesuwać daty jej wpływu tylko dlatego, że tak wygodniej działa księgowość. Odrębną kwestią jest to, że termin 15 dni oznaczony w dniach najczęściej liczy się od dnia następnego po doręczeniu, a nie od tej samej daty. W praktyce spór najczęściej dotyczy więc nie samej metody obliczania terminu, lecz próby sztucznego przesunięcia chwili złożenia faktury.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 61 § 1, art. 65 § 1–2, art. 111 § 1–2, art. 115, art. 353¹, art. 354 § 1, ISAP.

2. Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, w szczególności art. 4 pkt 1, art. 5, art. 7, art. 8, art. 10, ISAP.