Biała lista podatników VAT - opłacanie zagranicznych usług

Płatności polskich przedsiębiorców

Według Prawa przedsiębiorców:

„Art. 19. Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji”.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi:

„2h. W przypadku gdy podatnik, który na podstawie umowy zawartej z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny albo nabywcą towarów lub usługobiorcą jest obowiązany do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, dokona zapłaty tej należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, u podatnika ustala się przychód w dniu zlecenia przelewu. Przychód ten ustala się w takiej wysokości, w jakiej płatność została dokonana na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

2i. Nie ustala się przychodu, o którym mowa w ust. 2h, jeżeli płatność dokonana przez podatnika:

• wynika z transakcji innej niż określona w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. poz. 646, 1479, 1629, 1633 i 2212) lub
• została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a podatnik złożył zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej, do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu”.

Ustawa o VAT:

„Art. 1. 1. Ustawa reguluje opodatkowanie podatkiem od towarów i usług.

2. Podatek od towarów i usług stanowi dochód budżetu państwa.

Art. 2. Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

1) terytorium kraju – rozumie się przez to terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z zastrzeżeniem art. 2a.

Art. 96b. 1. Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów:

w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;

zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Art. 5. 1. Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej »podatkiem«, podlegają:

1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

2) eksport towarów;

3) import towarów na terytorium kraju;

4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;

5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów”.

Biała lista podatników VAT – jakie informacje na niej znajdziemy?

Wykaz podatników VAT (biała lista) to jedna, elektroniczna i bezpłatna baza podatników VAT. Zawiera dane o podatnikach, którzy:

1. zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
2. nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,
3. zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

Biała lista umożliwia:

• sprawdzenie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
• jeśli kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, poznanie podstawy prawnej tych decyzji,
• potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na jaki powinna nastąpić zapłata kontrahentowi.

W wykazie (tzw. białej liście) znajdzie się:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
• status podmiotu:
• w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
• zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
• numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Jakich informacji nie znajdziemy na białej liście podatników VAT?

W wykazie nie ma danych firm (w tym numerów rachunków), które nie są podatnikami VAT w Polsce, nawet jeżeli korzystają z konta firmowego – tych podmiotów biała lista nie obejmuje.

W wykazie nie są publikowane prywatne rachunki bankowe – tzw. ROR-y, które przedsiębiorcy czasami wykorzystują w swoich firmach. Nie są to rachunki rozliczeniowe dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeśli używa się takiego rachunku, kontrahent nie odnajdzie go w wykazie.

Zapłata za rachunek inny niż podany w wykazie

Od 1 stycznia 2020 r. jeśli zapłaty dokonano kontrahentowi kwoty powyżej 15 tys. zł na inny rachunek niż podany w wykazie nie daje prawa zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie, płacący ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Możliwe jest uwolnienie się od tego, jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformuje się o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.

Współpraca polskich firm z firmami zagranicznymi

Polskie prawo przewiduje możliwość współpracy polskiego podmiotu z kontrahentami z zagranicy – odpowiednie zapisy znalazły się więc w ustawie z dnia 11 marca 2004 r., o podatku od towarów i usług (VAT). Zasadą jest to, że podmioty wykonujące czynności opodatkowane w Polsce podatkiem VAT są obowiązane do dopełnienia w Polsce obowiązku rejestracyjnego (art. 96 ust. 1 ustawy o VAT). Wyjątki od tej reguły zostały przewidziane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14.11.2014 r. w sprawie określenia podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego

Aby prawidłowo określić obowiązki podatkowe w pierwszym kroku, podatnik powinien ustalić wskazać miejsce świadczenia usługi. Zasada ogólna (z odpowiednimi wyjątkami) została określona w art. 28b ustawy o VAT i stwierdza, że miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej. Miejscem świadczenia usługi mogą być również inne miejsca.

Należy pamiętać, że takie transakcje mogą być dokonywane tylko pomiędzy aktywnymi podmiotami VAT. W większości krajów do tego systemu (VAT UE) należy dokonać zgłoszenia – nie działa on „z automatu” od początku prowadzenia działalności. W celu ułatwienia podatnikom weryfikacji, czy dany podmiot (firma) jest aktywnym podatnikiem VAT na stronie Komisji Europejskiej każdy (bezpłatnie) może zweryfikować aktywność tego numeru. Aby to zrobić, nie trzeba zakładać żadnego konta - wystarczy wejść na stronę internetową wyszukiwarki VIES http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/

Jak wskazano – dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

W Polsce nie ma obowiązku prawnego dokonywania zapłaty tylko w postaci pieniężnej. Polskie prawo nakłada obowiązek rozliczeń (a zatem i zapłaty) w formie bezgotówkowej w postaci przelewów bankowych. Dotyczy to transakcji z innymi przedsiębiorcami w rozumieniu prawa polskiego. A przedsiębiorca to według ustawy Prawo przedsiębiorców osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą; przedsiębiorcami są także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

Przestrzeganie prawa polskiego w zakresie podatku VAT

O ile podmiot zagraniczny jest zarejestrowany w Polsce jako czynny podatnik VAT, o tyle zobowiązany jest do przestrzegania prawa polskiego i jego rachunek powinien znajdować się w wykazie.

Jeżeli podmiot zagraniczny nie jest zarejestrowany w Polsce jako czynny podatnik VAT – w wykazie podatników VAT nie ma numerów jego zagranicznych rachunków bankowych. Jest tak z uwagi na to, że nie są to rachunki rozliczeniowe w rozumieniu polskiego Prawa bankowego lub imienne rachunki w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwarte w związku z prowadzoną w Polsce działalnością gospodarczą.

W zakresie podatku VAT płatności na konto z wykazu dotyczą tylko tych podmiotów zagranicznych, które są zarejestrowane dla potrzeb VAT jako podatnicy VAT czynni w Polsce.

Jeżeli dostawca usług dla Pana to podmiot zagraniczny niezarejestrowany w Polsce jako czynny podatnik VAT oraz nieprowadzący w Polsce swojej działalności – płatności dokonuje się na jego rachunek przelewem lub w inny uzgodniony sposób, który nie jest ujmowany w wykazie, bo taki podmiot nie ma obowiązku wykazywania w tym wykazie swojego rachunku.

Inne formy regulowania zobowiązań finansowych

Oprócz zapłaty w pieniądzu, rozliczenia bezgotówkowego, zapłaty przelewem występują inne formy regulowania zobowiązań finansowych. Karty debetowa lub kredytowa nie jest pieniądzem (środkiem płatniczym). Karta kredytowa / debetowa to jeden z produktów / instrumentów finansowych. Bank udostępnia określony limit środków na karcie, z którego możemy korzystać za jej pośrednictwem. W wielu przypadkach istnieje możliwość otrzymania karty kredytowej bez konta w danym banku. Konto przypisane jest do karty.

Płatności takim instrumentem nie są uznawane za „płatności dokonane przelewem”. Co za tym idzie, nie są objęte przepisami dotyczącymi wykazu podatników VAT.

A skoro nie jest to przelew, ale zlecenie płatnicze, czyli oświadczenie płatnika lub odbiorcy skierowane do jego dostawcy lub pośrednika w płatności, które zawiera polecenie wykonania transakcji płatniczej – to zapłacenie kartą lub pay-by-linkiem nie będzie skutkować poniesieniem negatywnych konsekwencji podatkowych (utratą kosztów uzyskania przychodu).

Płatności z karty dokonywane mogą być na rachunki bankowe wierzyciela lub pośrednika. Jeżeli na rachunek wierzyciela/kontrahenta będącego czynnym podatnikiem VAT to z zasady powinna ona być dokonana na rachunek ujęty w wykazie. Gdy kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT, jego rachunku nie ma w wykazie.

Karta może być związana z rachunkiem związanym z działalnością gospodarczą, wtedy płatność za jej pomocą jest płatnością wykonaną za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy( dla kontrahenta krajowego jak i zagranicznego). Nie ma ujemnych konsekwencji w zakresie kosztów. Ujemne konsekwencje występują, gdy „dokona (się) zapłaty należności dla podatnika VAT ujętego w wykazie, przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie”.

Tzw. szybkie płatności internetowe to także tylko jeden z wielu sposobów dokonania płatności. Jest to płatność online – za pośrednictwem podmiotu trzeciego. Stanowią one alternatywę dla zwykłych przelewów. Nie ma tutaj żadnej gwarancji, że środki trafią na rachunek z wykazu. Takie płatności także nie są uznawane za „płatności dokonane przelewem” i nie są objęte przepisami dotyczącymi wykazu podatników VAT. Tutaj siła rzeczy nie ma szansy na sprawdzenie, czy środki trafi na rachunek z wykazu.

Nie jest to przelew, ale tak jak przy karcie zlecenie płatnicze, czyli oświadczenie płatnika lub odbiorcy skierowane do jego dostawcy lub pośrednika, które zawiera polecenie wykonania transakcji płatniczej – to zapłacenie kartą lub np.: pay-pal nie będzie skutkować poniesieniem negatywnych konsekwencji podatkowych (utratą kosztów uzyskania przychodu).

Taka płatność może być wykonana z rachunku związanego z działalnością gospodarczą, wtedy jest płatnością wykonaną za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy (dla kontrahenta krajowego jak i zagranicznego). Nie ma ujemnych konsekwencji w zakresie kosztów.

Ministerstwo Finansów informowało, że w sytuacji uregulowania zobowiązań przy pomocy instrumentów płatniczych, związanych z rachunkami płatniczymi, takimi jak karty płatnicze, jak również płatności dokonywane poprzez systemy pośredniczące w płatnościach (DotPay, PayU itp.), nowa ustawa identyfikuje je, jakby zostały zapłacone za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Co do kosztów – należy jednak mieć na uwadze, że gotówka wchodzi w rachubę tylko do równowartości 15000 zł. Powyżej tylko bezgotówkowo, przelew z rachunku płatniczego; karta kredytową, płatności internetowe (DotPay, PayU itp.), bowiem traci się koszty.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy działającego na podstawie polskiego prawa, zarówno otrzymującego zapłatę, jak i dokonującego płatności, jeżeli przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców mają do niego zastosowanie, musi przestrzegać limitu płatności nawet wtedy, jeżeli do przedsiębiorcy – drugiej strony transakcji – przepisów się nie stosuje (np. jest to przedsiębiorca zagraniczny).