Odzyskanie dokumentów ze zlikwidowanej uczelni wyższej

Gdzie szukać dokumentów dotyczących absolwenta po likwidacji szkoły wyższej?

Zgodnie z § 16 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. „teczkę akt osobowych studenta, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit.a oraz pkt 2–4, przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat. Dokumenty, które obejmuje to wyłączenie, brakuje się”.

Zgodnie z § 28 rozporządzenia w przypadku likwidacji uczelni przekazuje się na przechowanie teczki akt osobowych studentów, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w § 15 ust. 1 pkt 1–4, 7 i 8. Dokumenty, które obejmuje to wyłączenie, brakuje się.

W przypadku nieodebrania przez absolwentów dyplomów ukończenia studiów i odpisów dyplomów oraz suplementów do dyplomów i odpisów suplementów likwidator albo założyciel uczelni niepublicznej powiadamia właścicieli tych dokumentów o możliwości ich odbioru, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin.

Przechowywanie dokumentacji po likwidacji uczelni

W uczelni postawionej w stan likwidacji dyplomy ukończenia studiów, odpisy dyplomu, suplementy do dyplomu i odpisy suplementu, w tym wydane w przypadku wymiany, o której mowa w § 25 ust. 5, lub zmiany imion i nazwisk absolwentów, o której mowa w § 26, duplikaty dyplomu ukończenia studiów, duplikaty suplementu do dyplomu oraz odpisy i wydruki z dokumentacji przebiegu studiów podpisuje likwidator albo założyciel uczelni niepublicznej.

W poprzednim stanie prawnym obowiązywał przepis art. 192 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 572 z późn. zm.), zgodnie z którym sposób prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów, dokonywania sprostowań i wydawania duplikatów, legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz wysokość i sposób pobierania opłaty za wykonywanie tych czynności, a także za wydanie indeksu, legitymacji studenckiej, dyplomu i dokumentów stwierdzających ukończenie studiów określa w drodze rozporządzenia minister właściwy do spraw szkolnictwa wyższego.

Przechowywanie akt osobowych studenta

Zgodnie z poprzednim rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studia (Dz. U. Nr 201, poz. 1188) uczelnia zakładała teczkę akt osobowych studenta, w której przechowywała dokumenty związane ze studiami.

Uczelnia zobowiązana była do przechowywania w teczce akt osobowych studenta oryginału lub odpisu świadectwa dojrzałości. Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat.

Jeśli uczelnia została zlikwidowana, miała obowiązek przekazać dokumenty do archiwum państwowego. I tam należałoby szukać dokumentów.

Źródła:
1. Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce - Dz.U. 2018 poz. 1668