Nieaktywny numer VIES kontrahenta ze Słowacji a stawka 0% VAT

Co oznacza nieaktywny numer VIES kontrahenta

System VIES pozwala sprawdzić, czy dany numer VAT-UE jest aktywny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jeżeli system pokazuje, że numer jest nieaktywny, oznacza to zwykle, że kontrahent nie jest zarejestrowany do takich transakcji albo jego rejestracja nie obowiązuje w danym dniu. Numer identyfikacyjny może być przy tym formalnie poprawny w państwie kontrahenta, ale nie musi być aktywny dla celów VAT-UE.

Przy sprzedaży towarów do innego państwa UE ma to zasadnicze znaczenie. Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów rozumie się wywóz towarów z terytorium Polski w wykonaniu dostawy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. Jednak art. 13 ust. 2 pkt 1 tej ustawy wymaga, aby nabywcą był podatnik podatku od wartości dodanej zidentyfikowany na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w innym państwie UE. Podobnie art. 13 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT obejmuje osoby prawne niebędące podatnikami, ale również pod warunkiem identyfikacji do transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W praktyce przed wystawieniem faktury warto zachować dowód sprawdzenia statusu kontrahenta, np. wydruk albo plik PDF z VIES z datą weryfikacji. Przydatna może być także szersza weryfikacja zagranicznego VAT, zwłaszcza gdy kontrahent podaje numer vat-ue, ale system nie potwierdza jego aktywności.

Kiedy można zastosować stawkę 0% przy WDT

Stawka 0% dla WDT nie wynika automatycznie z faktu, że towar jedzie do innego państwa UE. Warunki jej zastosowania określa przede wszystkim art. 42 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Z przepisu tego wynika, że podatnik może zastosować stawkę 0%, jeżeli łącznie:

• dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie inne niż Polska, zawierający dwuliterowy kod tego państwa członkowskiego, zgodnie z art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT,
• przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary zostały wywiezione z Polski i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa UE, zgodnie z art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT,
• w chwili składania deklaracji podatkowej, w której wykazuje WDT, jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE, zgodnie z art. 42 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.

Dodatkowo art. 42 ust. 1a ustawy o VAT przewiduje, że stawki 0% nie stosuje się, jeżeli podatnik nie złożył prawidłowej informacji podsumowującej VAT-UE, o której mowa w art. 100 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, chyba że należycie wyjaśni uchybienie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Czy zwolnienie z VAT w Słowacji pozwala żądać faktury ze stawką 0%

Nie. Sam fakt, że kontrahent korzysta ze zwolnienia z VAT w swoim państwie, nie daje polskiemu sprzedawcy prawa do zastosowania stawki 0% przy WDT. Dla polskiego rozliczenia decydują warunki z art. 13 ust. 2 oraz art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, a więc przede wszystkim identyfikacja nabywcy do transakcji wewnątrzwspólnotowych i posiadanie przez niego ważnego numeru VAT-UE.

Jeżeli kontrahent twierdzi, że według prawa słowackiego rejestracja VAT-UE spowoduje utratę zwolnienia, powinien to zweryfikować z doradcą w swoim państwie. Polski sprzedawca nie powinien jednak opierać stawki 0% wyłącznie na takim oświadczeniu kontrahenta. W razie kontroli to polski podatnik będzie musiał wykazać, że spełnił warunki z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT.

Warto też odróżnić zwolnienie podmiotowe z VAT od identyfikacji do transakcji wewnątrzwspólnotowych. W polskiej ustawie o VAT zwolnienie podmiotowe uregulowane jest w art. 113 ustawy o VAT, natomiast rejestracja do VAT-UE w art. 97 ustawy o VAT. Są to odrębne instytucje. To, jak dokładnie działa ich odpowiednik na Słowacji, wymaga oceny według prawa słowackiego, ale nie zmienia warunków, które musi spełnić polski sprzedawca.

Co zrobić, gdy VIES pokazuje numer nieaktywny

Jeżeli w dniu dostawy albo przed wystawieniem faktury system VIES nie potwierdza aktywnego numeru VAT-UE nabywcy, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wstrzymanie zastosowania stawki 0% do czasu wyjaśnienia statusu kontrahenta. Można poprosić nabywcę o potwierdzenie rejestracji VAT-UE, decyzję właściwego organu albo aktywację numeru przed transakcją.

Jeżeli kontrahent nie uzyska aktywnego numeru VAT-UE, sprzedaż towarów z Polski do Słowacji co do zasady należy rozliczyć jak dostawę krajową i zastosować krajową stawkę VAT właściwą dla danego towaru. Nie jest to kwestia uznaniowa nabywcy, lecz konsekwencja braku spełnienia warunków z art. 13 ust. 2 i art. 42 ust. 1 ustawy o VAT.

W praktyce należy przechowywać dowody, że dokonano sprawdzenia statusu kontrahenta. Ma to znaczenie zarówno przy WDT, jak i przy innych rozliczeniach VAT, bo nieaktywny kontrahent może powodować dodatkowe ryzyka podatkowe, zwłaszcza gdy sprawdzenie statusu kontrahenta było możliwe przed transakcją.

Dokumenty potrzebne do stawki 0%

Nawet aktywny numer VAT-UE nabywcy nie wystarcza sam w sobie. Art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wymaga, aby podatnik miał dokumenty potwierdzające wywóz towarów z Polski i dostarczenie ich do nabywcy w innym państwie UE. Podstawowe dokumenty wymienia art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, w tym dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika, jeżeli jednoznacznie potwierdzają dostarczenie towarów do miejsca przeznaczenia w innym państwie UE, oraz specyfikację poszczególnych sztuk ładunku.

Jeżeli podstawowe dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów, art. 42 ust. 11 ustawy o VAT pozwala posłużyć się także dokumentami uzupełniającymi, np. korespondencją handlową z nabywcą, dokumentami dotyczącymi ubezpieczenia lub kosztów transportu, dowodem zapłaty za towar albo potwierdzeniem przyjęcia towaru przez nabywcę w innym państwie UE.

Nie należy mylić WDT towarów z zasadami dotyczącymi usług. Przy usługach transgranicznych często decyduje miejsce świadczenia, np. art. 28b ustawy o VAT dla usług na rzecz podatnika, a nie dokumenty przewozowe. Dlatego obrót B2B wymaga osobnej oceny, zwłaszcza gdy chodzi o zastosowanie stawki 0% albo mechanizm odwrotnego obciążenia w transakcjach międzynarodowych.

Konsekwencje błędnego zastosowania stawki 0%

Jeżeli podatnik zastosuje stawkę 0%, mimo że warunki z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT nie były spełnione, organ podatkowy może zakwestionować rozliczenie i określić zaległość podatkową. Zaległość podatkowa wynika z art. 51 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, a odsetki za zwłokę nalicza się na podstawie art. 53 § 1 tej ustawy.

W określonych sytuacjach organ może również ustalić dodatkowe zobowiązanie podatkowe na podstawie art. 112b ust. 1 ustawy o VAT, z uwzględnieniem wyjątków i ograniczeń przewidzianych w art. 112b ust. 3 tej ustawy. Jeżeli nieprawidłowe rozliczenie wiąże się z nierzetelnym wykazaniem danych w deklaracji lub ewidencji, w skrajnych przypadkach sprawa może być analizowana także na gruncie Kodeksu karnego skarbowego, w szczególności art. 56 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy.

Rekomendacja dla polskiego sprzedawcy

W opisanej sytuacji polski sprzedawca nie powinien wystawiać faktury ze stawką 0% tylko dlatego, że słowacki kontrahent twierdzi, iż jest zwolniony z VAT u siebie. Jeżeli numer VAT-UE nabywcy jest nieaktywny w VIES, nie jest spełniony podstawowy warunek z art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Najbezpieczniej jest zastosować krajową stawkę VAT albo poczekać z transakcją do czasu aktywacji numeru VAT-UE kontrahenta.

Jeżeli kontrahent uzyska aktywny numer VAT-UE przed dostawą albo okaże się, że numer był aktywny na właściwy dzień, a sprzedawca posiada dokumenty wywozu oraz prawidłowo wykaże transakcję w VAT-UE, można rozważyć zastosowanie stawki 0%. Jeżeli aktywacja nastąpi dopiero po transakcji, możliwość korekty zależy od konkretnych dat, dokumentów i tego, czy warunki materialne i formalne były spełnione dla danej dostawy.

FAQ

Czy można wystawić fakturę ze stawką 0%, jeśli VIES pokazuje numer nieaktywny?

Co do zasady nie. Art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT wymaga, aby nabywca miał właściwy i ważny numer VAT-UE nadany przez inne państwo członkowskie. Brak aktywności w VIES oznacza istotne ryzyko zakwestionowania stawki 0%.

Czy oświadczenie kontrahenta o zwolnieniu z VAT wystarczy?

Nie. Oświadczenie kontrahenta nie zastępuje aktywnego numeru VAT-UE ani dokumentów wywozu. Dla polskiego sprzedawcy decydują warunki z art. 13 ust. 2 i art. 42 ust. 1 ustawy o VAT.

Czy można później skorygować fakturę, jeśli kontrahent aktywuje numer VAT-UE?

To zależy od daty aktywacji i dokumentów. Jeżeli okaże się, że numer był ważny dla dnia dostawy, a pozostałe warunki z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT zostały spełnione, korekta może być zasadna. Jeżeli numer stał się aktywny dopiero po dostawie, trzeba ocenić sprawę indywidualnie.

Czy do stawki 0% wystarczy sam transport towaru do Słowacji?

Nie. Wywóz towaru do innego państwa UE jest konieczny, ale niewystarczający. Potrzebny jest także m.in. ważny numer VAT-UE nabywcy, rejestracja sprzedawcy jako VAT-UE oraz prawidłowe wykazanie transakcji w informacji VAT-UE.

Czy te zasady dotyczą także usług?

Nie wprost. Artykuł dotyczy dostawy towarów, czyli WDT. Przy usługach trzeba ustalić miejsce świadczenia, najczęściej według art. 28b ustawy o VAT, oraz status usługobiorcy. Skutki podatkowe mogą być inne niż przy sprzedaży towarów.

Źródła

• Art. 5 ust. 1 pkt 5, art. 13 ust. 1 i ust. 2, art. 42 ust. 1, ust. 1a, ust. 3, ust. 4 i ust. 11, art. 97, art. 100 ust. 1 pkt 1, art. 112b oraz art. 113 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Art. 51 § 1 i art. 53 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
• Art. 56 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy.
• Art. 138 ust. 1 i ust. 1a dyrektywy 2006/112/WE Rady w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.
• Wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 6 września 2012 r., C-273/11, Mecsek-Gabona, oraz wyrok TSUE z 27 września 2012 r., C-587/10, VSTR, z uwzględnieniem późniejszych zmian przepisów unijnych dotyczących tzw. quick fixes.