Spółka LTD z UK u notariusza w Polsce – jakie dokumenty są potrzebne?

Jeżeli udziałowcem polskiej spółki z o.o. ma być brytyjska spółka LTD, kluczowe są dwa zagadnienia: kto może skutecznie podpisać akt notarialny w imieniu spółki z UK oraz jakie dokumenty notariusz uzna za wystarczające. Po Brexicie Wielka Brytania jest dla polskiego notariusza państwem trzecim, dlatego dokumenty zagraniczne trzeba przygotować szczególnie starannie.

Jakie dokumenty dla spółki LTD z UK są zwykle potrzebne u notariusza?

Zakres dokumentów może się nieco różnić w zależności od konkretnej czynności – np. zawiązania polskiej spółki z o.o., objęcia udziałów, sprzedaży udziałów albo zmiany umowy spółki. W praktyce notariusz najczęściej oczekuje:

• aktualnego odpisu lub wydruku z Companies House, potwierdzającego istnienie spółki LTD oraz sposób jej reprezentacji,
• dokumentu wskazującego osoby uprawnione do działania za spółkę, jeżeli nie wynika to jednoznacznie z rejestru,
• uchwały właściwego organu spółki LTD o przystąpieniu do polskiej spółki albo nabyciu udziałów – jeżeli wymaga tego prawo właściwe dla spółki albo jej dokumenty korporacyjne,
• pełnomocnictwa – jeżeli za spółkę działa nie dyrektor, lecz pełnomocnik,
• dokumentu tożsamości osoby podpisującej akt,
• tłumaczeń na język polski dokumentów sporządzonych po angielsku.

Podstawą uczestnictwa spółki kapitałowej jako wspólnika polskiej spółki z o.o. jest art. 151 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych. Ograniczenie z art. 151 § 2 Kodeksu spółek handlowych dotyczy wyłącznie sytuacji, w której jednoosobowa spółka z o.o. tworzy inną jednoosobową spółkę z o.o.. Sam udział zagranicznej LTD jako jednego z kilku wspólników nie jest więc co do zasady problemem.

Kto może podpisać akt w imieniu spółki LTD?

W imieniu spółki LTD może działać osoba uprawniona do reprezentacji zgodnie z prawem właściwym dla tej spółki i jej zasadami reprezentacji. Dla polskiego notariusza liczy się przede wszystkim możliwość wykazania umocowania odpowiednimi dokumentami.

Jeżeli działa dyrektor lub dyrektorzy ujawnieni w rejestrze, zwykle wystarczy dokument rejestrowy oraz – jeśli to potrzebne – dodatkowy dokument pokazujący sposób reprezentacji. Jeżeli działa pełnomocnik, trzeba przedłożyć również pełnomocnictwo.

W przypadku czynności, dla której polskie prawo wymaga aktu notarialnego, zastosowanie ma art. 99 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. To oznacza, że pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki z o.o. albo do zbycia udziałów, gdy czynność wymaga formy notarialnej lub podpisów notarialnie poświadczonych, musi odpowiadać tej formie.

W praktyce przy dokumencie sporządzonym za granicą notariusz może oczekiwać, że będzie to dokument urzędowy nadający się do wykorzystania w Polsce. Dlatego warto wcześniej uzgodnić, czy wystarczy lokalna forma notarialna, czy potrzebna będzie także apostille.

Czy potrzebna jest apostille dla dokumentów z UK?

Bardzo często tak – zwłaszcza przy pełnomocnictwach, uchwałach lub innych dokumentach urzędowych sporządzonych w Wielkiej Brytanii, które mają być użyte w Polsce. Podstawą jest Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r., która zastępuje legalizację klauzulą apostille.

Nie każdy dokument z Companies House jest jednak traktowany identycznie w praktyce. Część notariuszy akceptuje niektóre wydruki rejestrowe bez apostille, inni proszą o dokumenty bardziej formalne. Dlatego najbezpieczniej jest przesłać komplet dokumentów notariuszowi do weryfikacji przed terminem aktu.

To zagadnienie zależy od konkretnego stanu faktycznego, rodzaju dokumentu i praktyki notariusza. Jeżeli dokument ma potem trafić także do KRS, warto przyjąć bardziej ostrożny wariant i przygotować dokumenty w możliwie najsilniejszej formie dowodowej.

Czy potrzebny jest tłumacz przysięgły, jeżeli przedstawiciel spółki nie zna polskiego?

Tak, bardzo często będzie to konieczne. Zgodnie z art. 2 § 3 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie czynności notarialnych dokonuje się w języku polskim. Na żądanie strony notariusz może dokonać dodatkowo czynności w języku obcym, wykorzystując własną znajomość języka obcego wykazaną w sposób określony dla tłumaczy przysięgłych lub korzystając z pomocy tłumacza przysięgłego.

Dodatkowo art. 87 § 1 pkt 1 Prawa o notariacie stanowi, że jeżeli osoba biorąca udział w czynności nie zna języka polskiego i do czynności nie jest dołączony przekład na inny znany tej osobie język, notariusz powinien przetłumaczyć akt lub inny dokument osobiście albo przy pomocy tłumacza.

W praktyce oznacza to, że:

• jeżeli notariusz sam nie ma uprawnień pozwalających dokonać czynności także po angielsku, potrzebny będzie tłumacz przysięgły,
• jeżeli osoba podpisująca akt zna język polski w stopniu pozwalającym świadomie uczestniczyć w czynności, notariusz może uznać, że tłumacz nie jest potrzebny,
• ostateczna decyzja organizacyjna należy do notariusza prowadzącego czynność.

Sam dokument tożsamości cudzoziemca lub osoby reprezentującej spółkę zagraniczną – np. paszport – co do zasady nie wymaga tłumaczenia dla samej identyfikacji osoby, chyba że notariusz zażąda inaczej z uwagi na szczególne okoliczności.

Czy potrzebna jest uchwała spółki LTD o wejściu do polskiej spółki z o.o.?

Bardzo często tak, ale nie zawsze wynika to wprost z polskiego przepisu. Jest to przede wszystkim kwestia oceny, czy osoba działająca za spółkę LTD ma umocowanie do dokonania konkretnej czynności według prawa właściwego dla tej spółki i jej dokumentów wewnętrznych.

Polski notariusz zwykle oczekuje dokumentu pokazującego, że spółka LTD rzeczywiście zdecydowała o:

• objęciu lub nabyciu udziałów w polskiej spółce z o.o.,
• wskazaniu liczby udziałów i wysokości zaangażowania finansowego,
• wyznaczeniu osoby, która podpisze dokumenty w Polsce, jeżeli nie wynika to jasno z zasad reprezentacji.

Jeżeli z dokumentów korporacyjnych LTD wynika, że dyrektor może samodzielnie dokonać takiej czynności bez odrębnej uchwały, notariusz może nie wymagać dodatkowego dokumentu. W praktyce jednak uchwała porządkuje stan sprawy i ogranicza ryzyko odmowy dokonania czynności.

Czy do zarządu polskiej spółki z o.o. można powołać osobę nieobecną?

Tak. Przepisy Kodeksu spółek handlowych nie wymagają, aby osoba powoływana do zarządu była obecna na zgromadzeniu wspólników. Zgodnie z art. 201 § 4 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Jeżeli więc umowa spółki nie wprowadza szczególnych ograniczeń, można powołać do zarządu także osobę nieuczestniczącą w zgromadzeniu. Trzeba jednak odróżnić sam akt powołania od wymogów rejestrowych przy zgłoszeniu do KRS.

Warto też pamiętać o art. 18 § 1 i § 2 Kodeksu spółek handlowych, który określa przeszkody do pełnienia funkcji członka zarządu, m.in. dla osób skazanych za wskazane tam przestępstwa. Przy kandydacie zagranicznym dobrze wcześniej sprawdzić, czy nie zachodzą przeszkody ustawowe.

Czy potrzebna jest zgoda kandydata na powołanie do zarządu?

Tak, co do zasady przy zgłoszeniu do KRS trzeba zadbać o zgodę osoby powołanej. Wynika to z art. 19a ust. 5 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnie z którym do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do rejestru należy dołączyć zgodę tych osób na ich powołanie.

Ten sam przepis przewiduje jednak wyjątki. Zgoda nie musi być dołączona, jeżeli:

• wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi,
• wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis,
• zgoda tej osoby jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę albo w umowie spółki.

Oznacza to w praktyce, że osoba nieobecna na zgromadzeniu może zostać skutecznie powołana, ale przed zgłoszeniem do KRS trzeba zadbać o właściwe udokumentowanie jej zgody. Sama nieobecność na zgromadzeniu nie blokuje powołania.

Czy zgoda na powołanie do zarządu musi być notarialna?

Nie. Art. 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym nie wymaga aktu notarialnego ani podpisu notarialnie poświadczonego pod zgodą. Co do zasady wystarczy forma pisemna, o ile nie korzysta się z jednego z wyjątków wskazanych w tym przepisie.

Jeżeli zgoda jest składana za granicą, praktycznie warto zadbać o czytelny podpis oraz jednoznaczne wskazanie, że dana osoba wyraża zgodę na powołanie do zarządu określonej spółki. Gdy dokument sporządzono po angielsku, do postępowania rejestrowego zwykle potrzebne będzie tłumaczenie przysięgłe na język polski.

Jakie ryzyka pojawiają się najczęściej w takich sprawach?

• przedłożenie dokumentu z Companies House, który nie pokazuje wyraźnie zasad reprezentacji,
• brak apostille przy dokumencie, którego notariusz lub KRS oczekuje w tej formie,
• pełnomocnictwo o zbyt wąskim zakresie albo w niewłaściwej formie,
• brak tłumaczenia przysięgłego,
• powołanie członka zarządu bez zadbania o zgodę wymaganą do KRS,
• założenie, że sam fakt bycia dyrektorem w LTD automatycznie wystarcza do każdej czynności w Polsce.

Dlatego przed wizytą u notariusza najlepiej przesłać skany wszystkich dokumentów do kancelarii notarialnej i poprosić o ich wstępną akceptację. W sprawach z elementem zagranicznym takie przygotowanie często oszczędza kilka tygodni.

FAQ

Czy wydruk z Companies House zawsze wystarczy notariuszowi?

Nie zawsze. Czasem wystarczy, ale przy bardziej formalnym podejściu notariusz może oczekiwać dodatkowych dokumentów potwierdzających reprezentację albo dokumentu z apostille.

Czy pełnomocnictwo dla osoby działającej za LTD może być zwykłe pisemne?

Nie, jeżeli ma dotyczyć czynności wymagającej szczególnej formy. Zgodnie z art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego pełnomocnictwo powinno mieć co najmniej taką samą formę jak czynność, której dotyczy.

Czy członek zarządu spółki z o.o. musi być wspólnikiem?

Nie. Z art. 201 § 3 i § 4 Kodeksu spółek handlowych wynika, że członkiem zarządu może być osoba spośród wspólników albo spoza ich grona.

Czy brak zgody członka zarządu do KRS unieważnia samo powołanie?

Co do zasady nie. Jest to przede wszystkim brak formalny w postępowaniu rejestrowym, który może skutkować wezwaniem do uzupełnienia dokumentów, ale nie przekreśla automatycznie samej uchwały o powołaniu.

Czy osoba nieznająca polskiego zawsze potrzebuje tłumacza przysięgłego?

Najczęściej tak, chyba że notariusz może zgodnie z Prawem o notariacie przeprowadzić czynność również w języku obcym albo istnieje inny dopuszczalny sposób zapewnienia stronie zrozumienia treści aktu.

Źródła

• art. 151 § 1 i § 2, art. 18 § 1 i § 2, art. 201 § 3 i § 4 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych,
• art. 99 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny,
• art. 2 § 3 i art. 87 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie,
• art. 19a ust. 5 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym,
• Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r.