Sprzedaż nieruchomości spółce z o.o. przez udziałowca

Sprzedaż nieruchomości własnej spółce z o.o. jest możliwa, ale w praktyce wymaga większej ostrożności niż zwykła sprzedaż między osobami prywatnymi. Powodem jest konflikt interesów: ta sama osoba może być jednocześnie sprzedawcą, członkiem zarządu i wspólnikiem spółki, która ma nieruchomość kupić.

W opisanej sytuacji sprzedającymi mają być małżonkowie, a jednym ze sprzedających jest prezes zarządu spółki. Syn jest prokurentem i ma 5% udziałów. To oznacza, że trzeba rozdzielić dwie kwestie: zgodę wspólników na zakup nieruchomości przez spółkę oraz prawidłową reprezentację spółki przy akcie notarialnym.

Czy wystarczy sam akt notarialny?

Nie. Akt notarialny jest konieczny, ponieważ zgodnie z art. 158 Kodeksu cywilnego umowa przenosząca własność nieruchomości musi mieć formę aktu notarialnego. Sam akt notarialny nie rozwiązuje jednak problemów korporacyjnych po stronie spółki z o.o.

Przed podpisaniem aktu notarialnego należy przygotować przede wszystkim:

• aktualny odpis z KRS spółki,
• umowę spółki z o.o., aby sprawdzić zasady nabywania nieruchomości i reprezentacji,
• uchwałę wspólników wyrażającą zgodę na nabycie nieruchomości, jeżeli jest wymagana,
• uchwałę powołującą pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu, jeżeli spółka nie ma rady nadzorczej,
• dokumenty dotyczące nieruchomości, w tym numer księgi wieczystej, podstawę nabycia, wypis i wyrys z ewidencji gruntów, zaświadczenia wymagane przez notariusza oraz dokumenty podatkowe zależne od rodzaju działki.

Notariusz ma prawo oczekiwać dokumentów potwierdzających, że osoba podpisująca umowę po stronie spółki działa prawidłowo. W razie wątpliwości może odmówić dokonania czynności albo zażądać dodatkowej uchwały.

Uchwała wspólników przy zakupie nieruchomości przez spółkę z o.o.

Podstawową regulacją jest art. 228 pkt 4 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem uchwały wspólników wymaga nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Dlatego w pierwszej kolejności trzeba sprawdzić umowę spółki. Może ona utrzymywać wymóg uchwały, zmieniać go, doprecyzowywać próg wartości transakcji albo wyłączać obowiązek uzyskania zgody wspólników w tym zakresie. Jeżeli umowa spółki nie zawiera odmiennego postanowienia, bezpiecznym i praktycznie koniecznym rozwiązaniem będzie podjęcie uchwały o wyrażeniu zgody na zakup konkretnej nieruchomości za określoną cenę.

Jeżeli zgoda wspólników jest wymagana przez ustawę, należy pamiętać o art. 17 K.s.h. Zgoda może być udzielona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo po jego złożeniu, nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy. W praktyce przy akcie notarialnym nie warto zostawiać tego na później, bo notariusz zwykle oczekuje zgody już przed podpisaniem umowy.

Dodatkowo trzeba uwzględnić art. 229 K.s.h. Jeżeli spółka nabywa nieruchomość, udział w nieruchomości lub środki trwałe przed upływem dwóch lat od dnia jej zarejestrowania, a cena przewyższa jedną czwartą kapitału zakładowego i nie jest niższa niż 50 000 zł, wymagana jest uchwała wspólników, chyba że taka umowa była przewidziana w umowie spółki.

Znaczenie może mieć również art. 230 K.s.h. Jeżeli rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia ma wartość dwukrotnie przewyższającą wysokość kapitału zakładowego, potrzebna jest uchwała wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Brak uchwały z art. 230 K.s.h. nie powoduje nieważności czynności na podstawie art. 17 § 1 K.s.h., ale w praktyce notarialnej i korporacyjnej i tak warto taką uchwałę przygotować.

W poprzednich opracowaniach tego typu sprawy czasem powoływano także art. 15 K.s.h. Obecnie należy podchodzić do tego ostrożnie. Zwykła umowa sprzedaży nieruchomości co do zasady nie jest umową kredytu, pożyczki, poręczenia ani inną podobną umową w rozumieniu art. 15 K.s.h. Ten przepis może mieć znaczenie dopiero wtedy, gdy konstrukcja transakcji zawiera elementy zbliżone do finansowania członka zarządu, np. szczególne rozłożenie płatności, pożyczkę, zabezpieczenie lub inne nietypowe świadczenia.

Kto reprezentuje spółkę przy umowie z członkiem zarządu?

Kluczowy jest art. 210 § 1 K.s.h. W umowie między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Oznacza to, że prezes zarządu, który sprzedaje swoją nieruchomość spółce, nie może jednocześnie podpisać aktu notarialnego jako osoba reprezentująca spółkę. Nie wystarczy również zwykły sposób reprezentacji ujawniony w KRS, ponieważ art. 210 K.s.h. jest przepisem szczególnym wobec ogólnych zasad reprezentacji spółki.

W orzecznictwie podkreśla się, że art. 210 K.s.h. dotyczy wszystkich umów między spółką a członkiem zarządu, bez względu na to, czy umowa ma związek z funkcją pełnioną w zarządzie. Tak wskazał m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 18 sierpnia 2005 r., V CK 103/05. Sprzedaż nieruchomości przez członka zarządu na rzecz spółki mieści się więc w tej regulacji.

Jeżeli spółka nie ma rady nadzorczej, wspólnicy powinni powołać pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy sprzedaży. Uchwała powinna wskazywać co najmniej: dane pełnomocnika, oznaczenie nieruchomości, strony transakcji, zgodę na zawarcie umowy i podstawowe warunki, zwłaszcza cenę.

Czy prokurent może podpisać umowę w imieniu spółki?

Prokurent nie powinien reprezentować spółki przy takiej umowie wyłącznie na podstawie samej prokury. W relacji spółka - członek zarządu pierwszeństwo ma art. 210 K.s.h. Prokura jako ogólne umocowanie do czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa nie zastępuje szczególnego pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że prokurent nigdy nie może wystąpić przy akcie. Przepis art. 210 § 1 K.s.h. nie wskazuje zamkniętego katalogu osób, które mogą zostać pełnomocnikami. W praktyce zgromadzenie wspólników może powołać także prokurenta jako pełnomocnika do danej czynności, ale musi to wynikać wyraźnie z uchwały.

Jeżeli więc syn ma podpisać akt po stronie spółki, powinien działać nie tylko jako prokurent, lecz jako pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników na podstawie art. 210 § 1 K.s.h. Notariusz może jednak oczekiwać powołania osoby bardziej neutralnej, zwłaszcza gdy syn jest jednocześnie wspólnikiem, członkiem rodziny sprzedających i osobą zaangażowaną w sprawy spółki. Z praktycznego punktu widzenia najbezpieczniejsze bywa powołanie niezależnego pełnomocnika, np. adwokata, radcy prawnego albo innej osoby niezwiązanej z transakcją.

Jak powinna wyglądać uchwała o powołaniu pełnomocnika?

Uchwała wspólników powinna być konkretna. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że dana osoba może reprezentować spółkę. Warto w niej wskazać, że pełnomocnik zostaje powołany do zawarcia w imieniu spółki z o.o. umowy sprzedaży oznaczonej nieruchomości z konkretnymi sprzedającymi, za ustaloną albo maksymalną cenę, wraz z prawem do składania oświadczeń i podpisania aktu notarialnego.

Jeżeli wszyscy wspólnicy są obecni albo reprezentowani i nikt nie sprzeciwia się odbyciu zgromadzenia oraz wniesieniu sprawy do porządku obrad, uchwałę można podjąć bez formalnego zwoływania zgromadzenia, na podstawie art. 240 K.s.h. W praktyce notariusz i tak będzie oczekiwał dokumentu uchwały z podpisami oraz ewentualnie listy obecności.

Warto rozdzielić dwie uchwały albo jasno rozdzielić dwie części jednej uchwały: pierwszą dotyczącą zgody na nabycie nieruchomości przez spółkę, drugą dotyczącą powołania pełnomocnika z art. 210 § 1 K.s.h. Ułatwia to notariuszowi ocenę dokumentów i ogranicza ryzyko wątpliwości przy wpisie do księgi wieczystej.

A co w spółce jednoosobowej?

W spółce jednoosobowej działa szczególna zasada z art. 210 § 2 K.s.h. Jeżeli jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepis o reprezentacji przez radę nadzorczą albo pełnomocnika z art. 210 § 1 K.s.h. nie ma zastosowania. Czynność prawna między takim wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

W opisanej sprawie nie mamy jednak klasycznej spółki jednoosobowej, ponieważ syn posiada 5% udziałów. Dlatego podstawowym trybem pozostaje art. 210 § 1 K.s.h., czyli rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Podatki przy sprzedaży działki spółce z o.o.

Poza kwestiami korporacyjnymi trzeba przeanalizować podatki. Jeżeli sprzedający są osobami fizycznymi i sprzedają działkę z majątku prywatnego po upływie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie, sprzedaż co do zasady nie podlega PIT z tytułu odpłatnego zbycia nieruchomości. Trzeba jednak uważać, jeżeli nieruchomość była składnikiem działalności gospodarczej albo okoliczności sprzedaży wskazują na profesjonalny obrót nieruchomościami.

Podatek od czynności cywilnoprawnych przy sprzedaży nieruchomości wynosi zasadniczo 2% wartości rynkowej i obciąża kupującego, czyli spółkę. W typowej transakcji notariusz pobiera PCC przy akcie notarialnym. Jeżeli transakcja jest opodatkowana VAT, zasady PCC mogą wyglądać inaczej, dlatego przy działkach budowlanych, inwestycyjnych lub wcześniej wykorzystywanych w działalności warto sprawdzić status VAT sprzedających i przedmiotu sprzedaży.

Przy sprzedaży między osobami powiązanymi szczególnie ważna jest cena rynkowa. Zaniżenie albo zawyżenie ceny może rodzić ryzyka podatkowe i korporacyjne. Dla bezpieczeństwa warto mieć wycenę rzeczoznawcy majątkowego albo inne uzasadnienie ceny, zwłaszcza gdy działka ma istotną wartość lub ma być wykorzystywana w działalności spółki.

Sprzedaż, aport czy inny sposób przekazania nieruchomości spółce?

Sprzedaż nie jest jedynym sposobem przeniesienia nieruchomości do spółki. Niekiedy wspólnicy rozważają aport, czyli wkład niepieniężny, albo inne formy udostępnienia nieruchomości. Każde rozwiązanie ma inne skutki w K.s.h., podatkach, księgowości i odpowiedzialności wspólników.

Aport nieruchomości do spółki wymaga zwykle zmiany umowy spółki albo podwyższenia kapitału zakładowego i aktu notarialnego. Sprzedaż jest prostsza konstrukcyjnie, ale oznacza zapłatę ceny przez spółkę. Najem lub dzierżawa nie przenoszą własności, ale mogą być korzystne, gdy spółka ma tylko korzystać z nieruchomości. Wybór powinien zależeć od celu biznesowego, planów inwestycyjnych, podatków i sytuacji rodzinnej wspólników.

Co powinno znaleźć się w dokumentach dla notariusza?

Przed aktem warto przygotować komplet dokumentów, aby notariusz nie musiał odkładać czynności. W praktyce potrzebne są zwłaszcza:

• numer księgi wieczystej nieruchomości,
• podstawa nabycia nieruchomości przez sprzedających, np. wcześniejszy akt notarialny, postanowienie spadkowe albo umowa darowizny,
• dokumenty geodezyjne, jeżeli dotyczą działki gruntowej,
• zaświadczenia wymagane przy danym rodzaju nieruchomości, np. dotyczące miejscowego planu, rewitalizacji, lasów albo uproszczonego planu urządzenia lasu,
• odpis KRS spółki i umowa spółki,
• uchwała wspólników o zgodzie na nabycie nieruchomości,
• uchwała o powołaniu pełnomocnika z art. 210 § 1 K.s.h.,
• dane pełnomocnika oraz jego zgoda na działanie przy akcie, jeżeli notariusz jej oczekuje,
• ustalenie ceny, sposobu zapłaty i terminu wydania nieruchomości.

Jeżeli działka należy do majątku wspólnego małżonków, oboje małżonkowie powinni występować jako sprzedający albo właściwie udzielić pełnomocnictwa w formie wymaganej przez notariusza. Przy nieruchomościach wpisanych do majątku prywatnego trzeba też sprawdzić, czy nie istnieją prawa osób trzecich, hipoteki, służebności, roszczenia albo ograniczenia administracyjne.

Najbezpieczniejszy sposób przeprowadzenia transakcji

W opisanej sprawie najbezpieczniejszy schemat wygląda następująco:

1. sprawdzić umowę spółki i KRS,
2. ustalić wartość rynkową działki, najlepiej na podstawie operatu lub wiarygodnego porównania,
3. podjąć uchwałę wspólników o zgodzie na zakup nieruchomości przez spółkę,
4. podjąć uchwałę o powołaniu pełnomocnika spółki do zawarcia umowy z prezesem zarządu i jego żoną,
5. przekazać notariuszowi projekty uchwał przed aktem, aby potwierdził, czy ich treść jest wystarczająca,
6. podpisać akt notarialny, w którym po stronie spółki działa rada nadzorcza albo prawidłowo powołany pełnomocnik, a nie sprzedający prezes zarządu.

Jeżeli notariusz twierdzi, że syn nie może podpisać aktu, najpewniej chodzi o to, że sama prokura nie wystarcza do reprezentowania spółki w umowie z członkiem zarządu. Można rozważyć powołanie syna specjalną uchwałą jako pełnomocnika z art. 210 § 1 K.s.h., ale z uwagi na rodzinny i udziałowy charakter powiązań praktycznie bezpieczniejsze może być powołanie osoby trzeciej.

FAQ

Czy sprzedaż działki spółce z o.o. przez prezesa zarządu jest dozwolona?

Tak, taka sprzedaż jest możliwa. Trzeba jednak zachować formę aktu notarialnego, uzyskać wymagane uchwały i zapewnić prawidłową reprezentację spółki zgodnie z art. 210 K.s.h.

Czy prezes może podpisać akt notarialny za spółkę, jeśli sam sprzedaje nieruchomość?

Nie. W umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Prezes może podpisać akt jako sprzedający, ale nie jako reprezentant kupującej spółki.

Czy prokurent może reprezentować spółkę przy zakupie nieruchomości od członka zarządu?

Sama prokura nie wystarcza. Prokurent może podpisać akt tylko wtedy, gdy zostanie wyraźnie powołany uchwałą wspólników jako pełnomocnik do umowy z członkiem zarządu. W praktyce warto rozważyć powołanie osoby niezależnej.

Czy uchwała wspólników zawsze jest konieczna przy nabyciu nieruchomości?

Co do zasady tak, ponieważ art. 228 pkt 4 K.s.h. wymaga uchwały wspólników przy nabyciu nieruchomości przez spółkę z o.o. Umowa spółki może jednak stanowić inaczej, dlatego trzeba ją sprawdzić przed aktem.

Czy brak uchwały powoduje nieważność sprzedaży?

To zależy od podstawy wymogu uchwały. Brak zgody wymaganej przez ustawę może prowadzić do poważnych skutków, w tym nieważności w przypadkach objętych art. 17 K.s.h. Przy art. 230 K.s.h. ustawodawca wyłączył stosowanie art. 17 § 1 K.s.h., ale brak uchwały nadal może rodzić odpowiedzialność wewnętrzną i problemy praktyczne.

Czy sprzedaż po upływie pięciu lat jest bez PIT?

Jeżeli osoby fizyczne sprzedają nieruchomość z majątku prywatnego po upływie pięciu lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie, sprzedaż co do zasady nie jest opodatkowana PIT. Inaczej może być, gdy nieruchomość była związana z działalnością gospodarczą albo sprzedaż ma cechy działalności handlowej.

Kto płaci PCC przy sprzedaży działki spółce?

Co do zasady PCC przy sprzedaży nieruchomości płaci kupujący, czyli spółka. Stawka wynosi zasadniczo 2% wartości rynkowej, a podatek pobiera notariusz. Jeżeli transakcja jest opodatkowana VAT, trzeba osobno ocenić relację VAT i PCC.

Czy warto sporządzić wycenę nieruchomości?

Tak, szczególnie gdy sprzedającym jest członek zarządu albo wspólnik. Wycena pomaga wykazać, że cena jest rynkowa, ogranicza ryzyko podatkowe i ułatwia obronę decyzji zarządu oraz wspólników.

Źródła

• Kodeks cywilny - art. 158.
• Kodeks spółek handlowych - art. 15, art. 17, art. 210, art. 228 pkt 4, art. 229, art. 230 i art. 240.
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych - zasady opodatkowania odpłatnego zbycia nieruchomości.
• Ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych - zasady PCC przy sprzedaży nieruchomości.
• Ustawa o podatku od towarów i usług - ocena, czy dana sprzedaż nieruchomości podlega VAT.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 18 sierpnia 2005 r., V CK 103/05.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 1 lipca 2015 r., III AUa 1520/14.