Umowa z osobą z certyfikatem kompetencji zawodowych w transporcie

Czy można prowadzić firmę transportową bez własnego certyfikatu?

Aktualnie podstawowe zasady dostępu do zawodu przewoźnika drogowego wynikają z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 oraz z ustawy o transporcie drogowym. Przedsiębiorca, który chce wykonywać działalność transportową wymagającą zezwolenia lub licencji, musi spełnić określone warunki: mieć rzeczywistą i stałą siedzibę, dobrą reputację, odpowiednią zdolność finansową oraz wymagane kompetencje zawodowe.

Wymóg kompetencji zawodowych może być spełniony przez samego przedsiębiorcę albo przez wyznaczoną osobę fizyczną, która posiada certyfikat kompetencji zawodowych i faktycznie zarządza transportem w przedsiębiorstwie. Taka osoba jest zwykle nazywana zarządzającym transportem.

Nie wystarczy więc samo zatrudnienie osoby z certyfikatem „na papierze”. Organ może badać, czy zarządzający ma rzeczywisty wpływ na organizację przewozów, dokumenty, kierowców, pojazdy i procedury bezpieczeństwa. Jeżeli certyfikat jest jedynie formalnie podpięty pod firmę, może to zostać zakwestionowane.

W praktyce trzeba też rozróżnić rodzaj działalności. Inne wymogi mogą dotyczyć przewozu rzeczy, przewozu osób, taksówek, pośrednictwa przy przewozie albo działalności wykonywanej pomocniczo. Przykładowo okazjonalny przewóz osób może wymagać odrębnej analizy, zwłaszcza gdy przewóz jest odpłatny i zorganizowany.

Jaka umowa z osobą posiadającą certyfikat będzie prawidłowa?

Przepisy nie narzucają jednej formy zatrudnienia zarządzającego transportem. W zależności od sytuacji dopuszczalna może być umowa o pracę, umowa zlecenia, kontrakt menedżerski albo umowa z osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. Kluczowe jest nie to, jak nazwano umowę, lecz czy dana osoba rzeczywiście wykonuje obowiązki zarządzającego transportem.

W rozporządzeniu 1071/2009 wskazano, że zarządzający transportem powinien skutecznie i stale zarządzać operacjami transportowymi przedsiębiorstwa. Jeżeli nie jest pracownikiem, właścicielem, wspólnikiem, członkiem organu albo osobą administrującą przedsiębiorstwem, może działać jako zewnętrzny zarządzający na podstawie umowy. Taka umowa musi określać jego zadania wykonywane w sposób efektywny i ciągły oraz jego odpowiedzialność jako zarządzającego transportem.

W umowie warto opisać w szczególności:

• zarządzanie utrzymaniem i obsługą techniczną pojazdów,
• weryfikację umów przewozu i dokumentów transportowych,
• podstawową kontrolę rozliczeń związanych z przewozami,
• przydzielanie ładunków lub usług do kierowców i pojazdów,
• nadzór nad czasem pracy kierowców, tachografami i procedurami bezpieczeństwa,
• uprawnienia do wydawania wiążących zaleceń w sprawach transportowych,
• obowiązek informowania przedsiębiorcy o naruszeniach, ryzykach i koniecznych działaniach naprawczych.

Jeżeli strony wybiorą umowę zlecenia albo kontrakt B2B, należy uważać, aby konstrukcja umowy nie była pozorna. Nie można sprowadzić roli zarządzającego do podpisania dokumentu lub udostępnienia numeru certyfikatu. Z drugiej strony samo zawarcie umowy cywilnoprawnej nie jest zakazane, o ile jej treść i faktyczne wykonywanie odpowiadają wymogom prawa transportowego.

Umowa o pracę, zlecenie czy B2B – co wybrać?

Umowa o pracę jest najbezpieczniejsza wtedy, gdy osoba z certyfikatem ma na stałe pracować w firmie, pozostawać w strukturze organizacyjnej przedsiębiorcy i wykonywać bieżące obowiązki w określonym miejscu i czasie. Jest jednak zwykle droższa z powodu kosztów składek i obowiązków pracodawcy.

Umowa zlecenia lub kontrakt menedżerski mogą być właściwe, gdy zarządzający działa bardziej samodzielnie, wykonuje określone czynności nadzorcze i organizacyjne oraz nie pozostaje w typowym podporządkowaniu pracowniczym. Trzeba pamiętać, że zgodnie z art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy nie wolno zastępować umowy o pracę umową cywilnoprawną, jeżeli w rzeczywistości praca jest wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy.

Umowa B2B może być ekonomicznie korzystna, jeżeli osoba z certyfikatem prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i samodzielnie rozlicza podatki oraz składki. Należy jednak pamiętać, że zarządzającym transportem ma być konkretna osoba fizyczna. Nie wystarczy zawrzeć umowy z dowolną spółką, jeżeli z dokumentów nie wynika jasno, kto faktycznie i osobiście pełni funkcję zarządzżeli z dokumentów nie wynika jasno, kto faktycznie i osobiście pełającego transportem.

Jakie limity dotyczą zewnętrznego zarządzającego transportem?

Zewnętrzny zarządzający transportem nie może bez ograniczeń obsługiwać dowolnej liczby firm. Zgodnie z art. 4 ust. 2 lit. c rozporządzenia 1071/2009 osoba działająca jako zarządzający transportem na podstawie umowy może co do zasady zarządzać operacjami transportowymi maksymalnie 4 różnych przedsiębiorstw, których łączna flota nie przekracza 50 pojazdów. Przed podpisaniem umowy warto więc uzyskać od tej osoby oświadczenie, dla ilu firm już pełni taką funkcję i jakiej floty to dotyczy.

Umowa powinna również wskazywać, że zarządzający wykonuje swoje zadania w interesie przedsiębiorcy oraz niezależnie od przedsiębiorstw, na rzecz których ten przedsiębiorca wykonuje przewozy. Chodzi o uniknięcie konfliktu interesów i sytuacji, w której osoba z certyfikatem tylko formalnie figuruje w dokumentach kilku podmiotów.

Czy można rozpocząć przewozy od razu po podpisaniu umowy?

Nie zawsze. Podpisanie umowy z osobą posiadającą certyfikat może być jednym z elementów potrzebnych do uzyskania zezwolenia albo licencji, ale samo w sobie nie daje prawa do wykonywania przewozów, jeżeli dana działalność wymaga wcześniejszej decyzji administracyjnej. W takim przypadku przewozy można rozpocząć dopiero po uzyskaniu właściwego zezwolenia lub licencji oraz wymaganych wypisów na pojazdy.

Jeżeli przedsiębiorca rozpocznie przewozy bez wymaganych uprawnień, naraża się na kary administracyjne, problemy przy kontroli Inspekcji Transportu Drogowego, a w skrajnych przypadkach także na utratę dobrej reputacji potrzebnej do prowadzenia działalności transportowej.

Warto też sprawdzić, czy planowana usługa rzeczywiście jest transportem drogowym wymagającym zezwolenia lub licencji. Niektóre działalności są kwalifikowane inaczej, ale wymagają osobnej oceny. Przykładowo pomoc drogowa może rodzić inne obowiązki niż typowy przewóz rzeczy za wynagrodzeniem.

Co powinno znaleźć się w umowie z zarządzającym transportem?

Dobrze przygotowana umowa powinna chronić zarówno przedsiębiorcę, jak i osobę z certyfikatem. W praktyce warto ująć w niej nie tylko wynagrodzenie i czas obowiązywania, lecz także realne narzędzia zarządzania transportem.

W szczególności umowa powinna zawierać:

• dane osoby fizycznej posiadającej certyfikat kompetencji zawodowych oraz numer certyfikatu,
• oświadczenie o spełnianiu wymogu dobrej reputacji i braku decyzji o niezdolności do zarządzania transportem,
• dokładny zakres czynności wykonywanych efektywnie i stale,
• uprawnienie do wglądu w dokumenty przewozowe, kadrowe, rozliczeniowe i techniczne,
• zasady kontaktu z kierowcami, spedytorami, księgowością i osobą prowadzącą firmę,
• obowiązek dokumentowania wykonanych czynności, kontroli i zaleceń,
• odpowiedzialność za naruszenie obowiązków oraz zasady wypowiedzenia umowy,
• zobowiązanie do informowania o zmianach, które mogą mieć wpływ na spełnianie wymogów licencyjnych.

Warto również zadbać, aby przedsiębiorca mógł wykazać przed organem, że zarządzający faktycznie działa w firmie: ma dostęp do dokumentów, bierze udział w organizacji przewozów, kontroluje procedury i może reagować na naruszenia. Same zapisy umowy, bez realnego wykonywania, mogą okazać się niewystarczające.

Co jeśli zarządzający transportem odejdzie z firmy?

Zmiana zarządzającego transportem powinna zostać zgłoszona właściwemu organowi zgodnie z zasadami dotyczącymi aktualizacji danych przedsiębiorcy transportowego. Przepisy unijne przewidują obowiązek informowania organu o zmianach danych związanych z zezwoleniem, a w razie utraty wymogu kompetencji zawodowych organ może wyznaczyć termin na naprawienie sytuacji.

Jeżeli przedsiębiorca przestanie spełniać wymóg kompetencji zawodowych, powinien jak najszybciej wyznaczyć nową osobę z certyfikatem i dopilnować formalności. Rozporządzenie 1071/2009 przewiduje zasadniczo termin nieprzekraczający 6 miesięcy na zatrudnienie zastępczego zarządzającego, z możliwością przedłużenia o 3 miesiące w razie śmierci albo fizycznej niezdolności dotychczasowego zarządzającego. Nie oznacza to jednak, że można lekceważyć obowiązek zgłoszenia zmiany lub wykonywać przewozy wbrew decyzjom organu.

FAQ

Czy mogę tylko „wynająć” certyfikat kompetencji zawodowych?

Nie w znaczeniu czysto formalnym. Przepisy wymagają, aby osoba posiadająca certyfikat realnie zarządzała transportem w firmie. Samo wpisanie jej danych do dokumentów, bez faktycznych obowiązków, jest ryzykowne.

Czy osoba z certyfikatem musi być zatrudniona na umowę o pracę?

Nie zawsze. Może być pracownikiem, wspólnikiem, właścicielem, członkiem organu albo zewnętrznym zarządzającym działającym na podstawie umowy. Jeżeli jest osobą zewnętrzną, umowa musi szczegółowo określać jej zadania i odpowiedzialność.

Czy umowa zlecenia z zarządzającym transportem jest zgodna z prawem?

Może być zgodna z prawem, jeżeli odpowiada rzeczywistemu sposobowi współpracy i nie zastępuje pozornie umowy o pracę. Najważniejsze jest faktyczne, stałe i udokumentowane wykonywanie obowiązków zarządzającego transportem.

Ile firm może obsługiwać zewnętrzny zarządzający transportem?

Co do zasady może zarządzać transportem w maksymalnie 4 przedsiębiorstwach, których łączna flota nie przekracza 50 pojazdów. Przed podpisaniem umowy warto uzyskać od niego pisemne oświadczenie w tej sprawie.

Czy po podpisaniu umowy mogę od razu wykonywać przewozy?

Nie, jeżeli dana działalność wymaga wcześniejszego zezwolenia lub licencji. Umowa z osobą posiadającą certyfikat jest zwykle jednym z dokumentów potrzebnych do spełnienia wymogów, ale nie zastępuje decyzji administracyjnej.

Czy B2B z osobą posiadającą certyfikat jest bezpieczne?

Może być bezpieczne, jeżeli chodzi o konkretną osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, która faktycznie wykonuje zadania zarządzającego transportem. Sama faktura za „udostępnienie certyfikatu” nie wystarczy.

Co grozi za brak realnego zarządzającego transportem?

Przedsiębiorca może mieć problem z uzyskaniem albo utrzymaniem zezwolenia lub licencji. W razie kontroli może też narazić się na kary administracyjne i zarzut niespełniania warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego.

Podsumowanie

Najlepszym rozwiązaniem nie jest wybór najtańszej nazwy umowy, lecz takie ułożenie współpracy, aby osoba z certyfikatem kompetencji zawodowych faktycznie zarządzała transportem w przedsiębiorstwie. Umowa zlecenia, kontrakt menedżerski albo B2B mogą być dopuszczalne, ale muszą wskazywać konkretne zadania, odpowiedzialność i realne uprawnienia zarządzającego.

Jeżeli przedsiębiorca dopiero stara się o zezwolenie lub licencję, nie powinien rozpoczynać przewozów wymagających tych uprawnień przed uzyskaniem decyzji. Warto najpierw uporządkować dokumenty, sprawdzić zakres planowanej działalności i przygotować umowę, którą da się obronić nie tylko formalnie, ale także w praktyce.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym – tekst jednolity: ISAP Sejm.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 – aktualna wersja skonsolidowana: EUR-Lex.
• Informacje o zezwoleniu na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego: Biznes.gov.pl.
• Informacje o certyfikacie kompetencji zawodowych w transporcie: Biznes.gov.pl.
• Informacje Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego o zezwoleniach i licencjach wspólnotowych:

  Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę, wypełniając  formularz poniżej  ▼▼▼. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.