Niezamknięta działalność gospodarcza po latach – ZUS, US i CEIDG

Data zakończenia działalności gospodarczej

Jeżeli przedsiębiorca faktycznie zakończył prowadzenie firmy kilka albo kilkanaście lat temu, ale nie złożył wniosku o wykreślenie działalności z CEIDG, powinien najpierw uporządkować wpis w ewidencji. We wniosku wskazuje się datę trwałego zaprzestania wykonywania działalności, czyli co do zasady ostatni dzień, w którym firma była rzeczywiście prowadzona.

Trzeba odróżnić dwie daty: datę faktycznego zaprzestania działalności oraz datę technicznego wykreślenia wpisu z CEIDG. Pierwsza wynika ze stanu faktycznego i może przypadać w przeszłości. Druga jest związana z obsługą złożonego wniosku. Z tego powodu nie należy wpisywać przypadkowej daty dzisiejszej tylko po to, aby zamknąć sprawę szybciej. Jeżeli działalność zakończyła się realnie wcześniej, to tę okoliczność trzeba wykazać dokumentami.

W praktyce przydatne będą zwłaszcza: umowa sprzedaży lokalu lub wyposażenia, rozwiązanie umowy najmu, zakończenie umów z kontrahentami, brak faktur sprzedażowych, brak zakupów firmowych, wyciągi bankowe z rachunku firmowego, korespondencja potwierdzająca zakończenie współpracy oraz dokumenty pokazujące podjęcie pracy na etacie. Im dłuższy okres od faktycznego zakończenia firmy, tym większe znaczenie ma zebranie dowodów.

Wniosek o wykreślenie działalności sprzed kilku lat

Wniosek o wykreślenie wpisu z CEIDG składa się co do zasady w terminie 7 dni od dnia trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. Jeżeli termin dawno minął, nie oznacza to, że przedsiębiorca powinien pozostawić sprawę bez działania. Wniosek należy złożyć niezwłocznie, opisując faktyczną datę zakończenia działalności i przygotowując się na ewentualne wyjaśnienia wobec ZUS lub urzędu skarbowego.

Wniosek można złożyć elektronicznie przez Biznes.gov.pl, podpisując go profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo podpisem osobistym. Można też złożyć go w urzędzie miasta lub gminy albo wysłać pocztą. Informacja z CEIDG trafia następnie do właściwych instytucji, w tym urzędu skarbowego, GUS, ZUS i KRUS. Nie zwalnia to jednak przedsiębiorcy z obowiązku sprawdzenia zaległych deklaracji, rozliczeń i zgłoszeń, których nie załatwia samo wykreślenie wpisu.

Warto pamiętać, że formalności w CEIDG dotyczą działalności gospodarczej osoby fizycznej. Jeżeli sprawa obejmuje także spółkę cywilną, zatrudnianie pracowników, kasę fiskalną, zezwolenia albo status podatnika VAT, lista obowiązków może być szersza.

Zawieszenie działalności a status aktywny w CEIDG

Inaczej ocenia się sytuację przedsiębiorcy, który skutecznie zawiesił działalność w CEIDG, a inaczej osoby, która jedynie przestała pracować, zgłosiła coś w urzędzie skarbowym albo ZUS, ale nie doprowadziła wpisu w CEIDG do zgodności ze stanem faktycznym. Obecnie zawieszenie działalności wymaga odpowiedniego wpisu w CEIDG. Dla przedsiębiorcy niezatrudniającego pracowników zawieszenie może trwać bezterminowo albo przez wskazany okres, ale musi wynikać z formalnego wniosku.

Jeżeli firma widnieje w CEIDG jako aktywna, organy mogą przyjąć, że działalność była wykonywana. Nie jest to jednak zawsze domniemanie nie do obalenia. W postępowaniu przed ZUS lub organem podatkowym można wykazywać, że mimo aktywnego wpisu działalność faktycznie nie była prowadzona, nie miała cech zorganizowania, ciągłości i zarobkowości, a przedsiębiorca nie uzyskiwał z niej przychodów.

Rozliczenie podatku dochodowego po zamknięciu firmy

Samo zamknięcie wpisu w CEIDG nie rozlicza automatycznie podatku dochodowego. Trzeba sprawdzić, czy za lata prowadzenia firmy zostały złożone właściwe zeznania roczne i czy w latach późniejszych nie powstały obowiązki deklaracyjne wynikające z wybranej formy opodatkowania, posiadanych środków trwałych, sprzedaży składników majątku albo wcześniejszych zaległości.

Przy likwidacji działalności przedsiębiorca powinien sporządzić wykaz składników majątku pozostałych na dzień likwidacji. Jeżeli prowadził podatkową księgę przychodów i rozchodów albo rozliczał ryczałt, może powstać obowiązek sporządzenia spisu z natury dla celów podatku dochodowego. Spis nie zawsze składa się do urzędu, ale trzeba go przechowywać, ponieważ organ może zażądać okazania dokumentacji.

Jeżeli przez kilka lat nie składano PIT, trzeba ustalić, czy zeznania były rzeczywiście wymagane, czy podatnik miał inne przychody, czy działalność dawała przychody lub koszty oraz czy zobowiązania podatkowe nie uległy przedawnieniu. W praktyce warto przygotować zaległe zeznania i korekty przy pomocy księgowego, a w razie ryzyka odpowiedzialności karnej skarbowej rozważyć czynny żal.

Spis z natury, VAT-Z i ostatnia deklaracja VAT

Jeżeli przedsiębiorca był czynnym podatnikiem VAT i zaprzestał wykonywania czynności opodatkowanych, powinien złożyć formularz VAT-Z. Termin na zgłoszenie wynosi 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Zgłoszenie jest podstawą wykreślenia podatnika z rejestru VAT.

Czynny podatnik VAT może mieć także obowiązek sporządzenia spisu z natury dla celów VAT. Obejmuje on towary, w stosunku do których podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego i które pozostały w firmie na dzień zaprzestania działalności. Informację o spisie, jego wartości i kwocie podatku należnego wykazuje się w rozliczeniu za okres obejmujący dzień zakończenia działalności.

Jeżeli przedsiębiorca nie był podatnikiem VAT, nie składa VAT-Z i nie sporządza remanentu likwidacyjnego VAT. Nadal trzeba jednak sprawdzić obowiązki w podatku dochodowym oraz ewentualne zaległe rozliczenia z urzędem skarbowym, zwłaszcza gdy działalność była formalnie aktywna przez dłuższy czas. W razie wątpliwości w sprawach takich jak podatek VAT lub zaległe deklaracje warto odtworzyć historię rozliczeń rok po roku.

Niezamknięta działalność i czynny żal

Czynny żal polega na dobrowolnym zawiadomieniu organu o popełnieniu czynu zabronionego, na przykład niezłożeniu w terminie deklaracji lub informacji podatkowej. Aby był skuteczny, powinien zostać złożony zanim organ ścigania ma już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o czynie albo zanim rozpocznie czynność służbową zmierzającą do jego ujawnienia. W treści czynnego żalu należy opisać naruszenie, jego przyczyny oraz dopełnić zaległych obowiązków, w szczególności złożyć deklaracje i zapłacić zaległości z odsetkami, jeżeli występują.

Nie każdy problem z CEIDG wymaga czynnego żalu. Samo spóźnione złożenie wniosku o wykreślenie działalności to inna kwestia niż niezłożone deklaracje podatkowe, JPK, VAT-Z lub nieprawidłowe rozliczenia. Czynny żal jest szczególnie istotny tam, gdzie doszło do naruszenia obowiązków podatkowych albo do narażenia podatku na uszczuplenie.

Zgodnie z art. 80 Kodeksu karnego skarbowego niezłożenie w terminie wymaganej informacji podatkowej może wiązać się z grzywną. W innych sytuacjach zastosowanie mogą mieć także przepisy dotyczące niezłożenia deklaracji lub nierzetelnego rozliczenia. Dlatego przed wysłaniem pisma warto ustalić, jakie dokładnie obowiązki zostały naruszone i za jakie okresy.

Konsekwencje w zakresie składek ZUS

W sprawach ZUS kluczowe jest to, czy działalność była rzeczywiście wykonywana. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych osoba prowadząca pozarolniczą działalność podlega ubezpieczeniom od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania jej wykonywania. Wpis w CEIDG ma duże znaczenie dowodowe, ale nie zawsze samodzielnie rozstrzyga, czy działalność była faktycznie prowadzona.

Jeżeli ZUS wyda decyzję o podleganiu ubezpieczeniom albo o zaległych składkach za okres, w którym firma według przedsiębiorcy faktycznie nie działała, można składać wyjaśnienia i odwołanie. Trzeba wtedy wykazać brak realnej działalności: brak przychodów, brak klientów, brak reklam, brak zamówień, brak zakupów firmowych, brak lokalu, zakończenie umów, zamknięcie rachunku firmowego albo stałe zatrudnienie na etacie. Sprawy o zaległe składki ZUS są silnie dowodowe, dlatego same twierdzenia przedsiębiorcy zwykle nie wystarczą.

W orzecznictwie podkreśla się, że wykonywanie działalności gospodarczej wymaga elementów zarobkowości, zorganizowania i ciągłości. Jeżeli tych elementów nie było, można bronić stanowiska, że obowiązek ubezpieczeniowy nie powinien obejmować okresu faktycznego nieprowadzenia firmy. Jednocześnie trzeba liczyć się z tym, że aktywny wpis w CEIDG działa na niekorzyść przedsiębiorcy i przerzuca na niego ciężar wykazania rzeczywistego stanu rzeczy.

Przedawnienie zaległości podatkowych i składkowych

Przy działalności nieuporządkowanej przez wiele lat trzeba sprawdzić przedawnienie. Zobowiązania podatkowe co do zasady przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Nie oznacza to jednak automatycznie, że każdy stary problem podatkowy jest zakończony, ponieważ bieg przedawnienia może zostać zawieszony albo przerwany.

Należności z tytułu składek ZUS co do zasady przedawniają się po upływie 5 lat od dnia, w którym stały się wymagalne, również z zastrzeżeniem szczególnych zasad dotyczących zawieszenia i przerwania biegu terminu. Dlatego przy sprawach sprzed kilkunastu lub dwudziestu lat należy osobno przeanalizować każdy okres, korespondencję z organami i ewentualne decyzje. Taka analiza często przesądza o tym, czy warto składać wyjaśnienia, odwołanie, wniosek o umorzenie, czy przede wszystkim powoływać się na przedawnienie.

Nie należy też zakładać, że urząd skarbowy może naliczyć podatek tylko dlatego, że firma figurowała w CEIDG. Podatek dochodowy wymaga przychodu albo dochodu według właściwych zasad, a VAT dotyczy czynności opodatkowanych. Jeżeli działalność faktycznie nie była prowadzona i nie było sprzedaży, zasadniczy problem dotyczy zwykle obowiązków formalnych i dowodowych, a nie samego podatku od nieistniejącego przychodu. Inaczej będzie, gdy przedsiębiorca uzyskiwał przychody poza formalnymi rozliczeniami.

FAQ

Czy można zamknąć działalność z datą sprzed kilku lat?

We wniosku CEIDG należy wskazać faktyczną datę trwałego zaprzestania wykonywania działalności. Jeżeli była ona kilka lat temu, trzeba liczyć się z tym, że wniosek jest składany po terminie, a organy mogą pytać o dowody potwierdzające rzeczywiste zakończenie firmy.

Czy sam aktywny wpis w CEIDG oznacza obowiązek zapłaty składek ZUS?

Aktywny wpis tworzy domniemanie prowadzenia działalności, ale można je obalać. Trzeba wykazać, że firma faktycznie nie była wykonywana, czyli brak było zarobkowości, zorganizowania i ciągłości.

Czy urząd skarbowy może naliczyć podatek, jeśli nie było przychodów?

Co do zasady podatek dochodowy wymaga przychodu lub dochodu, a VAT czynności opodatkowanych. Jeżeli działalność nie była prowadzona i nie było sprzedaży, problem może dotyczyć głównie zaległych obowiązków formalnych, a nie podatku od nieosiągniętego przychodu.

Kiedy trzeba złożyć VAT-Z?

VAT-Z składa czynny podatnik VAT w terminie 7 dni od zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych. Jeżeli termin minął, formularz należy złożyć niezwłocznie i przeanalizować, czy potrzebny jest czynny żal.

Czy zawsze trzeba sporządzić spis z natury?

Nie zawsze. Spis dla celów VAT dotyczy czynnych podatników VAT i towarów, przy których przysługiwało prawo do odliczenia. Spis dla celów podatku dochodowego zależy od formy prowadzonej ewidencji i rodzaju majątku pozostałego na dzień likwidacji.

Czy czynny żal zawsze chroni przed karą?

Nie. Czynny żal jest skuteczny tylko przy spełnieniu warunków z Kodeksu karnego skarbowego, w szczególności gdy zostanie złożony zanim organ ma już udokumentowaną wiadomość o czynie lub rozpocznie czynności zmierzające do jego ujawnienia.

Podsumowanie

Niezamknięta działalność gospodarcza sprzed lat wymaga uporządkowania na kilku płaszczyznach: CEIDG, podatki, VAT, ewentualny czynny żal oraz ZUS. Najważniejsze jest ustalenie faktycznej daty zakończenia działalności i zebranie dowodów, że firma po tej dacie nie była wykonywana. Dopiero na tej podstawie można bezpiecznie składać wniosek o wykreślenie, zaległe deklaracje i wyjaśnienia.

W wielu sprawach samo figurowanie w CEIDG nie przesądza jeszcze o obowiązku zapłaty podatku lub składek za cały okres, ale powoduje realne ryzyko sporu z organami. Dlatego przy zaległościach wieloletnich warto połączyć analizę prawną z księgową i sprawdzić również przedawnienie. Dotyczy to zarówno rozliczeń podatkowych przedsiębiorcy, jak i postępowań podatkowych oraz ubezpieczeniowych.

Jeżeli sprawa obejmuje kilka lat zaległych rozliczeń, przydatna może być analiza z zakresu prawa podatkowego oraz ocena, jakie pisma złożyć do ZUS i urzędu skarbowego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców - Dz.U. 2018 poz. 646
2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy - Dz.U. 2018 poz. 647
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
4. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
5. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa - Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926
6. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy - Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930
7. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2005 r., I UK 105/04; wyrok Sądu Najwyższego z 2005 r., I UK 285/04.