Gabinet podologiczny a kasa fiskalna, PKD i sprzedaż kosmetyków

Od czego zacząć: jaka to jest działalność?

W praktyce najważniejsze jest rozróżnienie, czy prowadzi Pani:

• działalność leczniczą jako podmiot wykonujący działalność leczniczą,
• praktykę zawodową pielęgniarki,
• czy działalność usługową o charakterze kosmetycznym, podologicznym lub pielęgnacyjnym.

Nie rozstrzyga tego sama nazwa gabinetu ani sam wpis do CEIDG. Znaczenie mają rzeczywiście wykonywane czynności, kwalifikacje zawodowe oraz to, czy są udzielane świadczenia zdrowotne w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej.

Świadczeniem zdrowotnym jest działanie służące zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia oraz inne działania medyczne wynikające z procesu leczenia lub przepisów odrębnych regulujących zasady ich wykonywania.

Jeżeli więc zabiegi mają charakter stricte medyczny, są wykonywane przez osobę uprawnioną i mieszczą się w zakresie wykonywania zawodu pielęgniarki, sytuacja prawna może być inna niż przy typowych usługach kosmetycznych.

Wpis do działalności i PKD

W CEIDG należy ujawnić kody PKD odpowiadające faktycznie wykonywanej działalności. Obecnie stosuje się Polską Klasyfikację Działalności wynikającą z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD).

W praktyce przy gabinecie podologicznym najczęściej rozważa się kody związane z:

• działalnością fizjoterapeutyczną lub paramedyczną — gdy rzeczywiście odpowiada to zakresowi świadczeń,
• pozostałą działalnością w zakresie opieki zdrowotnej — gdy wykonywane są świadczenia zdrowotne,
• usługami kosmetycznymi — jeżeli przeważają zabiegi pielęgnacyjne i estetyczne,
• sprzedażą detaliczną kosmetyków — jeżeli prowadzona jest dodatkowa sprzedaż preparatów.

Dobór kodu PKD powinien odpowiadać stanowi faktycznemu. Jeżeli działalność jest prowadzona jako praktyka zawodowa pielęgniarki, trzeba dodatkowo ocenić wymogi wynikające z ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o zawodach pielęgniarki i położnej oraz z ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej.

Jeżeli potrzebuje Pani uporządkować formę wykonywania zawodu i wpisy rejestrowe, warto porównać to z innymi problemami dotyczącymi uprawnień zawodowych przy prowadzeniu gabinetu.

Sanepid i wymogi lokalowe

Wymogi sanitarne zależą od rodzaju działalności. Inne obowiązki mogą dotyczyć podmiotu leczniczego, a inne salonu usługowego. Nie da się więc odpowiedzieć prawidłowo bez ustalenia, czy gabinet wykonuje świadczenia zdrowotne, czy usługi kosmetyczne.

Jeżeli działalność stanowi działalność leczniczą, zastosowanie mają m.in. przepisy ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej oraz rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 26 marca 2019 r. w sprawie szczegółowych wymagań, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia podmiotu wykonującego działalność leczniczą.

Jeżeli natomiast gabinet działa jako punkt usług kosmetycznych lub podologicznych bez statusu działalności leczniczej, znaczenie mają przede wszystkim ogólne wymagania sanitarne, BHP, zasady higieny, dezynfekcji i postępowania z odpadami, a także przepisy Państwowej Inspekcji Sanitarnej kontrolujące warunki wykonywania usług. Przy typowym salonie kosmetycznym warto dodatkowo sprawdzić zgłoszenie do sanepidu i wymagania dla salonu kosmetycznego.

Czy gabinet podologiczny musi mieć kasę fiskalną?

W większości przypadków — tak. Podstawą jest art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zakres zwolnień z tego obowiązku określa aktualne rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Rozporządzenia te są okresowo zmieniane, ale niezmiennie od lat usługi kosmetyczne, kosmetologiczne i podobne są wyłączane ze zwolnień.

Jeżeli więc świadczy Pani usługi kwalifikowane jako kosmetyczne, kosmetologiczne, pielęgnacyjne lub zbliżone, wykonywane na rzecz osób fizycznych, co do zasady trzeba posiadać kasę fiskalną od początku sprzedaży takiej usługi dla klienta indywidualnego.

W praktyce podologia bywa kwalifikowana różnie. Jeżeli zabieg ma charakter medyczny i jest świadczeniem zdrowotnym wykonywanym w ramach działalności leczniczej, trzeba osobno przeanalizować, czy dana usługa rzeczywiście nie jest usługą kosmetyczną. Sama nazwa „medyczna pielęgnacja stóp” nie wystarcza.

Kiedy sama kwalifikacja usługi może zmienić ocenę?

Jeżeli usuwa Pani odciski, modzele, opracowuje wrastające paznokcie, prowadzi działania profilaktyczne u pacjentów diabetologicznych albo wykonuje czynności mieszczące się w świadczeniach zdrowotnych, ocena zależy od tego:

• czy działa Pani jako osoba wykonująca zawód medyczny w prawidłowej formie organizacyjnej,
• czy zakres zabiegu służy zdrowiu pacjenta, a nie tylko poprawie wyglądu,
• jak usługa jest opisana w dokumentacji, cenniku i faktycznie wykonywana.

To jest kwestia bardzo zależna od stanu faktycznego. W sporach z organami skarbowymi albo sanepidem decydują szczegóły, nie nazewnictwo marketingowe.

Sprzedaż kosmetyków i preparatów do pielęgnacji stóp

Jeżeli oprócz usług sprzedaje Pani klientom kremy, preparaty przeciwgrzybicze, odciążenia, ortezy lub inne produkty, powstaje odrębna sprzedaż towarów. Trzeba ją uwzględnić w ewidencji i prawidłowo opodatkować.

W zależności od formy opodatkowania działalności przychody ze sprzedaży towarów i z usług mogą być rozliczane odmiennie. Na przykład przy ryczałcie duże znaczenie ma właściwe przypisanie przychodu do rodzaju działalności i odpowiedniej stawki, a przy skali podatkowej lub podatku liniowym przychód ujmuje się w księdze zgodnie z zasadami ogólnymi.

Jeżeli jest Pani czynnym podatnikiem VAT, trzeba również ustalić właściwą stawkę VAT dla usług i dla sprzedawanych towarów. Nie można automatycznie zakładać, że wszystko podlega jednej stawce.

Podobne problemy pojawiają się także przy innych modelach prowadzenia firmy, np. przy prowadzeniu działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym, gdzie oprócz podatków liczą się również dodatkowe formalności.

Jak ewidencjonować sprzedaż z kasy fiskalnej?

Obowiązki techniczne dotyczące prowadzenia kasy wynikają obecnie z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących oraz z art. 111 ustawy o VAT.

W praktyce trzeba pamiętać przede wszystkim o tym, że:

• sprzedaż na rzecz klienta indywidualnego powinna być zaewidencjonowana w chwili jej dokonania,
• paragon należy wydać nabywcy bez jego żądania,
• trzeba prowadzić ewidencję i przechowywać wymagane dokumenty dotyczące kasy,
• należy wykonywać obowiązkowe przeglądy techniczne kasy w terminach przewidzianych przepisami.

Przy kasach online część danych trafia do Centralnego Repozytorium Kas. Nadal jednak przedsiębiorca odpowiada za prawidłowe przypisanie sprzedaży do odpowiednich stawek i za zgodność ewidencji z rzeczywistym obrotem.

Czy można skorzystać z ulgi na zakup kasy?

Tak, ale tylko po spełnieniu warunków ustawowych. Zasady ulgi wynikają z art. 111 ust. 4-6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Co do zasady podatnik, który rozpoczął prowadzenie ewidencji sprzedaży w obowiązującym terminie, może odliczyć część wydatku na zakup kasy rejestrującej, na zasadach określonych w ustawie i przepisach wykonawczych.

Warunki i sposób rozliczenia ulgi zależą m.in. od tego, czy jest Pani podatnikiem VAT czynnym, czy zwolnionym. Jeżeli kasa została wprowadzona po terminie albo nie są zachowane warunki użytkowania, ulga może nie przysługiwać lub podlegać zwrotowi.

Jak rozliczać podatek dochodowy?

To zależy od wybranej formy opodatkowania działalności: skala podatkowa, podatek liniowy albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wybór formy opodatkowania zgłasza się na zasadach wynikających z ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Jeżeli działalność obejmuje zarówno usługi, jak i sprzedaż towarów, trzeba prawidłowo ujmować przychód z obu źródeł i zachować dokumenty sprzedaży. Przy ryczałcie kluczowe znaczenie ma właściwa klasyfikacja przychodów, a przy KPiR — prawidłowe zapisy księgowe i dowody sprzedaży.

Najczęstsze ryzyka w gabinecie podologicznym

• błędne uznanie usług za medyczne tylko dlatego, że wykonuje je pielęgniarka,
• brak kasy fiskalnej mimo świadczenia usług dla osób prywatnych,
• nieprawidłowe połączenie działalności leczniczej z typową sprzedażą detaliczną,
• zły dobór PKD i brak wymaganych wpisów rejestrowych,
• nieprawidłowe stawki podatku lub brak rozdzielenia usług od sprzedaży towarów.

FAQ

Czy pielęgniarka zawsze może prowadzić gabinet podologiczny jako praktykę zawodową?

Nie zawsze. To zależy od tego, czy zakres wykonywanych czynności mieści się w wykonywaniu zawodu pielęgniarki oraz czy spełnione są wymogi z ustawy o zawodach pielęgniarki i położnej oraz ustawy o działalności leczniczej.

Czy limit obrotu zwalnia z kasy fiskalnej?

Zwykle nie, jeżeli usługi są kwalifikowane jako kosmetyczne lub kosmetologiczne. Dla takich usług zwolnienie podmiotowe z kasy co do zasady nie ma zastosowania.

Czy sprzedaż kremów i preparatów trzeba nabić na kasę?

Tak, jeżeli sprzedaż jest dokonywana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej i działalność podlega ewidencjonowaniu na kasie. Towary trzeba ująć prawidłowo według ich rodzaju i stawki podatku.

Czy sam wpis PKD chroni przed sporem z urzędem?

Nie. PKD ma znaczenie porządkowe i ewidencyjne, ale urząd ocenia przede wszystkim rzeczywisty charakter działalności.

Źródła

• art. 111 ust. 1 oraz art. 111 ust. 4-6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.
• aktualne rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.
• art. 2 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 799 ze zm.
• ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o zawodach pielęgniarki i położnej, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 814 ze zm.
• rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 26 marca 2019 r. w sprawie szczegółowych wymagań, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia podmiotu wykonującego działalność leczniczą, Dz.U. z 2022 r. poz. 402
• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.
• ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 776 ze zm.