Przechowywanie dokumentacji po zmarłym przedsiębiorcy

Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą zatrudniała pracowników, po jej śmierci pozostaje problem akt osobowych, list płac, kart wynagrodzeń, ewidencji czasu pracy, umów, świadectw pracy i innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Są to dokumenty potrzebne byłym pracownikom m.in. do ustalenia kapitału początkowego, emerytury, renty, okresów składkowych albo wysokości wynagrodzenia.

Nie można więc przyjąć, że skoro działalność gospodarcza została wykreślona z CEIDG, a przedsiębiorca zmarł, dokumentacja może zostać zniszczona. Obowiązek jej zabezpieczenia wynika przede wszystkim z art. 94 pkt 9a i 9b oraz art. 94⁵ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, a w zakresie dokumentów płacowych istotne znaczenie ma także art. 125a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Co dzieje się ze stosunkami pracy po śmierci pracodawcy?

Zgodnie z art. 63² § 1 Kodeksu pracy umowy o pracę z pracownikami wygasają z dniem śmierci pracodawcy, chyba że zachodzą wyjątki przewidziane w tym przepisie. Wyjątki dotyczą w szczególności przejęcia pracownika przez nowego pracodawcę na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy albo dalszego prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku na zasadach określonych w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.

Jeżeli nie ustanowiono zarządu sukcesyjnego, przedsiębiorstwo nie zostało przejęte jako zakład pracy, a działalność faktycznie zakończono, stosunki pracy co do zasady wygasają. Nie oznacza to jednak końca obowiązków dokumentacyjnych. Dokumentacja pracownicza nadal musi być przechowywana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych, co wynika z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.

Czy spadkobierca musi przechowywać dokumentację po zmarłym przedsiębiorcy?

Przepisy nie zawierają jednego prostego przepisu mówiącego: „spadkobierca zawsze przechowuje akta pracownicze po zmarłym pracodawcy”. Trzeba jednak uwzględnić art. 922 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym prawa i obowiązki majątkowe zmarłego przechodzą z chwilą śmierci na spadkobierców. Jeżeli dokumentacja znajduje się w majątku przedsiębiorstwa albo została faktycznie przejęta przez spadkobierców, spadkobiercy powinni ją zabezpieczyć i podjąć działania umożliwiające dalsze zgodne z prawem przechowywanie.

Zakres odpowiedzialności spadkobiercy zależy od tego, czy spadek został przyjęty, odrzucony albo przyjęty z dobrodziejstwem inwentarza. Zgodnie z art. 1015 § 2 Kodeksu cywilnego brak oświadczenia spadkobiercy w terminie 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedział się o tytule swojego powołania, oznacza obecnie przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza. Odpowiedzialność za długi spadkowe jest wtedy ograniczona według zasad z art. 1031 § 2 Kodeksu cywilnego. Nie zwalnia to jednak osoby, która ma dokumenty w posiadaniu, z praktycznego obowiązku ich zabezpieczenia.

W sprawach po zmarłym przedsiębiorcy często równolegle pojawiają się inne obowiązki – podatkowe, umowne, leasingowe, wobec kontrahentów albo pracowników. Warto wtedy przeanalizować całokształt sytuacji, a nie tylko same akta osobowe. Przydatne może być omówienie problemu dotyczącego obowiązków po zmarłym przedsiębiorcy. Terminy przechowywania dokumentacji podatkowej po śmierci przedsiębiorcy omawiamy osobno w materiale o dokumentach podatkowych po śmierci podatnika.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania zależy przede wszystkim od daty zatrudnienia pracownika i od tego, czy pracodawca przekazał do ZUS wymagane raporty informacyjne. Od 2019 r. podstawową zasadą jest 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, ale tylko dla dokumentacji objętej nowymi przepisami. Starsze akta bardzo często nadal trzeba przechowywać przez 50 lat.

Jeżeli nie ma pewności, z jakiego okresu pochodzą dokumenty albo czy zmarły przedsiębiorca składał do ZUS raporty informacyjne, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przyjęcie dłuższego okresu przechowywania do czasu wyjaśnienia sprawy. Dotyczy to zwłaszcza list płac, kart wynagrodzeń, deklaracji i dokumentów mogących potwierdzać podstawę wymiaru świadczeń z ZUS.

Jakie dokumenty trzeba zabezpieczyć?

Zakres dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 3 tego rozporządzenia akta osobowe pracownika prowadzi się w częściach A, B, C, D oraz – w przypadkach przewidzianych przepisami – E. Obejmują one m.in. dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, przebiegiem zatrudnienia, ustaniem stosunku pracy, odpowiedzialnością porządkową oraz kontrolą trzeźwości, jeżeli była prowadzona zgodnie z prawem.

Poza aktami osobowymi trzeba zabezpieczyć również dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności ewidencję czasu pracy, dokumenty urlopowe, listy płac, karty wynagrodzeń, potwierdzenia wypłat, dokumenty związane z BHP, zaświadczenia, świadectwa pracy i korespondencję dotyczącą zatrudnienia. Obowiązek prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy.

Co zrobić praktycznie z dokumentami po zmarłym pracodawcy?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest sporządzenie spisu posiadanych dokumentów, oddzielenie dokumentacji pracowniczej od księgowej i prywatnej, a następnie przekazanie jej profesjonalnemu przechowawcy dokumentacji osobowej i płacowej. Podmioty prowadzące działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej działają na zasadach określonych w art. 51a i nast. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Jeżeli przedsiębiorca kończy działalność, a dokumentacja ma być przechowywana dalej, zastosowanie mogą mieć obowiązki z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepis ten przewiduje obowiązek wskazania podmiotu prowadzącego działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu dokumentacja zostanie przekazana, oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie przez pozostały wymagany okres. W praktyce po śmierci osoby fizycznej prowadzącej działalność te czynności wykonują osoby faktycznie zajmujące się zakończeniem spraw przedsiębiorstwa, w szczególności spadkobiercy albo zarządca sukcesyjny, jeżeli został ustanowiony.

Jeżeli działalność została już wykreślona, przydatne może być również przeanalizowanie zasad dotyczących zamknięcia DG przez spadkobierców. Gdy zmarły przedsiębiorca zatrudniał pracowników, warto dodatkowo sprawdzić obowiązki związane z wydaniem świadectw pracy, rozliczeniem wynagrodzeń i uprawnień pracowniczych. Zobacz także omówienie tematu likwidacja firmy - prawa pracowników.

Czego nie robić z dokumentacją?

Nie należy niszczyć dokumentów tylko dlatego, że przedsiębiorca zmarł albo minęło kilka lat od likwidacji sklepu czy zakładu. Nie należy też przekazywać akt przypadkowej osobie, pozostawiać ich w niezamkniętym lokalu ani mieszać z dokumentami prywatnymi. Dokumentacja pracownicza zawiera dane osobowe, informacje o wynagrodzeniu, zwolnieniach lekarskich, karach porządkowych i inne dane wrażliwe z punktu widzenia byłych pracowników.

Art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej. Z kolei art. 281 § 1 pkt 6a Kodeksu pracy przewiduje taką samą sankcję za pozostawianie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Odpowiedzialność w konkretnej sprawie zależy od tego, kto faktycznie przejął dokumentację, kto miał możliwość jej zabezpieczenia oraz czy występował jako pracodawca, następca prawny, zarządca sukcesyjny albo osoba działająca w imieniu pracodawcy.

FAQ

Podsumowanie

W opisanej sytuacji – gdy zmarła przedsiębiorczyni zatrudniała pracowników, a dokumenty pozostały po zakończeniu działalności – najbezpieczniej przyjąć, że spadkobierca, który faktycznie przejął dokumentację, powinien ją zabezpieczyć i ustalić wymagany okres przechowywania. Nie należy jej niszczyć ani pozostawiać bez nadzoru. Jeżeli nie ma pewności, z jakich lat pochodzi dokumentacja albo czy zmarła pracodawczyni wykonała obowiązki wobec ZUS, warto skonsultować sprawę i rozważyć przekazanie akt profesjonalnemu przechowawcy.

Źródła

• Art. 63², art. 94 pkt 9a i 9b, art. 94⁵, art. 281 § 1 pkt 6 i 6a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Art. 922 § 1, art. 1015 § 2, art. 1031 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.
• Art. 125a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
• Art. 51a i nast. oraz art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
• Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.
• Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.