Rozliczenie dofinansowania z PFRON w KPiR i PIT

Dofinansowanie z PFRON do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością przysługuje na podstawie art. 26a ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Warunkiem jest m.in. ujęcie pracownika w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych, prawidłowe opłacenie kosztów płacy oraz złożenie dokumentów w systemie SODiR albo w formie papierowej, jeżeli pracodawca korzysta z tej drogi.

Aktualnie, dla pełnego etatu i za okresy od lipca 2024 r., podstawowe maksymalne kwoty dofinansowania wynoszą: 2760 zł przy znacznym stopniu niepełnosprawności, 1550 zł przy umiarkowanym stopniu oraz 575 zł przy lekkim stopniu. Kwoty te mogą zostać zwiększone, gdy z orzeczenia wynika szczególne schorzenie, m.in. choroba psychiczna, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenie rozwojowe, epilepsja albo niewidzenie w stopniu znacznym lub umiarkowanym. W przypadku pracownika z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności zwiększenie wynosi 1035 zł, więc łączna maksymalna kwota może wynieść 2585 zł.

Dla pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą dofinansowanie nie może przekroczyć 75% poniesionych kosztów płacy. Dla pracodawcy nieprowadzącego działalności gospodarczej limit wynosi 90% tych kosztów. Do kosztów płacy zalicza się nie tylko wynagrodzenie brutto, ale również obowiązkowe składki finansowane przez pracodawcę, w zakresie wskazanym w przepisach i wyjaśnieniach PFRON.

Ten rodzaj wsparcia to dofinansowanie do zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Przy podobnych sprawach praktyczne znaczenie mają także osoby niepełnosprawne w pracy, zwłaszcza gdy rozliczenia dotyczą wynagrodzenia, opieki albo statusu osoby z orzeczeniem.

Czy dofinansowanie z PFRON jest przychodem podatkowym?

Tak. Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością wypłacone pracodawcy ze środków PFRON stanowi przychód podatkowy z działalności gospodarczej. Podstawą jest art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym przychodem z działalności są m.in. dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków.

W praktyce oznacza to, że otrzymanych pieniędzy z PFRON nie należy pomijać w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi KPiR, dofinansowanie wpisuje w kolumnie 8 „Pozostałe przychody”. Datą przychodu jest dzień faktycznego otrzymania środków, czyli najczęściej dzień wpływu pieniędzy na rachunek bankowy, zgodnie z art. 14 ust. 1i ustawy o PIT.

Nie jest prawidłowe automatyczne założenie, że dofinansowanie trzeba rozliczyć wyłącznie przez pomniejszenie kosztów wynagrodzenia. Skoro środki z PFRON są opodatkowanym przychodem, to wynagrodzenie pracownika oraz finansowane przez pracodawcę składki, jeżeli spełniają ogólne warunki kosztu podatkowego, mogą pozostać po stronie kosztów. Taki sposób rozliczenia lepiej pokazuje rzeczywisty przebieg zdarzeń: osobno koszt zatrudnienia i osobno przychód z dofinansowania.

Jak ująć dofinansowanie z PFRON w KPiR?

W KPiR wpisu dokonuje się na podstawie dowodu księgowego potwierdzającego wpływ środków oraz związek wpłaty z dofinansowaniem. W praktyce będzie to najczęściej wyciąg bankowy, informacja z PFRON albo zestawienie z systemu SODiR. Dokument powinien pozwalać ustalić datę otrzymania środków, kwotę oraz okres, którego dotyczy dofinansowanie.

Wpisu dokonuje się w kolumnie 8 „Pozostałe przychody”. Jeżeli dofinansowanie dotyczy kilku miesięcy, ale wpłynęło jedną kwotą, dla podatku dochodowego zasadnicze znaczenie ma data wpływu środków. Dla celów porządkowych warto jednak w opisie dowodu wskazać, jakiego okresu dotyczy dana refundacja.

Wynagrodzenia ujmuje się w kosztach według właściwych zasad dla wynagrodzeń i składek ZUS. Trzeba przy tym pamiętać, że opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia, składkach lub dokumentacji PFRON mogą mieć skutki nie tylko podatkowe, ale także administracyjne, w tym ryzyko zakwestionowania prawa do dofinansowania.

Co zrobić, jeżeli dofinansowanie z PFRON nie było księgowane?

Jeżeli przedsiębiorca przez kilka miesięcy otrzymywał dofinansowanie, ale nie ujmował go w KPiR, powinien skorygować ewidencję i rozliczenia podatkowe. Nie jest to typowa korekta wynikająca z późniejszej zmiany okoliczności, lecz naprawienie błędu polegającego na pominięciu przychodu. Dlatego najbezpieczniej jest przypisać przychód do okresów, w których środki faktycznie wpłynęły.

W praktyce należy ustalić wszystkie przelewy z PFRON, daty wpływu, kwoty oraz miesiące, w których powinny zostać ujęte w kolumnie 8 KPiR. Następnie trzeba przeliczyć zaliczki na PIT za właściwe miesiące albo kwartały. Jeżeli błąd dotyczy zakończonego roku podatkowego, konieczna może być korekta zeznania rocznego PIT-36 albo PIT-36L, zależnie od formy opodatkowania.

Jeżeli po korekcie powstanie zaległość podatkowa, trzeba zapłacić brakujący podatek wraz z odsetkami za zwłokę. Odsetki liczy się według zasad Ordynacji podatkowej, od dnia następującego po terminie płatności podatku lub zaliczki do dnia zapłaty. W indywidualnych przypadkach znaczenie ma to, czy zaległość dotyczy bieżącego roku, czy zeznania rocznego, dlatego warto sporządzić dokładne zestawienie miesięczne.

Czynny żal i ryzyko konsekwencji podatkowych

Pominięcie przychodu w KPiR może prowadzić do zaległości podatkowej, a w poważniejszych przypadkach także do odpowiedzialności na gruncie Kodeksu karnego skarbowego. Jeżeli podatnik sam wykrył błąd, przed kontrolą lub czynnościami organu powinien możliwie szybko doprowadzić rozliczenia do stanu prawidłowego.

Czynny żal polega na zawiadomieniu organu o popełnieniu czynu zabronionego i ujawnieniu istotnych okoliczności sprawy. Co do zasady jest skuteczny tylko wtedy, gdy zostanie złożony zanim organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o naruszeniu albo zanim rozpoczął czynności służbowe zmierzające do jego ujawnienia. Równocześnie trzeba zapłacić uszczuploną należność publicznoprawną.

Nie w każdej sprawie czynny żal będzie konieczny, ale przy dłuższym okresie pomijania przychodu i realnym zaniżeniu podatku warto go rozważyć. Treść zawiadomienia powinna być konkretna: należy wskazać, jakie dofinansowania pominięto, za jakie okresy, jak skorygowano księgę oraz kiedy uregulowano zaległość.

Jak rozliczać dofinansowanie z PFRON na przyszłość?

Najprostsze rozwiązanie to wprowadzenie stałej procedury księgowej. Każdy wpływ z PFRON powinien być od razu przypisany do pracownika, okresu refundacji i dokumentów złożonych w SODiR. Następnie księgowy powinien zaksięgować go w kolumnie 8 KPiR z datą wpływu na rachunek.

Warto oddzielić dokumentację podatkową od dokumentacji warunków uzyskania dofinansowania. Podatkowo ważna jest data otrzymania przychodu i prawidłowe ujęcie kosztów. Dla PFRON istotne są natomiast m.in. stopień niepełnosprawności, wymiar czasu pracy, koszty płacy, terminowe wypłaty i prawidłowo złożone wnioski.

Jeżeli przedsiębiorca zmienia formę opodatkowania, przechodzi z KPiR na księgi rachunkowe albo zatrudnia większą liczbę pracowników z orzeczeniem, warto ponownie przeanalizować cały obieg dokumentów. Błędy zwykle powstają nie dlatego, że podatnik nie ma prawa do dofinansowania, ale dlatego, że wpływ środków nie trafia w odpowiednim momencie do ewidencji przychodów.

FAQ

Źródła

• art. 26a ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych: ISAP
• art. 14 ust. 1i oraz art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych: ISAP
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: Dziennik Ustaw
• informacje PFRON o wysokości dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych: PFRON
• art. 16 Kodeksu karnego skarbowego dotyczący czynnego żalu: ISAP