Biała lista VAT a płatności za usługi zagraniczne

Kiedy biała lista VAT ma znaczenie

Podstawą jest art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z tym przepisem dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z działalnością gospodarczą musi następować za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, jeżeli łącznie:

• drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, oraz
• jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty.

Sama ta regulacja nie przesądza jeszcze o obowiązku sprawdzania białej listy. Ten obowiązek w praktyce pojawia się dopiero wtedy, gdy zapłata następuje przelewem na rachunek kontrahenta, który jest objęty polskim wykazem podatników VAT.

Wykaz podatników VAT prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W wykazie ujawnia się m.in. numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK zgłoszonych przez podatnika i potwierdzonych w systemie STIR.

Czy zagraniczny usługodawca jest na białej liście?

Najczęściej nie. Biała lista nie jest międzynarodowym rejestrem rachunków przedsiębiorców. Obejmuje dane podmiotów funkcjonujących w polskim systemie VAT według art. 96b ustawy o VAT.

Jeżeli zagraniczna firma nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny w Polsce, jej zagraniczny rachunek bankowy z reguły nie będzie widoczny w wykazie. W takiej sytuacji zapłata za usługę na rachunek zagraniczny nie powoduje sama przez się zastosowania sankcji przewidzianych dla przelewu na rachunek spoza białej listy.

Inaczej może być wtedy, gdy zagraniczny kontrahent jest zarejestrowany w Polsce dla celów VAT jako podatnik VAT czynny i posługuje się rachunkiem zgłoszonym do polskich organów. W takim przypadku trzeba już ocenić płatność tak samo, jak przy transakcji z polskim czynnym podatnikiem VAT.

Jakie są sankcje za przelew na rachunek spoza wykazu

W podatkach dochodowych sankcja wynika obecnie z:

• art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przepisy te wyłączają z kosztów uzyskania przychodów tę część wydatku, która przy transakcji objętej art. 19 Prawa przedsiębiorców została zapłacona przelewem na rachunek inny niż zawarty w wykazie z art. 96b ust. 1 ustawy o VAT.

Dodatkowo art. 117ba § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa przewiduje odpowiedzialność solidarną nabywcy za zaległości VAT sprzedawcy – w zakresie proporcjonalnie przypadającym na tę dostawę – jeżeli zapłata za dostawę towarów została dokonana na rachunek spoza wykazu. Ta sankcja nie dotyczy jednak wszystkich usług, lecz jest związana z przypadkami wskazanymi w ustawie.

Termin na zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu został już dawno zmieniony. Obecnie, zgodnie z art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej, zawiadomienie ZAW-NR składa się w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu, a w okresie ogłoszonego stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii termin ten był czasowo wydłużony do 14 dni. Dawny termin 3 dni jest nieaktualny.

Usługi zagraniczne a miejsce opodatkowania VAT

Przy zakupie usługi od firmy z UE albo spoza UE trzeba oddzielić dwa zagadnienia:

1. czy płatność podlega regułom białej listy,
2. jak rozliczyć sam VAT od usługi.

W przypadku usług B2B podstawowa reguła miejsca świadczenia wynika z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT: miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem wyjątków ustawowych. To oznacza, że przy wielu usługach nabywanych od kontrahentów zagranicznych polski nabywca rozlicza import usług w Polsce.

Sam fakt, że polski przedsiębiorca ma obowiązek rozliczyć import usług, nie oznacza jeszcze, że rachunek zagranicznego usługodawcy musi figurować na białej liście. To dwa różne mechanizmy.

Jeżeli temat dotyczy także rozliczenia podatku należnego od usług od kontrahentów spoza Polski, zobacz również: faktury od zagranicznych firm.

Kontrahent z UE – czy wystarczy sprawdzić VIES?

W relacjach z firmami z innych państw UE przydatna jest weryfikacja numeru VAT UE w systemie VIES. To pomaga ustalić, czy kontrahent posługuje się aktywnym numerem do transakcji wewnątrzwspólnotowych. Nie zastępuje to jednak białej listy, bo VIES nie służy do sprawdzania rachunków bankowych.

VIES ma znaczenie głównie dla prawidłowego rozliczenia VAT przy transakcjach unijnych. Natomiast obowiązek sprawdzenia rachunku na białej liście zależy od tego, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce i czy płatność jest wykonywana przelewem na rachunek objęty polskim wykazem.

Kontrahent z USA lub innego państwa spoza UE

Jeżeli usługodawca z USA albo z innego państwa trzeciego nie jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce, to jego rachunek nie będzie na białej liście. Zapłata na taki rachunek nie powinna więc powodować wyłączenia kosztu na podstawie art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT albo art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT tylko z tego powodu, że rachunek nie figuruje w wykazie.

Nadal jednak trzeba pilnować innych obowiązków: poprawnego udokumentowania wydatku, rozliczenia importu usług, ewentualnych obowiązków w zakresie podatku u źródła, jeżeli dany rodzaj należności podlega takim regułom. To już zależy od rodzaju usługi i konkretnego stanu faktycznego.

Płatność kartą, PayU, PayPal, Przelewy24 – czy trzeba badać białą listę?

W praktyce najbezpieczniejsze stanowisko jest następujące: sankcje związane z białą listą odnoszą się do zapłaty dokonanej przelewem na rachunek inny niż zawarty w wykazie. Jeżeli przedsiębiorca płaci kartą, przez operatora płatności albo szybkim linkiem płatniczym, to zwykle nie zleca klasycznego przelewu bezpośrednio na rachunek kontrahenta wskazany do weryfikacji na białej liście.

Dlatego w praktyce płatności kartą, PayU, Przelewy24 czy PayPal są co do zasady traktowane jako niestanowiące przelewu na rachunek spoza wykazu w rozumieniu art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT i art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT.

Nie zwalnia to jednak z obowiązku zachowania rozliczenia bezgotówkowego przy transakcjach ponad 15 000 zł wymaganych przez art. 19 Prawa przedsiębiorców. Płatność kartą lub za pośrednictwem operatora może ten warunek spełnić, o ile rzeczywiście następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy.

Polski kontrahent i pośrednik płatności

Jeżeli płacą Państwo polskiemu kontrahentowi będącemu czynnym podatnikiem VAT, a zapłata następuje przez operatora płatności, trzeba odróżnić dwie sytuacje:

W razie bardziej złożonych rozliczeń z firmami spoza Polski pomocna może być także analiza zagadnienia: zagraniczne transakcje VAT.

Jakie informacje znajdziemy na białej liście

Zakres danych wynika z art. 96b ustawy o VAT. W wykazie można sprawdzić m.in.:

• firmę albo imię i nazwisko podatnika,
• NIP, REGON i KRS – jeżeli zostały nadane,
• status rejestracji do VAT,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia i przywrócenia,
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK zgłoszonych do urzędu i potwierdzonych w STIR.

W wykazie nie ma co do zasady:

• rachunków prywatnych typu ROR,
• rachunków podmiotów, które nie funkcjonują w polskim reżimie rejestracji VAT w sposób uzasadniający ich ujawnienie w wykazie,
• zagranicznych rachunków podmiotów, które nie są czynnymi podatnikami VAT w Polsce.

Praktyczny wniosek dla płatności za usługi zagraniczne

Jeżeli kupują Państwo usługę od firmy z UE lub spoza UE i:

• kontrahent nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce,
• płatność idzie na jego zagraniczny rachunek albo przez operatora płatności,
• transakcja jest prawidłowo udokumentowana,

to sam brak tego rachunku na białej liście nie powinien powodować negatywnych skutków przewidzianych dla przelewu na rachunek spoza wykazu.

Jeżeli jednak zagraniczny kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce i żąda klasycznego przelewu, wtedy rachunek należy zweryfikować dokładnie tak jak przy krajowym kontrahencie.

FAQ

Czy każdą zagraniczną firmę trzeba sprawdzać na białej liście?

Nie. Biała lista dotyczy polskiego wykazu podatników VAT. Jeżeli zagraniczny kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce, jego rachunek zazwyczaj nie będzie tam ujawniony.

Czy płatność kartą za usługę powyżej 15 000 zł jest dozwolona?

Co do zasady tak, o ile następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy i nie ma charakteru gotówkowego. Sama płatność kartą nie jest zwykłym przelewem na rachunek kontrahenta.

Czy PayU, Przelewy24 albo PayPal wyłączają koszt podatkowy?

Co do zasady nie z powodu białej listy. Tego typu płatności zwykle nie są traktowane jako przelew na rachunek spoza wykazu w rozumieniu art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT.

Czy termin na ZAW-NR nadal wynosi 3 dni?

Nie. Obecnie podstawowy termin wynosi 7 dni od dnia zlecenia przelewu, zgodnie z art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej.

Czy VIES zastępuje białą listę?

Nie. VIES służy do weryfikacji numeru VAT UE, a nie rachunku bankowego kontrahenta.

Źródła

• art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
• art. 96b, art. 28b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• art. 22p ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• art. 15d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
• art. 117ba ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa
• VIES – Komisja Europejska: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/