Cichy wspólnik a spółka cywilna – jak zawrzeć i zabezpieczyć umowę

W polskim porządku prawnym nie ma obecnie przepisów, które wprost regulowałyby „spółkę cichą”. Nie oznacza to jednak, że taka konstrukcja jest zakazana. Jej dopuszczalność wywodzi się z zasady swobody umów, o której mowa w art. 3531 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Zgodnie z tym przepisem strony mogą ułożyć stosunek prawny według swojego uznania, byle jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

W praktyce „cichy wspólnik” wnosi określony wkład do cudzego przedsięwzięcia i w zamian uzyskuje prawo do udziału w zysku albo inne świadczenie rozliczeniowe. Nie staje się przez to wspólnikiem spółki cywilnej w rozumieniu art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego i nie nabywa z mocy samej takiej umowy prawa do prowadzenia spraw spółki czy reprezentowania wspólników.

Czy umowę cichego wspólnika można zawrzeć przy spółce cywilnej?

Tak, ale trzeba to zrobić prawidłowo konstrukcyjnie. Spółka cywilna nie jest odrębną osobą prawną ani tzw. ułomną osobą prawną. Jest umową wspólników, o której stanowi art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego. W działalności gospodarczej przedsiębiorcami są wspólnicy spółki cywilnej, co wynika z art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.

To oznacza, że co do zasady umowy z „cichym wspólnikiem” nie zawiera „spółka cywilna” jako samodzielny podmiot, lecz wspólnicy tej spółki. Jeżeli przedsięwzięcie dotyczy całej działalności prowadzonej w ramach spółki cywilnej, najbezpieczniej, aby stroną umowy byli wszyscy wspólnicy łącznie. Tylko wtedy łatwiej uniknąć sporu, czy wkład został wniesiony na rzecz jednego wspólnika, czy całego wspólnego przedsięwzięcia.

Jeżeli współpraca ma dotyczyć tylko jednego ze wspólników prywatnie, sytuacja wygląda inaczej i wymaga oddzielenia jego majątku prywatnego od majątku objętego wspólnością łączną wspólników spółki cywilnej. Taki stan faktyczny trzeba analizować indywidualnie.

Czy cichym wspólnikiem może być inny przedsiębiorca?

Co do zasady przepisy nie zawierają zakazu, by wkład wnosił przedsiębiorca. Nie można więc dziś przyjąć kategorycznie, że taka umowa zawsze stanowi obejście prawa. Ocenę trzeba oprzeć na rzeczywistej treści współpracy.

Jeżeli druga strona faktycznie współprowadzi biznes, współdecyduje o sprawach przedsiębiorstwa, ponosi ryzyko jak wspólnik i strony w rzeczywistości realizują cechy wspólnego przedsięwzięcia, to istnieje ryzyko, że relacja zostanie zakwalifikowana inaczej niż nazwana w umowie, np. jako spółka cywilna w rozumieniu art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego. O treści stosunku prawnego decyduje bowiem nie sama nazwa dokumentu, lecz jego rzeczywista treść i wykonywanie.

Dlatego przy przedsiębiorcy jako „cichym wspólniku” trzeba szczególnie uważać na kwestie podatkowe, księgowe i faktyczny zakres uprawnień. Im bardziej udział drugiej strony przypomina realne współzarządzanie, tym większe ryzyko sporu z organami podatkowymi albo między stronami.

Jakie cechy powinna mieć umowa cichego wspólnika?

Dobrze przygotowana umowa powinna wyraźnie wskazywać, że nie tworzy spółki cywilnej w rozumieniu art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego, nie przyznaje cichemu wspólnikowi prawa reprezentacji ani prowadzenia spraw przedsiębiorstwa, chyba że odrębnie udzielono mu pełnomocnictwa na podstawie art. 98 i nast. Kodeksu cywilnego.

W umowie warto określić w szczególności:

• dokładne strony umowy – imiona, nazwiska, firmy, adresy, NIP, a przy spółce cywilnej wszystkich wspólników,
• cel gospodarczy współpracy,
• rodzaj, wartość i termin wniesienia wkładu,
• czy wkład przechodzi na własność strony prowadzącej działalność, czy ma być tylko używany,
• czy cichy wspólnik uczestniczy wyłącznie w zysku, czy także w stracie,
• sposób obliczania zysku, termin sporządzania rozliczeń i dostęp do dokumentów,
• czas trwania umowy i zasady jej wypowiedzenia,
• zasady zwrotu wkładu oraz rozliczenia nakładów po zakończeniu współpracy,
• postanowienia na wypadek sprzedaży lokalu, likwidacji działalności, śmierci strony, utraty tytułu do lokalu albo zaprzestania przedsięwzięcia.

Czy wkładem może być remont i adaptacja lokalu?

Tak. Z punktu widzenia art. 3531 Kodeksu cywilnego strony mogą umówić się, że wkładem cichego wspólnika będą nakłady na lokal, sfinansowanie remontu, adaptacja pomieszczeń, wyposażenie, rzeczy, prawa albo środki pieniężne. Taka konstrukcja jest dopuszczalna, o ile nie narusza przepisów bezwzględnie obowiązujących.

W praktyce najważniejsze jest jednak nie samo wskazanie rodzaju wkładu, lecz jego precyzyjne opisanie. Przy remoncie lub adaptacji lokalu należy wskazać:

• zakres prac,
• budżet albo maksymalny limit kosztów,
• sposób potwierdzania wydatków,
• czy wkładem jest sfinansowanie robót, wykonanie robót, czy oba elementy łącznie,
• kto pozostaje właścicielem materiałów i urządzeń,
• jak zostanie ustalona wartość wkładu na dzień rozliczenia.

Jeżeli lokal nie należy do wszystkich wspólników spółki cywilnej albo jest wynajmowany, konieczne jest też sprawdzenie, czy osoba zawierająca umowę w ogóle może zgodzić się na takie nakłady oraz kto będzie mógł nimi rozporządzać po zakończeniu współpracy.

Jak ustalić udział w zysku i rozliczenia?

To jeden z najważniejszych elementów umowy. Jeżeli strony tego nie doprecyzują, konflikt jest niemal pewny. W umowie warto wskazać:

• czy udział w zysku jest procentowy czy kwotowy,
• od jakiej podstawy jest liczony – od przychodu, dochodu, zysku bilansowego czy innego wskaźnika,
• czy przed obliczeniem zysku odlicza się koszty, wynagrodzenia wspólników, amortyzację, podatki, raty leasingowe itp.,
• kiedy następuje rozliczenie – miesięczne, kwartalne czy roczne,
• jakie dokumenty potwierdzają wynik finansowy.

Warto też przewidzieć minimalny standard informacji dla cichego wspólnika, np. prawo wglądu do zestawień księgowych, faktur dotyczących przedsięwzięcia czy raportów sprzedażowych. Takie uprawnienie nie powinno jednak przeradzać się w faktyczne prowadzenie spraw przedsiębiorstwa, bo wtedy umowa zacznie przypominać klasyczne wspólnictwo.

Czy cichy wspólnik odpowiada za długi firmy?

Co do zasady wobec osób trzecich nie odpowiada jak wspólnik spółki cywilnej tylko dlatego, że zawarł umowę cichego wspólnictwa. Za zobowiązania związane z działalnością spółki cywilnej odpowiadają wspólnicy według zasad ogólnych, a nie osoba „ukryta” za umową nienazwaną.

Trzeba jednak odróżnić odpowiedzialność wobec osób trzecich od ryzyka ekonomicznego wobec strony umowy. Cichy wspólnik może utracić wkład albo nie otrzymać przewidywanego udziału w zysku, jeżeli przedsięwzięcie okaże się nierentowne. Jeżeli dodatkowo umowa przewiduje jego udział w stratach, zakres ryzyka może być szerszy.

Jeśli strony chcą ograniczyć to ryzyko, powinny wprowadzić do umowy maksymalny poziom zaangażowania cichego wspólnika, warunki wcześniejszego zakończenia współpracy i zasady zwrotu niewykorzystanej części wkładu.

Jak zabezpieczyć się w umowie?

Przy umowie cichego wspólnika najskuteczniejsze są nie ogólne deklaracje, lecz konkretne mechanizmy rozliczeniowe i zabezpieczające. Można rozważyć m.in.:

Trzeba przy tym pamiętać, że kara umowna na podstawie art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego nie zabezpiecza świadczeń pieniężnych jako takich. Nie można więc prawidłowo zastrzec kary umownej wyłącznie za opóźnienie w zapłacie udziału w zysku czy zwrocie pieniędzy. Dla świadczeń pieniężnych właściwe są co do zasady odsetki za opóźnienie z art. 481 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego oraz dodatkowe zabezpieczenia rzeczowe albo osobiste.

Co wpisać na wypadek sprzedaży lokalu albo zakończenia działalności?

Jeżeli wkład cichego wspólnika polega na remoncie lub adaptacji lokalu, trzeba bardzo dokładnie opisać skutki sprzedaży lokalu, wypowiedzenia najmu albo zamknięcia działalności. To właśnie tu najczęściej pojawiają się największe straty.

W umowie warto wskazać:

• czy sprzedaż lokalu powoduje automatyczne rozwiązanie umowy,
• w jakim terminie ma nastąpić zwrot wkładu lub jego nierozliczonej części,
• czy wartość nakładów ma być zwracana według kosztu historycznego, wartości rynkowej czy wartości pomniejszonej o zużycie,
• czy cichy wspólnik ma pierwszeństwo nabycia lokalu albo prawo żądania rozliczenia przed sprzedażą,
• jak rozliczyć wyposażenie kupione z jego środków.

Jeżeli lokal stanowi własność tylko jednego wspólnika albo osoby trzeciej, umowa powinna to wprost ujawniać. W przeciwnym razie cichy wspólnik może błędnie założyć, że jego nakłady zwiększają majątek, do którego będzie miał jakiekolwiek roszczenie rzeczowe. Zwykle tak nie jest – najczęściej ma on jedynie roszczenie obligacyjne o zapłatę lub rozliczenie.

Czy trzeba sporządzić umowę na piśmie?

Co do zasady dla ważności takiej umowy przepisy nie wymagają jednej szczególnej formy, więc może ona zostać zawarta nawet ustnie, na podstawie art. 60 Kodeksu cywilnego. W praktyce byłoby to jednak bardzo ryzykowne. Przy wkładzie pieniężnym, remoncie, prawie do udziału w zysku i zabezpieczeniach konieczna jest forma pisemna dla celów dowodowych.

Jeżeli umowa ma obejmować elementy wymagające formy szczególnej, np. przeniesienie własności nieruchomości, ustanowienie hipoteki albo poddanie się egzekucji w akcie notarialnym, trzeba zachować formę przewidzianą dla danej czynności. Sama „umowa cichego wspólnika” nie znosi wymogów szczególnych dotyczących jej poszczególnych postanowień.

Na co szczególnie uważać przy spółce cywilnej?

Najczęstsze błędy to:

• wpisanie jako strony wyłącznie nazwy spółki cywilnej bez oznaczenia wspólników,
• brak zgody wszystkich wspólników na przyjęcie wkładu dotyczącego wspólnego przedsięwzięcia,
• niejasne rozróżnienie między majątkiem prywatnym wspólnika a majątkiem objętym wspólnością łączną,
• brak zasad rozliczenia nakładów po rozwiązaniu współpracy,
• nadanie cichemu wspólnikowi zbyt szerokich uprawnień decyzyjnych, przez co relacja zaczyna przypominać spółkę cywilną.

Jeżeli współpraca ma dotyczyć jednego lokalu, jednej inwestycji albo wyodrębnionego projektu, warto opisać go jako osobne przedsięwzięcie i prowadzić dla niego odrębne rozliczenia. To ułatwia późniejsze wykazanie, jaki wynik finansowy osiągnięto i jaka część wkładu pozostała nierozliczona.

FAQ

Czy spółka cicha jest uregulowana w Kodeksie cywilnym?

Nie. Obecnie nie ma przepisów wprost regulujących spółkę cichą. Jej dopuszczalność opiera się na art. 3531 Kodeksu cywilnego, czyli zasadzie swobody umów.

Czy stroną umowy może być sama spółka cywilna?

W praktyce bezpieczniej wskazać wszystkich wspólników spółki cywilnej jako strony umowy. Wynika to z art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego oraz art. 4 ust. 2 Prawa przedsiębiorców.

Czy wkładem może być praca albo remont lokalu?

Tak, jeżeli strony dokładnie opiszą rodzaj wkładu, jego wartość, termin wniesienia i sposób późniejszego rozliczenia. Przy remoncie szczególnie ważne są faktury, kosztorys i zasady ustalenia wartości nakładów.

Czy cichy wspólnik ma prawo reprezentować firmę?

Nie z samej umowy cichego wspólnictwa. Może działać tylko wtedy, gdy otrzyma odrębne pełnomocnictwo na podstawie art. 98 i nast. Kodeksu cywilnego albo inną podstawę umocowania.

Czy można zastrzec karę umowną za brak zapłaty zysku?

Co do zasady nie, bo kara umowna z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego dotyczy niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań niepieniężnych. Przy opóźnieniu w zapłacie właściwe są odsetki i inne zabezpieczenia.

Czy taka umowa musi być notarialna?

Nie zawsze. Zwykła forma pisemna zwykle wystarcza, ale jeśli umowa obejmuje czynności wymagające formy szczególnej, np. przeniesienie własności nieruchomości albo poddanie się egzekucji, trzeba zachować właściwą formę dla tych elementów.

Źródła

• art. 60, art. 98 i nast., art. 3531, art. 389 i nast., art. 481 § 1-2, art. 483 § 1, art. 484, art. 593 i nast., art. 860 § 1, art. 861 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
• art. 777 § 1 pkt 4-6 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego
• ustawa z dnia 28 kwietnia 1936 r. – Prawo wekslowe
• ustawa z dnia 6 grudnia 1996 r. o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów