Odpis aktu zgonu dla firmy pożyczkowej i wierzyciela

Czy firma pożyczkowa może uzyskać odpis aktu zgonu dłużnika?

Tak, jest to możliwe, ale nie na zasadzie swobodnego dostępu do aktów stanu cywilnego. Obowiązuje ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, która zastąpiła dawną ustawę z 1986 r. Aktualnie podstawowe znaczenie mają art. 44 i art. 45 tej ustawy.

Zgodnie z art. 44 Prawa o aktach stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego m.in. odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego. Odpis zupełny stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu wraz ze wzmiankami dodatkowymi, natomiast odpis skrócony zawiera zasadniczą treść aktu z uwzględnieniem tych wzmianek. W praktyce wierzycielowi najczęściej wystarcza odpis skrócony aktu zgonu. Osobnym, ale powiązanym problemem jest zaświadczenie o pokrewieństwie babci i wnuków.

Art. 45 ust. 1 tej ustawy wskazuje krąg podmiotów uprawnionych do otrzymania odpisu. Są to m.in. małżonek, wstępni, zstępni, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, opiekun, sąd, prokurator, organy administracji publicznej, a także osoba, która wykaże interes prawny. Firma pożyczkowa nie jest więc wymieniona jako osobna kategoria, ale może działać właśnie jako podmiot wykazujący interes prawny.

Na czym polega interes prawny wierzyciela?

Interes prawny to nie sama ciekawość, potrzeba uporządkowania dokumentów ani ogólna informacja, że klient prawdopodobnie zmarł. Trzeba pokazać, że odpis aktu zgonu jest potrzebny do realizacji konkretnego prawa lub obowiązku wynikającego z przepisów.

W przypadku firmy pożyczkowej takim interesem może być konieczność wykazania daty śmierci dłużnika i podjęcia dalszych czynności wobec spadkobierców. Śmierć dłużnika ma znaczenie prawne, ponieważ zgodnie z art. 922 § 1 Kodeksu cywilnego prawa i obowiązki majątkowe zmarłego przechodzą z chwilą jego śmierci na spadkobierców, o ile nie należą do wyjątków przewidzianych w ustawie. Chwila otwarcia spadku i nabycia spadku jest powiązana z art. 924 i 925 Kodeksu cywilnego.

Odpis aktu zgonu jest w takiej sytuacji dokumentem pozwalającym wykazać, że nastąpiło zdarzenie prawne istotne dla dalszego dochodzenia należności. Może być potrzebny m.in. do złożenia wniosku o stwierdzenie nabycia spadku, do ustalenia kręgu spadkobierców, do postępowania o nadanie klauzuli wykonalności przeciwko następcom prawnym albo do dalszych czynności w postępowaniu egzekucyjnym.

Jak uzasadnić wniosek o odpis aktu zgonu?

We wniosku należy wskazać dane zmarłego w takim zakresie, w jakim są znane: imię, nazwisko, PESEL, datę urodzenia, ostatni adres, datę i miejsce zgonu albo przynajmniej przybliżone dane pozwalające urzędowi odnaleźć akt. Im więcej danych poda wnioskodawca, tym mniejsze ryzyko wezwania do uzupełnienia braków.

Najważniejsze jest jednak uzasadnienie interesu prawnego. Firma pożyczkowa powinna opisać, że zmarły był jej dłużnikiem, wskazać podstawę zobowiązania oraz wyjaśnić, do jakich czynności prawnych odpis jest potrzebny. Warto dołączyć kopię umowy pożyczki, harmonogram spłat, wezwania do zapłaty, wypowiedzenie umowy, tytuł wykonawczy, zawiadomienie komornika o śmierci dłużnika albo inne dokumenty pokazujące realną wierzytelność.

Nie wystarczy napisać, że rodzina nie chce przekazać aktu zgonu. Trzeba wykazać, że brak odpisu blokuje konkretne działanie prawne. Im bardziej wniosek pokaże związek między dokumentem a dochodzeniem roszczenia, tym większa szansa na pozytywne rozstrzygnięcie.

Do którego USC złożyć wniosek?

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego. Nie trzeba już ograniczać się do urzędu właściwego dla miejsca zgonu, choć podanie urzędu, który sporządził akt, może przyspieszyć sprawę.

Sprawę można załatwić osobiście, korespondencyjnie albo elektronicznie, zgodnie z aktualnie udostępnionymi kanałami administracji publicznej. Przy odpisach elektronicznych trzeba pamiętać, że dokument elektroniczny zachowuje moc w formie elektronicznej; jego zwykły wydruk może nie zostać uznany przez sąd, notariusza lub urząd. W praktyce podobne problemy pojawiają się przy dokumentach pobieranych przez ePUAP albo inne systemy elektroniczne.

Jeżeli akt znajduje się w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego, odpis powinien zostać wydany szybciej. W przypadku starszych aktów, które trzeba przenieść z papierowych ksiąg do rejestru, czas oczekiwania może być dłuższy. Zgodnie z informacjami administracji publicznej odpis może być wydany w terminie 7 dni kalendarzowych, 7 dni roboczych albo 10 dni roboczych – zależnie od tego, czy akt jest już w rejestrze i w którym USC złożono wniosek.

Ile kosztuje odpis aktu zgonu?

Co do zasady opłata skarbowa wynosi 22 zł za odpis skrócony aktu stanu cywilnego oraz 33 zł za odpis zupełny. Jeżeli sprawę załatwia pełnomocnik, zwykle dochodzi 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, chyba że ma zastosowanie zwolnienie ustawowe.

Wierzyciel powinien zachować dowód zapłaty i dołączyć go do wniosku, jeżeli składa wniosek pocztą lub elektronicznie. W sprawach typowo windykacyjnych najczęściej nie ma podstaw do zwolnienia z opłaty za odpis, ale każdorazowo trzeba sprawdzić cel wydania dokumentu i przepisy ustawy o opłacie skarbowej.

Co zrobić, jeżeli USC odmówi wydania odpisu?

Jeżeli kierownik USC uzna, że firma nie wykazała interesu prawnego, powinien odmówić wydania odpisu w formie decyzji administracyjnej. Taka decyzja powinna zawierać uzasadnienie, z którego wynika, dlaczego przedstawione dokumenty i argumenty nie wystarczyły do wydania odpisu.

Od decyzji odmownej można wnieść odwołanie do wojewody za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję. Zasadniczo termin na wniesienie odwołania wynosi 14 dni od doręczenia decyzji. W odwołaniu należy konkretnie wskazać, jakie prawo wierzyciela wymaga ochrony, jakie postępowanie ma zostać wszczęte lub kontynuowane oraz dlaczego bez aktu zgonu nie można skutecznie działać.

W orzecznictwie podkreśla się, że interes prawny w uzyskaniu odpisu aktu stanu cywilnego może wynikać z potrzeby wszczęcia lub prowadzenia postępowania spadkowego. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 grudnia 2025 r., sygn. II OSK 1480/23, wskazał, że organ nie powinien automatycznie wymagać wcześniejszego wezwania z sądu lub od notariusza, jeżeli potrzeba uzyskania odpisu wynika z przepisów prawa materialnego i służy uruchomieniu właściwej procedury.

Odpis aktu zgonu a ochrona danych osobowych

Akt zgonu zawiera dane osobowe i podlega ograniczonej jawności. Dlatego firma pożyczkowa powinna żądać tylko takiego dokumentu, który jest rzeczywiście potrzebny. W większości spraw wystarczający będzie odpis skrócony. Odpis zupełny warto wskazywać tylko wtedy, gdy szczegółowe dane lub wzmianki dodatkowe mają znaczenie dla konkretnej sprawy.

Po uzyskaniu odpisu należy przechowywać go w dokumentacji sprawy wyłącznie w zakresie i przez okres potrzebny do ochrony roszczenia. Sam fakt, że dłużnik zmarł, nie oznacza prawa do zbierania nadmiarowych informacji o rodzinie zmarłego lub osobach trzecich.

Podsumowanie

Firma pożyczkowa może wystąpić o odpis aktu zgonu klienta, jeżeli wykaże interes prawny. Najczęściej będzie nim konieczność dochodzenia wierzytelności od spadkobierców albo podjęcia czynności w postępowaniu sądowym, spadkowym, klauzulowym lub egzekucyjnym.

Wniosek należy złożyć do dowolnego USC, wskazać dane zmarłego, załączyć dokumenty potwierdzające zobowiązanie i jasno opisać, do czego odpis będzie wykorzystany. Jeżeli urząd odmówi wydania dokumentu, wierzyciel może zaskarżyć decyzję, a w odwołaniu powinien precyzyjnie powiązać żądany dokument z przepisami prawa i realną ochroną swojego roszczenia.

FAQ

Czy firma pożyczkowa zawsze dostanie odpis aktu zgonu klienta?

Nie. Firma musi wykazać interes prawny. Jeżeli wniosek będzie ogólny i nie pokaże związku między odpisem a konkretnym roszczeniem, USC może odmówić wydania dokumentu.

Czy trzeba znać urząd, w którym sporządzono akt zgonu?

Nie jest to konieczne, ponieważ wniosek można złożyć do dowolnego USC. Podanie miejsca zgonu albo urzędu, który sporządził akt, może jednak przyspieszyć odszukanie dokumentu.

Czy wystarczy odpis skrócony aktu zgonu?

W większości spraw wierzyciela tak. Odpis skrócony potwierdza najważniejsze dane, w tym fakt i datę zgonu. Odpis zupełny warto zamawiać tylko wtedy, gdy szczegółowa treść aktu albo wzmianki dodatkowe mają znaczenie dla sprawy.

Czy odpis elektroniczny można wydrukować i złożyć w sądzie?

Zwykły wydruk dokumentu elektronicznego może nie mieć mocy dokumentu urzędowego. Jeżeli odpis został wydany elektronicznie, najlepiej przekazywać go w tej formie, a gdy instytucja wymaga papieru, zamówić odpis papierowy.

Co zrobić, gdy urząd odmawia wydania odpisu?

Należy zażądać decyzji administracyjnej, a po jej doręczeniu rozważyć odwołanie do wojewody. W odwołaniu trzeba wzmocnić argumentację i dołączyć dokumenty potwierdzające realną potrzebę wykorzystania aktu w konkretnej sprawie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, t.j. Dz.U. 2026 poz. 393 – tekst jednolity ELI
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Informacja Gov.pl: Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego – gov.pl
4. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 grudnia 2025 r., sygn. II OSK 1480/23 – omówienie NSA
5. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 14 stycznia 2008 r., sygn. III SA/Kr 945/07; wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 11 października 2007 r., sygn. III SAB/Wr 12/07.