Najważniejsze:
- Jeżeli polska firma dostarcza urządzenia i montuje je w fabryce na Ukrainie, miejscem opodatkowania dostawy jest zasadniczo miejsce montażu, czyli Ukraina, a nie Polska.
- Faktura dla ukraińskiego kontrahenta zwykle nie zawiera polskiej stawki VAT; warto zastosować oznaczenie „NP” lub opis „nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce”.
- Nie każda wysyłka towaru do Ukrainy będzie klasycznym eksportem opodatkowanym stawką 0% w Polsce; przy dostawie z montażem najpierw trzeba zastosować szczególną zasadę z art. 22 ustawy o VAT.
- Wywóz towarów poza UE wymaga formalności celnych, w tym numeru EORI i zgłoszenia wywozowego, a dla stawki 0% przy eksporcie potrzebne jest potwierdzenie wywozu.
- Zakup towarów na Ukrainie może oznaczać import do UE albo obowiązki podatkowe na Ukrainie – zależy od tego, gdzie towar zostaje dopuszczony do obrotu i kto jest importerem.
Dostawa i montaż urządzeń na Ukrainie – od czego zacząć analizę VAT?
W transakcjach z kontrahentem z Ukrainy nie wystarczy sprawdzić, gdzie ma siedzibę nabywca. W pierwszej kolejności trzeba ustalić, jaki jest rzeczywisty przedmiot umowy: sama sprzedaż towaru, sprzedaż z transportem poza Unię Europejską, dostawa towaru z montażem albo odrębna usługa świadczona dla zagranicznego podatnika.
Jeżeli polska firma zobowiązuje się nie tylko dostarczyć urządzenia, ale również zamontować je w zakładzie ukraińskiego kontrahenta, podstawowe znaczenie ma art. 22 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Zgodnie z tą regulacją miejscem dostawy towarów instalowanych lub montowanych, z próbnym uruchomieniem albo bez niego, jest miejsce, w którym towary są instalowane lub montowane.
Oznacza to, że gdy urządzenia są montowane w fabryce na Ukrainie przez polskiego dostawcę albo przez podmiot działający na jego rzecz, miejscem opodatkowania takiej dostawy jest Ukraina. Polska firma nie nalicza wtedy polskiego VAT, ponieważ czynność nie podlega opodatkowaniu na terytorium Polski.
Trzeba jednak odróżnić realny montaż lub instalację od prostych czynności technicznych. Ustawa wskazuje, że za instalację lub montaż nie uznaje się prostych czynności umożliwiających funkcjonowanie towaru zgodnie z jego przeznaczeniem. Jeżeli więc polska firma jedynie dostarcza urządzenie, podłącza przewód albo wykonuje czynność o charakterze pomocniczym, organ podatkowy może uznać, że nie jest to dostawa z montażem, lecz zwykła dostawa towaru.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›
Wycena zwykle w ciągu 1 godziny • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Czy dostawę i montaż fakturować osobno?
Jeżeli z umowy wynika, że polska firma ma dostarczyć urządzenia i doprowadzić do ich zamontowania u nabywcy, najczęściej mamy jedną transakcję gospodarczą: dostawę towarów z montażem. W takim przypadku sztuczne dzielenie faktury na „materiały” i „usługę montażu” może być ryzykowne, jeżeli oba elementy tworzą jedno świadczenie dla nabywcy.
Odrębne fakturowanie może być uzasadnione dopiero wtedy, gdy strony rzeczywiście wykonują niezależne czynności, np. osobno sprzedają towar, a osobno świadczą usługę serwisową, szkoleniową albo projektową, która nie jest elementem dostawy. W praktyce decydujące znaczenie ma treść umowy, zakres odpowiedzialności dostawcy, sposób kalkulacji ceny oraz to, czy montaż jest niezbędny, aby kontrahent otrzymał funkcjonalne urządzenie.
Jeżeli część świadczenia ma charakter typowo usługowy i jest wykonywana na rzecz podatnika z Ukrainy, trzeba rozważyć także art. 28b ustawy o VAT. Przy usługach B2B miejscem świadczenia jest co do zasady państwo siedziby usługobiorcy. W relacjach B2B poza UE prawidłowe ustalenie miejsca świadczenia przesądza o tym, czy polski VAT w ogóle wystąpi.
Jaką fakturę wystawić kontrahentowi z Ukrainy?
Jeżeli transakcja jest dostawą towarów z montażem na Ukrainie, faktura wystawiona przez polskiego podatnika nie powinna zawierać polskiej stawki VAT ani polskiej kwoty podatku. W praktyce stosuje się oznaczenie „NP” oraz opis, że dostawa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, ponieważ miejscem dostawy jest terytorium Ukrainy.
Na fakturze warto wskazać podstawę rozliczenia, np. „dostawa towarów z montażem poza terytorium kraju – art. 22 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT”. Oznaczenie „odwrotne obciążenie” albo „reverse charge” należy stosować ostrożnie – tylko wtedy, gdy z przepisów państwa opodatkowania wynika, że podatek rozlicza nabywca. W przypadku Ukrainy trzeba to potwierdzić według tamtejszych przepisów.
Od 2026 r. trzeba dodatkowo sprawdzić techniczne obowiązki związane z wystawianiem faktur w KSeF. Nie zmienia to jednak samej kwalifikacji VAT transakcji: najpierw ustala się miejsce dostawy lub miejsce świadczenia, a dopiero potem sposób wykazania i wystawienia dokumentu.
Wywóz urządzeń z Polski do Ukrainy a eksport towarów
Ukraina jest państwem trzecim, czyli znajduje się poza terytorium Unii Europejskiej. Wywóz towarów z Polski do Ukrainy wymaga więc przeprowadzenia procedur celnych. Polski przedsiębiorca powinien mieć numer EORI, przygotować zgłoszenie wywozowe i zadbać o dokumenty transportowe oraz handlowe.
Jeżeli mamy zwykłą dostawę towarów wysyłanych z Polski do Ukrainy, bez montażu lub instalacji w rozumieniu art. 22 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, dostawa może być traktowana jako eksport towarów. Wtedy zasadniczo możliwe jest zastosowanie stawki 0% VAT, pod warunkiem posiadania dokumentu potwierdzającego wywóz towarów poza terytorium UE, najczęściej komunikatu IE-599 albo innego urzędowego potwierdzenia wyprowadzenia towaru.
Jeżeli jednak przedmiotem umowy są towary instalowane u nabywcy na Ukrainie, transakcję należy rozliczyć według zasad dla dostawy z montażem. Wtedy miejscem opodatkowania jest Ukraina, a nie Polska. Sam fakt, że towar fizycznie opuszcza Polskę, nie przesądza jeszcze o zastosowaniu polskiej stawki 0% jak przy klasycznym eksporcie.
Zobacz również:
- Jeżeli przedmiotem transakcji jest pojazd, a nabywcą kontrahent ukraiński, przydatna może być analiza: sprzedaż do UA.
- Gdy chodzi o eksport poza UE i towary instalowane u nabywcy, trzeba odróżnić rozliczenie VAT od formalności celnych.
Prawo do odliczenia VAT od zakupów związanych z transakcją
Jeżeli polska firma ponosi w Polsce koszty związane z dostawą opodatkowaną poza terytorium kraju, może zachować prawo do odliczenia VAT naliczonego, o ile spełnione są warunki z art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT. Chodzi przede wszystkim o sytuację, w której takie czynności dawałyby prawo do odliczenia, gdyby były wykonywane w Polsce, a podatnik posiada dokumenty potwierdzające związek zakupów z czynnością wykonywaną poza krajem.
W praktyce należy przechowywać umowę, zamówienie, faktury zakupowe, dokumenty transportowe, zgłoszenia celne, korespondencję z kontrahentem, protokoły odbioru oraz dokumentację montażu. Im bardziej złożony kontrakt, tym większe znaczenie ma spójność dokumentów: opis świadczenia na fakturze powinien odpowiadać umowie i rzeczywistemu przebiegowi transakcji.
Obowiązki celne i dokumentacyjne przy transakcji z Ukrainą
Przy wywozie urządzeń do Ukrainy trzeba ustalić kod CN towaru, jego pochodzenie, wartość celną, warunki Incoterms, stronę odpowiedzialną za odprawę oraz ewentualne ograniczenia eksportowe. W przypadku urządzeń technicznych warto sprawdzić, czy nie występują wymogi dotyczące produktów podwójnego zastosowania, sankcji, zezwoleń, certyfikatów albo dokumentów jakościowych.
Umowa powinna jasno określać, kto jest eksporterem, kto organizuje transport, kto ponosi ryzyko utraty lub uszkodzenia towaru, kto odpowiada za odprawę celną po stronie ukraińskiej i kto pokrywa należności celno-podatkowe. Niejasne zapisy mogą prowadzić do sporów z kontrahentem i problemów z rozliczeniem VAT.
Ważne: Przy dostawie urządzeń z montażem dla kontrahenta z Ukrainy błędne oznaczenie transakcji jako eksportu 0% albo jako usługi opodatkowanej w Polsce może skutkować korektami VAT, odsetkami i sporem z organem podatkowym. Warto przeanalizować umowę, fakturę, warunki dostawy i dokumenty celne przed realizacją kontraktu.
Zakup towarów na Ukrainie i przywóz do Polski
Jeżeli polska firma kupuje towary na Ukrainie i przywozi je do Polski albo innego państwa UE, mamy do czynienia z importem towarów. Importem w rozumieniu ustawy o VAT jest przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego na terytorium Unii Europejskiej.
Obowiązek podatkowy w imporcie towarów powstaje co do zasady z chwilą powstania długu celnego. Podatek VAT wykazuje się w zgłoszeniu celnym i uiszcza na zasadach przewidzianych dla importu. Standardowo podatnik płaci VAT importowy w terminie wynikającym z przepisów celnych i podatkowych, ale podatnik VAT czynny może w określonych przypadkach skorzystać z procedury z art. 33a ustawy o VAT, czyli rozliczyć VAT należny od importu bezpośrednio w deklaracji JPK_V7.
Procedura z art. 33a jest korzystna płynnościowo, bo przy pełnym prawie do odliczenia pozwala wykazać VAT należny i naliczony w tym samym okresie rozliczeniowym. Nie jest jednak automatyczna dla każdego importu – trzeba spełnić warunki formalne, prawidłowo dokonać zgłoszenia i współpracować z przedstawicielem celnym, jeżeli jest wymagany.
Zakup towarów na Ukrainie bez przywozu do Polski
Inaczej wygląda sytuacja, gdy polska firma kupuje towary na Ukrainie i sprzedaje je dalej na Ukrainie albo do innego państwa, bez dopuszczenia ich do obrotu w Polsce lub w innym kraju UE. Taka transakcja może w ogóle nie podlegać polskiemu VAT, ale może powodować obowiązki podatkowe i rejestracyjne na Ukrainie albo w innym państwie, w którym następuje dostawa.
Nie da się bezpiecznie przesądzić o obowiązku rejestracji na Ukrainie wyłącznie na podstawie polskiej ustawy o VAT. Trzeba sprawdzić ukraińskie przepisy dotyczące VAT, importu, przedstawicielstwa podatkowego, odpraw celnych oraz tego, kto zgodnie z umową jest importerem i podmiotem dokonującym lokalnej dostawy.
Jak bezpiecznie przygotować kontrakt z kontrahentem z Ukrainy?
W umowie z kontrahentem z Ukrainy warto jednoznacznie opisać przedmiot świadczenia. Jeżeli jest to dostawa z montażem, dokument powinien wskazywać zakres instalacji, miejsce wykonania montażu, odpowiedzialność za próbne uruchomienie, warunki odbioru i moment przejścia ryzyka.
Dobrą praktyką jest również uzgodnienie, kto odpowiada za eksport z Polski, import na Ukrainie, cło, ukraiński VAT, certyfikaty, pozwolenia i obsługę agencji celnej. Przy większych transakcjach warto jeszcze przed podpisaniem umowy przygotować krótką matrycę podatkowo-celną: co jest przedmiotem dostawy, gdzie znajduje się miejsce opodatkowania, jaki dokument będzie podstawą faktury i jakie dowody trzeba zgromadzić.
Przykłady
Poniższe przykłady pokazują, jak różna kwalifikacja tej samej pozornie transgranicznej transakcji wpływa na fakturę, VAT i dokumentację.
PRZYKŁAD 1
Polska spółka produkuje linię technologiczną i zobowiązuje się do jej montażu w zakładzie ukraińskiego nabywcy. Montaż wymaga udziału wyspecjalizowanych pracowników, kalibracji i protokołu odbioru. W takim przypadku zasadniczo mamy dostawę towarów z montażem, której miejscem opodatkowania jest Ukraina. Polska faktura nie powinna zawierać polskiego VAT.
PRZYKŁAD 2
Polska firma sprzedaje gotowe urządzenia ukraińskiemu kontrahentowi i wysyła je z magazynu w Polsce do Kijowa. Nabywca samodzielnie instaluje urządzenia. Jeżeli polski sprzedawca ma potwierdzenie wywozu towarów poza UE, transakcja może być rozliczona jako eksport towarów ze stawką 0% VAT, a nie jako dostawa z montażem.
PRZYKŁAD 3
Polska spółka kupuje części na Ukrainie i przewozi je do Polski w celu dalszej sprzedaży. W takiej sytuacji powstaje import towarów do UE. Spółka musi ustalić kod CN, dokonać odprawy celnej, rozliczyć VAT importowy i sprawdzić, czy może zastosować procedurę rozliczenia importu w deklaracji na podstawie art. 33a ustawy o VAT.
FAQ
Czy sprzedaż urządzeń z montażem na Ukrainie podlega polskiemu VAT?
Co do zasady nie, jeżeli jest to rzeczywista dostawa towarów instalowanych lub montowanych na Ukrainie. Miejscem opodatkowania jest wtedy miejsce montażu, czyli Ukraina. Trzeba jednak sprawdzić, czy czynności wykonywane przez dostawcę nie są jedynie prostym uruchomieniem towaru.
Czy na fakturze dla ukraińskiego kontrahenta wpisuje się 0% VAT?
Nie zawsze. Stawka 0% dotyczy przede wszystkim eksportu towarów, gdy spełnione są warunki dokumentacyjne. Przy dostawie z montażem na Ukrainie transakcja zwykle nie podlega polskiemu VAT, więc na fakturze stosuje się oznaczenie „NP” albo opis „nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce”.
Czy trzeba osobno fakturować materiał i usługę montażu?
Jeżeli dostawa i montaż tworzą jedno świadczenie, zwykle nie należy ich sztucznie rozdzielać dla celów VAT. Osobne fakturowanie ma sens tylko wtedy, gdy są to faktycznie niezależne czynności wynikające z umowy i przebiegu współpracy.
Czy do wywozu towaru na Ukrainę potrzebny jest numer EORI?
Tak, przedsiębiorca komunikujący się z organami celnymi przy eksporcie albo imporcie towarów zasadniczo potrzebuje numeru EORI. Bez niego nie da się prawidłowo przeprowadzić standardowych formalności celnych.
Kiedy można zastosować 0% VAT przy sprzedaży do Ukrainy?
Stawka 0% może mieć zastosowanie przy eksporcie towarów, jeżeli towar zostaje wywieziony poza UE i podatnik posiada wymagane potwierdzenie wywozu. Jeżeli jednak transakcja jest dostawą z montażem na Ukrainie, w pierwszej kolejności stosuje się przepisy o miejscu dostawy towarów instalowanych.
Czy zakup towarów na Ukrainie wymaga rejestracji VAT na Ukrainie?
To zależy od modelu transakcji. Jeżeli towary są importowane do Polski, rozliczenie odbywa się według zasad importu w UE. Jeżeli towary są kupowane i sprzedawane na Ukrainie albo tam dopuszczane do obrotu, konieczna może być analiza ukraińskich przepisów podatkowych i celnych.
Podsumowanie
Przy kontrakcie z ukraińskim nabywcą najważniejsze jest prawidłowe rozróżnienie zwykłego eksportu towarów, dostawy towarów z montażem oraz usługi świadczonej dla zagranicznego podatnika. Przy dostawie z montażem wykonywanym na Ukrainie polski VAT zasadniczo nie występuje, ale nie zwalnia to przedsiębiorcy z obowiązków celnych i dokumentacyjnych.
Warto przed realizacją kontraktu sprawdzić umowę, sposób fakturowania, warunki Incoterms, dokumenty potwierdzające wywóz oraz ewentualne obowiązki po stronie ukraińskiej. Błąd w kwalifikacji może oznaczać konieczność korekty faktur, deklaracji i rozliczeń podatkowych.
Źródła
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 2 pkt 7 i 8, art. 22 ust. 1 pkt 2, art. 28b, art. 33, art. 33a, art. 41 oraz art. 86 ust. 8 pkt 1.
- Tekst jednolity ustawy o VAT: Dziennik Ustaw 2025 poz. 775.
- Informacje Ministerstwa Finansów o miejscu świadczenia i opodatkowania VAT: podatki.gov.pl.
- Informacje KAS o numerze EORI: podatki.gov.pl.
- Informacje PUESC o procedurze wywozu towarów poza obszar celny UE: puesc.gov.pl.
Wynajem prywatnego mieszkania firmie
