Czy urząd skarbowy może przekazać dane o długu VAT kontrahentowi?

Czy urząd skarbowy może poinformować kontrahenta o zaległości w VAT?

Odpowiedź zależy od tego, w jakim celu i na jakiej podstawie urząd skarbowy przekazał dane. Nie można więc z góry przyjąć, że każde pismo z urzędu skarbowego do kontrahenta podatnika jest bezprawne. Równie błędne byłoby jednak twierdzenie, że urząd może swobodnie ujawniać innym firmom informacje o cudzych zaległościach podatkowych.

Jeżeli urząd skarbowy wysłał do firmy jedynie informację, że podatnik ma zaległość w podatku VAT, bez związku z konkretną procedurą, takie działanie może naruszać tajemnicę skarbową. Tajemnica ta wynika przede wszystkim z art. 293 § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy naczelnik urzędu skarbowego działa jako organ egzekucyjny i zajmuje wierzytelność, którą kontrahent ma zapłacić podatnikowi. W takim przypadku kontrahent staje się tzw. dłużnikiem zajętej wierzytelności, a organ egzekucyjny może przesłać mu zawiadomienie o zajęciu na podstawie art. 89 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. W takim piśmie organ może wskazać dane identyfikujące zobowiązanego oraz informacje niezbędne do wykonania zajęcia.

Egzekucja zaległości podatkowej a kontakt urzędu z firmą

Jeżeli podatnik prowadzący działalność gospodarczą wykonał usługę dla innej firmy i ta firma ma mu jeszcze zapłacić, urząd skarbowy może potraktować tę należność jako wierzytelność podatnika. Przy egzekucji zaległości podatkowych organ może skierować zajęcie do podmiotu, który powinien zapłacić podatnikowi.

Podstawą jest art. 89 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zgodnie z tym przepisem organ egzekucyjny dokonuje zajęcia innej wierzytelności pieniężnej przez przesłanie do dłużnika zajętej wierzytelności zawiadomienia o zajęciu tej wierzytelności oraz wzywa go, aby bez zgody organu egzekucyjnego nie uiszczał zajętej kwoty zobowiązanemu, lecz przekazał ją organowi egzekucyjnemu na pokrycie egzekwowanych należności.

W praktyce oznacza to, że firma, dla której podatnik wykonywał zlecenie, może otrzymać pismo z urzędu skarbowego, jeżeli urząd ustalił, że ta firma jest dłużnikiem podatnika. Takie pismo zwykle musi zawierać dane pozwalające ustalić, kogo dotyczy zajęcie i jak należy je wykonać. Sam fakt, że kontrahent dowiaduje się o prowadzonej egzekucji, nie przesądza jeszcze o bezprawności działania urzędu.

Jednocześnie urząd powinien ograniczyć zakres ujawnionych informacji do danych potrzebnych do wykonania obowiązku. Wynika to z zasady minimalizacji danych określonej w art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO. Jeżeli więc do kontrahenta wysłano szeroki opis sprawy podatkowej, kopie deklaracji, szczegóły kontroli albo dane niezwiązane z zajęciem wierzytelności, może powstać problem naruszenia prawa.

Czym jest tajemnica skarbowa?

Tajemnica skarbowa jest szczególną formą ochrony informacji podatkowych. Zgodnie z art. 293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa indywidualne dane zawarte w deklaracji oraz innych dokumentach składanych przez podatników, płatników lub inkasentów są objęte tajemnicą skarbową.

Na podstawie art. 293 § 2 Ordynacji podatkowej przepisy o tajemnicy skarbowej stosuje się także do danych zawartych między innymi w:

• informacjach podatkowych przekazywanych organom podatkowym przez inne podmioty,
• aktach dokumentujących czynności sprawdzające,
• aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej oraz aktach spraw o przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe,
• dokumentacji rachunkowej organu podatkowego,
• informacjach uzyskanych przez organy podatkowe z banków oraz z innych źródeł,
• informacjach uzyskanych w toku procedur dotyczących porozumień podatkowych przewidzianych w Ordynacji podatkowej.

Do informacji objętych tajemnicą skarbową mogą należeć między innymi: imię i nazwisko podatnika, adres, NIP, PESEL, dane firmy, informacje o deklaracjach, wysokości zobowiązań, zaległościach, kontrolach i postępowaniach. W sprawach dotyczących informacje w US są więc chronione nie tylko przez RODO, ale również przez szczególne przepisy o tajemnicy skarbowej.

Kto musi zachować tajemnicę skarbową?

Katalog osób obowiązanych do zachowania tajemnicy skarbowej określa art. 294 § 1 Ordynacji podatkowej. Obowiązek ten dotyczy między innymi pracowników urzędów skarbowych, funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej, pracowników izb administracji skarbowej, pracowników Ministerstwa Finansów oraz osób odbywających praktyki lub staże w organach podatkowych.

Obowiązek zachowania tajemnicy skarbowej nie kończy się wraz z zakończeniem zatrudnienia albo pełnienia funkcji. Art. 294 § 4 Ordynacji podatkowej stanowi, że zachowanie tajemnicy obowiązuje również po ustaniu zatrudnienia, zakończeniu stażu, praktyki albo pełnienia funkcji.

Jeżeli więc pracownik organu podatkowego ujawnia dane bez podstawy prawnej, może ponosić odpowiedzialność. Nie każde przekazanie danych jest jednak przestępstwem. Najpierw trzeba ustalić, czy istniała podstawa ustawowa do przesłania informacji i czy zakres danych był proporcjonalny do celu.

RODO a ujawnienie danych przez urząd skarbowy

Dane takie jak PESEL, adres, NIP osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą czy informacje o zadłużeniu są danymi osobowymi, jeżeli dotyczą zidentyfikowanej albo możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Wynika to z art. 4 pkt 1 RODO.

Urząd skarbowy może przetwarzać dane osobowe bez zgody podatnika, jeżeli wykonuje obowiązek prawny albo realizuje zadanie publiczne. Podstawą takiego przetwarzania jest najczęściej art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, albo art. 6 ust. 1 lit. e RODO, czyli przetwarzanie niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej.

RODO nie znosi jednak tajemnicy skarbowej. Urząd nadal musi działać na podstawie konkretnych przepisów podatkowych lub egzekucyjnych. Musi też stosować zasadę minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO oraz zasadę zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a RODO.

Kiedy przekazanie danych kontrahentowi może być legalne?

Przekazanie danych innej firmie może być zgodne z prawem zwłaszcza wtedy, gdy firma ta ma konkretną rolę w postępowaniu. Najczęstszy przypadek to zajęcie wierzytelności w egzekucji administracyjnej. Wtedy urząd nie informuje kontrahenta wyłącznie z ciekawości ani ostrzegawczo, lecz nakłada na niego określone obowiązki.

Kontrahent, który otrzyma zawiadomienie o zajęciu wierzytelności, powinien zwykle wstrzymać zapłatę dla podatnika i postąpić zgodnie z wezwaniem organu egzekucyjnego. Jeżeli mimo zajęcia zapłaci podatnikowi, może narazić się na konsekwencje przewidziane w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Legalne może być również żądanie informacji od podmiotów gospodarczych, jeżeli wynika z przepisów Ordynacji podatkowej. Przykładowo art. 82 § 1 Ordynacji podatkowej dotyczy informacji o zdarzeniach wynikających ze stosunków cywilnoprawnych albo z prawa pracy, które mogą mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub wysokość zobowiązania podatkowego. Taka podstawa nie oznacza jednak automatycznie prawa do ujawniania kontrahentowi szczegółów zadłużenia podatnika.

Kiedy może dojść do naruszenia tajemnicy skarbowej?

Do naruszenia może dojść zwłaszcza wtedy, gdy urząd skarbowy:

• wysyła pismo do podmiotu, który nie jest stroną, pełnomocnikiem, dłużnikiem zajętej wierzytelności ani adresatem ustawowego żądania,
• ujawnia szerszy zakres danych niż potrzebny do wykonania konkretnej czynności,
• przekazuje informacje o zaległości podatkowej w celu niezwiązanym z postępowaniem podatkowym lub egzekucyjnym,
• omyłkowo wysyła korespondencję podatnika na adres innej firmy,
• przesyła dokumenty zawierające dane wrażliwe gospodarczo lub osobowe bez podstawy prawnej.

W takim przypadku należy rozważyć, czy doszło do naruszenia art. 293 Ordynacji podatkowej, zasad przetwarzania danych z art. 5 RODO, a w poważniejszych sytuacjach także czynu z art. 306 Ordynacji podatkowej.

Odpowiedzialność za ujawnienie tajemnicy skarbowej

Art. 306 § 1 Ordynacji podatkowej stanowi, że kto, będąc obowiązany do zachowania tajemnicy skarbowej, ujawnia informacje objęte tą tajemnicą, podlega karze pozbawienia wolności do lat 5.

Art. 306 § 2 Ordynacji podatkowej przewiduje surowszą odpowiedzialność za ujawnienie informacji określonych w art. 182 Ordynacji podatkowej, czyli informacji uzyskiwanych między innymi od banków. Za taki czyn grozi kara pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 5.

Zgodnie z art. 306 § 3 Ordynacji podatkowej, jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega karze pozbawienia wolności do lat 2. Natomiast art. 306 § 4 Ordynacji podatkowej stanowi, że jeżeli pokrzywdzonym nie jest Skarb Państwa, ściganie następuje na wniosek pokrzywdzonego.

Niezależnie od odpowiedzialności karnej można rozważyć ochronę dóbr osobistych na podstawie art. 23 i art. 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, jeżeli ujawnienie informacji naruszyło dobre imię, prywatność lub wiarygodność przedsiębiorcy. Roszczenia cywilne zależą jednak od skutków ujawnienia i dowodów, np. utraty kontraktu albo naruszenia reputacji.

Co zrobić, gdy urząd przekazał dane innej firmie?

W pierwszej kolejności warto wystąpić do naczelnika urzędu skarbowego z pisemnym wnioskiem o wyjaśnienie podstawy prawnej przekazania danych. Wniosek powinien wskazywać datę pisma, nazwę firmy, która je otrzymała, oraz zakres ujawnionych informacji, jeżeli jest znany.

W piśmie można zażądać odpowiedzi na następujące pytania:

• na jakiej podstawie prawnej przekazano dane osobowe i podatkowe,
• czy czynność była związana z egzekucją administracyjną, kontrolą, czynnościami sprawdzającymi albo postępowaniem podatkowym,
• jaki był zakres przekazanych danych,
• czy urząd uznał zdarzenie za naruszenie ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 12 RODO,
• czy urząd zawiadomił Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie art. 33 RODO albo osobę, której dane dotyczą, na podstawie art. 34 RODO.

Jeżeli odpowiedź urzędu będzie nieprzekonująca albo urząd nie wskaże konkretnej podstawy prawnej, można rozważyć skargę do dyrektora izby administracji skarbowej, skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie art. 77 RODO oraz zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia czynu z art. 306 Ordynacji podatkowej.

FAQ

Czy urząd skarbowy może ujawnić kontrahentowi mój PESEL i NIP?

Może to zrobić tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonania konkretnej czynności ustawowej, np. zajęcia wierzytelności. Jeżeli PESEL albo inne dane nie były potrzebne, można zarzucać naruszenie zasady minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

Czy informacja o zaległości w VAT jest objęta tajemnicą skarbową?

Tak. Informacje o zobowiązaniach, zaległościach, deklaracjach i aktach podatkowych są co do zasady objęte tajemnicą skarbową na podstawie art. 293 § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej.

Czy RODO zakazuje urzędowi skarbowemu kontaktu z moim kontrahentem?

Nie zawsze. RODO pozwala organom publicznym przetwarzać dane, gdy wynika to z obowiązku prawnego albo wykonywania władzy publicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO. Organ musi jednak mieć konkretną podstawę prawną i nie może ujawniać danych nadmiarowych.

Co oznacza zajęcie wierzytelności u kontrahenta?

Oznacza, że urząd ustalił, iż kontrahent powinien zapłacić podatnikowi określoną kwotę, i nakazuje kontrahentowi przekazać tę kwotę organowi egzekucyjnemu zamiast podatnikowi. Podstawą takiego działania jest art. 89 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Czy mogę żądać od urzędu wyjaśnienia podstawy prawnej przekazania danych?

Tak. Warto złożyć pisemny wniosek do naczelnika urzędu skarbowego i zażądać wskazania podstawy prawnej, celu przekazania danych, zakresu danych oraz informacji, czy zdarzenie zostało uznane za naruszenie ochrony danych osobowych.

Czy mogę złożyć skargę do UODO?

Tak, jeżeli uważasz, że urząd naruszył przepisy o ochronie danych osobowych. Podstawą skargi jest art. 77 RODO. W skardze warto dołączyć kopię pisma, odpowiedź urzędu i opis skutków ujawnienia danych.

Podsumowanie

Urząd skarbowy nie ma ogólnego prawa do informowania dowolnej firmy o zadłużeniu podatnika w VAT. Dane podatkowe i osobowe są chronione tajemnicą skarbową oraz przepisami RODO. Jeżeli jednak urząd prowadzi egzekucję administracyjną i zajmuje wierzytelność należną podatnikowi od kontrahenta, może przekazać kontrahentowi dane potrzebne do wykonania zajęcia.

Najważniejsze jest więc ustalenie, czy firma, która otrzymała dane, była adresatem czynności przewidzianej przepisami, czy też doszło do omyłkowego lub nadmiarowego ujawnienia informacji. Bez treści pisma i wskazanej podstawy prawnej nie da się rzetelnie ocenić, czy urząd działał prawidłowo.

Źródła

• Art. 293, art. 294, art. 298, art. 299, art. 299b i art. 306 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.
• Art. 82 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.
• Art. 89 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
• Art. 4 pkt 1, art. 4 pkt 12, art. 5 ust. 1 lit. a i c, art. 6 ust. 1 lit. c i e, art. 33, art. 34 oraz art. 77 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO.
• Art. 23 i art. 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.