Zaległe składki ZUS przy JDG – co można zrobić i czego nie wolno

Czy można zamknąć działalność z datą wsteczną?

Co do zasady nie. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wpis do CEIDG można wykreślić na wniosek przedsiębiorcy, ale nie służy to „anulowaniu” wcześniejszych obowiązków składkowych. Zasady wpisu, zmiany i wykreślenia przedsiębiorcy z CEIDG reguluje ustawa z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców oraz przepisy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Jeżeli działalność nie została formalnie zawieszona ani wykreślona, sam fakt, że przedsiębiorca faktycznie przestał pracować, zwykle nie powoduje automatycznego ustania obowiązku opłacania składek. Obowiązek podlegania ubezpieczeniom osoby prowadzącej pozarolniczą działalność wynika z art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 12 ust. 1 oraz art. 13 pkt 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Inaczej mówiąc: jeśli wpis w CEIDG trwał, a ZUS nie miał podstaw do wyrejestrowania, zaległości co do zasady powstawały dalej.

Kiedy obowiązek płacenia składek naprawdę ustaje?

Obowiązek ubezpieczeniowy przedsiębiorcy ustaje od dnia zaprzestania wykonywania działalności, z wyłączeniem okresu, na który działalność została zawieszona – tak wynika z art. 13 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Problem polega jednak na tym, że w praktyce ZUS ocenia nie tylko deklarację przedsiębiorcy, ale cały stan faktyczny.

Jeżeli ktoś twierdzi, że działalność faktycznie ustała wcześniej niż wynika to z wpisu w CEIDG, musi to umieć wykazać konkretnymi dowodami, np. brakiem przychodów, rozwiązaniem umów, likwidacją lokalu, wyprzedażą majątku firmowego, brakiem zakupów i brakiem realnych działań gospodarczych. Taka ocena zawsze zależy od konkretnego stanu faktycznego i nie daje gwarancji, że ZUS uzna wcześniejsze ustanie obowiązku.

Jeżeli w Twojej sprawie mogły istnieć okresy, gdy działalność była wpisana, ale faktycznie nie była wykonywana, warto przeanalizować także inne materiały dotyczące składek ZUS przy prowadzeniu firmy w szczególnych sytuacjach.

Dlaczego nie warto czekać z reakcją?

Zwłoka zwykle pogarsza sytuację. Od zaległości naliczane są odsetki za zwłokę zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. ZUS może też dochodzić należności w trybie egzekucyjnym, a należności z tytułu składek podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Dodatkowo ZUS może wymierzyć opłatę dodatkową do wysokości 100% nieopłaconych składek na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Nie jest ona nakładana automatycznie w każdej sprawie, ale ryzyko istnieje.

Co zrobić w pierwszej kolejności?

Najpierw trzeba ustalić, jaki jest rzeczywisty stan zadłużenia i za jakie okresy ZUS nalicza składki. W praktyce warto:

• sprawdzić konto płatnika na PUE/eZUS,
• ustalić, czy wszystkie dokumenty rozliczeniowe zostały poprawnie złożone,
• zweryfikować okresy podlegania ubezpieczeniom,
• sprawdzić, czy nie doszło już do przedawnienia części należności,
• ustalić, czy toczy się egzekucja lub postępowanie wyjaśniające.

Przedawnienie składek ZUS – po ilu latach?

Co do zasady należności z tytułu składek przedawniają się po upływie 5 lat od dnia, w którym stały się wymagalne – art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

To jednak nie oznacza, że po prostu wystarczy przeczekać 5 lat. Bieg przedawnienia może zostać zawieszony albo przerwany, np. wskutek podjęcia czynności egzekucyjnych, zawarcia układu ratalnego czy wydania określonych decyzji. Dlatego przedawnienie trzeba oceniać bardzo ostrożnie, na podstawie akt sprawy i historii działań ZUS.

Jakie ulgi może przyznać ZUS?

Najważniejsze ulgi w spłacie należności to:

• odroczenie terminu płatności,
• rozłożenie należności na raty,
• umorzenie należności.

Podstawą jest art. 29 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – w zakresie odroczenia i rat – oraz art. 28 tej ustawy – w zakresie umorzenia.

Odroczenie terminu płatności

Odroczenie dotyczy należności jeszcze nieprzeterminowanych. Wynika to z art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeśli składki już dawno nie zostały zapłacone i istnieje zadłużenie, odroczenie zwykle nie rozwiązuje problemu zaległości historycznych.

Rozłożenie zaległości na raty

W praktyce to najczęstsze rozwiązanie dla przedsiębiorców z zadłużeniem. ZUS może rozłożyć należności z tytułu składek na raty na podstawie art. 29 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Po zawarciu umowy ratalnej nie nalicza się dalszych odsetek za zwłokę od należności objętych układem, a zamiast nich pobiera się opłatę prolongacyjną – zgodnie z art. 29 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W praktyce ZUS bada wtedy m.in. wysokość długu, przyczyny zaległości, obecną sytuację finansową oraz realność proponowanego harmonogramu spłaty.

Jakie warunki trzeba spełnić przy ratach?

Ustawa nie podaje zamkniętego katalogu dokumentów dla każdej sprawy, ale ZUS standardowo wymaga informacji pozwalających ocenić zdolność do spłaty i sytuację majątkową dłużnika. W zależności od przypadku mogą być potrzebne:

• opis przyczyn zadłużenia,
• oświadczenie o sytuacji rodzinnej i majątkowej,
• dane o dochodach i kosztach utrzymania,
• dokumenty księgowe lub podatkowe,
• informacje o innych zobowiązaniach,
• propozycja liczby i wysokości rat.

Jeżeli ZUS zaakceptuje układ ratalny, trzeba bezwzględnie płacić zarówno raty, jak i bieżące składki. Naruszenie warunków umowy może spowodować jej rozwiązanie i powrót całego zadłużenia do natychmiastowej wymagalności.

Zobacz również:

działalność w Polsce i praca za granicą a ZUS

Czy można umorzyć zaległe składki ZUS?

Tak, ale tylko wyjątkowo. Umorzenie należności z tytułu składek reguluje art. 28 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie z art. 28 ust. 1 tej ustawy należności mogą być umarzane w całości lub w części w razie ich całkowitej nieściągalności. Przypadki całkowitej nieściągalności wskazuje art. 28 ust. 2 i 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Dodatkowo w przypadku ubezpieczonych będących jednocześnie płatnikami składek na własne ubezpieczenia ZUS może umorzyć należności mimo braku całkowitej nieściągalności – ze względu na uzasadnione przypadki związane z sytuacją rodzinną i majątkową. Wynika to z art. 28 ust. 3a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz z rozporządzenia wykonawczego dotyczącego szczegółowych zasad umarzania należności z tytułu składek.

To rozwiązanie nie jest standardem. Trzeba wykazać, że zapłata długu pozbawiłaby dłużnika i jego rodzinę możliwości zaspokojenia podstawowych potrzeb życiowych albo że istnieją inne szczególne okoliczności przewidziane w przepisach.

Kiedy umorzenie jest mało realne?

Umorzenie bywa trudne szczególnie wtedy, gdy dłużnik ma majątek, osiąga dochody albo może spłacać zobowiązanie choćby częściowo. W takich sytuacjach ZUS zwykle preferuje raty zamiast całkowitego umorzenia.

Trzeba też pamiętać, że ulgi nie obejmują wszystkich należności w identyczny sposób. W sprawach z pracownikami część składek finansowana ze środków ubezpieczonych podlega odrębnym ograniczeniom. Zakres możliwej ulgi trzeba więc badać w odniesieniu do konkretnej struktury zadłużenia.

Czy warto kwestionować sam dług?

Tak, ale tylko wtedy, gdy istnieją realne podstawy. Przykładowo można analizować:

• czy działalność była faktycznie wykonywana przez cały sporny okres,
• czy ZUS prawidłowo ustalił podstawę wymiaru składek,
• czy nie doszło do przedawnienia części należności,
• czy dokumenty rozliczeniowe nie zawierają błędów.

Nie należy jednak składać wniosków lub oświadczeń sprzecznych z rzeczywistym stanem sprawy. W razie sporu z ZUS znaczenie mają dokumenty, historia rozliczeń, czynności faktyczne i korespondencja.

Jak zakończyć problem na przyszłość?

Jeżeli działalność nie jest już prowadzona, trzeba jak najszybciej uporządkować stan formalny: zawiesić ją albo wykreślić, zależnie od planów przedsiębiorcy. Jeżeli wpis nadal istnieje, może to generować dalsze obowiązki.

W sprawach, w których przedsiębiorca łączył firmę z innym tytułem do ubezpieczeń, przydatna bywa też analiza zasad zbiegu tytułów. Podobne zagadnienia pojawiają się np. przy obowiązku opłacania składek przez wspólnika spółki jawnej.

FAQ

Czy ZUS sam wykreśli firmę, jeśli nie płacę składek?

Nie. Sam brak wpłat składek nie powoduje automatycznego zamknięcia działalności. Trzeba odrębnie załatwić sprawę wpisu w CEIDG.

Czy brak przychodów oznacza brak składek ZUS?

Nie zawsze. Przy JDG sam brak przychodu nie wyłącza automatycznie obowiązku ubezpieczeniowego. Kluczowe jest, czy działalność była wykonywana oraz jaki był jej formalny status.

Czy można dostać raty, jeśli już trwa egzekucja?

Tak, to jest możliwe. W praktyce zawarcie umowy ratalnej może wpływać na dalszy bieg egzekucji, ale szczegóły zależą od etapu sprawy i warunków porozumienia z ZUS.

Czy umorzenie jest częste?

Nie. Umorzenie ma charakter wyjątkowy i wymaga wykazania przesłanek z art. 28 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Czy przedawnienie składek działa automatycznie?

Nie powinno się tego zakładać bez analizy akt. Termin 5-letni może być przerwany lub zawieszony, dlatego każdą należność trzeba sprawdzić osobno.

Źródła

• art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 4, art. 23 ust. 1, art. 24 ust. 1 i ust. 4, art. 28 ust. 1-3a, art. 29 ust. 1, ust. 1a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• ustawa z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
• przepisy regulujące CEIDG, w tym zasady wpisu, zmiany, zawieszenia i wykreślenia działalności gospodarczej
• rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 31 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne
• ustawa z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji