Zmiana wspólnika w spółce cywilnej przez aneks

Czy aneks do umowy spółki cywilnej wystarczy przy zmianie wspólnika?

Co do zasady tak, ale nie powinien to być zwykły dokument o przekazaniu udziału przez jednego wspólnika drugiemu. Spółka cywilna nie jest spółką handlową i nie ma udziałów w znaczeniu znanym ze spółki z o.o. Jest umową wspólników, uregulowaną w Kodeksie cywilnym. Aby trwała, musi mieć co najmniej dwóch wspólników.

Zgodnie z art. 863 § 1 Kodeksu cywilnego wspólnik nie może rozporządzać udziałem we wspólnym majątku wspólników ani udziałem w poszczególnych składnikach tego majątku. W czasie trwania spółki nie może też żądać podziału wspólnego majątku wspólników. Dlatego przy zmianie składu osobowego nie chodzi o prostą sprzedaż albo darowiznę udziału, lecz o zmianę stron umowy spółki i ustalenie zasad dalszego prowadzenia działalności.

W praktyce dopuszcza się zmianę wspólników spółki cywilnej bez likwidowania dotychczasowej spółki, o ile wszyscy zainteresowani wyrażą zgodę i zostanie zachowana prawidłowa konstrukcja umowy. Potwierdza to m.in. uchwała Sądu Najwyższego z 21 listopada 1995 r., sygn. III CZP 160/95, zgodnie z którą dopuszczalne jest wstąpienie nowego wspólnika do spółki cywilnej i przejęcie przez niego dotychczasowych uprawnień oraz zobowiązań za zgodą pozostałych wspólników, w tym wspólników ustępujących.

Zmiana wspólnika w spółce dwuosobowej

Największe ryzyko występuje w spółce dwuosobowej. Jeżeli jeden z dwóch wspólników najpierw skutecznie wystąpi ze spółki, a nowa osoba dopiero później podpisze umowę, może dojść do zakończenia dotychczasowej spółki i powstania nowej. To z kolei może mieć znaczenie dla rozliczeń podatkowych, VAT, rachunków bankowych, umów z kontrahentami, zezwoleń oraz kredytów.

Dlatego przy podmianie wspólnika należy zadbać, aby nie było momentu, w którym w spółce pozostaje tylko jeden wspólnik. Bezpieczne są dwa warianty: najpierw przyjęcie nowego wspólnika i dopiero potem wystąpienie dotychczasowego albo jedna umowa obejmująca jednocześnie przystąpienie nowego wspólnika, zgodę wszystkich osób oraz wystąpienie wspólnika odchodzącego.

Jeżeli zmiana ma charakter rodzinny, np. córka wchodzi w miejsce ojca, trzeba pamiętać, że nie jest to automatyczne przekazanie udziałów dzieciom w sensie swobodnego rozporządzenia udziałem w majątku wspólnym. Wymagana jest zgoda stron i odpowiednio przygotowana zmiana umowy spółki.

Jak przeprowadzić wstąpienie nowego wspólnika w miejsce ustępującego?

W opisanej sytuacji córka powinna najpierw uporządkować swój status jako przedsiębiorca. Wspólnikami spółki cywilnej mogą być przedsiębiorcy, dlatego osoba fizyczna wstępująca do spółki powinna mieć wpis w CEIDG. Sam fakt, że wcześniej była pracownikiem spółki albo przebywała na urlopie wychowawczym, nie zastępuje zgłoszenia działalności gospodarczej i nie rozwiązuje kwestii ubezpieczeniowych.

Praktyczna kolejność działań może wyglądać następująco:

1. sprawdzenie aktualnej umowy spółki, zwłaszcza zapisów o zmianie wspólników, wypowiedzeniu udziału, wkładach, zyskach, stratach i reprezentacji,
2. uzgodnienie z bankiem zasad dalszej odpowiedzialności za kredyty, rachunki i zabezpieczenia,
3. uzyskanie wpisu córki w CEIDG oraz przygotowanie jej do wejścia jako wspólnika,
4. podpisanie aneksu albo porozumienia wszystkich zainteresowanych, w którym córka przystępuje do spółki, a ojciec występuje w uzgodnionym momencie,
5. aktualizacja danych w CEIDG każdego wspólnika, REGON spółki, urzędzie skarbowym, VAT-R, jeżeli dane objęte zgłoszeniem VAT uległy zmianie, oraz w ZUS,
6. rozliczenie występującego wspólnika zgodnie z umową spółki i przepisami podatkowymi.

Przy takim schemacie trzeba od razu przeanalizować konsekwencje podatkowe zmiany wspólnika, zwłaszcza PCC od podwyższenia wkładów, rozliczenie PIT występującego wspólnika oraz ewentualne obowiązki w VAT.

Co powinien zawierać aneks do umowy spółki?

Aneks powinien być precyzyjny. Dobrze, aby zawierał co najmniej datę wejścia nowego wspólnika, datę wystąpienia dotychczasowego wspólnika, zgodę wszystkich stron, wysokość i rodzaj wkładu nowego wspólnika, zasady udziału w zyskach i stratach, zasady prowadzenia spraw spółki i reprezentacji, sposób rozliczenia występującego wspólnika oraz postanowienia dotyczące istniejących umów, kredytów i zobowiązań.

Jeżeli zmieniacie nie tylko skład osobowy, ale także udział w zyskach, stratach lub wkładach, warto opisać to wprost. W razie potrzeby można przygotować osobny aneks obejmujący zmianę proporcji udziałów, aby później nie było sporu o rozliczenia podatkowe i wewnętrzne rozliczenia między wspólnikami.

Zwykła umowa spółki cywilnej powinna być stwierdzona pismem. Jeżeli jednak zmiana dotyczy nieruchomości znajdującej się we wspólnym majątku wspólników albo wkładem ma być nieruchomość, wymagana będzie forma aktu notarialnego. Wynika to z ogólnych zasad dotyczących przeniesienia własności nieruchomości oraz z utrwalonego stanowiska Sądu Najwyższego, m.in. postanowienia z 23 kwietnia 2008 r., sygn. III CSK 335/07.

Kredyty i odpowiedzialność za zobowiązania spółki

Za zobowiązania spółki cywilnej wspólnicy odpowiadają solidarnie. Oznacza to, że wierzyciel, np. bank, może żądać zapłaty od wszystkich wspólników, od kilku z nich albo od jednego. Odchodzący wspólnik nie przestaje odpowiadać wobec banku tylko dlatego, że wspólnicy podpisali między sobą aneks.

Jeżeli kredyt został zaciągnięty przed zmianą wspólnika, trzeba ustalić z bankiem, czy zaakceptuje przystąpienie córki do długu, zmianę zabezpieczeń, zmianę osób uprawnionych do rachunku albo zwolnienie ojca z odpowiedzialności. Przejęcie długu wymaga zgody wierzyciela. Bez tej zgody aneks może regulować rozliczenia między wspólnikami, ale nie musi chronić odchodzącego wspólnika przed roszczeniem banku.

Nowy wspólnik może w umowie zobowiązać się wobec pozostałych osób, że przejmie ciężar określonych zobowiązań, ale wobec wierzyciela skuteczność takiego postanowienia zależy od przepisów o przejęciu długu, przystąpieniu do długu lub od treści umowy kredytowej.

PCC, PIT i VAT przy zmianie wspólnika

Zmiana umowy spółki cywilnej podlega PCC wtedy, gdy powoduje podwyższenie podstawy opodatkowania, w szczególności przez wniesienie albo zwiększenie wkładów majątkowych. Stawka PCC od umowy spółki i jej zmiany wynosi 0,5%. Co do zasady deklarację PCC-3 składa się i podatek płaci w terminie 14 dni od dokonania czynności, chyba że podatek pobiera notariusz.

Jeżeli nowy wspólnik wnosi wyłącznie pracę lub usługi i nie dochodzi do zwiększenia majątku spółki, może nie powstać realna podstawa opodatkowania PCC. Trzeba jednak uważać na treść aneksu, bo wpisanie wartości wkładu majątkowego albo wniesienie rzeczy, pieniędzy, praw lub nieruchomości może spowodować obowiązek podatkowy.

Samo przystąpienie nowego wspólnika do spółki cywilnej nie jest typowo przychodem PIT dla tej osoby. Inaczej należy ocenić rozliczenie wspólnika występującego, wypłatę środków pieniężnych, przekazanie składników majątkowych oraz późniejszą sprzedaż majątku otrzymanego ze spółki. Przy wystąpieniu wspólnika trzeba sporządzić wykaz składników majątku, a przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy pamiętać także o spisie z natury w związku ze zmianą wspólnika lub proporcji udziałów.

Jeżeli spółka cywilna zachowuje ciągłość i pozostają w niej co najmniej dwie osoby, zmiana wspólnika nie musi oznaczać powstania nowego podatnika VAT. Zwykle nie ma wtedy likwidacji dla VAT ani remanentu likwidacyjnego. Jeśli jednak dwuosobowa spółka najpierw straci jednego wspólnika i przestanie istnieć, skutki mogą być inne, dlatego kolejność czynności jest kluczowa.

Zgłoszenia po zmianie wspólnika

Po podpisaniu aneksu nie można poprzestać na schowaniu dokumentu do akt. Wspólnicy powinni zaktualizować wpisy w CEIDG. Spółka cywilna powinna mieć również aktualne dane w REGON, w tym dane wspólników. Zgłoszenie aktualizacyjne do REGON składa się zasadniczo w terminie 7 dni od zmiany danych.

W urzędzie skarbowym trzeba zweryfikować zgłoszenia identyfikacyjne i aktualizacyjne, w szczególności NIP-2 dla spółki cywilnej jako jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej oraz NIP-7 w przypadku wspólników, jeżeli występują zmiany objęte tym formularzem. Jeżeli spółka jest podatnikiem VAT i zmieniają się dane objęte VAT-R, aktualizacja powinna być dokonana w terminie 7 dni od zmiany.

W ZUS trzeba rozliczyć zmianę tytułów ubezpieczenia. Córka, która przestaje być pracownikiem i staje się wspólnikiem prowadzącym działalność, wymaga odpowiednich wyrejestrowań i zgłoszeń. Ojciec, jeżeli przestaje prowadzić działalność albo przestaje być wspólnikiem, również powinien zaktualizować swoje dane i ubezpieczenia.

Wypowiedzenie udziału przez dotychczasowego wspólnika

Wystąpienie wspólnika ze spółki cywilnej może nastąpić przez wypowiedzenie udziału, na zasadach wynikających z umowy spółki oraz Kodeksu cywilnego. Jeżeli spółka została zawarta na czas nieoznaczony, wspólnik może co do zasady wypowiedzieć udział na trzy miesiące naprzód na koniec roku obrachunkowego, chyba że umowa przewiduje inne dopuszczalne rozwiązania albo zachodzą ważne powody.

Przy spółce dwuosobowej samo wypowiedzenie udziału przez jednego wspólnika może doprowadzić do zakończenia bytu spółki. Dlatego w praktyce warto przygotować jedną, spójną dokumentację obejmującą przystąpienie nowego wspólnika i wystąpienie dotychczasowego. Szerzej ten problem pokazuje zagadnienie: wystąpienie wspólnika z 2-osobowej spółki.

Rozliczenie występującego wspólnika zależy od umowy spółki, wniesionych wkładów, udziału w zyskach i stratach, aktualnego majątku spółki oraz istniejących zobowiązań. Warto ustalić, czy wspólnik otrzymuje pieniądze, rzeczy, prawa, czy tylko zwrot wartości wkładu, ponieważ każdy wariant może mieć inne skutki podatkowe i księgowe.

FAQ

Czy córka może wejść do spółki cywilnej w miejsce ojca jednym aneksem?

Tak, jest to możliwe, ale aneks powinien obejmować zgodę wszystkich zainteresowanych, wejście córki, wystąpienie ojca i zasady rozliczeń. W spółce dwuosobowej trzeba szczególnie pilnować, aby nie doszło do momentu, w którym w spółce zostaje tylko jeden wspólnik.

Czy nowy wspólnik odpowiada za stare kredyty spółki?

To zależy od treści umów i zgody wierzyciela. Wewnętrzne postanowienie aneksu nie wystarcza, aby bank zwolnił dotychczasowego wspólnika z długu. Do przejęcia długu albo zmiany dłużnika potrzebna jest zgoda wierzyciela.

Czy zmiana wspólnika wymaga aktu notarialnego?

Zwykła zmiana umowy spółki cywilnej powinna być dokonana na piśmie. Akt notarialny jest potrzebny zwłaszcza wtedy, gdy w zmianie uczestniczy nieruchomość, np. nieruchomość jest składnikiem majątku wspólnego wspólników albo ma być wniesiona jako wkład.

Czy trzeba zapłacić PCC od aneksu?

PCC wystąpi wtedy, gdy zmiana umowy spółki powoduje zwiększenie podstawy opodatkowania, np. nowy wspólnik wnosi wkład pieniężny, rzecz, prawo albo nieruchomość. Stawka wynosi 0,5%. Jeżeli nie dochodzi do zwiększenia wkładów majątkowych, obowiązek PCC może nie powstać.

Czy spółka cywilna po zmianie wspólnika zachowuje NIP i VAT?

Jeżeli zmiana jest przeprowadzona tak, że spółka zachowuje ciągłość i cały czas ma co najmniej dwóch wspólników, zwykle nie dochodzi do likwidacji podatnika VAT ani do konieczności uzyskania nowego NIP. Trzeba jednak zaktualizować dane rejestrowe i podatkowe.

Podsumowanie

Aneks do umowy spółki cywilnej może wystarczyć do wprowadzenia córki w miejsce ojca, ale musi być prawidłowo przygotowany. Najważniejsze jest zachowanie ciągłości spółki, uzyskanie zgody wszystkich zainteresowanych, opisanie wkładów i rozliczeń oraz skoordynowanie dokumentów z bankiem, urzędem skarbowym, CEIDG, REGON i ZUS.

W opisanym przypadku nie należy traktować zmiany jako prostej sprzedaży udziału. Bezpieczniejsze jest potraktowanie jej jako zmiany umowy spółki i zmiany stron stosunku zobowiązaniowego, z uwzględnieniem kredytów i skutków podatkowych.

Źródła

• Kodeks cywilny, w szczególności art. 860, art. 863, art. 864, art. 871 i art. 872: Internetowy System Aktów Prawnych.
• Ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych, w szczególności art. 1, art. 6, art. 7 i art. 10: Internetowy System Aktów Prawnych.
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 14 dotyczący rozliczeń przy wystąpieniu wspólnika: Internetowy System Aktów Prawnych.
• Ustawa o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 96 dotyczący aktualizacji danych VAT-R: Internetowy System Aktów Prawnych.
• Uchwała Sądu Najwyższego z 21 listopada 1995 r., sygn. III CZP 160/95, oraz postanowienie Sądu Najwyższego z 23 kwietnia 2008 r., sygn. III CSK 335/07.
• Informacje urzędowe Biznes.gov.pl dotyczące spółek cywilnych i aktualizacji danych w REGON: Biznes.gov.pl.