Odzyskanie dokumentów ze zlikwidowanej uczelni wyższej

Gdzie szukać dokumentów po zlikwidowanej uczelni?

Jeżeli uczelnia została zlikwidowana, pierwszym krokiem powinno być ustalenie jej aktualnego statusu. W przypadku uczelni niepublicznych warto sprawdzić ewidencję uczelni w systemie RAD-on oraz informacje publikowane przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Wykaz może wskazywać, czy uczelnia nadal działa, jest w likwidacji, została wykreślona z ewidencji albo funkcjonuje pod zmienioną nazwą.

Jeżeli uczelnia nadal działa albo została połączona z inną uczelnią, wniosek o dokumenty należy skierować do jej archiwum, dziekanatu albo jednostki obsługującej absolwentów. Jeżeli uczelnia została wykreślona, trzeba ustalić, gdzie likwidator albo założyciel przekazał dokumentację przebiegu studiów.

W praktyce najczęściej trzeba skontaktować się kolejno z: dawną uczelnią lub jej następcą prawnym, założycielem uczelni niepublicznej, likwidatorem, Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego, właściwym archiwum państwowym albo profesjonalnym podmiotem przechowującym dokumentację.

Jakie dokumenty uczelnia powinna przechowywać?

Aktualnie podstawowe zasady wynikają z ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów. Uczelnia dokumentuje przebieg studiów, a dokumentację tę stanowią m.in. album studentów, teczki akt osobowych studentów oraz księga dyplomów.

W teczce akt osobowych studenta przechowuje się m.in. dokumenty wymagane od kandydata na studia, dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia, karty okresowych osiągnięć studenta, decyzje dotyczące przebiegu studiów, protokół egzaminu dyplomowego, egzemplarz dyplomu do akt, egzemplarz suplementu do dyplomu oraz potwierdzenie odbioru tych dokumentów albo same dokumenty, jeżeli nie zostały odebrane.

Od 4 września 2025 r. brzmienie § 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie studiów wskazuje, że teczkę akt osobowych studenta, z wyłączeniem dokumentów wymienionych w tym przepisie, przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat. To istotna zmiana redakcyjna względem starszych wersji przepisu, dlatego przy starszych poradach należy uważać na nieaktualne odesłania do paragrafów i punktów.

Trzeba jednak odróżnić dokumentację przebiegu studiów od oryginałów dokumentów składanych przez kandydata. Obecnie w teczce przechowuje się poświadczoną przez uczelnię kopię dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, a nie zawsze oryginał. W odniesieniu do studiów rozpoczętych wiele lat temu znaczenie mogą mieć przepisy i praktyka obowiązujące w dacie przyjęcia na studia oraz to, jakie dokumenty faktycznie pozostały w aktach.

Co dzieje się z dokumentacją przy likwidacji uczelni?

W przypadku likwidacji uczelni dokumentacja przebiegu studiów nie powinna pozostać bez opieki. Przy likwidacji uczelni publicznej dokumentację przebiegu studiów i dokumentację kształcenia w szkole doktorskiej przekazuje likwidator. Przy likwidacji uczelni niepublicznej obowiązek przekazania dokumentacji przebiegu studiów, dokumentacji kształcenia w szkole doktorskiej oraz dokumentacji osobowej i płacowej spoczywa na założycielu.

Dokumentacja jest przekazywana podmiotowi wykonującemu działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, o którym mowa w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W praktyce może to być wyspecjalizowany przechowawca dokumentacji, a część materiałów archiwalnych może trafić do właściwego archiwum państwowego.

Rozporządzenie w sprawie studiów dodatkowo przewiduje, że w razie likwidacji uczelni przekazuje się na przechowanie teczki akt osobowych studentów, z wyłączeniami wskazanymi w § 28. Jeżeli absolwenci nie odebrali dyplomów, odpisów dyplomów, suplementów i odpisów suplementów, likwidator albo założyciel uczelni niepublicznej powinien powiadomić właścicieli tych dokumentów o możliwości odbioru i wyznaczyć odpowiedni termin.

Jak złożyć wniosek o wydanie dokumentów?

Wniosek najlepiej złożyć pisemnie albo elektronicznie, jeżeli dany podmiot dopuszcza taką formę kontaktu. Warto zatytułować go jasno, np. „Wniosek o wydanie dokumentów z dokumentacji przebiegu studiów” albo „Wniosek o ustalenie miejsca przechowywania teczki akt osobowych studenta”.

We wniosku należy podać dane pozwalające odnaleźć dokumentację:

• imię i nazwisko używane w czasie studiów oraz obecne nazwisko, jeżeli uległo zmianie,
• datę urodzenia, PESEL albo inny identyfikator, jeżeli był używany,
• nazwę uczelni, wydział, kierunek, tryb i poziom studiów,
• lata studiowania, datę przerwania albo ukończenia studiów,
• numer albumu, jeżeli jest znany,
• dokładne wskazanie żądanego dokumentu, np. odpisu, duplikatu, zaświadczenia, wydruku kart okresowych osiągnięć albo informacji o przebiegu studiów.

Jeżeli chodzi o dyplom lub suplement, trzeba wskazać, czy dokument był kiedyś wydany i zaginął, czy nigdy nie został odebrany. Jeżeli chodzi o dokument złożony przy rekrutacji, np. świadectwo dojrzałości albo dyplom ukończenia wcześniejszych studiów, trzeba liczyć się z tym, że w aktach może znajdować się tylko kopia albo odwzorowanie cyfrowe.

Co można uzyskać z dawnej dokumentacji?

Zakres możliwych do uzyskania dokumentów zależy od tego, co faktycznie znajduje się w teczce akt osobowych i jakiego dokumentu dotyczy wniosek. Najczęściej można ubiegać się o:

• zaświadczenie o odbywaniu studiów albo o przebiegu studiów,
• odpisy lub wydruki kart okresowych osiągnięć studenta,
• informację o zaliczonych semestrach, ocenach i punktach ECTS, jeżeli dokumentacja to potwierdza,
• duplikat dyplomu albo suplementu, jeżeli dokument został utracony,
• wydanie nieodebranego dyplomu, odpisu dyplomu, suplementu albo odpisu suplementu, jeżeli dokumenty zachowały się w aktach.

Nie należy zakładać, że archiwum wyda każdy oryginał dokumentu sprzed lat. Jeżeli dokument został zwrócony studentowi, zbrakowany zgodnie z przepisami albo nigdy nie był przechowywany w oryginale, możliwe będzie co najwyżej uzyskanie informacji z akt, kopii, odpisu, wydruku albo zaświadczenia.

Co zrobić, gdy nikt nie potrafi wskazać archiwum?

Jeżeli nie ma informacji o miejscu przechowywania dokumentów, warto działać etapami. Najpierw należy sprawdzić dokładną nazwę uczelni z okresu studiowania, bo uczelnie często zmieniały nazwy, siedziby, założycieli albo były łączone z innymi podmiotami. Następnie trzeba sprawdzić ewidencję RAD-on oraz dawne wpisy dotyczące uczelni niepublicznych.

Jeżeli to nie wystarcza, można skierować zapytanie do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, wskazując nazwę uczelni, lata studiów i miejscowość. Równolegle można zapytać właściwe miejscowo archiwum państwowe, czy posiada dokumentację tej uczelni albo informacje o jej przechowawcy.

Gdy dokumentacja znajduje się u prywatnego przechowawcy dokumentacji, sposób wydania dokumentów może być bardziej formalny. Taki podmiot może wymagać potwierdzenia tożsamości, pełnomocnictwa albo wykazania interesu osoby występującej o dokumenty, zwłaszcza gdy wniosek składa pełnomocnik albo członek rodziny.

FAQ

Czy dokumenty studenta przechowuje się zawsze przez 50 lat?

Co do zasady teczkę akt osobowych studenta przechowuje się przez 50 lat, ale rozporządzenie wskazuje wyjątki. Nie każdy dokument złożony przy rekrutacji musi być przechowywany w oryginale przez cały ten okres.

Czy po likwidacji uczelni dokumenty trafiają zawsze do archiwum państwowego?

Nie zawsze. Dokumentacja może trafić do uprawnionego przechowawcy dokumentacji, a materiały archiwalne do archiwum państwowego. Dlatego trzeba ustalić konkretny podmiot wskazany przy likwidacji uczelni.

Czy można odzyskać oryginał świadectwa maturalnego złożonego na studia?

To zależy od tego, czy oryginał rzeczywiście pozostał w aktach i jakie przepisy oraz praktyka obowiązywały w czasie przyjęcia na studia. Obecnie w teczce akt osobowych studenta przewidziana jest przede wszystkim poświadczona kopia dokumentu stanowiącego podstawę przyjęcia.

Kto podpisuje dokumenty, gdy uczelnia jest w likwidacji?

Rozporządzenie przewiduje, że w uczelni postawionej w stan likwidacji określone dokumenty, w tym dyplomy, odpisy, suplementy, duplikaty oraz odpisy i wydruki z dokumentacji przebiegu studiów, podpisuje likwidator albo założyciel uczelni niepublicznej.

Czy można działać przez pełnomocnika?

Tak, ale archiwum albo przechowawca dokumentacji może wymagać pełnomocnictwa i potwierdzenia tożsamości osoby, której dokumenty dotyczą. Przy dokumentach zawierających dane osobowe zwykłe ogólne upoważnienie może okazać się niewystarczające.

Co zrobić, gdy archiwum odpowiada, że nie ma dokumentów?

Warto poprosić o pisemną informację, jaki zakres dokumentacji sprawdzono i czy archiwum wie, komu przekazano pozostałe akta. Następnie należy zweryfikować nazwę uczelni, lata studiów, ewentualną zmianę nazwiska oraz możliwość przekazania dokumentacji do innego podmiotu.

Podsumowanie

Odzyskanie dokumentów ze zlikwidowanej uczelni wyższej wymaga przede wszystkim ustalenia, kto przechowuje dokumentację przebiegu studiów. Aktualne przepisy przewidują 50-letni okres przechowywania teczki akt osobowych studenta, z określonymi wyjątkami, oraz obowiązek przekazania dokumentacji przy likwidacji uczelni.

Najbezpieczniej działać pisemnie: ustalić status uczelni w RAD-on, wystąpić do ministerstwa albo właściwego archiwum o wskazanie przechowawcy, a następnie złożyć precyzyjny wniosek o wydanie dokumentów albo informacji z akt. W sprawach sprzed wielu lat trzeba liczyć się z tym, że dostępny będzie odpis, wydruk, kopia albo zaświadczenie, a niekoniecznie oryginał dawnego dokumentu.

Źródła

• Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1571 z późn. zm. – tekst aktu.
• Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów, t.j. Dz.U. 2023 poz. 2787 – tekst jednolity.
• Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 sierpnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie studiów, Dz.U. 2025 poz. 1220 – tekst aktu.
• Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, wykazy uczelni i informacja o ewidencji RAD-on – wykaz uczelni niepublicznych oraz lista uczelni niepublicznych w likwidacji.