Likwidacja stanowiska pracy a wpis w świadectwie pracy

Pani Beata prowadzi niewielką firmę i zatrudnia 4 osoby. Z przyczyn ekonomicznych musi zlikwidować jedno stanowisko pracy. Zapytała, co powinna wpisać w świadectwie pracy zwalnianego pracownika: czy wystarczy informacja o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem z przyczyn nieleżących po stronie pracownika, czy konieczne jest podanie konkretnej podstawy prawnej.

Odpowiedź zależy od tego, ilu pracowników zatrudnia pracodawca oraz czy do rozwiązania stosunku pracy stosuje się ustawę o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. W przypadku firmy zatrudniającej 4 osoby ta ustawa nie będzie podstawą rozwiązania umowy.

Jaki wpis w świadectwie pracy przy likwidacji stanowiska?

Zgodnie z art. 97 § 2 Kodeksu pracy w świadectwie pracy podaje się m.in. informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy oraz inne informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy doprecyzowuje, że w świadectwie zamieszcza się także tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy, a przy rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem — stronę, która wypowiedziała umowę.

Przy zwykłym wypowiedzeniu dokonanym przez pracodawcę podstawowym wpisem będzie więc wskazanie, że stosunek pracy ustał wskutek rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. W praktyce wpis można sformułować następująco:

Taki wpis wskazuje tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy. Nie trzeba w nim opisywać szczegółowo sytuacji ekonomicznej pracodawcy. Sama przyczyna — np. spadek zamówień, reorganizacja albo likwidacja stanowiska — powinna być natomiast jasno wskazana w piśmie wypowiadającym umowę o pracę, jeżeli wypowiedzenie dotyczy umowy na czas określony albo nieokreślony.

Rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika

Likwidacja stanowiska jest typową przyczyną niedotyczącą pracownika. Oznacza to, że powód wypowiedzenia leży po stronie pracodawcy, a nie wynika z zachowania, kwalifikacji albo sposobu wykonywania pracy przez pracownika. Przyczyna musi być rzeczywista, konkretna i możliwa do wykazania w razie sporu.

Pracodawca powinien pamiętać, że art. 30 § 4 Kodeksu pracy wymaga wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy zawartej na czas określony lub na czas nieokreślony. Wypowiedzenie powinno być złożone na piśmie i zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy. Samo późniejsze wpisanie czegoś w świadectwie pracy nie naprawi wadliwego albo nieprecyzyjnego wypowiedzenia.

Przykładowo przyczynę w wypowiedzeniu można opisać jako likwidację stanowiska pracy spowodowaną reorganizacją i spadkiem zapotrzebowania na określony rodzaj pracy. Nie warto ograniczać się do pustej formuły „przyczyny ekonomiczne”, jeżeli z dokumentów firmy wynika konkretnie, na czym polega zmiana organizacyjna.

Mały pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników

Jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, nie stosuje się do niego ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. W takiej sytuacji w świadectwie pracy nie należy jako podstawy prawnej wskazywać art. 1 ani art. 10 tej ustawy.

W sprawie pani Beaty prawidłowy wpis w świadectwie pracy powinien więc odwoływać się do Kodeksu pracy, czyli do rozwiązania umowy za wypowiedzeniem przez pracodawcę. Wpisanie w świadectwie samego zdania „rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem z przyczyn nieleżących po stronie pracownika” byłoby zbyt mało precyzyjne, jeżeli nie zawierałoby podstawy prawnej i wskazania strony dokonującej wypowiedzenia.

Informację o tym, że wypowiedzenie nastąpiło z powodu likwidacji stanowiska pracy, należy zawrzeć w treści wypowiedzenia. Jeżeli pracownik potrzebuje potwierdzenia przyczyny do urzędu pracy, ZUS albo innej instytucji, mały pracodawca może dodatkowo wydać odrębne zaświadczenie, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, np. z powodu likwidacji stanowiska pracy.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników

Inaczej należy ocenić sytuację pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników. Wtedy mogą mieć zastosowanie przepisy ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Ustawa obejmuje zarówno zwolnienia grupowe, jak i niektóre zwolnienia indywidualne, jeżeli przyczyny niedotyczące pracownika stanowią wyłączny powód wypowiedzenia albo rozwiązania umowy za porozumieniem stron.

Przy zwolnieniu grupowym znaczenie ma liczba osób zwalnianych w okresie nieprzekraczającym 30 dni. Progi wynoszą: 10 pracowników u pracodawcy zatrudniającego mniej niż 100 pracowników, 10% pracowników u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 100, lecz mniej niż 300 pracowników, albo 30 pracowników u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 300 pracowników.

Jeżeli zwolnienie mieści się w tej ustawie, w świadectwie pracy zwykle wskazuje się nie tylko przepisy Kodeksu pracy dotyczące rozwiązania umowy za wypowiedzeniem, ale także właściwą podstawę z ustawy o zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników. Ma to znaczenie m.in. przy ustalaniu prawa do odprawy i innych uprawnień pracownika.

Rozwiązanie stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy a treść świadectwa pracy

Najczęstszy błąd polega na myleniu przyczyny wypowiedzenia z trybem rozwiązania stosunku pracy. Tryb i podstawa prawna muszą znaleźć się w świadectwie pracy. Przyczyna wypowiedzenia musi być natomiast wskazana w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy na czas określony albo nieokreślony.

Dlatego treść świadectwa pracy powinna być spójna z wypowiedzeniem, ale nie musi powtarzać całego uzasadnienia. Jeżeli w wypowiedzeniu wskazano likwidację stanowiska pracy, świadectwo nie powinno sugerować, że rozwiązanie nastąpiło z winy pracownika albo z powodu okoliczności leżących po jego stronie.

W praktyce przy małym pracodawcy bezpieczne są dwa dokumenty: wypowiedzenie z konkretną przyczyną oraz świadectwo pracy z prawidłowym trybem i podstawą prawną. Jeżeli pracownik potrzebuje potwierdzenia przyczyny, warto przygotować krótkie zaświadczenie, np. „rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło z przyczyn leżących po stronie pracodawcy — z powodu likwidacji stanowiska pracy”.

Ochrona pracownika a likwidacja stanowiska

Likwidacja stanowiska nie zawsze pozwala od razu wypowiedzieć umowę każdemu pracownikowi. Trzeba sprawdzić, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem, np. ochrony przedemerytalnej, ochrony w czasie urlopu, usprawiedliwionej nieobecności, ciąży albo określonych uprawnień rodzicielskich.

Przykładowo art. 39 Kodeksu pracy chroni pracownika, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. Art. 41 Kodeksu pracy zakazuje wypowiadania umowy w czasie urlopu pracownika oraz innej usprawiedliwionej nieobecności, o ile nie upłynął jeszcze okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Wyjątki mogą wystąpić m.in. przy upadłości lub likwidacji pracodawcy albo przy stosowaniu ustawy o zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników. Dlatego przed wręczeniem wypowiedzenia warto ocenić, czy w danej sprawie likwidacja a ochrona pracownika pozwalają na wypowiedzenie, czy konieczne jest zastosowanie innych rozwiązań, np. wypowiedzenia zmieniającego.

Sprostowanie świadectwa pracy

Jeżeli świadectwo pracy zawiera błędny tryb, błędną podstawę prawną albo pomija informację istotną dla uprawnień pracownika, pracownik może żądać jego sprostowania. Wniosek do pracodawcy składa się w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa pracy.

Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik ma 14 dni od zawiadomienia o odmowie na wystąpienie z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Gdy pracodawca w ogóle nie odpowie na wniosek, żądanie sprostowania również wnosi się do sądu pracy. W razie niewydania świadectwa pracy albo wydania niewłaściwego świadectwa pracownik może ponadto dochodzić odszkodowania, jeżeli poniósł szkodę z tego powodu.

FAQ

Podsumowanie

Przy likwidacji stanowiska pracy świadectwo pracy powinno przede wszystkim prawidłowo wskazywać tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy. W małej firmie zatrudniającej mniej niż 20 pracowników właściwą podstawą będzie zwykle Kodeks pracy, a nie ustawa o zwolnieniach grupowych. Przy większych pracodawcach trzeba dodatkowo sprawdzić, czy mają zastosowanie przepisy o zwolnieniach grupowych albo indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika.

Najbezpieczniej oddzielić dwie kwestie: w wypowiedzeniu dokładnie opisać przyczynę, a w świadectwie pracy wpisać właściwy tryb i podstawę prawną. Trzeba też pamiętać o terminach wydania dokumentu, bo obowiązek wydania świadectwa pracy wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy i nie zależy od rozliczenia się pracownika z firmą.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277 - Dziennik Ustaw
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 1016 - Dziennik Ustaw
3. Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 570 - Dziennik Ustaw