Spółka cywilna i praca na etacie u tego samego kontrahenta

Czy można pracować na etacie i jednocześnie prowadzić spółkę cywilną?

Co do zasady tak. Sam fakt, że wspólnicy spółki cywilnej są zatrudnieni na pełnym etacie w spółce akcyjnej, nie wyklucza prowadzenia przez nich działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej. Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają ogólnego zakazu prowadzenia działalności gospodarczej przez pracownika.

Podstawą dopuszczalności takiej konstrukcji jest zasada swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Strony mogą ułożyć stosunek prawny według swojego uznania, o ile jego treść lub cel nie sprzeciwiają się właściwości stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. W sprawach nieuregulowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy można odpowiednio stosować przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są sprzeczne z zasadami prawa pracy, co wynika z art. 300 Kodeksu pracy.

W praktyce oznacza to, że pracownik może być jednocześnie wspólnikiem spółki cywilnej, a ta spółka może zawierać umowy cywilnoprawne z jego pracodawcą. Taka współpraca musi jednak mieć rzeczywisty gospodarczy charakter. Nie powinna być jedynie sposobem na przeniesienie normalnych obowiązków pracowniczych poza etat, ominięcie przepisów o czasie pracy albo niewypłacanie dodatków za godziny nadliczbowe.

Kiedy umowa ze spółką cywilną może zostać uznana za obejście prawa pracy?

Kluczowe znaczenie ma art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się wykonywać pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca zobowiązuje się zatrudniać pracownika za wynagrodzeniem. Z art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy wynika natomiast, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy.

Dlatego sama nazwa umowy, faktura wystawiona przez spółkę cywilną albo wpis do CEIDG nie przesądzają jeszcze o bezpieczeństwie całego modelu. Jeżeli w rzeczywistości wspólnicy wykonują te same zadania, pod tym samym kierownictwem, w organizacji pracodawcy, według jego bieżących poleceń i harmonogramu, to pojawia się ryzyko zakwestionowania cywilnoprawnego charakteru współpracy.

Ryzyko jest mniejsze, gdy spółka cywilna wykonuje samodzielnie określony rezultat albo usługę, organizuje pracę we własnym zakresie, ponosi odpowiedzialność kontraktową, działa poza godzinami pracy wspólników na etacie i nie korzysta z podporządkowania właściwego dla stosunku pracy. Warto też rozdzielić zakres obowiązków pracowniczych od zakresu usług wykonywanych przez spółkę, nawet jeżeli dotyczą tej samej branży.

Obowiązki pracownika wobec pracodawcy

Nawet gdy nie ma formalnego zakazu prowadzenia działalności gospodarczej, pracownik powinien uwzględnić swoje obowiązki wobec pracodawcy. W szczególności chodzi o obowiązek dbania o dobro zakładu pracy, ochronę mienia pracodawcy, zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, oraz przestrzeganie zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy.

Trzeba więc sprawdzić, czy umowa o pracę, regulamin pracy, regulamin wynagradzania, polityka konfliktu interesów, regulacje compliance albo odrębna umowa nie wprowadzają obowiązku zgłoszenia dodatkowej działalności, uzyskania zgody pracodawcy albo zakazu wykonywania określonych czynności. Szczególne znaczenie ma umowa o zakazie konkurencji zawarta na podstawie art. 101¹ Kodeksu pracy. Jeżeli taka umowa obowiązuje, świadczenie przez spółkę cywilną usług konkurencyjnych może naruszać obowiązki pracownika.

W opisanym stanie faktycznym istotne jest też to, że zakres usług spółki cywilnej pokrywa się z zakresem obowiązków wykonywanych na etacie. Nie przesądza to automatycznie o naruszeniu prawa, ale wymaga szczególnej ostrożności. Należy zadbać o jasny opis usługi, rozdzielenie czasu pracy od czasu wykonywania zleceń dla spółki cywilnej, brak używania zasobów pracodawcy bez jego zgody oraz przejrzyste zasady rozliczeń.

Spółka cywilna jako wykonawca usług dla pracodawcy

Spółka cywilna nie jest osobą prawną ani odrębnym przedsiębiorcą. Zgodnie z art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego jest umową, przez którą wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego. W obrocie gospodarczym przedsiębiorcami są wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

Ma to praktyczne konsekwencje dla zawierania umów. Stroną umowy ze spółką akcyjną Y nie powinna być abstrakcyjna „spółka cywilna” jako samodzielny podmiot, lecz jej wspólnicy działający w ramach spółki cywilnej. Warto prawidłowo oznaczyć strony umowy, numery NIP i REGON, sposób reprezentacji, odpowiedzialność wspólników oraz zasady podpisywania ofert i faktur.

Przy usługach wykonywanych dla pracodawcy szczególnie ważne jest, aby dokumenty nie tworzyły pozoru, że pracownik sam sobie zleca pracę w ramach etatu. Umowa powinna określać rzeczywisty przedmiot usługi, sposób odbioru, wynagrodzenie, odpowiedzialność za nienależyte wykonanie oraz zasady korzystania z informacji i sprzętu zamawiającego.

Udział spółki cywilnej w przetargu dla pracodawcy

Stary artykuł odwoływał się do ustawy Prawo zamówień publicznych z 2004 r., która nie obowiązuje. Obecnie podstawowe znaczenie ma ustawa z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 57 Pzp o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu i spełniają warunki udziału w postępowaniu, jeżeli zamawiający takie warunki określił.

Sam fakt, że wspólnicy spółki cywilnej są pracownikami zamawiającego, nie musi automatycznie wykluczać ich z przetargu. Trzeba jednak zbadać, czy nie występuje konflikt interesów, dostęp do informacji poufnych, nierówne traktowanie wykonawców albo wpływ tych osób na przygotowanie lub prowadzenie postępowania. Jeżeli pracownicy uczestniczyli po stronie zamawiającego w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia, szacowaniu wartości zamówienia, ocenie ofert albo mieli dostęp do informacji niedostępnych innym wykonawcom, ryzyko jest bardzo duże.

W przypadku działania spółki w przetargu trzeba zwrócić uwagę na prawidłową reprezentację spółki cywilnej w obrocie. Ponieważ spółka cywilna nie jest odrębnym wykonawcą, w praktyce oferta powinna być składana przez wspólników jako przedsiębiorców działających wspólnie, z zachowaniem wymagań dokumentacji zamówienia.

Urząd Zamówień Publicznych wskazuje, że wykonawców prowadzących działalność w formie spółki cywilnej należy traktować jak wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Może to oznaczać obowiązek złożenia odpowiednich oświadczeń, w tym oświadczenia z art. 117 ust. 4 Pzp, jeżeli w postępowaniu określono warunki dotyczące uprawnień, kwalifikacji zawodowych, doświadczenia albo zdolności do wykonania określonych części zamówienia.

Konflikt interesów i informacje poufne

W zamówieniach publicznych konflikt interesów oceniany jest nie tylko przez pryzmat formalnych powiązań, ale też realnego ryzyka naruszenia uczciwej konkurencji i bezstronności. Art. 56 Pzp dotyczy wyłączenia osób wykonujących czynności po stronie zamawiającego, jeżeli zachodzą okoliczności mogące wpływać na ich bezstronność. Z kolei art. 109 ust. 1 pkt 6 Pzp przewiduje możliwość wykluczenia wykonawcy, gdy konflikt interesów w rozumieniu art. 56 ust. 2 Pzp nie może być skutecznie wyeliminowany inaczej niż przez wykluczenie.

Pracownicy, którzy są jednocześnie wspólnikami potencjalnego wykonawcy, nie powinni brać udziału po stronie zamawiającego w czynnościach dotyczących tego przetargu. Dotyczy to w szczególności przygotowania dokumentacji, ustalania kryteriów, odpowiedzi na pytania wykonawców, badania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest formalne wyłączenie takich osób z jakichkolwiek czynności po stronie zamawiającego oraz udokumentowanie braku dostępu do informacji poufnych.

Znaczenie mogą mieć także wewnętrzne procedury spółki akcyjnej Y. Nawet jeśli przepisy powszechnie obowiązujące nie zakazują udziału w przetargu, regulaminy compliance, polityki antykorupcyjne, procedury zakupowe albo umowy o pracę mogą przewidywać dodatkowe ograniczenia.

Jak ograniczyć ryzyko prawne?

Przed rozpoczęciem współpracy warto przygotować krótką analizę ryzyk i uporządkować dokumenty. Najważniejsze jest rozdzielenie ról: pracownik wykonuje obowiązki z umowy o pracę w czasie pracy i pod kierownictwem pracodawcy, a spółka cywilna wykonuje odrębne usługi na podstawie samodzielnej umowy cywilnoprawnej.

W praktyce zalecane jest:

• sprawdzenie umów o pracę, zakazu konkurencji, regulaminów i procedur konfliktu interesów,
• pisemne zgłoszenie dodatkowej działalności, jeżeli wymagają tego dokumenty wewnętrzne albo charakter stanowiska,
• jasne określenie przedmiotu usług spółki cywilnej i sposobu odbioru prac,
• wykonywanie usług poza czasem pracy i bez korzystania z zasobów pracodawcy bez jego zgody,
• wyłączenie wspólników-pracowników z czynności po stronie zamawiającego w przetargu,
• prawidłowe oznaczenie wspólników spółki cywilnej w umowie, ofercie i fakturach.

Podsumowanie

Jednoczesna praca na etacie i prowadzenie spółki cywilnej, która świadczy usługi temu samemu podmiotowi, jest prawnie dopuszczalna, ale wymaga ostrożności. Największe znaczenie ma rzeczywisty sposób wykonywania usług, a nie sama nazwa umowy lub fakt prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeżeli usługi spółki cywilnej są wykonywane samodzielnie, poza czasem pracy, na podstawie odrębnej umowy i bez podporządkowania typowego dla stosunku pracy, model może być bezpieczny. Jeżeli jednak w praktyce są to te same obowiązki wykonywane pod kierownictwem pracodawcy, ryzyko sporu z zakresu prawa pracy, ZUS albo zamówień publicznych istotnie rośnie.

FAQ

Czy pracodawca może zakazać pracownikowi prowadzenia spółki cywilnej?

Ogólny zakaz prowadzenia jakiejkolwiek działalności gospodarczej nie wynika wprost z Kodeksu pracy. Ograniczenia mogą jednak wynikać z umowy o zakazie konkurencji, regulaminów, polityki konfliktu interesów albo z charakteru stanowiska. Pracownik nie może prowadzić działalności w sposób naruszający dobro pracodawcy lub tajemnicę przedsiębiorstwa.

Czy spółka cywilna może wystawić fakturę pracodawcy swoich wspólników?

Tak, ale faktura musi dokumentować rzeczywistą usługę wykonaną przez wspólników w ramach działalności gospodarczej. Jeżeli faktura zastępuje wynagrodzenie za pracę wykonywaną pod kierownictwem pracodawcy, powstaje ryzyko zakwestionowania takiej konstrukcji.

Czy zakres usług spółki może być taki sam jak obowiązki z etatu?

Może, ale jest to sytuacja podwyższonego ryzyka. Im bardziej usługi są tożsame z obowiązkami pracowniczymi i wykonywane w warunkach podporządkowania, tym większe ryzyko uznania, że strony próbują obejść przepisy prawa pracy.

Czy spółka cywilna może startować w przetargu organizowanym przez pracodawcę wspólników?

Nie ma automatycznego zakazu, ale trzeba zbadać konflikt interesów, dostęp do informacji poufnych, wewnętrzne regulaminy zamawiającego i warunki udziału w postępowaniu. Wspólnicy-pracownicy nie powinni uczestniczyć po stronie zamawiającego w czynnościach dotyczących tego przetargu.

Kto jest wykonawcą w przetargu: spółka cywilna czy wspólnicy?

Spółka cywilna nie jest odrębnym przedsiębiorcą. Wykonawcami są jej wspólnicy działający wspólnie w ramach spółki cywilnej. Z tego powodu trzeba prawidłowo oznaczyć wykonawców, umocowanie do reprezentacji i dokumenty wymagane w danym postępowaniu.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 22, art. 100, art. 101¹ i art. 300.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 353¹ i art. 860.
• Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, w szczególności art. 56, art. 57, art. 58, art. 109, art. 112 i art. 117.
• Stanowisko Urzędu Zamówień Publicznych z 26 maja 2021 r. dotyczące obowiązku złożenia oświadczenia z art. 117 ust. 4 Pzp przez wspólników spółki cywilnej.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 26 marca 2008 r., I UK 282/07; wyrok Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 2000 r., I PKN 594/99; wyrok Sądu Najwyższego z 18 czerwca 1998 r., I PKN 191/98.