Umowa zlecenie studenta a składki ZUS

Pan Tomasz studiuje zaocznie i chce podjąć pracę na podstawie umowy-zlecenia. Najważniejsze pytanie brzmi: czy zleceniodawca będzie musiał zgłosić go do ZUS i odprowadzać składki? Odpowiedź zależy przede wszystkim od wieku pana Tomasza, posiadania statusu studenta oraz tego, czy zlecenie nie jest wykonywane dla własnego pracodawcy.

Kiedy student na umowie-zleceniu nie podlega składkom ZUS?

Zasadą wynikającą z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest to, że osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę-zlecenie albo inną umowę o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Dla uczniów szkół ponadpodstawowych i studentów ustawodawca przewidział jednak istotny wyjątek: osoby te nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu zlecenia do ukończenia 26 lat.

W praktyce oznacza to, że jeżeli student ma mniej niż 26 lat, posiada status studenta i wykonuje zwykłą umowę-zlecenie poza stosunkiem pracy z własnym pracodawcą, zleceniodawca nie zgłasza go z tego tytułu do ubezpieczeń społecznych ani do ubezpieczenia zdrowotnego. Od wynagrodzenia z takiej umowy nie nalicza się więc składek ZUS. Nie ma znaczenia, czy są to studia dzienne, wieczorowe, zaoczne, stacjonarne czy niestacjonarne.

Nie jest natomiast aktualne twierdzenie, że zwolnienie działa tylko wtedy, gdy zlecenie jest jedynym źródłem utrzymania studenta. Dla zastosowania zwolnienia kluczowe są: status studenta, wiek poniżej 26 lat oraz brak szczególnego wyjątku, np. wykonywania zlecenia dla własnego pracodawcy.

Studia zaoczne a składki ZUS – sytuacja pana Tomasza

Jeżeli pan Tomasz ma mniej niż 26 lat, jest studentem studiów zaocznych i podpisuje umowę-zlecenie z podmiotem, który nie jest jego pracodawcą, zleceniodawca nie powinien opłacać za niego składek ZUS z tej umowy. Studia zaoczne są w tym zakresie traktowane tak samo jak studia stacjonarne – liczy się status studenta, a nie tryb kształcenia.

Pan Tomasz powinien jednak potwierdzić zleceniodawcy, że ma status studenta. W praktyce służy temu najczęściej oświadczenie zleceniobiorcy, aktualna legitymacja studencka albo zaświadczenie z uczelni. Zleceniodawca powinien przechowywać dokumentację pozwalającą wykazać, dlaczego nie zgłosił zleceniobiorcy do ZUS.

Trzeba też pamiętać, że brak składki zdrowotnej ze zlecenia nie oznacza automatycznie braku prawa do świadczeń zdrowotnych. Student do 26 lat może być zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny, np. przez rodzica albo małżonka. Jeżeli nie ma takiej możliwości i nie ma innego tytułu do ubezpieczenia, może wystąpić o zgłoszenie przez uczelnię.

Kiedy zlecenie studenta trzeba zgłosić do ZUS?

Zwolnienie ze składek nie działa w każdej sytuacji. Zleceniodawca powinien zgłosić studenta do ubezpieczeń i naliczać składki na zasadach ogólnych przede wszystkim wtedy, gdy:

• student ukończył 26 lat – obowiązek składkowy powstaje od dnia 26. urodzin, jeżeli umowa-zlecenie nadal trwa;
• student utracił status studenta, np. ukończył studia, został skreślony z listy studentów albo nie został jeszcze przyjęty na kolejne studia;
• umowa-zlecenie została zawarta z własnym pracodawcą studenta;
• umowa-zlecenie została zawarta z innym podmiotem, ale praca jest faktycznie wykonywana na rzecz własnego pracodawcy;
• zleceniobiorca nie jest studentem w rozumieniu przepisów – np. odbywa wyłącznie studia podyplomowe;
• umowa została błędnie nazwana zleceniem, ale faktycznie spełnia cechy stosunku pracy.

Jeżeli student pracuje już na umowie o pracę i dodatkowo podpisuje zlecenie z tym samym pracodawcą albo wykonuje je na jego rzecz, zlecenie jest traktowane dla celów ubezpieczeniowych jak część zatrudnienia pracowniczego. Wtedy składki nalicza się łącznie od przychodów z umowy o pracę i zlecenia.

Utrata statusu studenta, obrona pracy i przerwa między studiami

W sprawach ZUS nie wystarczy samo przekonanie zleceniobiorcy, że nadal „jest studentem”. Trzeba ustalić, czy dana osoba faktycznie ma status studenta w dniu wykonywania umowy. Osoba przyjęta na studia nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania. Status może natomiast ustać m.in. po ukończeniu studiów albo po skreśleniu z listy studentów.

Szczególną ostrożność trzeba zachować przy przerwie między studiami pierwszego i drugiego stopnia. Przepisy Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce przewidują, że osoba, która ukończyła studia pierwszego stopnia, zachowuje niektóre prawa studenta do 31 października roku ukończenia studiów. Nie należy jednak automatycznie zakładać, że samo zachowanie praw studenta lub ważność legitymacji zawsze wystarczą do zwolnienia z ZUS. W praktyce bezpieczne jest uzyskanie aktualnego zaświadczenia z uczelni albo indywidualna analiza sytuacji.

Jeżeli zleceniobiorca utraci status studenta w trakcie trwania umowy, powinien niezwłocznie poinformować o tym zleceniodawcę. Płatnik ma obowiązek dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeniowego.

Umowa o pracę ze studentem a składki

Inaczej wygląda sytuacja przy umowie o pracę. Student zatrudniony na podstawie umowy o pracę podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu na zasadach ogólnych, niezależnie od tego, czy ma mniej niż 26 lat. Pracodawca zgłasza go do ZUS i nalicza składki tak jak przy innych pracownikach.

Warto odróżnić składki ZUS od podatku dochodowego. Zwolnienie z PIT dla osób do 26. roku życia jest odrębną instytucją i samo w sobie nie przesądza o tym, czy trzeba opłacać składki. Może więc zdarzyć się, że młoda osoba korzysta ze zwolnienia podatkowego, ale podlega ubezpieczeniom, np. dlatego że pracuje na etacie albo ukończyła 26 lat.

Konsekwencje błędnego rozliczenia składek

Jeżeli zleceniodawca błędnie uzna, że student nie podlega składkom, ZUS może zakwestionować rozliczenia i zażądać korekty dokumentów, zapłaty zaległych składek oraz odsetek. Problem może dotyczyć zwłaszcza sytuacji, w których student utracił status, przekroczył 26 lat albo wykonywał zlecenie na rzecz własnego pracodawcy.

Ryzyko pojawia się również wtedy, gdy umowa-zlecenie w rzeczywistości ma cechy stosunku pracy: praca jest wykonywana pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego, za wynagrodzeniem i w sposób podporządkowany. Sama nazwa umowy nie przesądza wtedy o jej charakterze.

FAQ

Czy student zaoczny do 26 lat płaci ZUS od umowy-zlecenia?

Co do zasady nie. Jeżeli ma status studenta, nie ukończył 26 lat i zlecenie nie jest wykonywane dla własnego pracodawcy, zleceniodawca nie nalicza składek ZUS od takiej umowy.

Czy od zlecenia studenta opłaca się składkę zdrowotną?

Przy typowej umowie-zleceniu studenta do 26 lat nie opłaca się także składki zdrowotnej. Student powinien jednak mieć inny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, np. zgłoszenie jako członek rodziny albo zgłoszenie przez uczelnię.

Co się dzieje po 26. urodzinach studenta?

Od dnia 26. urodzin student wykonujący umowę-zlecenie nie korzysta już ze zwolnienia studenckiego. Jeżeli umowa trwa dalej i nie występuje inny szczególny zbieg tytułów, zleceniodawca powinien zgłosić go do ubezpieczeń i naliczać składki na zasadach ogólnych.

Czy studia podyplomowe dają zwolnienie ze składek?

Nie. Studia podyplomowe nie są traktowane tak samo jak studia pierwszego stopnia, drugiego stopnia albo jednolite studia magisterskie dla celów zwolnienia z art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Sama nauka podyplomowa nie wystarczy do zastosowania zwolnienia.

Czy zlecenie z własnym pracodawcą jest bez składek, jeśli zleceniobiorca jest studentem?

Nie. Jeżeli student podpisuje zlecenie z własnym pracodawcą albo wykonuje zlecenie na rzecz własnego pracodawcy, przychód ze zlecenia jest traktowany składkowo jak przychód ze stosunku pracy.

Jak zleceniodawca powinien potwierdzić status studenta?

Najczęściej stosuje się oświadczenie zleceniobiorcy, zaświadczenie z uczelni albo wgląd do aktualnej legitymacji studenckiej. W razie wątpliwości najlepszym dokumentem jest aktualne zaświadczenie z uczelni wskazujące, że dana osoba ma status studenta.

Podsumowanie

Student, który nie ukończył 26 lat i wykonuje umowę-zlecenie poza własnym stosunkiem pracy, zwykle nie podlega z tej umowy składkom ZUS. Ta zasada obejmuje także studentów zaocznych. Nie działa jednak po 26. urodzinach, po utracie statusu studenta, przy zleceniu dla własnego pracodawcy ani przy umowie, która faktycznie jest stosunkiem pracy. Dlatego przy każdej dłuższej współpracy warto na bieżąco weryfikować status studenta i dokumentować podstawę zwolnienia.

Źródła

• Art. 6 ust. 1 pkt 4 i art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Internetowy System Aktów Prawnych.
• Art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – zasady traktowania umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracodawcą albo wykonywanych na jego rzecz.
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – zasady podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu.
• Art. 83 i art. 109 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – Internetowy System Aktów Prawnych.
• Materiały informacyjne ZUS: Umowy cywilnoprawne w ubezpieczeniach społecznych oraz Kto zgłasza studenta do ubezpieczenia zdrowotnego?.