Wspólnik spółki z o.o. mieszkający za granicą

Czy można być wspólnikiem spółki z o.o., mieszkając za granicą?

Tak. Polskie prawo nie uzależnia możliwości posiadania udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością od miejsca zamieszkania wspólnika. Jeżeli ma Pan obywatelstwo polskie, może Pan mieszkać na stałe w Wielkiej Brytanii i jednocześnie być udziałowcem polskiej spółki z o.o. Może Pan również zostać członkiem zarządu, o ile spełnione są zwykłe wymogi przewidziane w Kodeksie spółek handlowych i w umowie spółki.

W praktyce oznacza to, że można założyć nową spółkę z o.o. w Polsce, przystąpić do istniejącej spółki albo nabyć udziały od obecnego wspólnika. Część formalności da się wykonać zdalnie, zwłaszcza przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego albo systemu S24, ale niektóre czynności nadal wymagają formy notarialnej albo notarialnego poświadczenia podpisu.

Inaczej ocenia się sytuację osoby, która nie ma obywatelstwa polskiego. Co do zasady cudzoziemcy również mogą uczestniczyć w polskich spółkach, ale trzeba sprawdzić przepisy o zasadach uczestnictwa osób zagranicznych w obrocie gospodarczym oraz przepisy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Szczególnie ważne jest to wtedy, gdy spółka posiada nieruchomość w Polsce lub użytkowanie wieczyste, a nabycie udziałów przez cudzoziemca prowadziłoby do przejęcia kontroli nad spółką.

Jak uporządkować firmę prowadzoną formalnie przez teścia?

Opisany stan faktyczny wymaga uporządkowania przede wszystkim dlatego, że działalność gospodarcza powinna odpowiadać rzeczywistemu sposobowi jej prowadzenia. Jeżeli formalnie przedsiębiorcą jest teść, a faktycznie działalność prowadzi inna osoba, powstają ryzyka podatkowe, cywilne, księgowe, ubezpieczeniowe i odpowiedzialnościowe. Nie jest dobrym rozwiązaniem utrzymywanie sytuacji, w której jedna osoba tylko figuruje w dokumentach, a decyzje, zyski i ryzyka gospodarcze są po stronie kogoś innego.

Najczęściej można rozważyć trzy ścieżki:

• założenie nowej spółki z o.o., w której udziałowcami od początku będą Pan, żona i ewentualnie teść;
• przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej teścia w jednoosobową spółkę z o.o., a następnie sprzedaż lub darowiznę części udziałów;
• wniesienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części do nowej spółki, ewentualnie sprzedaż składników majątkowych i przeniesienie umów, jeżeli kontrahenci i przepisy branżowe na to pozwalają.

Wybór powinien zależeć od tego, czy firma ma istotne umowy, pracowników, leasingi, koncesje, zezwolenia, kredyty, majątek, zobowiązania, znaki towarowe, domeny, historię podatkową oraz rozpoznawalną nazwę. Czasami najprostsze i najbezpieczniejsze jest założenie nowej spółki z o.o. i stopniowe przeniesienie działalności. Czasami korzystniejsze bywa przekształcenie, bo pozwala zachować kontynuację działalności, ale jest formalnie i kosztowo bardziej wymagające.

Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.

Kodeks spółek handlowych nadal przewiduje możliwość przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną w jednoosobową spółkę kapitałową, w tym w spółkę z o.o. Podstawą jest art. 551 § 5 K.s.h. Obecne brzmienie przepisu odwołuje się do przedsiębiorcy wykonującego działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, a nie do nieobowiązującej już ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Przekształcenie nie polega na prostym dopisaniu nowych osób do jednoosobowej działalności. Najpierw powstaje jednoosobowa spółka kapitałowa, której jedynym wspólnikiem jest dotychczasowy przedsiębiorca. Dopiero potem może on zbyć lub darować część udziałów innym osobom, o ile nie stoją temu na przeszkodzie postanowienia umowy spółki, umowy z kontrahentami albo szczególne przepisy.

Przy przekształceniu trzeba zwykle przygotować plan przekształcenia, załączniki, projekt oświadczenia o przekształceniu, projekt aktu założycielskiego spółki, wycenę składników majątku oraz sprawozdanie finansowe. Konieczny jest też wpis spółki przekształconej do KRS. W określonych sytuacjach znaczenie ma również odpowiedzialność przedsiębiorcy przekształcanego za zobowiązania związane z dotychczasową działalnością powstałe przed dniem przekształcenia.

Nabycie lub darowizna udziałów po powstaniu spółki

Jeżeli teść po przekształceniu stanie się jedynym wspólnikiem spółki z o.o., może następnie przenieść część udziałów na Pana i żonę. Zbycie udziałów w spółce z o.o. wymaga co do zasady formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. W przypadku spółki założonej w systemie S24 możliwe jest również zbycie udziałów przy wykorzystaniu wzorca w systemie teleinformatycznym, jeżeli spełnione są warunki z art. 180 K.s.h.

Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić umowę spółki. Bardzo często przewiduje ona ograniczenia w zbywaniu udziałów, na przykład wymóg zgody spółki, pierwszeństwo nabycia dla pozostałych wspólników albo inne procedury. Po zmianie wspólników należy zadbać o aktualną księgę udziałów, listę wspólników składaną do KRS oraz zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR, jeżeli zmieniają się dane objęte zgłoszeniem.

Trzeba też ocenić podatki. Darowizna udziałów może rodzić obowiązki w podatku od spadków i darowizn po stronie obdarowanego, a sprzedaż udziałów może powodować skutki w PIT, PCC albo podatku u źródła, zależnie od rodzaju transakcji, rezydencji stron i dokumentów. W rodzinie szczególne znaczenie ma stopień pokrewieństwa: inne zasady mogą dotyczyć darowizny dla córki, a inne dla zięcia.

Czy lepiej założyć nową spółkę z o.o.?

W wielu podobnych sprawach praktycznie prostszym rozwiązaniem jest założenie nowej spółki z o.o. od razu z prawidłową strukturą wspólników i zarządu. Wtedy od początku wiadomo, kto jest wspólnikiem, kto reprezentuje spółkę, kto faktycznie prowadzi sprawy spółki i jaki jest zakres odpowiedzialności poszczególnych osób. Nowa spółka może przejąć działalność operacyjną stopniowo, na podstawie umów z dotychczasową firmą teścia.

Nie zawsze jednak nowa spółka będzie najlepsza. Jeżeli obecna firma ma wieloletnie kontrakty, licencje, koncesje, wygrane przetargi, leasingi, kredyty, pracowników lub ważne relacje z kontrahentami, przeniesienie działalności może wymagać zgód osób trzecich. W takim przypadku przekształcenie może być bezpieczniejsze, bo lepiej zachowuje ciągłość działalności, choć nie usuwa automatycznie wszystkich ryzyk.

Spółka z o.o. w Polsce a firma LTD w Wielkiej Brytanii

Jeżeli udziałowcami polskiej spółki mają być osoby fizyczne mieszkające w UK, procedura jest zwykle prostsza niż wtedy, gdy udziałowcem ma być brytyjska spółka LTD. Osoby fizyczne posługują się dokumentami tożsamości, adresem, numerem PESEL albo innym identyfikatorem wymaganym w danej procedurze. Przy spółce LTD potrzebne są natomiast dokumenty potwierdzające jej istnienie, reprezentację i umocowanie osób podpisujących dokumenty.

W praktyce przy brytyjskiej spółce mogą być potrzebne dokumenty z Companies House, dokumenty korporacyjne, tłumaczenia przysięgłe, czasem apostille oraz uchwały lub pełnomocnictwa. Zakres dokumentów zależy od tego, czy czynność odbywa się u polskiego notariusza, w KRS, w banku, przed kontrahentem czy w systemie teleinformatycznym. Więcej o formalnościach przy spółce brytyjskiej omawiamy w materiale: dokumenty dla LTD z UK.

Po Brexicie trzeba ostrożniej oceniać również przepisy dotyczące cudzoziemców. Sama brytyjska spółka LTD może być wspólnikiem polskiej spółki z o.o., ale jeżeli polska spółka posiada nieruchomość w Polsce albo ma ją nabyć, może pojawić się obowiązek uzyskania zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Ten problem nie dotyczy każdej transakcji, ale nie wolno go pomijać przy spółkach posiadających grunty, lokale, hale lub użytkowanie wieczyste.

ZUS przy wspólniku spółki z o.o. mieszkającym za granicą

Najważniejsza zasada jest taka: sam fakt bycia wspólnikiem wieloosobowej spółki z o.o. co do zasady nie powoduje obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w Polsce. Jeżeli Pan i żona będziecie tylko udziałowcami w spółce z o.o., a spółka będzie miała co najmniej dwóch realnych wspólników, sam status wspólnika nie powinien tworzyć obowiązku ZUS.

Inaczej jest przy jednoosobowej spółce z o.o. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest traktowany jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność. To oznacza, że może powstać obowiązek ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w Polsce, chyba że zastosowanie znajdą przepisy o koordynacji zabezpieczenia społecznego i właściwe ustawodawstwo zostanie ustalone inaczej.

Trzeba też odróżnić posiadanie udziałów od pełnienia funkcji członka zarządu i od wykonywania pracy. Jeżeli wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu i otrzymuje wynagrodzenie z tytułu powołania, co do zasady pojawia się obowiązek składki zdrowotnej od tego wynagrodzenia. Jeżeli zawiera ze spółką umowę o pracę, kontrakt menedżerski lub umowę zlecenia, mogą powstać kolejne tytuły do ubezpieczeń. Sam udział kapitałowy i realna praca operacyjna to dwie różne kwestie.

W sprawach z Wielką Brytanią trzeba uwzględniać, że od 1 stycznia 2021 r. klasyczne unijne zasady koordynacji nie działają wobec UK tak jak przed Brexitem, ale relacje UE–UK są objęte umową o handlu i współpracy oraz protokołem dotyczącym koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W praktyce przy równoległej pracy lub działalności w Polsce i UK trzeba ustalić jedno właściwe ustawodawstwo i uzyskać odpowiednie potwierdzenie, np. dokument A1 lub jego odpowiednik, zależnie od stanu faktycznego.

Podatki przy spółce z o.o. i wspólniku z UK

Podatki trzeba rozpatrywać oddzielnie od ZUS. Polska spółka z o.o. jest podatnikiem CIT w Polsce. Jeżeli wypłaca dywidendę wspólnikowi mieszkającemu w Wielkiej Brytanii, trzeba ocenić polski podatek u źródła, postanowienia polsko-brytyjskiej konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania, rezydencję podatkową wspólnika oraz dokumenty, w szczególności certyfikat rezydencji.

Jeżeli zamiast udziałów w spółce z o.o. rozważana jest jednoosobowa działalność gospodarcza w Polsce, sytuacja podatkowa może być bardziej złożona. Znaczenie ma miejsce faktycznego prowadzenia działalności, istnienie zakładu w rozumieniu umowy podatkowej, miejsce zarządu, rezydencja podatkowa i sposób rozliczania dochodów w UK. Dlatego nie należy automatycznie zakładać, że skoro składki są płacone w UK, to wszystkie skutki podatkowe również pozostają wyłącznie w UK.

Co trzeba zrobić praktycznie przed zmianą struktury?

Przed wyborem rozwiązania warto przygotować krótką analizę prawną i podatkową. Powinna ona obejmować co najmniej: obecną formę działalności teścia, składniki majątku firmy, zobowiązania, umowy, pracowników, leasingi, rachunki bankowe, licencje, podatki, status rezydencji podatkowej Pana i żony, sposób faktycznego zarządzania biznesem oraz plan wypłat ze spółki.

Następnie należy zdecydować, czy wspólnikami mają być osoby fizyczne, czy także spółka LTD, kto ma być w zarządzie, czy zarząd będzie wynagradzany, gdzie będą podejmowane strategiczne decyzje i czy spółka będzie miała rzeczywiste centrum zarządzania w Polsce. Ma to znaczenie nie tylko organizacyjne, lecz także podatkowe i ubezpieczeniowe.

Jeżeli celem jest przede wszystkim uporządkowanie rodzinnego biznesu i wyeliminowanie fikcyjnego prowadzenia działalności przez teścia, najczęściej warto rozważyć nową spółkę z o.o. albo przekształcenie działalności teścia i późniejsze przeniesienie części udziałów. Ostateczny wybór zależy jednak od dokumentów i od tego, jakie ryzyka są akceptowalne.

FAQ

Czy mieszkając w UK, mogę być wspólnikiem polskiej spółki z o.o.?

Tak. Zagraniczne miejsce zamieszkania nie wyklucza posiadania udziałów w polskiej spółce z o.o. Trzeba jednak zadbać o prawidłowe dokumenty, adres do doręczeń, sposób podpisywania dokumentów oraz rozliczenia podatkowe i ubezpieczeniowe.

Czy wspólnik spółki z o.o. zawsze płaci ZUS w Polsce?

Nie. Wspólnik wieloosobowej spółki z o.o. co do zasady nie płaci ZUS tylko dlatego, że posiada udziały. Obowiązek może powstać przy jednoosobowej spółce z o.o., przy umowie o pracę, zleceniu, kontrakcie menedżerskim, wynagrodzeniu z powołania albo przy faktycznym wykonywaniu działalności w kilku państwach.

Czy lepiej przekształcić działalność teścia w spółkę z o.o., czy założyć nową spółkę?

To zależy od majątku, umów, zobowiązań, pracowników i historii firmy. Nowa spółka jest zwykle prostsza organizacyjnie, ale przekształcenie może lepiej zachować ciągłość działalności, gdy obecna firma ma ważne kontrakty, pozwolenia lub rozpoznawalność.

Czy darowizna udziałów w spółce z o.o. wymaga notariusza?

Przeniesienie udziałów w spółce z o.o. wymaga co do zasady formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Przy spółkach założonych w S24 możliwe są szczególne procedury elektroniczne, jeżeli spełnione są wymogi Kodeksu spółek handlowych.

Czy spółka LTD z UK może być udziałowcem polskiej spółki z o.o.?

Tak, ale wymaga to dokumentów potwierdzających istnienie i reprezentację spółki LTD. Jeżeli polska spółka posiada nieruchomość lub użytkowanie wieczyste w Polsce, trzeba dodatkowo sprawdzić przepisy o nabywaniu udziałów przez cudzoziemców.

Podsumowanie

Może Pan mieszkać za granicą i być wspólnikiem polskiej spółki z o.o. Samo posiadanie udziałów w wieloosobowej spółce z o.o. zwykle nie oznacza obowiązku płacenia ZUS w Polsce, ale obowiązki mogą pojawić się przy jednoosobowej spółce, wynagrodzeniu członka zarządu, umowie ze spółką albo realnej pracy w kilku państwach.

W opisanej sytuacji najważniejsze jest nie tylko dopisanie Pana i żony do biznesu, ale uporządkowanie rzeczywistego modelu działalności. Trzeba zdecydować, czy zakładać nową spółkę, przekształcać działalność teścia, czy przenosić przedsiębiorstwo do spółki. Każda z tych ścieżek wymaga sprawdzenia skutków w KRS, CRBR, podatkach, ZUS i dokumentach zagranicznych.

Źródła

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych – Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037.
2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium RP – Dz.U. 2018 poz. 649.
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887.
4. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – Dz.U. 2004 nr 210 poz. 2135.
5. Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – Dz.U. 2018 poz. 723.
6. Ustawa z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców – Dz.U. 1920 nr 31 poz. 178.
7. Konwencja między RP a Zjednoczonym Królestwem w sprawie unikania podwójnego opodatkowania – Dz.U. 2006 nr 250 poz. 1840.
8. Informacje rządowe dotyczące Brexitu i koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – gov.pl.